17 voordelen van standaard werk in 2022

Een standaardwerkinstructie of standaard werk is een levend document dat actueel de beste werkmethode beschrijft. Daarbij streeft men naar het vastleggen van de meest veilige, kwalitatieve, productieve en kostenbewuste methode. In dit artikel lees je wat standaardwerk is en kom je te weten wat de 17 voordelen van standaardwerk zijn.

Beluister hier ook de podcast van Lean Leadership over de voordelen van standaard werk.

Toepassingen van standaardwerk uit het dagelijkse leven

De standaardwerkinstructie of een gestandaardiseerd proces vind je voortdurend terug in het dagelijkse leven.

Enkele voorbeelden uit het dagelijkse leven:

• het gele boekje voor het stap voor stap bouwen van een wagentje met lego;
• het instructieboekje voor het in elkaar zetten van de populaire Ikea-kast Billy;
• grootmoeders recept voor het maken van een appelcake;
• …

Enkele voorbeelden uit het bedrijfsleven:

• de instructie van hoe je je handen moet wassen;
• de instructiesheet voor het bedienen van een machine;
• een standaard weekplanning;
• …

Standaardwerk heeft veel voordelen

Standaardwerk maakt het leven makkelijker. Er zijn veel voordelen mee verbonden. We sommen eerst de 17 voordelen op, zo heb je een handig overzicht. Nadien lichten we elk voordeel van standaardisatie bondig toe.

De 17 voordelen van standaardwerk:

1. Verduidelijken en verhelderen
2. Kwaliteit garanderen
3. Zelfstandigheid vergroten
4. Voorspelbare resultaten
5. Kost- en prijsinschattingen makkelijk maken
6. Vlot onboarden
7. Klantentevredenheid verhogen
8. Motiveren en ownership verhogen
9. Tijd voor managers en leiders om op strategische objectieven te focussen
10. Kennis wordt procesafhankelijk en is niet langer persoonsafhankelijk
11. Opschalen wordt makkelijk
12. Focus op het proces, niet op de persoon
13. Continue verbetering versnellen
14. Probleemoplossing stroomlijnen
15. Stress op de werkvloer reduceren
16. Reduceren van procesvariatie door verhoogde proceskennis
17. Flexibiliteit en creativiteit verhogen

Voordeel 1: verduidelijken en verhelderen

Een standaardwerkinstructie verduidelijkt en verheldert. Dat komt omdat taken ondubbelzinnig beschreven worden. Dit zorgt ervoor dat je (medewerker) niet moet improviseren. Ook hoef je geen bijkomend opzoekwerk te doen. Alles is in één oogopslag duidelijk voor de persoon die de standaardwerkinstructie uitvoert.

Voordeel 2: kwaliteit garanderen

Het doel van standaardisatie is dat er een minimum aan kwaliteit gegarandeerd wordt. De werkinstructie toont immers de beste manier om iets uit te voeren. De persoon die de standaardwerkinstructie volgt weet dus dat dit de enige juiste manier is om goed te werken. De instructie zorgt er ook voor dat er geen kritieke stappen in het werkproces vergeten worden. Zo wordt de kans op defecten of fouten fel verminderd.

Voordeel 3: zelfstandigheid vergroten

De persoon die de standaardwerkinstructie uitvoert, kan meteen aan de slag. Zijn zelfstandigheid wordt vergroot, omdat het onmiddellijk duidelijk is welke handelingen er moeten gebeuren. Een rondvraag bij collega’s is daardoor overbodig. Alle informatie die de medewerker nodig heeft, ligt binnen handbereik. En dit op en een zo bondige en helder mogelijke manier. De medewerker moet geen lange documenten doorspitten.

Voordeel 4: voorspelbare resultaten

Standaardisatie zorgt voor voorspelbare resultaten. Dat is logisch, want als je alles op steeds dezelfde manier uitvoert, weet je welk resultaat je kan verwachten.

Bijkomend kan je door de standaardwerkinstructie makkelijker bijhouden welk materiaal je exact nodig hebt om een proces goed uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat je resources en materiaal goed kunt managen en tijdig aanschaft.

Tot slot wordt een gestandaardiseerd proces meetbaar, waardoor je in een vervolgstap het proces voortdurend kunt verbeteren (Kaizen).

Voordeel 5: kost- en prijsinschatting makkelijk maken

Doordat standaardisatie voor voorspelbaarheid zorgt, wordt het makkelijk om kost- en prijsinschattingen te maken. Fouten en verspillingen worden door de standaardwerkinstructie immers tot een absoluut minimum herleid. Hierdoor is het veel makkelijker om te berekenen wat een proces kost. Ook kan je makkelijker een prijsinschatting maken van je dienst of product, omdat je vertrekt vanuit een voorspelbare standaard.

Voordeel 6: vlot onboarden

Trek je een nieuwe medewerker aan, dan zorgt standaardwerk voor een vlotte onboarding van het nieuwe talent. De nieuwe medewerker kan immers met de standaardwerkinstructie(s) zelfstandig aan de slag en hoeft niet te improviseren om het werk uit te voeren. Met andere woorden biedt standaardwerk een kader om (nieuwe) medewerkers in het team snel op te leiden.

Voordeel 7: klantentevredenheid verhogen

Standaardisatie verhoogt ook de klanttevredenheid, want de klant weet vanaf het begin dat elke taak op de best mogelijke manier uitgevoerd wordt. Hierdoor geniet je klant van een consistente ervaring tijdens de samenwerking. Dat werkt prettig.

