5s implementeren doe je zo!

5s is een methode om je werkplek te organiseren en georganiseerd te houden. Een productielijn, een magazijn, een procesomgeving, een kantooromgeving, … allemaal werkplekken waarop je 5s kan toepassen.

Wat is het 5s stappen plan?

5s is een 5-stappen-plan:

1. Scheiden
2. Schikken
3. Schoonmaken
4. Standaardiseren
5. Standhouden

Stap 1 – Scheiden

In deze stap beoordeel je elk voorwerp dat zich op de werkplek bevindt:

• overbodige voorwerpen verzamel en verwijder je.
• voorwerpen die wel nodig zijn, die noodzakelijk zijn, worden behouden.

Enkele voorbeelden van overbodige voorwerpen die het team verzamelt:

• vervallen grondstoffen;
• afgekeurde producten;
• gereedschappen;
• formaatstukken;
• documenten die niet meer up to date zijn;
• online data die irrelevant geworden is;
• alle vorm van afval;
• …

Overbodige voorwerpen zet je apart. Die zal je later verwijderen.

Met de voorwerpen die wel nodig zijn ga je aan de slag in de tweede stap van de 5s methode.

Stap 2 – Schikken

In deze stap geef je elk voorwerp een vaste plaats. Elke plaats wordt ook nog eens geïdentificeerd.

Deze stap zorgt ervoor  dat je enkel die voorwerpen op de werkplek vindt, die je ook echt nodig hebt. Bovendien, door ze een vaste plaats te geven, zal er altijd ruimte zijn om ze op een ordelijke en veilige manier op te slaan. Door de locaties te identificeren, leg je afspraken duidelijk vast. Iedereen, zelfs iemand die de werkpost niet kent, zal in één oogopslag zien wat er zich waar bevindt. Dit noemt men visueel management. Visueel management helpt niet alleen de medewerker, maar ook de leider. Hij of zij zal snel en gericht feedback kunnen geven als een voorwerp niet op de juiste plaats staat.

Stap 3 – Schoonmaken

Je ruimt samen met je team de werkplek op en maakt ze schoon. Je gaat op zoek naar oorzaken van vervuiling of verspilling.

Stap 4 – Standaardiseren

Je maakt afspraken met het team om de orde en netheid van de werkplek te borgen. Denk hierbij aan: een lay-out van de werkplek, een instructie van het schoonmaakproces, een planning (met rollen en verantwoordelijkheden), …

Stap 5 – Standhouden

Je zorgt ervoor dat 5s binnen de organisatie wordt gestimuleerd. Dit kan op verschillende manieren:

1. Gebruik een opvolgformulier

Laat je teamleden documenteren welke dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse 5s-taken zij hebben uitgevoerd. Elke keer als de kast wordt opgeruimd, het materiaal wordt aangevuld of de buitenkant van de machine wordt gereinigd, noteren zij dit op een opvolgformulier. Met hun naam, hun handtekening of hun initialen.

2. Plaats een 5s bord

Het opvolgformulier hang je op een 5s bord, dat je in de betrokken zone plaatst. Dit verhoogt de zichtbaarheid bij het hele team en creëert een zekere sociale controle. Bovendien zal een teamleader of teammanager makkelijk kunnen verifiëren of alle afgesproken taken zijn uitgevoerd. Feedback geven, zowel positief als negatief, is dan makkelijker.

3. Installeer een frequente en formele rondgang

De aanwezigheid van het management op de werkvloer is essentieel om het 5s-intiatief in stand te houden of te stimuleren. Bij de start van de implementatie zal ‘even informeel langslopen’ het project voldoende stimuleren. Gaandeweg is het belangrijk om dit te formaliseren. Bezoek met een wisselende delegatie van het management op een vast moment de werkvloer. Zorg dat elke 5s-zone aan bod komt. Beperk het bezoek tot een 10-tal minuten. Bekijk daar de situatie, spreek met de medewerkers, geef hen feedback, maar vraag ook zelf feedback. Documenteer je bevindingen op het 5s-bord.

