Een projectmanager moet veel hindernissen overwinnen. Het begint bij het vastleggen van de scope van het project, waarbij elke
stakeholder wel zijn eigen invulling heeft. Daarna moet hij of zij op zoek naar een budget. De financiële directeur is het vaak oneens met de rest van het management. Het is zijn taak om het juiste midden te vinden. De project manager probeert daarna projecttijd en projectresources vast te krijgen van de operationele managers. Waarna een geduw en getrek begint om de gemaakte afspraken te laten nakomen. Ondertussen was hij bezig met de voorbereidingen van het project. En eens dat allemaal mooi op papier staat, komt de rest van de organisatie zich met de details moeien. “Ze komen allemaal één voor één hun kakje doen”, noemde een projectmanager het ooit. Eén van de beste waar ik ooit mee samenwerkte.
Maar dit alles is nog klein bier vergeleken met de volgende hindernis:
weerstand! Een deel van de toekomstige uitvoerders, jouw teamleden, is niet overtuigd van het nieuwe project. Ze zullen zich kranig weren. Bij de oprichting van een nieuwe bedrijfshal, de in dienst name van een nieuwe verpakkingsmachine, de optimalisatie van een administratief proces, de uitrol van een
5s oefening of de introductie van kanban op de werkvloer… Het maakt niet uit welk project. Het maakt niet uit hoe goed het projectteam wel is. Steeds zullen er enkele teamleden zijn die hun hakken in het zand zetten. Hoe ga jij hier, als goede teammanager en behoeder van je team, mee om? Enkele tips!
Geen paniek
Een team gedijt het beste in een stabiele en voorspelbare omgeving. Elk nieuw project kondigt een verandering aan. Het is niet meer dan normaal dat dit voor enige deining zorgt. Als manager van het team houd je er best rekening mee dat slechts 20 % van je teamleden de verandering zal toejuichen. 60 % zal eerder afwachtend zijn. 20 % zal negatief staan tegenover de verandering. Mogelijk tegenwerken. Misschien zelfs saboteren. Als je team bestaat uit 10 teamleden, betekent dit dat je er 2 aan je kant hebt en 2 zullen tegenwerken. Wat de 6 anderen doen? Dat hangt ervan af. Die zijn nog onbeslist.
Betrek teamleden zo vroeg mogelijk bij het project
Het zo vroeg mogelijk betrekken van teamleden bij een project heeft alleen maar voordelen. Eerst en vooral zullen die teamleden door hun praktische en uitvoerende ervaring een positieve invloed hebben op de praktische uitwerking van het project. Daarnaast zullen zij beter geïnformeerd zijn en gedurende de voortgang van het project de verandering stap voor stap kunnen verwerken.
Bij voorkeur zitten er naast jezelf – de team manager – ook één of twee medewerkers mee in het projectteam. Zij worden rechtstreeks geïnformeerd door de projectmanager en de rest van het projectteam. Zij worden de ideale ambassadeurs van het project.
Ken je team
Tijdens de duur van het project, zal je goed moeten inschatten wie van je teamleden de
believers en welke de
non-believers zijn. Je zal al je voelsprieten moeten gebruiken. De
believers kunnen je daarbij helpen. Maar pak dit discreet aan. Het helpt om deze inschatting op papier te zetten. Wees waakzaam, want tijdens het project kunnen teamleden van kamp veranderen.
Beheer verwachtingen
Om meer teamleden in het
believer-kamp te krijgen, is het van belang om de verandering draaglijk te maken. Leg daarom goed aan je teamleden uit wat ze van de verandering mogen verwachten. Betrek de projectmanager hierbij. Geef je team voldoende informatie. Leg hen uit wat de effecten van de verandering zullen zijn. Wat levert het project hén op? Maar ook: wat zal het hén kosten (een nieuwe manier van werken, een extra inspanning, …). Probeer een zo eerlijk mogelijk plaatje te schetsen. Een goed-nieuws-show werkt niet. Medewerkers doorprikken dat en werpen nog meer barricades op.
Luisteren, luisteren, luisteren!
Zelfs als het hoe, het wat en het waarom van het project duidelijk zijn, zullen medewerkers met bijkomende vragen zitten. Je voorziet op dat moment tijd om te luisteren. Dat kan individueel. Je kan daarna de bekommernissen met de projectmanager bespreken. Dit kan zelfs nog leiden tot een bijsturing van het project.
Je kan ook een groepsgesprek organiseren. Dit heeft het voordeel dat medewerkers elkaar kunnen overtuigen. Let op! Voer dit groepsgesprek pas als je zeker weet dat er genoeg positieve draagkracht is voor het project. Anders zullen de negativo’s de anderen overtuigen en meesleuren.
