Het is niet altijd evident om je management of je directie aan te tonen waarom een 5s-oefening interessant kan zijn voor het bedrijf. Het is moeilijk managers te overtuigen, die focussen op techniek of op cijfertjes. Managers die de 5s methode niet kennen, krijg je moeilijk mee.
5s is een manier om de werkplek te organiseren en georganiseerd te houden. 5s bestaat enerzijds uit een techniek, een methode, een procedure, een aanpak. Dit zijn de 5 bekende stappen: scheiden – schikken – schoonmaken – standaardiseren en standhouden. Daarnaast bestaat 5s ook uit een aantal gedragingen. Het plichtsbewust uitvoeren van de 5s-afspraken, bijvoorbeeld. Of nog: het signaleren van een olielek tijdens het schoonmaken én het zelf op zoek gaan naar een oorzaak. Of nog beter: het op een correcte manier geven van feedback aan een collega die zijn 5s taken verwaarloost.
Het resultaat van een 5s implementatie kan zeer breed zijn. Het ene bedrijf zal genoegen nemen met de wekelijkse kuislijst. Het andere bedrijf zal 5s gebruiken als laagdrempelig opstapje naar het invoeren van een heuse verbeter-cultuur. De 5s methode leent zich tot beide.
Het toepassen van 5s kost het bedrijf geld. Denk maar aan de opleiding die moet worden voorzien of de workshopsessies die moeten worden gehouden. Mogelijk zal de productielijn wekelijks een tijdje worden stilgelegd om de schoonmaakactiviteiten uit te kunnen voeren. Investeringen in kuismateriaal, opbergkasten, schaduwborden en dergelijke zijn ook niet uit te sluiten.
Wat brengt 5s dan op? En hoe breng je dit in kaart? Enkele tips.
Meer tijd
Eerst en vooral levert een georganiseerde werkplek je medewerkers tijd op. Overbodige materialen zijn immers verwijderd en liggen dus niet meer in de weg. Materialen, gereedschap en hulpmiddelen zijn makkelijker bereikbaar doordat ze op de juiste manier zijn gestockeerd. De zoektijd is minimaal.
Je kan de tijdwinst het beste inschatten door op voorhand een observatie op de werkplek uit te voeren. Hoeveel nutteloze afstand legt een medewerker op zijn werkplek af? Hoeveel tijd verliest hij als hij gereedschap bij de onderhoudsdienst moet gaan halen? Wat is het risico dat hij de verkeerde kwaliteitstool gebruikt? Hoeveel tijd verliest hij doordat voorraden niet tijdig zijn aangevuld? Hoe dikwijls moet hij wachten op het aanleveren van nieuwe grondstoffen? En wat is de impact van dit alles op de efficiëntie van de productielijn?
Al deze verliezen en risico’s kan je in kaart brengen en je kan hier euro’s tegenover zetten.
Minder voorraad
Een georganiseerde werkplek is een werkplek waar de voorraad onder controle is. De stockniveaus van de materialen zijn berekend en gekend. Bovendien zijn alle overbodige materialen (dead stock) verwijderd. Dit levert het bedrijf vaak een aanzienlijke voorraadwinst op.
Verhoogde veiligheid
Door de werkplek te organiseren én regelmatig schoon te maken, verminder je het risico op ongevallen. Bovendien worden op die manier de medewerkers mee verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. Dit verhoogt de betrokkenheid.
Pluis eens alle ongevallen of bijna-ongevallen uit! Er zijn zeker heel wat situaties die je kan linken aan orde en netheid. Ook dit kan je uitdrukken in euro’s!
Eenvoudige shiftoverdracht
Een shiftoverdracht is altijd iets speciaals. Een heerlijk moment om te observeren. Het zegt iets over de maturiteit in je organisatie. Vaak zie je dat na een shiftwissel de werkplek een metamorfose ondergaat. Paletten verschuiven van plaats, ander gereedschap wordt tevoorschijn getoverd, extra materiaal wordt bijgehaald en procesparameters worden aangepast. Als alles goed staat, wordt er eindelijk met de productie gestart. Ook dit verlies kan je weer kwantificeren!
5s zorgt voor gemeenschappelijke afspraken die bovenstaande praktijken vermijden.
Winst in gedrag
5s faciliteert ook een aantal gedragingen. Het is moeilijker om deze gedragingen financieel uit te drukken. Toch kan je ook hier een aantal voorbeelden uitwerken. Ik berekende ooit hoeveel efficiëntiewinst het bedrijf had doordat machines minder stilvielen, omdat medewerkers veel pro-actiever waren bij het melden en zelf oplossen van problemen. Als je de downtime-statistieken van je werkplek in de gaten houdt, zal je na de 5s-oefening een positieve trend zien.
Niet alles is in geld uit te drukken
Een georganiseerde werkplek heeft ook een positieve invloed op het moraal van de medewerkers. Zeker als ze maximaal betrokken worden bij de 5s-oefening. Orde en netheid is bovendien zeer belangrijk voor de perceptie in een bedrijf. Dat moet je aan het management niet uitleggen! Want zij zijn het die rondleidingen door het fabriek geven. Aan klanten, leveranciers, auditors en leden van de raad van bestuur. Zij begrijpen zeer goed dat dit vlotter gaat in een opgeruimde en veilige omgeving, die getuigt van professionalisme.