4. Integreer 5s zoveel mogelijk met andere methodes of systemen

Door 5s te integreren in bestaande methodes of systemen, zorg je ervoor dat 5s echt verankerd wordt binnen de organisatie. Voeg bijvoorbeeld een 5s-agendapunt toe aan de wekelijkse teamleadermeeting. Vermeld een 5s-rubriekje op het shiftoverdracht-document. Bepaal 5s-doelstellingen voor de jaarlijkse evaluatie. Voeg een 5s-rol toe aan de competentiematrix. Combineer de 5s-rondgang met een veiligheidsrondgang. Voorzie een 5s-rondgang in de introductietraining van elke nieuwe medewerker. Pols naar de 5s-ervaring tijdens een sollicitatiegesprek. Zorg dat 5s-foto’s worden opgenomen in het maandelijkse bedrijfskrantje. Er zijn mogelijkheden te over…

Hoe kan je 5s implementeren?

Bij het implementeren van dit stappenplan, houd je best nog rekening met de volgende 7 stappen:

1. Bepaal het waarom
2. Bepaal de scope en het budget
3. Bepaal het team
4. Leid het team op
5. Bereid je voor
6. Start ermee
7. Volg op en stuur bij

Stap 1 – Bepaal het waarom!

“Waarom wil je 5s implementeren?” Dit is een belangrijke vraag die je met het management zal moeten beantwoorden. Het antwoord op deze vraag zal een grote invloed hebben op je scope, je budget, je trainingsbehoeften en je voorbereiding.

Je kan 5s louter implementeren als een ‘tool voor orde en netheid’. Het eindresultaat is dan een kuiskalender met een checklist, die wekelijks door je medewerkers wordt afgevinkt.

Je kan 5s ook zien als een makkelijke opstap voor het implementeren van continu verbeteren. Je kan begrippen als standaardwerk, probleemoplossing en coaching via 5s de organisatie binnenbrengen. Het nut van ‘orde en netheid’ is immers vanzelfsprekend. Het is een thema dat leeft in je organisatie. Je medewerkers hebben er een mening over. Dit maakt ‘orde en netheid’ makkelijk coach-baar. Of in ieder geval makkelijker coach-baar dan andere lean technieken.

Het spreekt voor zich dat als je 5s wil implementeren als opstap naar continu verbeteren, dit een andere aanpak vereist dan als je 5s wil implementeren als een ‘tool voor orde en netheid’.

Stap 2 – Bepaal de scope en het budget.

Je bent nu klaar om de scope te bepalen. Wil je de hele organisatie onder handen nemen, of enkel de productieafdeling of het magazijn? Of wil je in de productieafdeling enkel die ene productielijn aanpakken, die het echt nodig heeft? Deze beslissingen zullen, samen met je beslissing in stap 1, het budget bepalen. Het is mogelijk om 5s te implementeren met een zeer beperkt budget: met opnieuw geverfde rekken, stockeerbakken die een tweede leven kregen, wat kleefband, (dymo)labels, zelf geverfde markeringen en geplastificeerde A3’s raak je al een heel eind! Voor een complete make-over van een productielijn, met grafisch uitgewerkte visuele standaarden zal je meer budget moeten voorzien.

Stap 3 – Bepaal het team.

Het team, dat je selecteert, bestaat uit de medewerkers van de werkplekken, de leidinggevenden, het management en de facilitator.

Je selecteert in de eerste plaats een aantal medewerkers van de werkplekken die je zal aanpakken. Zij zijn niet alleen de uitvoerders, maar ook de ambassadeurs van de nieuwe werkmethode.

De leidinggevenden zullen toezien op de operationele uitvoering en zijn ook de eerste lijnshulp bij problemen of moeilijkheden.

De medewerkers en de leidinggevenden zullen tijdens het doorlopen van de 5 stappen ook mee de daadwerkelijke invulling van werkmethode bepalen.

