Wil je tijd besparen? Maar weet je niet hoe je dat kunt doen? Probeer dan eens het Pareto-principe uit. Dit wordt ook wel de 80/20-regel genoemd. Dit principe gaat uit van de stelling dat 80% van de uitkomsten veroorzaakt wordt door 20% van de oorzaken.
In dit artikel kom je te weten:
- Wat het Pareto-principe is.
- Tonen we enkele voorbeelden van het Pareto-principe in een organisatiecontext.
- Hoe je een Pareto-analyse uitvoert en dit grafisch weergeeft.
Wat is het Pareto-principe?
Het Pareto-principe (ook wel 80/20-regel of het principe van ‘de spaarfactor’ genoemd) gaat er van uit dat het gros van je uitkomsten (ongeveer 80%) wordt bepaald door een minimum aan inspanningen (ongeveer 20%). Pin je hier niet op vast. Soms kan die verhouding ook hoger (90/10) of lager zijn (70/30). Maar het algemene streven is de verhouding 80/20.
Het Pareto-principe is bedacht door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Hij ontdekte dat 20% van de Italiaanse bevolking 80 % van de rijkdommen bezat. Niet veel later ontdekten ook andere wetenschappers soortgelijke patronen in heel andere domeinen.
80 % van het resultaat komt voort uit 20 % van de inspanning.
Vilfredo Pareto
Het Pareto-principe in een organisatiecontext
Je kan dit principe ook toepassen in een organisatiecontext. Enkele voorbeelden:
- 20% van je klanten zorgt voor 80% van je omzet;
- 20% van je werknemers zorgt voor 80% van je HR-problemen;
- 20% van je producten zorgt voor 80% van je consumentenklachten;
- 20% van je marketingacties zorgt voor 80% van je omzet;
- 20% van de klanten zorgt voor 80% van de klachten;
- …
De bekende managementwetenschapper Peter Drucker verbindt de 80/20-regel met tijdsefficiëntie en het organiseren van werk. Hij stelt immers dat 80% van je resultaten afkomstig is van 20% van je inspanningen.
De conclusie die Drucker hieruit trekt, is dat sommige bedrijfsactiviteiten of -handelingen herbekeken of afgestoten moeten worden, want ze zorgen voor geen of een verwaarloosbaar resultaat.
Een Pareto-analyse maken is zinvol
Als je weet dat een beperkt aantal inspanningen zorgt voor het gros van het resultaat van je organisatie, dan wil je vast weten welke activiteiten het meeste resultaat boeken.
Anders gesteld: je wil weten welke 20% inspanningen je moet realiseren voor 80% van je resultaat of welke 20% oorzaken voor een specifieke fout zorgen. Hiervoor kan je een Pareto-analyse uitvoeren.
Hoe voer je een Pareto-analyse uit?
Hoe voer je nu zelf zo’n Pareto-analyse uit? Ik vat het voor je in vier cruciale stappen samen.
STAP 1: Stel een tabel op met oorzaken die leiden tot een negatief resultaat. In de eerste kolom schrijf je wat de oorzaak is. In de tweede kolom noteer je de frequentie of hoe vaak deze oorzaak voorkomt.
STAP 2: Sorteer de oorzaken op frequentie van hoog naar laag. De belangrijkste oorzaak komt dus bovenaan. De minst belangrijke oorzaak staat helemaal onderaan. Tip: nummer de oorzaken ook.
STAP 3: Nu moet je de oorzaken cumuleren door ze bij elkaar op te tellen. De eerste oorzaak blijft dus dezelfde waarde vertonen, maar de tweede oorzaak is de optelsom van oorzaak 1 en oorzaak 2. Enzovoort.
STAP 4: Maak een grafische weergave voor een nog duidelijker resultaat.
Twee oorzaken zorgen voor bijna 80% van de problemen op het werk. Een minderheid van de oorzaken is verantwoordelijk voor bijna tachtig procent van het gevolg.
Zo. Nu weet je hoe je zelf een Pareto-analyse maakt. Je kan de techniek zowel toespitsen op problemen als om te achterhalen van waar je succes komt.
Kortom, de Pareto-analyse helpt je om doelgericht beleid te formuleren, want je weet precies wat uitmuntend loopt of wat juist aangepakt moet worden.
