Help, te veel afwezigen!

In moderne organisaties is het waarborgen van de productiviteit en efficiëntie van werknemers een topprioriteit. De aanwezigheid van werknemers speelt hierbij een cruciale rol. Wanneer werknemers herhaaldelijk afwezig zijn, kan dit een negatieve invloed hebben op de bedrijfsresultaten en de algehele werkomgeving. Maar hoe kunnen organisaties het verband tussen afwezigheid en de impact ervan op de productiviteit beter begrijpen?

Bekijk hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over absenteïsme…

Wat is absenteïsme?

Absenteïsme verwijst naar de situatie waarin werknemers afwezig zijn van het werk omwille van ziekte, verlof of andere legitieme verplichtingen. Het kan worden onderverdeeld in twee categorieën: gepland en ongepland absenteïsme. Gepland absenteïsme omvat bijvoorbeeld geplande vakanties of verlofaanvragen, terwijl ongepland absenteïsme verwijst naar onverwachte afwezigheid door ziekte of andere onvoorziene omstandigheden.

De impact van absenteïsme op een bedrijf kan aanzienlijk zijn, zowel op financieel als operationeel vlak. Hier zijn enkele belangrijke effecten:

Verminderde productiviteit: Wanneer werknemers afwezig zijn, moeten anderen hun taken mogelijk overnemen of wordt het werk verdeeld onder een kleiner team. Dit kan leiden tot een verminderde productiviteit en een verhoogde werkdruk voor de aanwezige werknemers.
Verhoogde kosten: Afwezigheid resulteert in directe kosten voor het bedrijf, zoals verloond verlof of extra uitgaven om tijdelijke vervangers in te huren. Daarnaast kunnen er indirecte kosten zijn, zoals verlies aan productiviteit en mogelijke vertragingen in projecten of leveringen.
Lagere moraal en motivatie: Een hoog niveau van absenteïsme kan een negatieve invloed hebben op de algehele moraal en motivatie van de werknemers. Het kan resulteren in gevoelens van ontevredenheid en onrechtvaardigheid onder degenen die regelmatig aanwezig zijn, wat de betrokkenheid en het enthousiasme voor het werk kan verminderen.
Verstoring van de workflow: Wanneer werknemers herhaaldelijk afwezig zijn, kan dit de normale workflow en planning verstoren. Projecten kunnen vertraging oplopen, deadlines kunnen in gevaar komen en de samenwerking binnen teams kan worden beïnvloed.
Klantenservice en kwaliteit: Als gevolg van absenteïsme kunnen bedrijven moeite hebben om een consistente klantenservice te bieden. Onvoldoende personeel kan leiden tot langere wachttijden, verminderde responsiviteit en mogelijk lagere kwaliteit van dienstverlening.

Wat is de Bradford-factor?

De Bradford-factor is een wiskundige formule die wordt gebruikt om het afwezigheidspatroon van werknemers te analyseren en de impact ervan op de werkomgeving te meten. Het is vernoemd naar Bradford University School of Management in het Verenigd Koninkrijk, waar het voor het eerst werd ontwikkeld.

De Bradford-factor wordt berekend door het aantal afwezigheidsincidenten van een werknemer te vermenigvuldigen met zichzelf, waarna het totaal wordt vermenigvuldigd met het totale aantal dagen afwezigheid. De formule ziet er als volgt uit:

Bradford-factor = (Aantal afwezigheidsincidenten)² x (Totaal aantal afwezigheidsdagen)

Hier zijn enkele voorbeelden om de berekening van de Bradford-factor te verduidelijken:

Voorbeeld 1: Werknemer A heeft in een jaar tijd 3 afwezigheidsincidenten gehad, waarbij hij/zij in totaal 5 dagen afwezig was. Bradford-factor = (3)² x (5) = 45

Voorbeeld 2: Werknemer B heeft in dezelfde periode 5 afwezigheidsincidenten gehad, met in totaal 10 dagen afwezigheid. Bradford-factor = (5)² x (10) = 250

Voorbeeld 3: Werknemer C had 2 afwezigheidsincidenten, elk met 1 dag afwezigheid. Bradford-factor = (2)² x (2) = 8

Uit deze voorbeelden kunnen we zien dat de Bradford-factor hoger wordt naarmate het aantal afwezigheidsincidenten en de totale afwezigheidsduur toenemen. Een hogere Bradford-factor duidt op een grotere impact van de afwezigheid op de werkomgeving en kan als waarschuwingssignaal dienen voor het management om het afwezigheidspatroon van een werknemer nader te onderzoeken en passende maatregelen te nemen.

