Administratie is “kantoorwerk in de breedste zin van het woord”. Hierbij denk je spontaan aan orderbehandeling, personeelszaken, facturatie, kleine bestellingen, goedkeuringen, verlofregistratie, klantenadministratie, kostprijsberekening, projectadministratie, … Kortom, een amalgaam van ondersteunende taken. Ze behoren niet meteen tot de waardeketen van het bedrijf, maar zijn wel erg belangrijk.
Je moet eens in kaart brengen hoeveel tijd, geld en energie verloren gaan bij het uitvoeren van deze taken. Je zal merken hoe moeizaam sommige van die klussen lopen, hoeveel tijd wordt verspild en hoeveel slechte kwaliteit geleverd wordt. Niet zelden heeft dit een rechtstreekse invloed op de klant. Je zal verschieten hoeveel opportuniteiten zomaar voor het oprapen liggen. Een paar tips!
Leg verantwoordelijkheden vast
In sommige bedrijven worden administratieve taken jarenlang door éénzelfde medewerker uitgevoerd. En die medewerker doet dat goed. Hij of zij heeft die taken in de vingers, kent ze uit het blote hoofd. Maar wat gebeurt er als deze persoon langdurig of definitief wegvalt? Er ontstaat een onduidelijke situatie. Samen met de medewerker is ook de verantwoordelijkheid vertrokken. Zeker als taken niet éénduidig werden toegewezen aan een functie of een afdeling. Er ontstaat een vacuüm, waarbij het voor het bedrijf niet duidelijk is wie die rol moet opnemen. “Die van de boekhouding deed dat vroeger!” “Maar eigenlijk is dat een taak voor de Productie Support!” “Waarom moet ik dat doen? Ik ben niet opgeleid om die taak uit te voeren.” Je herkent deze discussies wel! Leg daarom van elke taak duidelijk vast wie (= welke rol of welke functie) verantwoordelijk is.
Schrijf werkinstructies
Samen met de vertrekkende medewerker is ook de kennis van de uitvoer van de taak verdwenen. Plots weet niemand in het bedrijf hoe die kritische taak moet worden uitgevoerd. Misschien is de kennis wel nog “ongeveer” aanwezig. Maar zeker voor taken waarmee je rechtstreeks in contact staat met de klant, is “ongeveer” niet genoeg. Snel zal je bedrijf als amateuristisch overkomen. Maak daarom werk van werkinstructies!
Een werkinstructie is een document dat de beste werkmethode van het moment beschrijft. Werkinstructies komen van pas bij het opleiden van nieuwe medewerkers. Ze kunnen ook worden gebruikt als een medewerker moet invallen voor iemand die er even niet is. Ze zorgen voor opheldering bij discussies. Ze zijn de start van continu verbeteren: hoe kan je de taak steeds weer een stapje beter (efficiënter, kwalitatiever, veiliger, goedkoper, …) maken?
Overdrijf niet met het schrijven van werkinstructies
Ik wil hierbij alvast oproepen om niet te overdrijven met het schrijven van werkinstructies. In heel veel bedrijven verdwijnen werkinstructies in de kast of in de folder, om nooit meer bekeken te worden. Om dit reële probleem te vermijden, bepaal je best met je medewerkers welke taken echt kritisch zijn. Enkel kritische taken verdienen een werkinstructie! Denk daarbij aan taken die complex zijn of uit veel verschillende stappen bestaan. Of taken die cross-functioneel zijn, waarbij veel verschillende medewerkers betrokken zijn. Of taken die een grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Of taken waarbij de uitvoerders een groot verloop kennen en waarin je dus dikwijls nieuwe medewerkers moet opleiden.
Bedenk een prioriteiten-systeem
Een goede werkinstructie zal de efficiëntie en de kwaliteit van de administratieve taken verhogen. Maar daarnaast heb je best ook aandacht voor het beheren van prioriteiten. Een administratieve medewerker krijgt zijn of haar taken toegespeeld vanuit verschillende opdrachtgevers. Bovendien behoren de administratieve taken niet meteen tot de waardeketen van het bedrijf. Dat maakt het voor de administratieve medewerker erg moeilijk om steeds de juiste prioriteiten te leggen. Elke opdrachtgever zal zijn eigen taak het belangrijkste vinden. Je roept dus best een systeem in het leven dat de administratieve medewerker hierin kan helpen. Deze info kan je als richtlijn aan de werkinstructie toevoegen.
Verhoog de kennis van de administratieve taken bij de rest van de organisatie
De administratieve medewerkers kennen de inhoud van hun taken meestal zeer goed. Zij zijn vaak afhankelijk van de voorbereiding of de input van hun opdrachtgevers. Heel veel efficiëntie gaat er verloren doordat deze opdrachtgevers onvoldoende op de hoogte zijn van hoe die administratieve taken werken. Het gevolg is dat inputgegevens verkeerd of onvolledig worden aangeleverd. Het kan ook gebeuren dat taken worden doorgegeven aan de verkeerde medewerker. Soms schat de opdrachtgever de doorlooptijd van een bepaalde taak totaal verkeerd in.
Organiseer daarom best ‘trainingssessies’ waarbij je de grote lijnen van bepaalde taken aan de rest van de organisatie uit de doeken doet. In menig bedrijf is ‘opfrissing administratieve taken’ een terugkerende rubriek in de maandelijkse teammeeting.
