Hoe vermijd je dat je teammeeting een energievreter wordt?
Hoe vaak hoor je dit als het over teammeetings gaat? “Onze teammeeting is tijdverlies.” “Er wordt nooit iets beslist!” “Waarom moet ik er eigenlijk bij zijn?” “Ik begrijp de grafieken niet die er in ons overlegmoment gebruikt worden!” “Weer een uur naar de monoloog van onze baas luisteren!” “Wat is er beslist?” “Wie neemt er nu actie?” “Naar mij wordt er nooit geluisterd tijdens een teammeeting!”
Als je veel van dit soort reacties hoort, is het tijd om de organisatie en de inhoud van je teammeeting grondig op te smukken. Een teammeeting hoort energie te geven aan jezelf en aan je team. Een teammeeting mag geen energievreter zijn. Enkele tips!
Glasheldere organisatie
Een team gedijt het best in een stabiele en voorspelbare omgeving. De organisatie van de teammeeting is best zo helder mogelijk. En zo uniform mogelijk.
Kies voor een vaste frequentie, een vast tijdstip, een vaste locatie en een vaste duur. Leg ook vast wie er aanwezig moet zijn. Doe dit in overleg met je team.
Leg de afspraken vast op papier! Hang ze uit, zodat iedereen ze kan zien.
Een eenvoudig proces
Maak van je teammeeting een eenvoudig proces. Een proces dat je team elke keer opnieuw kan herhalen. Bijvoorbeeld: overloop eerst de openstaande acties, bekijk daarna de resultaten, formuleer de pijnpunten, bepaal als laatste de acties, doe daarna een rondvraag. Leg ook dit eenvoudig proces vast op papier, en pas het consequent toe.
Je kan een bord gebruiken om het proces te ondersteunen. Op dit bord kan je de resultaten uithangen, acties noteren en voortgang zichtbaar maken.
Hoe eenvoudiger het proces, hoe sneller teamleden zich kunnen focussen op de inhoud. Hoe sneller ook anderen het proces kunnen faciliteren.
Een interactief proces
Steek in het proces voldoende elementen die voor interactiviteit zorgen. Laat de medewerkers zoveel mogelijk zelf aan het woord. Laat ze zelf de resultaten meebrengen en communiceren. Laat ze zelf acties bepalen en verantwoordelijken toewijzen.
Rolverdeling
In een teammeeting kunnen verschillende rollen opgenomen worden. Een facilitator is diegene die de meeting leidt. Een note-keeper is diegene die de notities neemt en achteraf verdeelt. Een time-keeper is iemand die het tijdsverloop in de gaten houdt. Volwassen teams maken gebruik van een behaviour-keeper. Dit is iemand die tijdens de teammeeting het gedrag van de teamleden monstert en daar achteraf aan het team feedback over geeft.
Zorg dat elk teamlid regelmatig een andere rol op zich neemt. Zo raken ze meer vertrouwd met het proces en worden ze ook beter betrokken. Maak die rolverdeling zichtbaar door ze uit te hangen.
Voorbereiding
Een efficiënte teammeeting staat of valt met een goede voorbereiding. Als er naast het standaardproces nog extra punten op de agenda komen, worden die best op voorhand gemeld. Zo kan elk teamlid zich voorbereiden.
Zorg ervoor dat je jezelf goed voorbereidt als je een punt naar voren brengt op een teammeeting. Stimuleer dit gedrag ook bij andere teamleden.
Werken aan gedrag
Welke “straf” leg je op voor iemand die te laat is bij de start van de teammeeting? Hoe reageer je als iemand met een probleem zit, maar het niet durft aan te brengen? Wat als iemand consequent de afgesproken acties niet uitvoert? Wat doe je met iemand die zijn collega niet laat uitspreken?
Tijdens een teammeeting zal je het gedrag van je teamleden makkelijk kunnen observeren. Je leert je team beter kennen. Je voelt snel wat er leeft. Als manager kan je dan pas echt aan de slag om dat gedrag te verbeteren!
