Problemen op de werkvloer kunnen een enorme impact hebben op de productiviteit en werksfeer van een bedrijf. Het vermogen om problemen op te lossen is dan ook een cruciale vaardigheid voor elke werknemer en leidinggevende.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Een probleem ervaar je als je niet krijgt wat je verwacht!
Maarten en Caroline
Wat is een probleem?
Een probleem ontstaat wanneer de huidige omstandigheden niet overeenkomen met de gewenste uitkomst. Het is een discrepantie tussen de werkelijkheid en wat er verwacht wordt. Oorzaken van een probleem zijn onder andere technische fouten, menselijke fouten, onduidelijke communicatie of veranderingen in de omgeving.
In een bedrijfscontext kan een probleem betrekking hebben op het niet behalen van gewenste resultaten, vertragingen in projecten, ontevreden klanten of ontevredenheid onder medewerkers. Het oplossen van problemen is essentieel voor effectieve bedrijfsvoering en om het bedrijf aan te passen aan veranderende omstandigheden en te laten groeien in de toekomst.
Enkele voorbeelden van problemen in een bedrijfscontext
- Het product dat het bedrijf produceert voldoet niet aan de specificaties die de klant heeft gevraagd, waardoor de klant ontevreden is.
- De levering van grondstoffen is vertraagd, waardoor het productieproces wordt vertraagd en de levering van afgewerkte producten aan klanten wordt vertraagd.
- Er is onenigheid tussen werknemers over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden, waardoor er spanningen ontstaan op de werkvloer.
- Het bedrijf ervaart een toename van het aantal klachten van klanten over de klantenservice, wat resulteert in een daling van de klanttevredenheid.
- Het bedrijf heeft moeite om gekwalificeerde kandidaten te vinden voor openstaande posities, waardoor het moeilijk is om de juiste mensen aan te nemen voor het werk.
Onduidelijke verwachtingen leiden tot problemen
Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 35% van de problemen op de werkvloer te wijten zijn aan onduidelijke verwachtingen. Dit betekent dat medewerkers niet duidelijk weten wat er van hen wordt verwacht of wat de verwachtingen zijn voor een bepaalde taak of project.
Dit kan verschillende gevolgen hebben, zoals onduidelijke communicatie tussen teamleden, een gebrek aan duidelijke doelen of richtlijnen, en verwarring over wie verantwoordelijk is voor welke taken. Dit kan leiden tot vertragingen, fouten en ontevredenheid bij klanten en werknemers.
Om deze problemen te voorkomen, is het belangrijk dat werkgevers duidelijke en haalbare doelen stellen, duidelijke verwachtingen communiceren en regelmatig communiceren over de voortgang van projecten. Het is ook belangrijk om een open communicatiecultuur te creëren, waarin werknemers zich comfortabel voelen om vragen te stellen en feedback te geven.
Daarnaast kunnen werkgevers training en ondersteuning bieden aan werknemers om hen te helpen beter te begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van coaching, mentoring of training in specifieke vaardigheden.
Door duidelijke verwachtingen te stellen en open communicatie te stimuleren, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat werknemers beter begrijpen wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze hun werk beter uitvoeren. Dit kan leiden tot hogere productiviteit, minder fouten en betere resultaten voor het bedrijf.
Hoe problemen zichtbaar maken?
Het zichtbaar maken van problemen op de werkvloer is een belangrijke stap om ze op te lossen en te voorkomen dat ze in de toekomst opnieuw optreden.
Gebruik een probleemregistratiesysteem
Een probleemregistratiesysteem maakt het gemakkelijk om problemen te documenteren en te volgen. Dit kan bijvoorbeeld een online formulier zijn waar medewerkers een probleem kunnen melden of een fysieke notitie die op een centrale plek wordt bewaard. Dit maakt het gemakkelijk om trends te identificeren en patronen te herkennen.
Houd regelmatig overleg
Door regelmatig overleg te plannen met medewerkers en teamleiders, bespreek je problemen tijdig en los je ze ook op. Dit kan bijvoorbeeld een wekelijks teamoverleg zijn, waarin elk teamlid zijn of haar zorgen kan uiten en suggesties kan doen voor verbetering.