Het gebruik van de Bradford-factor stelt organisaties in staat om afwezigheidspatronen te identificeren die mogelijk een negatieve invloed hebben op de productiviteit en werkomgeving. Het kan hen helpen bij het nemen van proactieve maatregelen, zoals het bieden van ondersteuning aan werknemers met frequente afwezigheid, het implementeren van gezondheids- en welzijnsprogramma’s, of het inzetten van vervangende werknemers wanneer nodig, om de impact van afwezigheid te verminderen en de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren.

Hoe kan je de Bradford-factor toepassen?

Het gebruik van de Bradford-factor in een slim proces kan helpen bij het verbeteren van het absenteïsme binnen een organisatie. Hier zijn enkele stappen om de Bradford-factor effectief toe te passen en het absenteïsme aan te pakken:

Verzamelen van gegevens: Verzamel gedetailleerde en nauwkeurige gegevens over de afwezigheid van werknemers, waaronder de duur en frequentie van afwezigheidsincidenten. Dit kan worden gedaan via tijdregistratiesystemen, verlofregistraties, of HR-informatiesystemen.
Bereken de Bradford-factor: Gebruik de gegevens om de Bradford-factor voor elke werknemer te berekenen. Identificeer werknemers met een hoge Bradford-factor, wat duidt op een patroon van herhaalde afwezigheid.
Analyse en identificatie van patronen: Analyseer de resultaten om patronen en trends in het absenteïsme te identificeren. Kijk naar afdelingen, teams of specifieke werknemersgroepen waar het absenteïsme een groter probleem lijkt te zijn.
Oorzaken identificeren: Onderzoek de mogelijke oorzaken van het absenteïsme. Dit kan variëren van gezondheidsproblemen en werkdruk tot gebrek aan betrokkenheid of ontevredenheid. Voer enquêtes uit, houd individuele gesprekken of organiseer groepsdiscussies om inzicht te krijgen in de achterliggende redenen.
Implementeer maatregelen: Ontwikkel maatregelen en interventies om het absenteïsme aan te pakken. Dit kan onder meer het bevorderen van gezondheids- en welzijnsprogramma’s, het bieden van flexibele werktijden, het aanpakken van werkdruk, het verbeteren van de werk-privébalans, en het creëren van een positieve en ondersteunende werkomgeving omvatten.
Communicatie en bewustwording: Communiceer duidelijk met werknemers over het belang van aanwezigheid en de gevolgen van excessief absenteïsme. Creëer bewustwording over de impact ervan op het team en de organisatie als geheel.
Monitoring en evaluatie: Houd het absenteïsme nauwlettend in de gaten en evalueer regelmatig de effectiviteit van de genomen maatregelen. Pas indien nodig de interventies aan of voer nieuwe strategieën in om de resultaten te verbeteren.

Het gebruik van de Bradford-factor als onderdeel van een slim proces stelt organisaties in staat om data-gedreven beslissingen te nemen en gerichte acties te ondernemen om het absenteïsme te verminderen. Het kan helpen bij het creëren van een gezonde en betrokken werkomgeving, waarin werknemers gemotiveerd zijn om aanwezig te zijn en bij te dragen aan de organisatiedoelen.

Wat zijn valkuilen bij het toepassen van de Bradford-factor?

