Ken je dat moment dat je collega’s bij een fout alle verantwoordelijkheid van zich afschuiven en wijzen naar de ander? Dat is het moment wanneer je project dreigt te mislukken, want iedereen is met elkaar bezig ener gaat dus kostbare tijd verloren om het probleem op te lossen. Dit soort situaties wil je natuurlijk tot een minimum beperken. Meer nog: de RACI-matrix kan je daarbij helpen. Dit is een nuttige tool die ervoor zorgt dat het inzetten van je personeel helder en effectief verloopt. In dit artikel maak je kennis met de RACI-matrix en kom je te weten hoe je dit model toepast.
Wat is een RACI-matrix?
De RACI-matrix is een schema dat aan elke taak of beslissing een verantwoordelijkheidsrol toewijst aan een betrokken persoon. Zo kan je op taakniveau vaststellen wie verantwoordelijk is, geraadpleegd moet worden en/of geïnformeerd moet zijn voor een taak of beslissing uitgevoerd wordt. Concreet kent de RACI-matrix vier rollen, die samengevat worden in het letterwoord ‘RACI’:
- R staat voor responsible.
- A staat voor accountable.
- C staat voor consulted.
- I staat voor informed.
De 4 RACI-rollen
Het RACI-model helpt je om structuur en duidelijkheid in het beschrijven van de rollen en stakeholders binnen een project te brengen. Ook als je project op apegapen ligt, kan de RACI-matrix je helpen om structuur te krijgen en weer oplossingsgericht te werken. Dit doe je dus door aan elke betrokkenen voor elke taak één of meerdere van de vier RACI-rollen toe te wijzen.
1. Responsible
Hier gaat het om teamleden of belanghebbenden die het werk uitvoeren. Ze hebben een concrete taak die uitgevoerd moet worden of een doelstelling die ze moeten behalen. Ze hebben vaak ook autonomie over hoe ze dit doen. Ook een team van meerdere personen kan verantwoordelijk zijn. Zeker voor grotere projecten is dit vaak het geval.
2. Accountable
De goede verstaander fronst nu misschien de wenkbrauwen, want natuurlijk betekent dit net als ‘responsible’ in de Nederlandse taal ‘verantwoordelijk’. Maar in de RACI-matrix gaan we hier toch een stap verder: het gaat immers om eindverantwoordelijkheid. De persoon die ‘accountable’ is, is de eigenaar van het werk. Die persoon behoudt steeds het helikopterperspectief over alle betrokkenen en bepaalt wanneer de taak, de doelstelling of de beslissing uitgevoerd is. Om succes te verzekeren kan er maar één persoon ‘accountable’ zijn.
3. Consulted
Hier gaat het om belanghebbenden die input moeten geven om de taak überhaupt uit te voeren of de doelstelling te behalen. Het gaat dus om stakeholders die actief deelnemen aan de taak, maar er niet verantwoordelijk voor zijn. Ze zijn ‘in the loop’ en betrokken.
4. Informed
Dit is de rol die je toewijst aan belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden over de taak, de doelstelling of de beslissing, maar geen input geven in de realisatie ervan. Ze dragen dus niet rechtstreeks bij tot de taak, maar moeten bijvoorbeeld geïnformeerd worden om hun eigen taken wel tot een goed einde te brengen.
Hoe creëer je een RACI-Matrix?
Nu je weet wat een RACI-matrix is, wat het doet en welke rollen het omvat, kan je zelf aan de slag gaan om jouw project met het RACI-model structuur te geven. Dit doe je aan de hand van deze zes stappen:
- Som alle (deel)taken op die betrokken zijn bij de oplevering van het project, het behalen van het doel of het uitvoeren van de beslissing. Deze lijst je vervolgens aan de linkerkant van een tabel op.
- Identificeer alle stakeholders voor de oplevering van het project, het behalen van het doel of het uitvoeren van de beslissing. Plaats deze aan de op een lijn aan de bovenkant van de tabel. Horizontaal dus.
Dit ziet er zo uit:
- Vul vervolgens per rol en taak in welke rol de betrokken persoon heeft, en welke verantwoordelijk of aansprakelijkheid hij heeft. Een persoon kan meerdere rollen opnemen, maar een passieve en actieve rol zijn nooit verenigbaar.
- Elke taak moet ten minste één verantwoordelijke persoon hebben (= responsible).
- Per taak kan maar één iemand eindverantwoordelijk zijn (= accountable).
- Bespreek het RACI-model bij de start van het project met alle stakeholders. Zo weet iedereen voor zichzelf wat de concrete verwachtingen zijn.
Een volledig ingevuld RACI-matrix ziet er dus zo uit:
Vermijd deze valkuilen
Met de RACI-matrix alleen kom je er niet. Je zal de matrix moeten conformeren met je strategie. Alleen zo kunnen er conflicten of onduidelijkheden uit de matrix geschrapt worden.
Analyseer de verantwoordelijkheden per stakeholder:
- Zijn er te veel R’s (responsible) voor één bepaalde stakeholder? Dan dien je dit aan te passen. Het kan zijn dat deze stakeholder nu te veel op zijn bord heeft.
- Maar ook: zijn er niet te veel C’s (consulted)? Niet iedereen hoeft geraadpleegd te worden voor elke deeltaak. Overweeg goed wie slechts geïnformeerd moet zijn.
- Geen lege cellen: elke stakeholder heeft bij elke taak een rol om het project succesvol tot een einde te kunnen brengen.
- Overleg vooraf met elke stakeholder de RACI-matrix. Zien zij fouten? Zijn ze het ermee eens?
Analyseer de verantwoordelijkheden per deeltaak
- Een deeltaak heeft geen R (responsible)? Dan is er iets mis, want elke taak moet op zijn minst uitgevoerd worden …
- Staan er veel R’s? Dat is ook niet goed, want dit kan blokkeren. Zorg dat iedereen voldoende autonomie heeft.
- Er kan maar één iemand eindverantwoordelijk zijn. Dus per deeltaak mag er maar één A (accountable) staan. Maar géén A is geen optie. Iemand moet eindverantwoordelijk zijn.
Veel succes met je toekomstige projecten. Het RACI-model zal je alvast helpen om deze te structureren en de informatiestromen en verantwoordelijkheid correct toe te wijzen.
