Iedereen maakt het wel eens mee. Je hebt het gevoel dat je al een hele dag hard gewerkt hebt, maar als je ’s avonds terugkijkt naar je werkdag zakt de moed je in de schoenen, want plots bekruipt het idee je dat je toch maar erg weinig gedaan hebt. Deze situatie maakt meteen duidelijk dat er een verschil is tussen effectiviteit en efficiëntie. Beide concepten botsen immers op elkaar.
Na het lezen van dit artikel:
- Weet je wat effectiviteit is
- Weet je wat efficiëntie is
De woorden verschillen subtiel, maar door goed te weten waarvoor ze precies staan, zal jouw leven helemaal veranderen.
Gevolg: je zal minder in bovenstaande situatie terechtkomen. Lees dus gauw verder.
‘Effectiviteit’ en ‘efficiëntie’ zijn géén synoniemen
Veel mensen denken dat ‘effectief zijn’ en ‘efficiënt zijn’ hetzelfde betekent. Hoewel er zeker raakvlakken zijn tussen beide concepten, zijn ze geen synoniem voor elkaar.
Als je goed het verschil kent tussen ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’, zal je deze kennis ook in je dagelijkse werkleven kunnen toepassen.
Met andere woorden, je zal niet alleen het gevoel hebben dat je hard hebt gewerkt, maar ook dat je veel werk hebt verzet.
Wat is ‘effectiviteit’?
Effectiviteit heeft te maken met het resultaat. De centrale vraag bij het uitvoeren van een taak is: brengt dit je dichter bij je doel? Is het antwoord daarop ja, dan ben je effectief.
Kortom, de actie die je uitvoert is gericht en specifiek. Ze past mee in het plan om je doel te bereiken. Er is dus een duidelijke uitkomst of een resultaat.
Wat is ‘efficiënt’?
Efficiëntie heeft te maken met hoe je praktisch een taak uitvoert. Doe je dit op de meest handige manier, dan ben je efficiënt.
Let op: er wordt bij efficiëntie dus niet gekeken of de taak zinvol is of niet. Wel over hoe snel en kwalitatief je de specifieke taak uitvoert.
Kortom, het is niet omdat je efficiënt werkt, dat je doelgericht, dus effectief bent.
Het verschil tussen ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’
Het verschil is dus duidelijk:
- Bij effectiviteit vraag je je af of de taak doelgericht is. Past deze taak in mijn plan om doel X te behalen?
- Bij efficiëntie vraag je je af of je een specifieke taak op de meest praktische, kwaliteitsvolle en snelle manier uitvoert.
Effectiviteit heeft dus met doelgerichtheid te maken, maar niet met de praktische invulling ervan. En efficiëntie heeft dus met de praktische uitwerking van een taak te maken, maar niet met de doelgerichtheid ervan.
Kortom, je kan ‘effectief inefficiënt’ zijn en ‘efficiënt ineffectief’. 😉 Maar natuurlijk willen we allemaal ‘efficiënt effectief’ zijn. Want dat bespaart ons héél véél tijd.
Hoe kan ik ‘efficiënt effectief’ zijn?
Nu je weet wat het verschil is tussen ‘efficiëntie’ en ‘effectiviteit’ wil je natuurlijk weten hoe je deze concepten het makkelijkst kunt toepassen.
Om ‘efficiënt effectief’ te zijn, kan je best twee stellingen in het achterhoofd houden. Deze:
- Het goed uitvoeren van een onbelangrijke taak, maakt deze taak nooit belangrijk.
- Een taak wordt belangrijk omdat deze bijdraagt aan het doel, niet omdat er veel tijd aan gespendeerd wordt.
Wat leren we hieruit? Wat je doet is belangrijker dan hoe je het doet.
We zien dus een hiërarchie in de concepten ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’. Die laatste is belangrijk, maar in vele gevallen waardeloos als je niet ‘effectief’ bent.
Concrete tips voor effectief werken
Ja, dat klinkt allemaal goed. Maar kan het nog iets concreter? Met plezier! In wat volgt geven we je 5 tips voor effectief werken:
- Wat is voor jou belangrijk?
- Maak een plan.
- Stel je prioriteiten.
- Durf ‘nee’ te zeggen.
- Maak dingen af.
Tip 1: wat is voor jou belangrijk?
Als je effectief wil werken, is er maar één ding van belang. Weet wat belangrijk is voor jou. Wat zijn je waarden? Wat wil je bereiken? Tegen wanneer? Dit zijn de grote doelstellingen. Maak deze helder. Wat wil jij bereiken over een jaar?
Tip 2: maak een plan
Nu je weet wat belangrijk is en wat je wil bereiken. Moet je jezelf de vraag stellen hoe je dat moet doen. Welke (tussen)stappen moet je ondernemen? Lijst deze op en plak er een periode op. Zo weet je hoeveel tijd je nodig hebt. Vervolgens plan je deze tijd in je agenda.
Tip 3: stel je prioriteiten
Om je doelen niet uit het oog te verliezen wanneer je met de waan van de dag bezig bent, is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Welke taken zijn voor jou het allerbelangrijkst? Wat moet je zeker vandaag of deze week doen? Dit zijn de taken die bovenaan op je to do-lijst moeten prijken.
Extra tip: de Eisenhowermatrix helpt je prioriteiten te stellen.
Tip 4: durf ‘nee’ te zeggen
Natuurlijk moet je afwegen waarop je ‘nee’ zegt. ‘Ja’ zeggen maakt je immers populair, want je komt behulpzaam over. Dat waarderen anderen. Echt.
Maar … Kijk voor je ‘ja’ zegt altijd naar je prioriteiten.
Stel je deze vraag: ‘als ik deze nieuwe taak opneem, kan ik dan mijn belangrijkste taken nog op tijd uitvoeren?’ Is het antwoord nee, dan zeg je beter op deze nieuwe taak ook ‘nee’. Laat je niet ondersneeuwen. Doe wat nu belangrijk is.
Tip 5: maak dingen af
Durf dingen af te maken voor je iets nieuws begint. Zet de e-mailmeldingen uit en durf je mobiel op stil te zetten. Concentreer je even en maak de taak af. Zo heb je het gevoel dat je iets afrondt. Nadien kan je checken of er meldingen zijn binnengekomen die je onmiddellijk moet beantwoorden.
Veel succes om de meer effectieve versie van jezelf te ontdekken!