5s of werkplekorganisatie is een methode om de werkplek te organiseren of georganiseerd te houden. 5s bestaat uit 5 stappen die allemaal met een s beginnen.
Een ordelijke of opgeruimde werkplaats heeft een aantal voordelen:
- Je kan je werk veel efficiënter uitvoeren: je moet immers minder lang zoeken naar het gereedschap of het materiaal dat je nodig hebt.
- Een ordelijke omgeving is een veilige omgeving.
- Samenwerken in teamverband loopt veel makkelijker doordat duidelijke afspraken zijn gemaakt en een structuur bestaat om deze in stand te houden.
- Een nette werkruimte geeft ook een goede uitstraling (voor jezelf, voor het team, voor het management, maar zeker ook voor de klant).
- Structuur en orde stimuleert structuur en orde!
5s is dé lean-tool van de werkvloer: de 5 stappen vinden plaats op de werkvloer, de gemba, daar waar de actie is. Meestal focust een 5s event zich op een pilootafdeling. 5s kan over het hele bedrijf uitgevoerd worden, zowel op de productievloer als in het kantoor.
Deze techniek is makkelijk implementeerbaar: een eenvoudig concept met een snel (en blijvend) resultaat.
5s is niet alleen maar schoonmaken. Het is een tool die continu verbeteren stimuleert. Problemen worden zichtbaar gemaakt en kunnen worden opgelost.
5S staat voor 5 opeenvolgende stappen die beginnen met een S:
- scheiden
- schikken
- schoonmaken
- standaardiseren
- standhouden.
In het Japans is dit: seiri – seiton – seiso – seiketsu – shitsuke. Of in het Engels: sort, set in order, shine, standardise, sustain.
Scheiden
In de eerste stap neem je elk voorwerp (materiaal, gereedschap, elektronische data, …) op de werkplaats vast én beoordeel je het. Je verwijdert voorwerpen die niet gebruiken worden en behoudt voorwerpen die wel gebruikt worden.
Bij twijfel gebruik je een rood label (red tag): indien deze gemarkeerde voorwerpen gedurende een bepaalde periode niet gebruikt worden, verwijder je ze alsnog.
Schikken
In deze stap krijgt elk behouden voorwerp een vaste plaats. Door middel van visueel management (geverfde layout op de grond, schaduwbord, markeringen, pictogrammen …) maak je die vaste plaats zichtbaar.
Schoonmaken
Het 5s team maakt de werkplek schoon. Tijdens het kuisen detecteer je afwijkingen ten opzichte van de norm (verspillingen, beschadigingen, lekken, ontbrekende materialen) gedetecteerd. In deze stap denk je ook na over welk kuismateriaal nodig is om de werkplek schoon te houden.
Standaardiseren
In deze stap richt het team zich op de lange termijn: welke afspraken moeten gemaakt worden om de orde en netheid van de werkplaats te borgen?
Denk hierbij aan:
- een lay-out van de werkplaats
- een inventaris van de voorwerpen
- een instructie die het schoonmaakproces beschrijft
- een instructie die beschrijft hoe de kuismachine functioneert
- een planning voor de schoonmaak: wie? wanneer? waar? wat? frequentie?
Standhouden
In deze stap denkt het team na over hoe 5s in stand kan worden gehouden: hoe zorgen we ervoor dat 5s géén éénmalige activiteit blijft, maar gestimuleerd wordt in de hele organisatie?
Denk hierbij aan:
- een periodieke audit, waardoor ook het management op de werkvloer komt;
- een escalatiemodel voor gegenereerde acties;
- een koppeling met andere tools (teammeeting, kaizen, gembawalk …).
Beluister hier de podcast Lean en Leadership (in minder dan 22 minuten):
Maarten en Caroline spreken in de podcast over:
- waarom er achtergrondgeluid is;
- een eerste podcast-aflevering met beeld;
- Caroline haar lentekuis en waarom Maarten haar daar niet bij wil helpen;
- waarom 5s erg toegankelijk is, waardoor je het kan zien als opstap tot continu verbeteren;
- dat 5s een complete methode is, waardoor het niet altijd makkelijk is om dit te implementeren;
- wat 5s opbrengt en hoe je dit in euro’s kan uitdrukken;
- een korte beschrijving van elke stap van 5s;
- dat Caroline met een kikker in de keel zit;
- waarom de waarom-vraag zo belangrijk is bij de implementatie van 5s;
- de legende van 5s of de Piggly Wiggly-store;
- de link tussen 5s en voorraadbeheer.