Toen ik 15 jaar geleden als teamleader startte in een farmaceutisch bedrijf in Antwerpen, leidde ik een team van zo’n 50 medewerkers. In het begin deed ik dat alleen. Ik liep de benen van onder mijn lijf. Ik probeerde alle spreekwoordelijke ballen tegelijk in de lucht te houden. Dat was niet makkelijk. Mijn werk was nooit af. Ik leek altijd achter de feiten aan te hollen. Mijn team was te groot. Gelukkig had mijn baas, de plantmanager, dat door. Samen met hem werkten we een plan uit om de span of control te verminderen. De span of control is het aantal personen dat rechtstreeks aan de teamleader rapporteert. We ontwikkelden de functie van meewerkend operator. Een meewerkend operator is een operator die een klein team aanstuurt, naast zijn of haar uitvoerende taken. We duidden een back-up teamleader aan, die ook bijsprong als het te druk was. Een bijkomende assistent teamleader stuurde de technische medewerkers aan. Mijn span of control verminderde zo van 50 naar 8 medewerkers (7 meewerkende operatoren en 1 assistent teamleader). Het werk werd hierdoor aangenamer en overzichtelijker. Ik had voldoende tijd voor al mijn medewerkers. De meeste dagen kreeg ik mijn werk af!
De grootte van je team bepaalt of je succesvol kan zijn of niet. Daar ben ik absoluut van overtuigd. De ideale teamgrootte verschilt van situatie tot situatie. Ik som een aantal bedenkingen voor je op.
Wat is de rol van een teamleader?
Een teamleader is iedere persoon die een groep medewerkers leidt. In een bedrijf of organisatie zijn heel wat teamleaders. Denk daarbij aan de eerste lijn supervisors, de ploegbazen, elke manager, elke projectleider, elke directeur, enz.
Een teamleader zorgt ervoor dat het team goede prestaties levert en de bedrijfsdoelstellingen haalt. En dit – als het even kan – op een aangename, motiverende, leerrijke manier. Hiervoor moet de teamleader snel kunnen reageren op vragen van het team. Problemen moeten immers worden aangepakt als ze nog klein zijn. De teamleader is in staat om de prestaties van zijn teamleden te observeren en kan hierop de juiste feedback geven. Bovenal moet hij of zij de medewerkers coachen naar continue verbetering, zodat producten of diensten steeds efficiënter naar de klant kunnen vloeien.
Om al die verantwoordelijkheden op te kunnen nemen, heeft een teamleader nood aan voldoende contacttijd met zijn team en zijn werkvloer.
Wat is de ideale grootte van het team?
In een typische, repetitieve productieomgeving spreekt de benchmark over 5 tot 8 teamleden per teamleader. Maar dit getal is niet magisch. De ideale teamgrootte verschilt van situatie tot situatie.
Proces stabiliteit en complexiteit
Stabiele processen zijn processen die steeds voorspelbare (en goede) resultaten geven. Als de processen in de organisatie niet stabiel zijn, zal de ideale teamgrootte veel kleiner zijn. De teamleden komen dagelijks immers veel meer moeilijkheden en problemen tegen.
Complexe processen zijn processen die veel kennis vergen, waarbij moeilijke beslissingen moeten worden genomen, waar veel overleg nodig is of waar weinig repetitieve taken in voorkomen. De ideale teams zijn kleiner dan gemiddeld, omdat dit soort processen veel tijd opslorpt van de teamleader.
Bij het doorvoeren van grote veranderingen (nieuwe manier van werken, nieuw managementsysteem, nieuwe producten, nieuwe technologieën) is de span of control kleiner. De teamleader zal veel tijd moeten steken in het overwinnen en stroomlijnen van de veranderingen.
Maturiteit van het individu en het team
Maturiteit is een bepalende factor voor de ideale teamgrootte. Een nieuw team vergt meer aandacht van de teamleader. De span of control van een team dat daarentegen al lang samenwerkt is veel groter dan gemiddeld.
Een team met veel nieuwe medewerkers is best klein, zodat de teamleader voldoende tijd heeft om de nieuwelingen te coachen naar het gewenste niveau.
De stabiliteit en complexiteit van het proces enerzijds en de maturiteit van het individu en het team anderzijds, bepalen niet alleen de ideale teamgrootte maar ook het soort teamleader dat nodig is om het team te leiden. Onstabiele en complexe processen hebben nood aan erg technische, hard-skilled teamleaders, terwijl immature teams eerder gebaat zijn met een mens georiënteerde, soft-skilled teamleader.
Kosten en baten
“Laat ons de teams maar wat groter maken, dan hebben we minder teamleaders nodig. Op die manier kunnen we indirecte kosten schrappen!” Het bepalen van de ideale teamgrootte is vaak een kostenafweging. Daar moeten we niet flauw over doen. Besparen op indirecte kosten, dat staat toch op het to-do lijstje van elke manager, niet?
Een grotere span of control betekent inderdaad dat de teamgrootte per teamleader stijgt. Je zal minder teamleaders nodig hebben. Dit voel jij (of je bedrijf) meteen in je portemonnee. Echter, je moet oppassen dat deze korte termijn winst, die erg zichtbaar is, niet wordt te niet gedaan door de kosten op lange termijn. Denk daarbij aan verminderde opbrengsten, mindere kwaliteit, verlaagde leverbetrouwbaarheid en geen tijd voor continu verbeteren of strategisch denken.
Durf experimenteren
De beste manier om de juiste teamgrootte te bepalen is te experimenteren via het volgende stappenplan:
- stap 1: stabiliseer het proces
- stap 2: test de teamgrootte in een pilootafdeling
- stap 3: meet de teamprestaties (kosten-baten) en pas de teamgrootte aan
- stap 4: breid het concept uit naar andere afdelingen in het bedrijf
