Kaizen: kleine veranderingen, grote resultaten

Kaizen richt zich op het stapsgewijs en voortdurend verbeteren van processen en producten, met als doel om de kwaliteit te verhogen, verspilling te verminderen en efficiëntie te verbeteren. Het is een filosofie die inmiddels wereldwijd bekendheid geniet en toegepast wordt in verschillende sectoren, van productie tot zorg en dienstverlening.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over de Kaizen-methode…

Wat is de link tussen Kaizen en hoogspringen?

Kaizen en Kaikaku zijn twee Japanse termen die worden gebruikt in de context van continue verbetering in bedrijfs- en productieprocessen.

Kaizen verwijst naar een geleidelijk en continu verbeteringsproces dat het maken van kleine, incrementele veranderingen in bestaande processen omvat om na verloop van tijd betere resultaten te bereiken. Het omvat een cultuur van continue verbetering die iedereen in de organisatie omvat, van topmanagement tot werknemers op de werkvloer.

Kaikaku verwijst daarentegen naar radicale of doorbraakverbeteringen die ingrijpende veranderingen in bestaande processen inhouden. Het is een meer ontwrichtende benadering van verbetering die dramatische resultaten kan opleveren, maar ook meer risico’s met zich meebrengt en meer middelen kan vereisen.

Nu, wat betreft Dick Fosbury, hij was een Olympische hoogspringer die de sport revolutioneerde door een nieuwe techniek te introduceren die bekend staat als de “Fosbury Flop”. Voor Fosbury gebruikten de meeste hoogspringers een techniek die bekend staat als de “schaarsprong”, waarbij ze over de lat sprongen met het gezicht naar beneden en de benen eerst. Fosbury’s techniek omvatte over de lat springen met het hoofd naar voren en naar achteren, waardoor hij hogere hoogtes kon halen.

De link tussen deze concepten is dat de aanpak van Fosbury voor hoogspringen een doorbraakinnovatie of Kaikaku was die de traditionele manier van werken verstoort. Het vereiste aanzienlijke inspanningen en middelen om zijn nieuwe techniek aan te nemen, maar het leidde uiteindelijk tot betere resultaten. Op dezelfde manier vereisen Kaikaku-benaderingen van procesverbetering aanzienlijke veranderingen in bestaande processen, maar ze hebben het potentieel om dramatische verbeteringen in de prestaties te bieden. Aan de andere kant omvat het het maken van kleine, incrementele veranderingen in de tijd om geleidelijke verbeteringen te bereiken, net zoals de geleidelijke verfijningen die Fosbury in de loop van de tijd in zijn techniek aanbracht.

Wanneer is kaizen ontstaan?

Kaizen is ontstaan in Japan na de Tweede Wereldoorlog, toen het land in een periode van wederopbouw en economische groei verkeerde. Het concept ontstond in de jaren 50 in Japan als onderdeel van de Japanse productiemethoden en kwaliteitscontrolepraktijken. In de jaren 80 werd de filosofie en methodologie van Kaizen verder ontwikkeld en gepopulariseerd door Masaaki Imai, die de term als een concept voor continue verbetering heeft geïntroduceerd in zijn boek “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success”. Sindsdien heeft het zich verspreid over de hele wereld en wordt het toegepast in verschillende sectoren en organisaties.

Wat is een kaizen event?

Een Kaizen-event is een geplande en gestructureerde workshop of bijeenkomst die is ontworpen om een specifiek probleem of proces te verbeteren door middel van de toepassing van Kaizen-principes en -methoden. Tijdens een event komen een team van medewerkers, managers en andere belanghebbenden samen om gezamenlijk aan een specifiek probleem te werken en verbeteringen door te voeren.

Een event kan variëren in duur van enkele uren tot meerdere dagen, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het probleem dat moet worden opgelost. Tijdens het evenement worden de deelnemers begeleid door een facilitator die de principes van Kaizen toepast om de deelnemers te helpen bij het identificeren van het probleem, het begrijpen van de huidige situatie, het ontwikkelen van mogelijke oplossingen en het implementeren van verbeteringen.

Het doel van een Kaizen-event is om snel en effectief verbeteringen aan te brengen in een specifiek proces of gebied, terwijl tegelijkertijd teamwerk, communicatie en betrokkenheid van medewerkers worden gestimuleerd. Kaizen-events kunnen worden gebruikt in verschillende sectoren, zoals productie, gezondheidszorg, onderwijs en dienstverlening.

Hoe bereid je een Kaizen-event voor?

