Van managers tot teamleaders, van bedienden tot arbeiders, allen hebben het regelmatig lastig om de juiste prioriteiten te stellen. Dat is nochtans belangrijk, want het werk dat wél gedaan moet worden blijft zo liggen …
Hoe stel je dan wel de juiste prioriteiten? Na het lezen van dit artikel weet je niet alleen wat de Eisenhowermatrix is, maar ook hoe je dit handige schema in vijf stappen toepast voor een beter time-management op de werkvloer.
Wat is de Eisenhowermatrix?
De voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower zocht tijdens zijn presidentschap naar een methode om de enorme hoeveelheid van taken te ordenen. Hij kwam tot de conclusie dat ‘dringende zaken zelden belangrijk zijn en belangrijke zaken zijn zelden dringend.’
Onder ‘belangrijk’ begrijpt Eisenhower taken die gedaan moeten worden. Met ‘dringend’ of urgent bedoelt Eisenhower taken die ‘nu’ of op ‘zeer korte termijn’ uitgevoerd moeten worden. Zo komt hij tot het schema met vier kwadranten:
- Je doet zo snel mogelijk wat belangrijk EN dringend is.
- Je plant in wat belangrijk, maar NIET dringend is.
- Je delegeert wat (voor jou) NIET belangrijk, maar WEL dringend is.
- Je stoot af wat voor NIEMAND belangrijk, noch dringend is.
Dat ziet er zo uit:
Dit werd later door managementwetenschappers zoals Stephen Covey de Eisenhowermatrix of het Eisenhowerschema genoemd. Tot op vandaag wordt dit schema als een belangrijke tool beschouwd om prioriteiten te stellen.
Dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden dringend.
Dwight D. Eisenhower
Hoe gebruik je het Eisenhowerschema op de werkvloer?
Hoe kan je deze Eisenhowermatrix op de werkvloer gebruiken? Eenvoudig: door jezelf deze vragen te stellen:
- Moet deze taak nu gebeuren of kan dit nog even wachten?
- Moet ik deze taak uitvoeren?
Ook dat kan je in een handig schema weergeven:
In wat volgt, kom je meer te weten over elk kwadrant.
Het stresskwadrant: nu doen (belangrijk en dringend)
Dit gaat om belangrijke taken die jij moet uitvoeren en de deadline ervan is wel heel nabij. Niet voor niets wordt dit kwadrant ook wel het stresskwadrant genoemd. Het werk dat hier terechtkomt, moet zo snel mogelijk gedaan worden. Stel je het uit dan heeft dit niet alleen gevolgen voor jou, maar voor de hele organisatie.
Aan wat voor taken denken we dan?
- Een deadline die wel heel dichtbij is gekomen.
- Een noodgeval op de werkvloer.
- Een conflict tussen twee medewerkers dat je moet oplossen.
- Maar ook: een taak die je te lang hebt uitgesteld.
- …
Kortom, het gaat om taken die je dringend moet uitvoeren, want anders wachten er grote problemen. Dat brengt de nodige stress met zich mee.
Net daarom raden managementwetenschappers aan om zoveel mogelijk uit dit kwadrant te blijven. Dit doe je door werkzaamheden tijdig in te plannen (kwadrant 2) of te delegeren (kwadrant 3) en tijd te investeren in wat een hoger doel draagt.
Het stress-kwadrant wordt ook wel het ‘brandjes-blus’-kwadrant genoemd.
Het kwaliteitskwadrant: later doen (belangrijk, maar niet dringend)
We noemen dit het kwaliteitskwadrant omdat we hier tijd geven aan de taken die op langere termijn zeer belangrijk zijn. Door deze tijdig in te plannen en uit te voeren, vermijd je dat je ad hoc moet werken. Een ad-hoc-ratie zorgt er immers voor dat je enkel maar in het stresskwadrant blijft hangen, want je doet de ene na andere taak.
Om in het kwaliteitskwadrant te geraken maak je een goede planning naar prioriteit. Je maakt die planning niet alleen, maar je volgt die planning ook. Daarnaast is er ook ruimte voor andere taken zoals:
- Het bijhouden van administratie.
- Je bijscholen.
- Tijd om documenten te archiveren of op te ruimen.
- Tijd om andere taken in te plannen.
- Monitoren van werkzaamheden.
- …
Door een goede planning kan je zoveel als mogelijk in het kwaliteitskwadrant blijven. Hierdoor dien je voortdurend het hoger doel. Voor je organisatie, maar ook voor jezelf.
Het kwadrant van misleiding: delegeren (niet belangrijk, maar dringend)
Zeker als manager moet je je voortdurend de vraag stellen of iemand anders die taak kan of wil doen. Als manager of leidinggevende komt er zoveel op je af. Je kan niet alles alleen doen. Daarom zal je moeten delegeren.
Belangrijk: delegeren betekent niet dat je een taak afschuift. Maar op die manier stel je iemand in staat om zich in een taak te ontwikkelen. Daar bovenop creëer jij tijd voor taken die belangrijk zijn.
