5s is een 5-stappen-plan dat leidt tot een goede werkplaatsorganisatie.
Een ordelijke of opgeruimde werkplaats heeft een aantal voordelen:
- Je kan je werk veel efficiënter uitvoeren: je moet immers minder lang zoeken naar het gereedschap of het materiaal dat je nodig hebt.
- Een ordelijke omgeving is een veilige omgeving.
- Samenwerken in teamverband loopt veel makkelijker doordat duidelijke afspraken zijn gemaakt en een structuur bestaat om deze in stand te houden.
- Een nette werkruimte geeft ook een goede uitstraling (voor jezelf, voor het team, voor het management, maar zeker ook voor de klant).
- Structuur en orde stimuleert structuur en orde!
5s is dé lean-tool van de werkvloer: de 5 stappen vinden plaats op de werkvloer, de gemba, daar waar de actie is. Meestal focust een 5s event zich op een pilootafdeling. 5s kan over het hele bedrijf uitgevoerd worden, zowel op de productievloer als in het kantoor.
Deze techniek is makkelijk implementeerbaar: een eenvoudig concept met een snel (en blijvend) resultaat.
5s is niet alleen maar schoonmaken. Het is een tool die continu verbeteren stimuleert. Problemen worden zichtbaar gemaakt en kunnen worden opgelost.
5S staat voor 5 opeenvolgende stappen die beginnen met een S: scheiden – schikken – schoonmaken – standaardiseren – standhouden (of in het Japans: seiri – seiton – seiso – seiketsu – shitsuke; of in het Engels: sort, set in order, shine, standardise, sustain).
Scheiden
In de eerste stap wordt elk voorwerp (materiaal, gereedschap, elektronische data, …) op de werkplaats vastgenomen én beoordeeld. Voorwerpen die we niet gebruiken worden verwijderd, voorwerpen die we wel gebruiken worden behouden.
Bij twijfel kan er een rood label (red tag) gebruikt worden: indien deze gemarkeerde voorwerpen gedurende een bepaalde periode niet gebruikt worden, worden ze alsnog verwijderd.
Schikken
In deze stap krijgt elk behouden voorwerp een vaste plaats. Door middel van visueel management (geverfde layout op de grond, schaduwbord, markeringen, pictogrammen …) wordt die vaste plaats zichtbaar gemaakt.
Schoonmaken
Het 5s team maakt de werkplek schoon. Tijdens het kuisen worden afwijkingen ten opzichte van de norm (verspillingen, beschadigingen, lekken, ontbrekende materialen) gedetecteerd. In deze stap wordt ook nagedacht over welk kuismateriaal nodig is om de werkplek schoon te houden.
Standaardiseren
In deze stap richt het team zich op de lange termijn: welke afspraken moeten gemaakt worden om de orde en netheid van de werkplaats te borgen?
Denk hierbij aan:
- een lay-out van de werkplaats die beschrijft welke voorwerpen nodig zijn én hoe ze worden geschikt
- een inventaris van de voorwerpen
- een instructie die het schoonmaakproces beschrijft
- een instructie die beschrijft hoe de kuismachine functioneert
- een planning voor de schoonmaak: wie? wanneer? waar? wat? frequentie?
Standhouden
In deze stap denkt het team na over hoe 5s in stand kan worden gehouden: hoe zorgen we ervoor dat 5s géén éénmalige activiteit blijft, maar gestimuleerd wordt in de hele organisatie?
Denk hierbij aan:
- een periodieke audit
- een escalatiemodel voor gegenereerde acties
- een koppeling met andere tools (teammeeting, kaizen, gembawalk …)
