Proces-balancering is een techniek om een proces dat in onbalans is – en waarvan de processtappen niet op elkaar zijn afgestemd – terug te stroomlijnen of in balans te brengen.
Een proces in onbalans
De waardeketen is een opeenvolging van alle activiteiten die waarde voor de klant toevoegen aan het product of de dienst.
De waardeketen in de grafiek bestaat uit 10 opeenvolgende activiteiten. Een activiteit is een reeks taken die in één bepaalde werkcel worden uitgevoerd. Op de Y-as zie je de procestijd, uitgedrukt in minuten. De procestijd is de tijd die nodig is om een activiteit uit te voeren. Onderstaand proces is duidelijk niet in balans. In niet-gebalanceerde processen zijn de procestijden van de activiteiten niet op elkaar afgestemd.
De gevolgen van onbalans
Dit heeft een aantal gevolgen:
- De tussenvoorraad zal ongelooflijk toenemen, waardoor de voorraadkost stijgt. Maar daar blijft het niet bij: meer materiaal op de werkvloer betekent ook een groter magazijn aan een hogere kost (huur, onderhoud, verzekering, verlichting, verwarming, …). In een groter magazijn is meer transport nodig, waardoor de indirecte kost stijgt. Kwaliteitsproblemen worden in een proces met veel tussenvoorraad vaak later (of té laat) opgemerkt. Hierdoor is een groter aantal producten geïmpacteerd. Meer afkeur, meer rework, of nog erger: een hoger risico dat slechte producten niet onderschept worden en bij de klant terecht komen.
- De wachttijd zal toenemen. De medewerkers in activiteit A5 zullen zo elke 2 minuten, 1 minuut moeten wachten op materialen uit activiteit A4. Dit heeft ook een invloed op de motivatie. Hun efficiëntie zal automatisch dalen. Waarom iets op tijd doen, als we daarna een tijdje stilliggen omwille van de voorgaande stap?
- Daar tegenover zullen medewerkers die ingezet worden op de bottlenecks (A3 en A7) een grotere werkdruk ervaren. Doordat de voorgaande stappen veel sneller zijn, zal hun beginvoorraad niet snel afnemen, maar alleen maar toenemen. De producten die zij produceren worden onmiddellijk verbruikt door de snellere activiteit erna. Psychologisch werkt dit erg belastend.
- Een niet-gebalanceerd proces is moeilijk te managen of te organiseren. Hoe kan je je medewerkers efficiënt inzetten als elke stap een andere procestijd heeft? Bovendien is het bij grote aantallen veel moeilijker om de werkelijke doorlooptijd van het proces in te schatten. Nauwkeurige feedback naar de klant over levertermijnen is haast onmogelijk.
Stappenplan naar lijn-balancering
Je kan een proces balanceren in 4 stappen:
- Bereken de takttijd
- Voer tijdsstudies uit
- Analyseer de capaciteit
- Balanceer het proces
STAP 1: Bereken de takttijd
De takttijd is het tempo waarmee je moet produceren om te voldoen aan klantvraag. Een takttijd van 3 minuten betekent dat je tijdens je beschikbare productietijd steeds om de 3 minuten een product moet afwerken om aan de klantvraag te voldoen. Elke 3 minuten zal dus elke activiteit of werkcel zijn deel van het werk moeten afwerken.
De takttijd bepaalt het ritme van het proces. Als je sneller produceert dan dit ritme, bekom je overproductie of verspilling. Als je trager produceert dan de takttijd, zal je niet aan de klantvraag voldoen. Het gevolg zijn te late leveringen, extra transportkosten en ontevreden klanten. In een goed gebalanceerd proces zullen de procestijden net iets lager liggen dan de takttijd.
STAP 2: Voer tijdsstudies uit
Tijdens het uitvoeren van een tijdsstudie breng je de werkelijke procestijd van elke activiteit in kaart. Je observeert dan de activiteit en meet de duurtijd of procestijd. Tijdens deze analyse kan je reeds de eerste mogelijke procesverbeteringen ontdekken. De toepassing van Internet Of Things (IOT) kan helpen bij het monitoren van deze procestijd.
STAP 3: Analyseer de capaciteit
Een activiteit waarvan de procestijd groter is dan de takttijd is een bottleneck. Deze activiteit heeft onder-capaciteit (rood). De stap duurt te lang om te produceren volgens het tempo van de klant.
Een activiteit waarvan de procestijd kleiner dan de takttijd, heeft over-capaciteit (groen). De capaciteit van de werkcel wordt niet volledig benut. Er is met andere woorden onbenutte tijd op deze stap.
STAP 4: Balanceer het proces
Je balanceert het proces door de procestijd van de rode activiteiten te verlagen en de procestijd van groene activiteiten te verhogen.
De procestijd kan verlaagd worden op verschillende manieren:
- Je elimineert de verspillingen die je tijdens de tijdstudie hebt geobserveerd.
- Je herverdeelt taken. Je kan taken bij andere werkcellen leggen of taken combineren. Onderbenutte werkcellen zullen taken bijkrijgen van bottleneck werkcellen.
- Je voegt capaciteit toe. Door bijvoorbeeld voor activiteit A3 de capaciteit te verdubbelen (een extra machine of een extra medewerker) zal de procestijd halveren en gelijk komen met de takttijd. Je kan ook capaciteit toevoegen door een tweede shift in te lassen.
Het eindresultaat is een gebalanceerd proces, waarin de procestijd van elke activiteit gelijk is. Bovendien is deze procestijd net iets kleiner dan de takttijd, zodat zeker aan de vraag van de klant kan worden voldaan.
