Het einde van het jaar biedt een unieke kans om niet alleen je fysieke werkplek, maar ook je digitale omgeving te reorganiseren en te optimaliseren. De 5s methode, oorspronkelijk bedacht voor de productiesector, kan verrassend effectief zijn voor de digitale organisatie van je computer.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
5s toepassen op je PC: hoe doe je dat?
De methode bestaat uit 5 stappen, die allemaal met een S beginnen: Scheiden – Schikken – Schoonmaken – Standaardiseren – Standhouden.
1. Scheiden (Seiri)
Het doel van ‘Scheiden’ is het elimineren van onnodige digitale rommel.
Begin met het doorlichten van je bestanden en programma’s. Vraag jezelf af of je bepaalde items het afgelopen jaar hebt gebruikt. Zo niet, dan is het wellicht tijd om ze te verwijderen.
Dit omvat niet alleen oude documenten en ongebruikte programma’s, maar ook je e-mailinbox en digitale notities.
Gebruik schijfanalyse software om grote en oude bestanden te vinden die veel ruimte innemen.
Verwijder dubbele bestanden met gespecialiseerde software en zorg ervoor dat je inbox overzichtelijk en georganiseerd blijft door oude en onbelangrijke e-mails te verwijderen.
2. Schikken (Seiton)
Na het scheiden, is het tijd om alles wat overblijft logisch te organiseren.
Dit betekent het creëren van een intuïtieve mappenstructuur en het consistent benoemen van bestanden en mappen.
Optimaliseer je taakbalk en bureaublad door alleen de meest essentiële snelkoppelingen te behouden.
Denk na over het gebruik van cloudopslag voor belangrijke documenten voor zowel betere toegankelijkheid als beveiliging.
Overweeg ook het gebruik van desktop-organisatie-software (zoals Groups of Fences) om verschillende werkruimtes voor verschillende taken of projecten te creëren.
3. Schoonmaken (Seiso)
‘Schoonmaken’ in de context van 5S gaat over het onderhouden van je digitale omgeving.
Voer regelmatig volledige systeemscans uit om je computer vrij te houden van virussen en malware.
Zorg ervoor dat je besturingssysteem en alle applicaties up-to-date zijn voor de beste prestaties en beveiliging.
Vergeet niet de fysieke reiniging van je computerapparatuur, zoals het toetsenbord en het scherm, die vaak over het hoofd wordt gezien maar essentieel is voor een gezonde werkomgeving.
4. Standaardiseren (Seiketsu)
Standaardisatie is de sleutel tot het onderhouden van de orde op lange termijn.
Stel automatische processen in voor back-ups, updates en regelmatige schoonmaak. Maak richtlijnen voor het opslaan en beheren van nieuwe bestanden. Houd je aan een consistent schema voor het bijwerken van je systeem en het uitvoeren van onderhoudstaken.
Blijf op de hoogte van nieuwe digitale organisatietechnieken en software-oplossingen om je systemen continu te verbeteren.
5. Standhouden (Shitsuke)
De laatste stap, ‘Standhouden’, draait om het behouden van de nieuwe orde door discipline en routine.
Plan regelmatige sessies om je systeem te controleren en bij te werken. Sta open voor feedback en nieuwe ideeën om je systemen te verbeteren.
Maak van organisatie en efficiëntie een vast onderdeel van je dagelijkse routine.
Meer dan alleen productiviteitswinst!
Een van de grootste voordelen van een goed georganiseerde digitale omgeving is de verbetering van de productiviteit. Door bestanden en programma’s gemakkelijk vindbaar en toegankelijk te maken, bespaar je waardevolle tijd die anders besteed zou worden aan het zoeken naar informatie of het navigeren door een rommelige desktop.
Een opgeruimde digitale werkplek helpt ook om mentale helderheid en focus te verbeteren. Het elimineren van digitale rommel helpt om afleidingen te verminderen, wat leidt tot een meer geconcentreerde en minder stressvolle werkervaring.
Het regelmatig opruimen van ongebruikte bestanden en het updaten van software kan de prestaties van je computer verbeteren. Dit kan resulteren in snellere opstarttijden, betere respons van applicaties en een efficiënter gebruik van opslagruimte.
Een goed onderhouden en geüpdatet systeem is minder vatbaar voor crashes en beveiligingsproblemen. Regelmatige back-ups en updates zorgen voor een betrouwbare werkomgeving en verminderen het risico op dataverlies door malware of hardware-falen.
Door het standaardiseren van processen en het handhaven van orde creëer je een duurzame werkomgeving. Dit maakt het gemakkelijker om goede gewoontes te onderhouden en voorkomt dat je terugvalt in chaotische en ongeorganiseerde patronen.
Het implementeren van 5S helpt niet alleen bij het organiseren van je digitale omgeving, maar ontwikkelt ook persoonlijke vaardigheden zoals discipline, aandacht voor detail, en efficiëntie. Deze vaardigheden zijn waardevol in zowel je persoonlijke als professionele leven.
Referenties