Maak gebruik van visuele managementtechnieken
Visuele managementtechnieken zoals Kanban-borden, grafieken en flowcharts kunnen helpen om problemen op de werkvloer zichtbaar te maken en de voortgang van projecten te volgen. Dit maakt het gemakkelijker om problemen op te sporen en te bespreken.
Analyseer klantfeedback
Door regelmatig klantfeedback te analyseren, kunnen problemen worden geïdentificeerd die anders misschien niet zichtbaar waren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door enquêtes af te nemen, reviews te bekijken of contact te zoeken met klanten.
Stimuleer open communicatie
Stimuleer open communicatie tussen medewerkers, zodat problemen tijdig worden besproken en opgelost. Dit kan worden bereikt door bijvoorbeeld regelmatige feedbacksessies te organiseren, waarin medewerkers openlijk kunnen praten over hun uitdagingen en suggesties kunnen doen voor verbetering.
Externe consultant
Een externe consultant kan helpen bij het identificeren van problemen door objectiviteit, ervaring, analyse, samenwerking en focus. Ze hebben vaak ervaring met vergelijkbare organisaties en situaties en kunnen grondige analyses uitvoeren om inefficiënties op te sporen. Door samen te werken met het personeel kunnen ze een dieper inzicht krijgen in de organisatie en de problemen die er spelen. Het inhuren van een consultant kan het bedrijf helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van de bedrijfsresultaten.
Hoe kan je een cultuur van continu verbeteren creëren?
Problemen op de werkvloer kunnen een belangrijke rol spelen bij het creëren van een cultuur van continu verbeteren in een organisatie. Hieronder volgen enkele manieren waarop problemen kunnen bijdragen aan een dergelijke cultuur:
- Bewustwording: Door problemen aan te pakken en op te lossen, worden medewerkers zich bewust van het belang van continue verbetering. Dit kan leiden tot een cultuur waarin medewerkers zich voortdurend richten op het identificeren en oplossen van problemen.
- Feedback: Problemen bieden waardevolle feedback over de huidige werkwijzen en processen in een organisatie. Door deze feedback serieus te nemen, wordt het voor medewerkers duidelijk dat hun input belangrijk is. Zo versterk je de cultuur van continue verbetering.
- Creativiteit: Het oplossen van problemen vereist vaak creatieve oplossingen. Dit kan medewerkers stimuleren om op een innovatieve manier naar hun werk te kijken. Ze zullen ook nieuwe manieren vinden om de organisatie te verbeteren.
- Betrokkenheid: Door medewerkers te betrekken bij het oplossen van problemen, voelen ze zich meer betrokken bij de organisatie en haar doelen. Dit kan leiden tot een cultuur van eigenaarschap en verantwoordelijkheid, waarin medewerkers actief bijdragen aan het verbeteren van de organisatie.
Kortom, het oplossen van problemen op de werkvloer kan helpen bij het creëren van een cultuur van continue verbetering in een organisatie. Door problemen serieus te nemen en op te lossen, worden medewerkers zich bewust van het belang van continue verbetering. Ze krijgen waardevolle feedback over de huidige werkwijzen en processen. Je stimuleert hen om op een creatieve manier naar hun werk te kijken en voelen ze zich meer betrokken bij de organisatie.
In de podcast komen de volgende items aan bod:
- wat een probleem nu eigenlijk is
- enkele voorbeelden van problemen
- Maarten zijn ervaring met puur technische problemen
- dat 95 % van de problemen niet technisch zijn
- dat 35 % van de problemen kunnen opgelost worden doordat de verwachting onduidelijk is
- hoe je problemen zichtbaar kan maken op de werkvloer
- problemen mag je ook gewoon problemen noemen ipv opportuniteiten
- hoe problemen helpen om een cultuur van continu verbeteren te creëren
- het belang van het omarmen van problemen
- problemen kunnen zorgen voor verbinding, maar mogen geen spiraal van negativiteit worden
Referenties over de problemen oplossen or de werkvloer:
- een artikel over “Wat als de directie elk probleem enkel als een technisch probleem ziet”, vind je hier
- de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
- het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.
