Een projectcharter is een onontbeerlijk document waarin het project beknopt, maar ondubbelzinnig wordt neergeschreven.
Waar kan een projectcharter helpen?
Als je al eens een (verbeter)project hebt afgewerkt, herken je ongetwijfeld de volgende situaties:
- de sponsor van het project kent de timing niet
- het team is niet gealigneerd over de doelstellingen van het project
- de opbrengst van het project is niet berekend
- de scope van het project verandert in de tijd
- het project heeft een impact op een afdeling, die niet in de communicatieloop is meegenomen
- er is geen budget voorzien voor het project
- het management blokkeert het project omdat risico’s niet op voorhand waren ingeschat
- teamleden worden niet vrijgegeven door hun manager voor het uitvoeren van taken of het bijwonen van meetings
- het management beslist op de verkeerde momenten in het project
Wat is een projectcharter?
Een Project Charter biedt hier hulp! Het is een onontbeerlijk document waarin het project beknopt, maar ondubbelzinnig wordt neergeschreven.
Bij een six sigma project, wordt het Project Charter geïnitieerd tijdens de define fase. Na elke andere fase (measure, analyse, improve) wordt het document opnieuw overlopen en bijgeschaafd. Uiteindelijk wordt het afgesloten tijdens de controle-fase.
Waaruit bestaat een projectcharter?
Het Project Charter bevat de volgende elementen:
- de project definitie
- de procesbeschrijving
- het projectteam
- de stakeholders
- de projecttiming
- de opbrengsten
- de projectautorisatie
Project definitie
In deze rubriek wordt de project scope duidelijk beschreven in de probleemstelling en de doelstelling.
De probleemstelling beschrijft op basis van feiten de huidige situatie:
- wat kan er beter?
- hoe is het probleem ontstaan?
- wat is de omvang van het probleem?
De doelstelling beschrijft de toekomstige, verbeterde situatie, na realisatie van het project.
Steek zoveel mogelijk data in je project definitie!
De procesbeschrijving
Het verloop van het proces wordt op high level niveau gedocumenteerd. Een SIPOC is vrij eenvoudig en laat toe om zeer snel een goed inzicht te krijgen in het proces.
Het projectteam
Een Six Sigma project wordt uitgevoerd door een divers team van procesbetrokkenen en procesdeskundigen. Het team bestaat gewoonlijk uit 4 tot 8 leden, afhankelijk van de grootte van het project. Elke afdeling of shift moet vertegenwoordigd zijn! Pas het team eventueel aan gedurende het project. Het spreekt voor zich dat de teamleden van de organisatie voldoende ruimte en tijd krijgen om het project uit te voeren.
De stakeholders
Stakeholders zijn belanghebbenden bij de uitvoering of de uitkomst van het project. Ze zijn niet betrokken bij het uitvoeren van het project, maar zijn wel geïmpacteerd. Om de rol en de invloed van de stakeholders in te schatten kan een stakeholdersanalyse worden uitgevoerd.
De projecttiming
De projecttiming geeft de planning van het project aan op basis van de belangrijkste mijlpalen. Het einde van elke DMAIC-fase geldt al zeker als een mijlpaal. Op die momenten wordt de status van het project met het team en de stakeholders besproken. Er wordt dan ook al dan niet groen licht gegeven om naar de volgende fase over te gaan.
De opbrengsten of de business case
Een volledig Project Charter vermeldt ook de projectopbrengsten (en projectkosten). De kwantificeerbare financiële opbrengsten worden ‘harde opbrengsten’ genoemd. ‘Zachte opbrengsten’ zijn minder kwantificeerbaar, maar zeker niet onbelangrijk. Deze rubriek wordt ook wel de business case genoemd.
De projectautorisatie
In de rubriek projectautorisatie wordt de goedkeuring voor het project gegeven door de verschillende belanghebbenden. Men onderscheidt de volgende rollen:
- de champion: de persoon die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de uitrol van de verbetercultuur en die tijdens het project de toegepaste methodieken en tools in de gaten houdt
- de projectsponsor: de proceseigenaar of diegene die het resultaat van het project later operationeel zal moeten managen
- de CFO: de chief financial officer houdt de uitgaven en opbrengsten onder controle
- de projectleider: diegene die de projectuitvoering faciliteert (bijvoorbeeld: black belt lean six sigma)
