Een
procesmap is een erg krachtige tool om een ingewikkelde activiteit helder en inzichtelijk neer te schrijven.
Sinds een jaar ondertussen geef ik een training ‘Goed Presterende Organisaties’. Verschillende bedrijven passeerden reeds de revue. De korte versie van deze training duurt vier uur en is zeer interactief. De belangrijkste lean methodes komen één voor één aan bod:
5s, teammeetings, pull, flow, SMED,
voice of the customer, … De methodes worden kort besproken en begeleid door filmpjes of oefeningen.
Zo ook twee weken geleden. Een vrijdagochtend. Een klein bedrijfje in het hart van Limburg. We hielden halt bij slide 6: de value stream map. Ik legde uit dat de value stream map ook wel procesmap genoemd wordt. Dit is een chronologische keten van alle waarde toevoegende procesactiviteiten. Of: alle stappen die waarde toevoegen aan het product of de dienst. Of: datgene waar de klant voor betaalt. Tot zover de theorie. We overliepen een aantal voorbeelden uit verschillende takken van de industrie: een farmaceutisch bedrijf, een metaalverwerkend bedrijf, een zelfstandige bakker en een verzekeringskantoor.
De deelnemers waren erg geïnteresseerd. In die mate zelfs dat we besloten om de procesmap van hun bedrijf op te stellen. We kleefden een
brown paper tegen de muur, haalden wat post-its en stiften en begonnen eraan.
Na vier uur waren we helemaal klaar. De training was dan wel niet verder dan slide 6 (van de 94) geraakt, maar de deelnemers hadden een uiterst productieve voormiddag achter de rug.
Wat maakt de procesmap nu zo’n krachtige tool?
Het opstellen van een procesmap is een leermoment
Een procesmap start vaak bij de klant die een order plaatst en eindigt bij het verzenden van de goederen naar die klant. In een brainstormsessie ga je op zoek naar alle stappen die in je bedrijf worden uitgevoerd om dit mogelijk te maken. Alle ideeën zijn goed en worden genoteerd op een post-it. Die post-its worden in de juiste volgorde tegen de muur gehangen, op een
brown paper.
Zo’n brainstorm doe je vaak cross-functioneel. Liefst is elke afdeling betrokken. Op die manier worden er geen activiteiten vergeten. Elke medewerker is immers gefocust op zijn eigen bijdrage én je zal merken dat niet veel medewerkers alle stappen van het proces kennen.
Ook die vrijdagochtend was dat het geval. Een medewerker was verbaasd dat er zoveel stappen waren. Een andere begreep eindelijk welke activiteiten door de kwaliteitsdienst werden uitgevoerd. Alle puzzelstukjes vielen in elkaar.
Het opstellen van een procesmap is een leermoment voor het hele team. De medewerkers overschouwen samen het hele speel- of slagveld.
Rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk
Voor elke afdeling kan je een post-it van een andere kleur gebruiken. Daardoor wordt het duidelijk welke afdeling voor welke activiteit verantwoordelijk is.
Het team in de training leerde hieruit een aantal lessen:
- het salesteam bleek een aantal administratieve taken naar zich toe te trekken, terwijl die beter door de logistieke afdeling worden uitgevoerd;
- de onderhoudsdienst stelt de planning van het preventieve onderhoud op, zonder overleg met productie;
- het wijzigingsbeheer is in handen van de afdeling logistiek, zonder overleg met projectmanagement.
Moeizame interacties tussen afdelingen komen naar boven
Als een activiteit wordt gevolgd door een activiteit in een andere kleur, spreek je van een interactie tussen verschillende afdelingen. Hoe meer kleurovergangen of interacties op de procesmap, hoe moeizamer het proces. Elke interactie betekent immers een klant-leverancier-relatie en een daaraan gekoppelde overdracht.
De deelnemers van de training zagen vooral verbetermogelijkheden in het afbouwen van de controles door de kwaliteitsdienst, die wel erg veel tussenkwam in het productieproces. Ook het offerteproces, waarbij er veel wisselwerking was tussen de dienst boekhouding, het salesdepartement en de plantmanager, kan vereenvoudigd worden.
Problemen worden zichtbaar gemaakt
Eens de procesmap volledig klaar is, kan het echte werk beginnen. Het is de ideale tool om problemen in kaart te brengen. Het team overloopt elke activiteit en somt de problemen op die die stap met zich meebrengt.
In mijn tas zitten altijd rode post-its. Voor trainingssessies zoals die vrijdag. In een mum van tijd hing de
brown paper vol. Allemaal verbeter-opportuniteiten. Cross-functioneel, door het team bepaald.