Het voorbereiden van een event vereist een gestructureerde en doelgerichte aanpak. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een event effectief voor te bereiden:

Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een Kaizen-event effectief voor te bereiden:

Identificeer het probleem: Het eerste wat je moet doen is het probleem identificeren dat je wilt oplossen. Het probleem moet meetbaar zijn, dus je kunt bepalen of de oplossing succesvol is of niet.
Stel het doel vast: Stel het doel vast van het event, wat je wilt bereiken en waarom. Het doel moet specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn.
Stel het team samen: Stel een team samen van medewerkers die het probleem goed begrijpen en betrokken zijn bij het proces. Zorg ervoor dat het team divers is en verschillende perspectieven en vaardigheden heeft.
Plan de agenda: Plan de agenda van het event met duidelijke doelen, tijdschema’s en taken. Zorg ervoor dat je voldoende tijd besteedt aan elke stap van het proces.
Verzamel gegevens: Verzamel gegevens over het probleem en het proces dat je wilt verbeteren. Analyseer de gegevens om de oorzaken van het probleem te identificeren.
Selecteer de Kaizen-tools: Selecteer de geschikte Kaizen-tools die je nodig hebt om het probleem op te lossen, zoals procesmapping, visueel beheer, 5S of Kanban.
Train het team: Zorg ervoor dat het team goed getraind is in de Kaizen-methodologie en de tools die je hebt geselecteerd.
Communiceer met alle belanghebbenden: Communiceer met alle belanghebbenden over het Kaizen-event, het doel en de resultaten die je verwacht te bereiken.
Zorg voor de benodigde middelen: Zorg ervoor dat je alle benodigde middelen hebt, zoals apparatuur, hulpmiddelen, materialen en ruimte om het Kaizen-event te kunnen uitvoeren.

Wat gebeurt er tijdens een kaizen-event?

Tijdens een Kaizen-event werken een team van medewerkers en belanghebbenden samen om een specifiek probleem of proces te verbeteren met behulp van Kaizen-methodologie. Hier zijn de stappen die doorgaans tijdens een Kaizen-event worden gevolgd:

Definieer het probleem en stel het doel vast: Het team bespreekt en definieert het probleem dat moet worden opgelost en stelt het doel vast dat ze willen bereiken.
Analyseer de huidige situatie: Het team analyseert de huidige situatie en verzamelt gegevens om het probleem en de oorzaken te begrijpen. Het team gebruikt hiervoor verschillende tools, zoals procesmapping, 5S of Value Stream Mapping.
Ontwikkel mogelijke oplossingen: Het team ontwikkelt mogelijke oplossingen om het probleem op te lossen en bespreekt de voor- en nadelen van elke oplossing.
Implementeer de beste oplossing: Het team selecteert de beste oplossing en implementeert deze. Het team gebruikt daarbij verschillende tools, zoals visueel beheer, standaardisatie of Poka Yoke.
Test de oplossing en meet de resultaten: Het team test de oplossing om te zien of deze werkt en meet de resultaten om te bepalen of het doel is bereikt. Het team maakt daarbij gebruik van verschillende tools, zoals het bijhouden van prestatie-indicatoren en het uitvoeren van statistische analyses.
Stel nieuwe standaarden vast: Als de oplossing werkt, stelt het team nieuwe standaarden vast en documenteert ze om ervoor te zorgen dat de verbetering wordt gehandhaafd.

Tijdens het event begeleid een facilitator het team. De facilitator past de Kaizen-methodologie toe en zorgt ervoor dat het proces gestructureerd en effectief verloopt. Het doel van het event is om snel en effectief verbeteringen aan te brengen in een specifiek proces of gebied, terwijl teamwerk, communicatie en betrokkenheid van medewerkers worden gestimuleerd.

Hoe ziet de agenda van een kaizen-event er uit?

Een voorbeeld van een agenda voor een Kaizen-event om de reinigingsfrequentie van bedrijfslokalen te optimaliseren:

Dag 1:

9:00-9:30: Welkom en introductie
9:30-10:00: Definieer het probleem en het doel van het Kaizen-event
10:00-11:00: Analyseer de huidige situatie en verzamel gegevens over het reinigingsproces
11:00-11:15: Korte pauze
11:15-12:00: Identificeer de oorzaken van het probleem en ontwikkel mogelijke oplossingen
12:00-13:00: Lunchpauze
13:00-14:30: Selecteer de beste oplossing en ontwikkel een implementatieplan
14:30-15:00: Test de oplossing en meet de resultaten

Dag 2:

9:00-9:30: Bespreek de resultaten van de test en analyseer de feedback van medewerkers
9:30-10:30: Stel nieuwe standaarden vast en documenteer ze
10:30-11:00: Korte pauze
11:00-12:00: Ontwikkel een plan voor continue verbetering en borging van de nieuwe standaarden
12:00-13:00: Lunchpauze
13:00-14:00: Train het personeel in de nieuwe standaarden en procedures
14:00-15:00: Presenteer de resultaten van het Kaizen-event en sluit af met een discussie over de ervaring en de lessen die zijn geleerd

Tijdens dit Kaizen-event wordt een team samengesteld dat bestaat uit medewerkers van de schoonmaakafdeling, facilitair management en andere belanghebbenden. De facilitator van het Kaizen-event begeleidt het team bij elke stap van het proces en zorgt ervoor dat de doelen van het evenement worden bereikt. Het doel van dit evenement is om de reinigingsfrequentie van bedrijfslokalen te optimaliseren en de kwaliteit van de reiniging te verbeteren.

