Het A3-formulier is één van de meest interessante tools uit de lean-gereedschapskist. De naam van deze methode verwijst naar het papierformaat: de projectdata van elk goed uitgewerkt project hoort op een A3 te kunnen!
Wat is het A3-formulier?
Achter het A3-formulier zit een gestructureerd proces dat een team in staat stelt om op een gefundeerde manier een verander- of verbeterproject aan te pakken:
- Het proces laat je nadenken over de juiste teamsamenstelling, de situering van het project in het geheel der dingen (de achtergrond), de huidige situatie, de doelsituatie en het meer gedetailleerd actieplan.
- Het proces dwingt het team tot consensus, alvorens het project wordt aangevat.
- Een A3-formulier is beknopt, waardoor je echt moet nadenken over de essentie van het project.
- Het is een ‘praatplaat’, waardoor ook medewerkers buiten het A3-team snel mee zijn in wat je met de A3 op welke manier wil bereiken. Dit geldt zowel voor beslissingsnemers als uitvoerders.
- Je kan de status van het project bewaken door het A3-formulier regelmatig te updaten tijdens de uitvoer van het project.
Waaruit bestaat een A3?
Een typische A3 bestaat uit de volgende rubrieken:
- de titel;
- het team;
- de achtergrond;
- de huidige situatie;
- de doelsituatie;
- een actieplan.
De titel
Als titel vermeld je beknopt waarover het project gaat. Welk probleem wil je oplossen? Welke verandering wil je doorvoeren? Welke verbetering moet er komen?
Het kan handig zijn om ook de volgende elementen in de titel te verwerken:
- de afdelingsnaam;
- de machine of productielijn;
- de te verbeteren dienst;
- de klant;
- het team uitvoerders;
- een tijdsaanduiding;
- …
Het team
Het team, dat je selecteert, bestaat uit: de medewerkers, de leidinggevenden, het management en de projectleider.
Je selecteert in de eerste plaats een aantal medewerkers die dagelijks in aanraking komt met de situatie die je zal aanpakken. Zij zijn niet alleen de uitvoerders, maar ook de ambassadeurs voor het project.
De leidinggevenden zullen toezien op de operationele uitvoering en zijn ook de hulplijn bij problemen of moeilijkheden.
Het management heeft een zeer belangrijke rol. Zij stellen de middelen ter beschikking en lossen moeilijkheden op een actieve manier mee op.
De projectleider leidt of begeleidt het project. Hij of zij assisteert bij het opzetten van de implementatie, volgt de voortgang op en ondersteunt het team zoveel mogelijk.
De achtergrond
In deze rubriek kader je het project in het groter geheel. Hoe situeert dit project zich tot de doelstellingen van de hele organisatie? Maakt het deel uit van een groter (master)plan?
Je kan hierbij ook stilstaan bij het burning platform. Dit is met andere woorden de pijn die de organisatie of het team voelt of zal voelen, waardoor het noodzakelijk is om het project uit te voeren. Wat is de reden van het project?
De huidige situatie
In deze rubriek beschrijf je de huidige situatie of current state van het proces, de machine, het systeem, het team, de methode, … die je wil verbeteren. Wat zijn de huidige prestaties? Wat kan er beter?
Probeer de huidige situatie op een visuele manier voor te stellen en te onderbouwen met data:
- gebruik een grafiek met bedrijfresultaten;
- een tekening met aandachtspunten;
- een reeks foto’s;
- een voor zichzelf sprekende tabel;
- …
De doelstelling of toekomstige situatie
In deze rubriek voorspel je de veranderde, verbeterde of toekomstige situatie. Wat wil het projectteam bereiken? Wat is het streefdoel? De doelstelling van het project kan op een SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) manier worden neergeschreven.
Een visualisatie zegt ook hier meer dan 100 woorden.
Het actieplan
Het team lijst de acties op, die nodig zijn om het project tot een goed einde te brengen.
Voor elke actie bepaal je:
- een duidelijke omschrijving;
- een verantwoordelijke actienemer;
- een realistische streefdatum en looptijd.
De uitvoer van de acties kan je opvolgen via een GANTT-chart.
