Vergaderingen horen bij ons werk, maar ze lijken niet veel op te leveren. Sterker nog, ze gelden als regelrechte energievreters. Vergaderen is tijdverlies! Dat komt doordat we op de verkeerde manier vergaderen, volgens Patrick Lencioni. In het boek “Vergaderen is dodelijk” laat hij aan de hand van een levendige, herkenbare parabel zien hoe je effectiever en vooral productiever kan vergaderen.
Vergaderingen zijn heel belangrijk voor een bedrijf. Ze behoren tot de kernactiviteiten van een organisatie. Maar vergaderen is ook lastig. Ze duren vaak frustrerend lang en lijken zinloos. Het is goed mogelijk om een vergadering te transformeren tot een uitdagende, productieve en leuke activiteit. Als een organisatie erin slaagt om de sprong te maken van moeilijk naar productief vergaderen, dan is de beloning groot: een beter moreel, snellere en betere besluitvorming en betere resultaten.
Vergaderingen zijn saai omdat er een gebrek aan drama of aan conflicten is. Die zijn essentieel voor het vasthouden van de aandacht.
Vergaderingen zijn ineffectief omdat een contextuele structuur ontbreekt. Om vergaderen effectiever te maken zijn er meerdere typen vergaderingen nodig.
Vergaderen is tijdverlies door… een gebrek aan drama of conflicten
Vergaderingen horen dynamische interacties te zijn waarbij groepen mensen onderwerpen bespreken die belangrijk zijn voor hun levensonderhoud. Vergaderingen zijn vaak saai omdat er een gebrek is aan drama of aan conflict. Dit is nodig om de deelnemers aan de vergadering vast te houden.
De sleutel tot het creëren van dram in een vergadering zit in de plot aan het begin. Werknemers verwachten geen Hamlet, maar ze willen zeker een reden om betrokken te zijn. En die moet de facilitator hen geven. Deelnemers moeten een beetje door elkaar geschud worden in de eerste tien minuten van een vergadering, zodat ze begrijpen en onderkennen wat er op het spel staat. Dit betekent dat de voorzitter of facilitator een beroep doet op de betrokkenheid van de deelnemers bij de missie van de organisatie en de impact op de klanten, werknemers of de maatschappij.
In veel vergaderingen zie je echter dat men net dat conflict wil vermijden. Dat leidt alleen maar tot het verdwijnen van de belangstelling van de deelnemers.
Delven naar conflicten
Als een groep intelligente mensen samenkomt om te praten over belangrijke zaken, dan is het vanzelfsprekend dat men het niet altijd met elkaar eens is. Die kwesties oplossen maakt een vergadering productief en zelfs leuk.
Het is de taak van de facilitator om belangrijke kwesties bloot te leggen waarover de vergadering het niet eens is. Het is namelijk pijnlijker om te doen alsof een moeilijk onderwerp niet bestaat, dan het te bespreken. Er wordt meer lijden veroorzaakt als kwesties niet op een directe manier worden afgehandeld en er vervolgens over wordt gefluisterd op de gang, dan door ze op tafel te leggen en een directe confrontatie aan te gaan.
Ter plekke aanmoedigen
Als leidinggevende is het belangrijk duidelijk te maken dat er meer conflicten van het team verwacht worden. Bovendien is het goed om hen daar in aan te moedigen.
Vergaderen is tijdverlies door… een gebrek aan contextuele structuur
In een wanhopige poging verspilde tijd tot een minimum te beperkten, besluiten leiders dat ze een grote stafvergadering beleggen, één keer per week. Ze trekken zich twee, drie of vier uur terug en husselen dan alles door elkaar zodat iedereen daarna weer ‘echt’ aan het werk kan.
Dit leidt er alleen maar toe dat de vergadering ineffectief is en voor iedereen onbevredigend. Omdat sommige een snelle en informatieve vergadering willen waarin feiten en tactische informatie efficiënt ter sprake komen. Anderen willen juist een interactieve en strategische vergadering, waar geanalyseerd wordt en gegevens worden uitgewisseld, zodat belangrijke beslissingen kunnen worden genomen.
Er zouden verschillende vergaderingen voor verschillende doeleinden moeten zijn, met allemaal een belangrijke en waardevolle functie.
Eerste vergadering : de dagelijkse update
- de teamleden komen bij elkaar, blijven staan en elke ochtend in maximaal 5 minuten rapporteren ze over wat ze die dag gaan doen
- het doel is onduidelijkheid voorkomen over hoe prioriteiten worden omgezet in dagelijkse actie
- een snel platform dat ervoor zorgt dat niets tussen de wal en het schip valt
- het vermijdt overbodige en tijdverslindende e-mails
- onpraktisch als leden in verschillende tijdzones of op verschillende locaties werken
Tweede vergadering: wekelijks en tactisch
- vergaderen over tactische kwesties op de korte termijn
- zo’n vergadering duurt tussen de drie kwartier en anderhalf uur en bestaat uit de volgende onderdelen:
- het rondje: snel informatierondje waarin iedereen de twee of drie belangrijkste activiteiten voor die week aangeeft in maximum 1 minuut per persoon
- voortgangsrapportage: belangrijke informatie en cijfers worden gemeld in 5 minuten
- ad-hoc agenda: deze agenda moet niet van tevoren worden opgesteld omdat deze gebaseerd is op iedereen activiteiten en op het wel of niet halen van de doelen, en niet op wat de voorzitter 48 uur van tevoren verzint
- de doelen zijn: het oplossen van problemen en het bieden van duidelijkheid
Derde vergadering: maandelijks en strategisch
- analyseren, debatteren en beslissen overzaken die fundamenteel zijn voor het bedrijf
- de duur van zo’n vergadering hangt af van de onderwerpen die besproken worden – per onderwerp moet zo’n 2 uur tijd uitgetrokken worden
- soms is het nodig om de frequentie van deze meeting te verhogen, dan kan er een ad hoc meeting worden georganiseerd
- het is een gevaar om te weinig tijd of teveel onderwerpen te voorzien op de agenda van deze vergadering
- deze vergadering valt of staat met een goede voorbereiding
Vierde vergadering: kwartaalsessie buiten de deur
- deze sessies bieden leidinggevenden de gelegenheid om even weg te zijn van de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse beslommeringen, zodat ze het bedrijf van een afstand en op lange termijn kunnen bekijken
- de volgende onderwerpen kunnen worden besproken:
- uitgebreide evaluatie van de strategieën
- evaluatie van het managementteam
- evaluatie van het personeel
- evaluatie van de concurrentie en bedrijfstak
- het is een gevaar om de vergadering over te belasten en te veel structuur aan te brengen
Referenties voor ‘vergaderen is tijdverlies’:
- een artikel over teammeetings op de werkvloer, vind je hier;
- een artikel over hoe je kan vermijden dat een teammeeting een energieverslinder wordt, vind je hier;
- het boek ‘Vergaderen is dodelijk’ van Patrick Lencioni, vind je hier.
