Als leidinggevende heb je te maken met een constante stroom van verantwoordelijkheden. Je moet je team aansturen, strategische beslissingen nemen en tegelijkertijd je eigen doelen realiseren. Effectief time management is daarom cruciaal. Het gaat niet alleen om harder werken, maar vooral om slimmer werken – bewuster omgaan met je tijd, zodat je meer ruimte creëert voor focus, rust en impact.
Beluister hier de podcast “Lean Leadership” met Maarten en Caroline.
Elke methode heeft zijn eigen voordelen en past bij verschillende situaties. Of je nu worstelt met urgente taken, moeite hebt met concentratie, of simpelweg meer structuur zoekt – de Eisenhower Matrix, Pomodoro-techniek en GTD kunnen je helpen je tijd effectiever te beheren. Kies de methode die het beste bij jouw leiderschapsstijl past en maak van time management een kerncompetentie.
Zet de eerste stap vandaag – plan een moment in je agenda om je huidige tijdsbesteding te evalueren en bewustere keuzes te maken voor de toekomst.
Wat is time management?
Time management is het proces van bewust je tijd organiseren en plannen, zodat je effectiever kunt werken. Het gaat niet alleen om het sneller afronden van taken, maar ook om prioriteiten stellen, afleiding minimaliseren en stress verminderen. Voor leidinggevenden is dit essentieel, omdat je niet alleen je eigen tijd beheert, maar ook de tijd van je team beïnvloedt.
De Eisenhower-matrix
De Eisenhower Matrix helpt je onderscheid te maken tussen taken op basis van urgentie en belangrijkheid. Dit eenvoudige, maar krachtige model is gebaseerd op de uitspraak van Dwight D. Eisenhower: “What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.” De matrix verdeelt taken in vier kwadranten:
Belangrijk en urgent (doen) – Taken die direct aandacht vereisen, zoals crises, deadlines of onverwachte problemen.
Belangrijk maar niet urgent (plannen) – Taken die strategisch belangrijk zijn, maar geen onmiddellijke actie vereisen, zoals persoonlijke ontwikkeling en lange termijn planning.
Niet belangrijk maar urgent (delegeren) – Taken die wel aandacht vragen, maar niet noodzakelijk door jou moeten worden uitgevoerd. Denk aan dagelijkse vergaderingen of administratieve taken.
Niet belangrijk en niet urgent (elimineren) – Taken die je tijd opslokken zonder echte waarde toe te voegen, zoals onnodig lange e-mails of afleidende berichten.
Door je taken in deze matrix te plaatsen, krijg je inzicht in wat echt belangrijk is en waar je je tijd aan moet besteden.
De Pomodoro-techniek
De Pomodoro-techniek is ontwikkeld door Francesco Cirillo en draait om het werken in korte, gefocuste tijdsblokken, gevolgd door korte pauzes. Het idee is simpel maar effectief:
Kies een taak die je wilt voltooien.
Zet een timer op 25 minuten (één Pomodoro).
Werk onafgebroken aan die taak tot de timer afgaat.
Neem een korte pauze van 5 minuten.
Na vier Pomodoro’s neem je een langere pauze van 15-30 minuten.
Deze methode helpt je je focus te maximaliseren en mentale vermoeidheid te verminderen, omdat je hersenen zich beter kunnen concentreren wanneer ze weten dat er een pauze aankomt.
GTD, getting things done
De GTD-methode, ontwikkeld door David Allen, is ontworpen om je mentale ruimte vrij te maken door taken en ideeën uit je hoofd te halen en te structureren. De GTD-cyclus bestaat uit vijf stappen:
Verzamelen – Noteer alles wat je aandacht vraagt, zonder oordeel.
Verwerken – Beslis wat je met elke taak doet: uitvoeren, delegeren, uitstellen of elimineren.
Organiseren – Categoriseer je taken op basis van context, prioriteit en deadlines.
Reflecteren – Neem regelmatig de tijd om je lijst te herzien en prioriteiten aan te passen.
Uitvoeren – Richt je op de taak die op dit moment de meeste impact heeft.
GTD helpt je niet alleen overzicht te houden, maar ook om je aandacht volledig te richten op de taak die voor je ligt, zonder afleiding.