Waarmee moet je rekening houden als je een kaizen-event organiseert?

Bij het organiseren van een kaizen-event zijn er een aantal mogelijke adviezen waar je rekening mee moet houden, zoals:

Onvoldoende betrokkenheid van het management: Het is belangrijk dat het management actief betrokken is bij het Kaizen-event en de benodigde ondersteuning biedt. Als het management niet betrokken is, kan het moeilijk zijn om veranderingen te implementeren en te borgen.
Te weinig tijd: Het is belangrijk om voldoende tijd te plannen voor het evenement en de bijbehorende activiteiten. Als er te weinig tijd beschikbaar is, kan dit leiden tot haastige beslissingen en onvolledige oplossingen.
Onvoldoende focus: Het is belangrijk om het doel en de scope van het evenement duidelijk te definiëren en te communiceren. Als er te veel aandacht wordt besteed aan bijzaken, kan dit leiden tot een gebrek aan focus op het doel van het evenement.
Geen actieplan: Het is belangrijk om een duidelijk actieplan te ontwikkelen dat beschrijft hoe de verbeteringen na het evenement zullen worden geïmplementeerd. Zonder een actieplan kan het moeilijk zijn om de voorgestelde verbeteringen te borgen en de gewenste resultaten te bereiken.
Onvoldoende training: Het is belangrijk om voldoende tijd te besteden aan het trainen van de medewerkers die betrokken zijn bij de verbeteringen. Als de medewerkers niet goed worden getraind, kan dit leiden tot fouten en onvolledige implementatie van de verbeteringen.

Welk boek kan ik lezen over Kaizen?

Bert Teeuwen schreef het boek “Kaizen en Continu Verbeteren”. Bert is een Nederlandse schrijver en expert op het gebied van Kaizen en continu verbeteren. Hij heeft verschillende boeken geschreven over dit onderwerp, waaronder “Kaizen en Continu Verbeteren: Hoe pak je dat aan?”.

Het boek “Kaizen en Continu Verbeteren” is een praktische handleiding voor organisaties die hun processen willen verbeteren door middel van Kaizen. Kaizen is een Japanse filosofie die zich richt op het continu verbeteren van processen door kleine, stapsgewijze veranderingen aan te brengen.

In het boek legt Teeuwen uit wat Kaizen precies inhoudt en hoe je deze filosofie kunt toepassen in je organisatie. Hij beschrijft de verschillende stappen die je kunt nemen om Kaizen te implementeren en legt uit hoe je de voortgang kunt meten en evalueren.

Teeuwen is een ervaren consultant en trainer op het gebied van Kaizen en continu verbeteren. Hij heeft vele organisaties geholpen bij het implementeren van Kaizen en het verbeteren van hun processen. In zijn boek deelt hij zijn kennis en ervaringen, zodat ook andere organisaties kunnen profiteren van de voordelen van Kaizen.

Het boek van Bert Teeuwen is een waardevolle bron van informatie voor iedereen die geïnteresseerd is in Kaizen en continu verbeteren. Het biedt praktische tips en adviezen voor organisaties die hun processen willen verbeteren en hun prestaties willen verhogen. Met dit boek als leidraad kan elke organisatie een cultuur van continu verbeteren creëren en zo haar concurrentiepositie versterken.

In de podcast komen de volgende items aan bod:

de link tussen atletiek en lean
de nietigheid van Maarten in 1968
de Olympische Spelen en de gouden Medaille van Dick Fosbury
hoe Caroline heeft leren hoogspringen
de Fosbury Flop, een revolutionaire verbetering
Kaikaku, een revolutionaire ommezwaai
Kaizen, een methode om continu te verbeteren
het streven naar perfectie op een heel geleidelijke manier
een kleine zijsprong naar Toyota na WOII en hoe Lean eigenlijk ook Kaikaku is
wat een Kaizen-event is
het feit dat het zeker geen hei-sessie is
het extreme belang van een goede voorbereiding
het kiezen van het juiste Kaizen-team en een
hoe de juiste opvolging het verschil kan maken
Hoe Caroline eindelijk Kaizen begrijpt
hoe Kaizen niet “just do it” is
Maarten die in de farma heeft gewerkt (mocht je dat nog niet weten)
hoe graag Maarten “reinigt”
hoe geschikt Kaizen is om verspilling op te sporen en te verminderen
hoe je eerst droog en dan nat moet kuisen
hoe nuttig het kan zijn om je in het begin te laten begeleiden door een Kaizen-specialist
het boek van Bert Teeuwen “Kaizen en Continu Verbeteren”

Referenties over Kaizen:

het boek van Bert Teeuwen, vind je hier;
een artikel over Kaizen, vind je hier;
een artikel over Kaizen en Kaikaku, vind je hier;
de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.