Bij het toepassen van de Bradford-factor zijn er enkele valkuilen en aandachtspunten waar organisaties rekening mee moeten houden. Deze omvatten:

Eenzijdige focus op cijfers: De Bradford-factor is een kwantitatieve maatstaf die zich richt op het aantal afwezigheidsincidenten en -dagen. Het is belangrijk om te onthouden dat afwezigheid complexe oorzaken kan hebben, zoals gezondheidsproblemen of persoonlijke omstandigheden. Het is essentieel om een evenwicht te vinden tussen het gebruik van de Bradford-factor en het begrijpen van de onderliggende redenen voor afwezigheid.
Gebrek aan context: De Bradford-factor geeft geen inzicht in de specifieke redenen achter afwezigheid, zoals ziekte of persoonlijke verplichtingen. Het kan resulteren in een algemene beoordeling van afwezigheid zonder de context van individuele situaties. Het is belangrijk om open communicatie te bevorderen, waar werknemers hun redenen voor afwezigheid kunnen delen, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen.
Privacy en ethische overwegingen: Het verzamelen en analyseren van gegevens met betrekking tot afwezigheid kan gevoelige informatie bevatten. Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze de privacy van werknemers respecteren en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Het is raadzaam om transparantie te bieden en werknemers op de hoogte te stellen van het gebruik en de beveiliging van de gegevens.
Cultuur van wantrouwen: Als de Bradford-factor wordt gebruikt op een manier die de werknemers het gevoel geeft dat ze voortdurend worden gecontroleerd en bestraft voor afwezigheid, kan dit leiden tot een cultuur van wantrouwen en demotivatie. Het is belangrijk om de nadruk te leggen op het ondersteunen en helpen van werknemers bij het verbeteren van hun welzijn en betrokkenheid, in plaats van hen te bestraffen.
Beperkte rekening houden met individuele omstandigheden: De Bradford-factor houdt geen rekening met individuele omstandigheden van werknemers, zoals chronische ziekte of andere persoonlijke uitdagingen. Het is belangrijk om flexibiliteit en maatwerk toe te passen bij het ontwikkelen van maatregelen om afwezigheid aan te pakken.

Om de valkuilen te vermijden, is het raadzaam om de Bradford-factor als een onderdeel van een breder en evenwichtig beheersysteem voor afwezigheid te gebruiken. Dit moet rekening houden met zowel kwantitatieve gegevens als kwalitatieve factoren, zoals open communicatie, welzijnsprogramma’s en een ondersteunende werkomgeving. Het doel moet zijn om afwezigheid te verminderen door begrip, ondersteuning en passende maatregelen, in plaats van alleen te focussen op het toepassen van een cijfermatige formule.

In de podcast komen de volgende items aan bod:

verzuimpercentages en waarom het interessant is om hierover na te denken
de nare gevolgen van afwezigheden
vrijdag- en maandagzieken
hoe we ook de brug maken als we afwezig zijn
de impact van korte afwezigheden op het team, de organisatie en de collega’s
hoe wij toch gaan zoeken naar een rode draad
hoe ons buikgevoel ons soms in de verkeerde richting leidt
het belang van objectieve gegevens
meten is weten
hoe je de Bradford-factor berekent
hoe Maarten niet zonder zijn laptop kan rekenen
de betekenis van een rollend jaar
hoe veel korte afwezigheden meteen voor een heel hoge Bradford-score zorgen
het belang van het begrijpen van deze kortdurende afwezigheden
hoe “ziek zijn” niet enkel fysiek is maar ook veel andere redenen kan hebben
onze blik op afwezigheden toch wel veranderd is
de kanarie in de koolmijn
hoe ook bij ons het licht soms uitgaat
hoe Maarten daardoor zijn draad kwijt raakt
slimme processen en sterk leiderschap
het belang van een logisch, transparant plan rond absenteïsme
Informele en formele gesprekken
de mogelijkheden die je hebt als leidinggevende en organisatie om hier op in te spelen
de afspraken die kunnen gemaakt worden
hoe je een A3 kan gebruiken om dit slim proces op te stellen en te delen met alle medewerkers
waarom je het over het hele bedrijf moet uittekenen
een stappenplan voor beginners
hoe belangrijk het is om de mens achter de cijfers te blijven zien
een goed absenteïsemebeleid bijdraagt aan de veiligheid in de organisatie.

Referenties over absenteïsme:

de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.