Obeya, meer dan een grote vergaderzaal

Als manager, die agile teams leidt of de organisatie lean wil maken, zal je vroeg of laat met Obeya in aanraking komen. ‘Obeya’ is een Japans woord dat ‘grote kamer’ of ‘oorlogskamer’ betekent. In het managen van organisaties gaat het hier om een grote vergaderruimte (fysiek of digitaal). Maar het is meer. Het is een filosofie met basisprincipes. In dit artikel lees je er alles over.

Beluister hier de podcast over Obeya…

De Obeya helpt om waarde te creëren of het verschil te maken voor de klant.
Maarten, Lean Leadership

In deze aflevering spreken Maarten en Caroline over:

wat Obeya precies betekent;
de film “The Darkest Hour” over Winston Churchill;
de Toyota Prius, waarvoor Toyota de Obeya ontwikkelde;
de verschillende soorten borden, die gebruikt worden;
bord 1: missie en visie;
bord 2: strategische doelen en key performance indicatoren;
bord 3: het oplossen van problemen;
bord 4: het lange termijn plan;
bord 5: dagdagelijkse beslommeringen;
routines of werkinstructies;
de voordelen van het systeem;
het werken aan gedrag en leiderschap;
openheid en transparantie.

Een lijst van referenties, vind je hier:

beluister de podcastaflevering hier via Spotify;
beluister de podcastaflevering hier via iTunes;
de podcast “De Werkvloer” met Tim Wiegel, vind je hier;
een artikel over “De Balanced ScoreCard”, vind je hier.

Wat is een Obeya?

Obeya is een systeem of een concept. Steeds meer mensen beschouwen het als een filosofie die bestaat uit elf principes. Deze elf principes helpen je organisatie om een duurzame en inclusieve besluitvorming na te streven. Een nuttig instrument dus als je geen enkele medewerker zich ongehoord wil laten voelen.

De meeste mensen die al met Obeya in aanraking zijn gekomen, kennen het als een fysieke of digitale werkplek in de organisatie. Het is de plek waar strategie en uitvoering elkaar ontmoeten. Je kan het een beetje zien als de cockpit van de organisatie. Als de elf principes goed uitgevoerd worden, dan ontstaat er een mooi evenwicht tussen strategie en uitvoering.

Wat zijn de 11 principes?

De elf principes zijn geen wetten, maar zijn eerder bedoeld als een leidraad om een goede cultuur te ontwikkelen. De principes zorgen ervoor dat iedereen weet en begrijpt hoe het systeem werkt en biedt een frame om de organisatie klantgericht te organiseren.

De elf principes zijn in vier categorieën onder te verdelen, namelijk:

Mindset
Alignment
Workspace
Inhoud

Mindset

In de Obeya-ruimte komen mensen samen om met respect ten opzichte van elkaar essentiële informatie te bespreken, eruit te leren en ernaar te handelen.
De mensen in de Obeya-ruimte zijn constructief en hebben samen één doel voor ogen: de organisatie continu verbeteren en obstakels uit de weg te ruimen.

Alignment

Iedereen communiceert doelgericht.
Het doel is herkenbaar verbonden met de organisatiestrategie.
De Obeya verbindt de strategie met de uitvoering van het project, waarbij de klantervaring centraal staat.
De Obeya-bijeenkomsten hebben een ritme dat synchroon loopt met de operationele hartslag van de organisatie.

Workspace

De Obeya-visuals zorgen voor een logische en praktische informatie- en gespreksstroom.
De Obeya weerspiegelt een goed begrip van de werkstroom, en dit van aanvang tot en met oplevering.
De Obeya is een aantrekkelijke en beschikbare ruimte, fysiek en/of digitaal.

Inhoud

Alle zakelijke beslissingen die in de Obeya genomen worden, zijn gebaseerd op objectieve analyses.
Gegevenseigenaren zorgen ervoor dat de informatie gemakkelijk te gebruiken, direct beschikbaar, up-to-date en visueel aantrekkelijk is.

Ruimte voor creativiteit

Dit is een fysieke of digitale ruimte waarin meerdere informatiebronnen van verschillende afdelingen binnen de organisatie samenkomen, zodat er een geïnformeerd en dus optimale besluitvorming gerealiseerd kan worden. Meerdere partijen zijn betrokken. Als je als organisatie dus agile of lean wil werken, helpt Obeya je om geen enkele partij te vergeten in het besluitvormingsproces.