Het management heeft een zeer belangrijke rol. Zij stellen de middelen ter beschikking. Niet alleen laten zij toe dat het werk met een gezette frequentie wordt onderbroken om 5s activiteiten uit te voeren. Ook zorgen zij voor een budget om de broodnodige aanpassingen en verbeteringen uit te voeren. Daarnaast ondersteunen zij ook het project door regelmatig tijdens de 5s activiteiten aanwezig te zijn. Hier leggen zij de noodzaak van 5s uit en luisteren zij naar de moeilijkheden die het team ondervindt. Deze moeilijkheden lossen zij vervolgens op door een actieve rol op te nemen.

Een facilitator is iemand die de implementatie begeleidt. Hij of zij assisteert bij het opzetten van de implementatie, volgt de voortgang op en ondersteunt het team zoveel mogelijk (bij het geven van trainingen, bij het coachen van leidinggevenden, …).

Stap 4 – Leid het team op.

Je leidt het team op. Het team dient eerst en vooral getraind te zijn in 5s: wat is 5s? wat betekenen de verschillende stappen? wat is het voordeel? hoe werkt het?

Afhankelijk van het antwoord op de vraag in stap 1 (“het waarom!”), moet je de opleiding nog verder uitbreiden. Een opleiding van andere lean tools zoals  ‘standaardwerk’, ‘probleemoplossing’, ‘visual management’, ‘teamaspecten’, ea kan zeker interessant zijn. Ook aspecten van change management en coaching mag je niet uit het oog verliezen. De opstart van 5s kan perfect samengaan met een coachingstraject voor een leidinggevende of voor een manager.

Je kan de inhoud van de training aanpassen aan de rol van de trainee (medewerker, leidinggevende, manager).

Stap 5 – Voorbereiding. Maak je huiswerk!

Nu het team opgeleid is, kan je aan de echte voorbereiding beginnen. In deze stap bepaal je, samen met het team, templates en standaarden. Welke template ga je gebruiken voor standaardwerk? Hoeveel tijd voorzie je wekelijks om schoon te maken? Hoe stel je een beurtrol op? Op welke dag voer je een gemba walk uit en wie zal je hierbij inschakelen? Welke standaard rapportering ga je toepassen? Hoe zal het 5s-bord eruitzien? Wat is de rol van een manager?

Op al deze – en nog veel meer – vragen zoek je samen met het team een antwoord. Alle antwoorden bepalen de krijtlijnen van de 5s implementatie. Deze krijtlijnen worden voorgelegd aan het management, die uiteindelijk hun zegen geven. Deze krijtlijnen bepalen het speelveld, waarop het team zich tijdens het uitvoeren van de 5s mag bewegen.

Uiteindelijk maak je ook een planning op, die de volledige implementatie per werkplek bevat.

Stap 6 – Start en doe!

Je bent klaar voor de uitvoering. Je voert samen met het team de 5 stappen uit op elke gekozen werkplek.

Zoals elk lean schoolboek voorschrijft, is het raadzaam om met één pilootzone te starten. Tijdens deze pilootimplementatie kan je je concept uittesten en bijschaven. Je gebruikt die zone ook als uithangbord voor het project: je krijgt de neuzen van het team in dezelfde richting én maakt de nog niet betrokken medewerkers vertrouwd én enthousiast voor wat komen gaat. Na een succesvolle implementatie van de pilootzone, start je met de implementatie van de andere werkplekken.

Stap 7 – Volg op en stuur bij.

Voor de implementatie van 5s in je organisatie heb je een concept, een manier van werken gekozen. Je zal dit concept voortdurend moeten verbeteren. Je vraagt daarom feedback aan het team, doet zelf de nodige observaties en stuurt voortdurend bij. Weet dat je aan een marathon begonnen bent, en niet aan een sprint! Door voortdurende bijsturing streef je immers naar perfectie.