De taken die in dit kwadrant komen, zijn taken die wel urgent zijn en moeten gebeuren, maar die (voor jou) niet belangrijk zijn. We hebben ‘voor jou’ in de vorige zin bewust tussen haakjes geplaatst, want vaak zijn ze wel belangrijk voor een anderen. Denk aan:
- Telefoontjes of mailtjes met dringende verzoeken.
- Een zoveelste meetingverzoek.
- …
Je zegt vaak toe op dit soort taken, omdat je dit als belangrijk ervaart. Dat komt omdat het druk op jou legt. Hierdoor voelt het dringend aan. Het moet – nu – gebeuren. Maar is het belangrijk voor jou? Vaak niet. Daarom noemen we dit kwadrant ook wel het kwadrant van misleiding.
Zeker als je een leidinggevende bent, kan je dit soort taken delegeren aan een medewerker uit je team. Die persoon laat je natuurlijk niet aan zijn of haar lot over. Maar je plant een kort rapportagemoment in wanneer dit zinvol is.
Stel je dus bij elk verzoek kritisch de vraag of dit belangrijk is voor jou. En zo niet, wie in je team deze taak eventueel op zich kan nemen.
Het vluchtkwadrant: afstoten (niet belangrijk en niet urgent)
Het laatste kwadrant is het vluchtkwadrant. Dit is het vakje waar je beter nooit vertoeft. Waarom niet? De taken zijn niet belangrijk en ook niet dringend. Eigenlijk gaat het hier om tijdverspilling.
Het gaat hier om taken die je niet vooruithelpen, maar die vaak wel energie slurpen. En veel. Je voelt je vaak leeg. Op.
Voor de duidelijkheid het gaat hier niet om nuttige ontspanningsbezigheden zoals het uitoefenen van hobby’s en sport. Het kijken van een film die je erg graag wilt zien, kan dus zeer zinvol zijn. Maar het gaat wel om dit soort tijdsverspilling:
- Uurtjes tv-zappen
- Scrollen op sociale media
- Junkmail controleren
- In gesprek blijven met een praatgrage collega
- …
Uit onderzoek blijkt dat als je vaak in het stresskwadrant vertoeft je ook veel tijd spendeert aan het vluchtkwadrant. Blijf je dus altijd de vraag stellen of iets ergens toe doet. Is het antwoord nee, dan stoot je het beter af, want anders voel je je vroeg of laat totaal zinloos.
5-stappenplan om het Eisenhowermatrix zelf te gebruiken
We sluiten dit artikel af met een kort 5-stappenplan waarin we je stap voor stap uitleggen hoe je het Eisenhowerschema zelf in de praktijk brengt. De 5 stappen zijn:
- Verzamel al je taken
- Plot minimaal 1x per week al je taken in de 4 kwadranten
- Begin met de taken in het stresskwadrant, want die moeten nu gebeuren.
- Ga verder met de taken in het delegeerkwadrant, want die deadlines naderen ook.
- Spendeer de rest van je tijd in het kwaliteitskwadrant en werk aan jezelf.
STAP 1: Verzamel al je taken
Probeer minimaal eenmaal per week een lijst te maken van al je taken. Zo heb je een overzicht op wat er allemaal zou moeten gebeuren en voor jou belangrijk is. Heb je alle taken verzameld? Dan kan je door naar stap 2.
STAP 2: Plot minimaal eenmaal per week al je taken in de 4 kwadranten
Het gaat hier uiteraard om de 4 kwadranten uit de Eisenhowermatrix:
- nu doen (en zelf doen),
- delegeren (dringend, maar iemand anders laten doen),
- later doen (plannen + uitvoeren) en
- nooit doen (tijdverspilling, want niet belangrijk en niet dringend).
Voor je naar stap 3 gaat moet je wel twee dingen doen:
- De taken die in het laatste kwadrant schrap je van je lijst, want die zijn overbodig.
- Breng de relevante personen op de hoogte van de taak die je naar hen delegeert en geef hun ook een realistische deadline.
STAP 3: Werk de taken in het stresskwadrant af
Voer de taken in dit kwadrant in volgorde van urgentie uit.
Als alle taken voltooid zijn, kan je naar stap 4.
STAP 4: Ga verder met het delegeerkwadrant
Volg je medewerkers op. Zijn er problemen? Loopt alles volgens plan. Ontvang je tijdig de gewenste resultaten?
Als alle taken voltooid zijn, kan je naar stap 5.
STAP 5: Spendeer zoveel mogelijk tijd in het kwaliteitskwadrant
Hier kan je zinvolle taken opnemen. Denk aan het voorbereiden van een belangrijke meeting of presentatie. Maar ook aan tijd die je voor jezelf houdt om jezelf te ontwikkelen of zinvolle tijd te besteden met vrienden en familie.
Plan ook tijdig je volgende taken in.
Tip: check elke avond of je op schema zit. Ja: prima zo! Nee? Stuur je planning dan bij.
Veel succes met het toepassen van de Eisenhowermatrix.