Anders dan een hiërarchisch georganiseerd managementmodel, helpt het de informatiestromen in een vlakke organisatie te managen. Een Obeya helpt je op elk moment antwoorden te formuleren op deze vragen:

Zijn we verbonden?
Werkt iedereen aan dezelfde projecten/taken?
Halen we levering/deadlines?
Bereiken onze beslissingen iedereen?
Kijken we naar de juiste informatie?
Welke problemen willen we oplossen?
Zijn de juiste mensen betrokken?

Hoe ziet de Obeya-ruimte eruit?

Je kan het zien als het brein of de cockpit van de organisatie. Dit is de plek in je organisatie waar alle informatie samenkomt, geïnterpreteerd wordt en waarbij vervolgens doelstellingen en acties geformuleerd worden. Dit helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen, waarbij je altijd rekening houdt met wat de klant vandaag wil.

Een fysieke Obeya is meestal op de volgende manier ingedeeld:

Linkerwand: hierop hangen niet alleen de kernwaarden van de organisatie, maar ook de jaarplannen en strategieën, langetermijndoelstellingen, enzovoort
Linkerdeel van de middelste wand: hierin staan de KPI’s en de (voorlopige) resultaten daarvan. Ook informatie van de status van de processen wordt hierop bijgehouden.
Rechterdeel van de middelste wand: hierin hangen alle verbeterprojecten. Ook de status van deze verbeterprojecten kan je hier aflezen.
Rechterwand: hier hang je de op te lossen knelpunten en acties.

Een centrale ruimte

Een Obeya-ruimte is dus een centrale locatie waar iedereen die betrokken is bij het waardecreatieproces, kan samenkomen om te brainstormen, ideeën te genereren, vragen te stellen en te debatteren. Fysieke Obeya’s bestaan meestal uit muren beplakt met posters, whiteboards, grafieken. Kortom, alle relevante informatie voor het project, wordt op een duidelijke en logische manier weergegeven in de Obeya.

Stimuleert creativiteit

Deze kamers stimuleren creativiteit, doorbreken barrières en vergroten de samenwerking op alle niveaus terwijl ze probleemoplossende vaardigheden ontwikkelen bij alle deelnemers aan de vergadering. Een ruimte kan bedoeld zijn om de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) te verkorten. Er is zelfs een fysieke methode waarbij de wanden zijn gestructureerd volgens PDCA-principes.

Creëert routine

De Obeya gaat echter niet alleen over de kamer, of de visuele weergave van informatie. Uiteindelijk gaat het bij kamers om het installeren van routines om samen te werken, het bedrijf te beheren en problemen effectiever op te lossen. Daarom wordt het ook wel als volgt gedefinieerd:

Een Obeya is een plek waar strategie en uitvoering visueel met elkaar verbonden zijn, wat bijdraagt aan een prestatie-gerelateerde besluitvorming, waarbij meerdere informatiebronnen worden gecombineerd om toegevoegde waarde te creëren.

Hoe werkt een Obeya?

De Obeya is dus een geavanceerde, visuele weergave van het relevante, geplande werk en werk in uitvoering binnen een organisatie. Deze ruimte – fysieke of digitaal – ondersteunt het besluitvormingsproces. De ruimte inspireert de deelnemers aan de vergadering om zich steeds te verbeteren, terwijl de gedeelde strategie wordt omgezet in uitvoering en professionalisering.

Visueel Management is een belangrijke lean-praktijk die wordt gebruikt om iedereen te informeren en bij het proces te betrekken. Het is namelijk de manier om een grote groep mensen te tonen wat er aan de gang is.

Vijf reden om een Obeya-ruimte in te richten:

Het is een krachtige aanpak voor strategische afstemming. De Obeya verbindt strategie aan uitvoering met zichtbare oriëntatie op klantervaring.
Het biedt een sterke ruggengraat voor medewerkersbetrokkenheid. In de Obeya komen mensen samen om bij te dragen aan de impact van de organisatie in de wereld.
De motor voor zakelijke prestaties. De Obeya maakt een inzichtelijke meting van productiviteit en bedrijfswaarde mogelijk, die door iedereen positief kan worden beïnvloed.
De Obeya zorgt voor radicale transparantie. Hierdoor is iedereen op de hoogte van alles, en leert iedereen voortdurend van de anderen. Controle wordt overbodig, want de informatie is steeds voor iedereen beschikbaar.
Het zorgt voor verbinding tussen de verschillende teams in je organisatie, want elk team is vertegenwoordigd tijdens de ‘Obeya’-vergaderingen.