Waarom 5s?

Het toepassen van 5s kost het bedrijf geld. Denk maar aan de opleiding die moet worden voorzien of de workshopsessies die moeten worden gehouden. Mogelijk zullen de werkzaamheden wekelijks een tijdje worden stilgelegd om de schoonmaakactiviteiten uit te kunnen voeren. Investeringen in kuismateriaal, opbergkasten, schaduwborden en dergelijke zijn ook niet uit te sluiten.

Maar wat brengt 5s op?

Het is niet altijd evident om je management of je directie aan te tonen waarom een 5s-oefening interessant kan zijn voor het bedrijf. Het is moeilijk managers te overtuigen, die focussen op techniek of op cijfertjes. Managers die de 5s methode niet kennen, krijg je moeilijk mee.

Hieronder volgen elke tips om de opbrengst van 5s in kaart te brengen.

Meer tijd

Eerst en vooral levert een georganiseerde werkplek je medewerkers tijd op. Overbodige materialen zijn immers verwijderd en liggen dus niet meer in de weg. Materialen, informatie, gereedschap en hulpmiddelen zijn makkelijker bereikbaar doordat ze op de juiste manier zijn gestockeerd. De zoektijd is minimaal.

Al de huidige zoekkosten kan je in kaart brengen en je kan hier euro’s tegenover zetten.

Minder voorraad

Een georganiseerde werkplek is een werkplek waar de voorraad onder controle is. De stockniveaus van de materialen zijn berekend en gekend. Bovendien zijn alle overbodige materialen (dode stock) verwijderd. Dit levert het bedrijf vaak een aanzienlijke voorraadwinst op.

Verhoogde veiligheid

Door de werkplek te organiseren én regelmatig schoon te maken, verminder je het risico op ongevallen. Binnen 5s worden medewerkers mee verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. Dit verhoogt de betrokkenheid.

Pluis eens alle ongevallen of bijna-ongevallen uit! Er zijn zeker heel wat situaties die je kan linken aan orde en netheid. Ook dit kan je uitdrukken in euro’s!

Eenvoudige shiftoverdracht

Een shiftoverdracht is altijd iets speciaals. Een heerlijk moment om te observeren. Het zegt iets over de maturiteit in je organisatie. Vaak zie je dat na een shiftwissel de werkplek een metamorfose ondergaat. Paletten verschuiven van plaats, ander gereedschap wordt tevoorschijn getoverd, extra materiaal wordt bijgehaald en procesparameters worden aangepast. Als alles goed staat, wordt er eindelijk met de productie gestart. Ook dit verlies kan je weer kwantificeren!

5s zorgt voor gemeenschappelijke afspraken die bovenstaande praktijken vermijden.

Winst in gedrag

5s faciliteert ook een aantal gedragingen. Het is moeilijker om deze gedragingen financieel uit te drukken. Toch kan je ook hier een aantal voorbeelden uitwerken. Ik berekende ooit hoeveel efficiëntiewinst het bedrijf had doordat machines minder stilvielen, omdat medewerkers veel pro-actiever waren bij het melden en zelf oplossen van problemen. Als je de downtime-statistieken van je werkplek in de gaten houdt, zal je na de 5s-oefening een positieve trend zien.

Niet alles is in geld uit te drukken

Een georganiseerde werkplek heeft ook een positieve invloed op het moraal van de medewerkers. Zeker als ze maximaal betrokken worden bij de 5s-oefening.

Orde en netheid is bovendien zeer belangrijk voor de perceptie in een bedrijf. Dat moet je aan het management niet uitleggen! Want zij zijn het die rondleidingen doorheen het bedrijf geven. Aan klanten, leveranciers, auditors en leden van de raad van bestuur. Zij begrijpen zeer goed dat dit vlotter gaat in een opgeruimde en veilige omgeving, die getuigt van professionalisme.

< Vorige

OEE, de ideale maatstaf voor productiviteit!