Voordeel 8: motiveren en ownership verhogen

Door de standaardisering van processen weten je medewerkers precies wat ze moeten doen om een proces van A tot Z te beheersen. Hierdoor ontstaat er een groot verantwoordelijkheidsgevoel bij je medewerkers. Deze verantwoordelijkheidszin zorgt op zijn beurt weer voor een verhoging van de betrokkenheid van je medewerkers. Standaardisering is dus niet alleen een winst voor het management, maar ook je medewerkers snakken ernaar. Een echte win-win dus.

Voordeel 9: tijd voor managers en leiders om op strategische objectieven te focussen

Veel managers hebben het gevoel dat ze van brandje naar brandje lopen om het te blussen in plaats van dat ze bezig zijn met de strategische objectieven van de organisatie. Standaardisatie zorgt ervoor dat er minder fouten worden gemaakt, waardoor er ook minder brandjes zijn om te blussen. Door de standaardwerkinstructie kan de manager zich dus gaan focussen op de lange termijnstrategie van de organisatie.

Voordeel 10: kennis wordt procesafhankelijk en is niet langer persoonsafhankelijk

Omdat iedereen die de standaardwerkinstructie ontvangt het proces kan uitvoeren, wordt kennis verbonden met het proces. Dat is een groot voordeel, want veel organisaties stellen vast dat ze kennis verliezen wanneer een medewerker ontslag neemt en vervolgens veel tijd moeten investeren in een nieuwe medewerker die vervolgens alles weer mag uitzoeken. Door kennis te verbinden met het proces, zijn de taken steeds overdraagbaar en wordt het kennisverlies tot een minimum herleid.

Voordeel 11: opschalen wordt makkelijker

Dit voordeel spreekt voor zich. Als een standaardwerkinstructie voor één persoon werkt, kan die makkelijk ook opgeschaald worden naar 100 personen. Waardoor je meer kunt produceren in dezelfde tijd.

Daarbovenop komt het voordeel dat een goed beschreven proces makkelijker te automatiseren is op termijn.

Voordeel 12: focus op het proces, niet op de persoon

Als er toch iets misloopt bij een gestandaardiseerde procedure luidt de vraag ‘wat liep er fout?’ Dat is heel anders bij een proces dat niet gestandaardiseerd is. Dan luidt de vraag ‘wie ging er in de fout?’

We stellen dus vast dat door het gebruik van standaardwerk de focus verlegd wordt van de persoon naar het proces. Als het toch eens misloopt kunnen we vervolgens kijken hoe we dit in de toekomst kunnen vermijden en hoe de standaardwerkinstructie hieraan aangepast moet worden. Dit proces past perfect binnen het Kaizen-gedachtegoed van continu verbeteren.

Voordeel 13: een continue verbetering versnellen

Een standaardproces kan je makkelijk optimaliseren. Zowel de manager als de uitvoerder kunnen steeds onderzoeken:

• of het proces sneller uitgevoerd kan worden;
• hoe de kwaliteit van het product of de dienst verhoogd kan worden;
• op welke manier het proces veiliger wordt;
• hoe de kosten van het proces verlaagd kunnen worden;
• …

Deze onderzoeken kan je makkelijker uitvoeren op standaardprocessen, omdat die meetbaar zijn. Ook de implementatie van verbeteringen verloopt makkelijker, omdat het vanaf het begin duidelijk is wat er verbeterd wordt. Tot slot kan je vanaf het begin meten of de verbeteringen en optimalisaties het vooropgestelde doel behalen.

Voordeel 14: probleemoplossing stroomlijnen

Standaardwerk zorgt ervoor dat je makkelijker kunt ontdekken waar het fout liep. Dat komt omdat je als het ware een ‘checklist’ hebt van te volgen stappen die je kan afvinken om te kijken vanaf wanneer een proces ontspoord is. De voorspelbaarheid van het werkproces is hierin dus een grote troef, omdat je weet wat het eindresultaat moet zijn. Is er toch een afwijking, dan merk je dit snel op.

Voordeel 15: stress op de werkvloer reduceren

Steeds meer bedrijven kampen met uitvallende werknemers door overspannenheid of burn-out. Langdurige stress ligt is vaak één van de vele oorzaken. Een standaardwerkinstructie zorgt ervoor dat de stress gereduceerd wordt, want medewerkers willen hun job goed doen. Niemand houdt zich graag bezig met het corrigeren van fouten of het zich excuseren voor defecten. Net dat verhoogt de stress.

Standaardwerk zorgt er dus voor dat veel werknemers het werk dus als succesvol ervaren. Door duidelijke afspraken binnen het gestandaardiseerd werkproces worden stressvolle discussies tussen werknemers en/of managers vermeden. Ook dit verlaagt de stress.

Voordeel 16: reduceren van procesvariatie door verhoogde proceskennis

De standaardwerkinstructie legt uit hoe een proces van A tot Z moet worden uitgevoerd. Hierdoor worden variaties tot een minimum herleid. Dat is goed, want het zorgt ervoor dat er minder defecten ontstaan. En als er toch iets misloopt, kan je makkelijker achterhalen waar dat gebeurde. Door de procesvariatie te reduceren leer je ook steeds beter het eigenlijke proces begrijpen. Zo neemt de kennis over het proces systematisch toe.

Voordeel 17: flexibiliteit en creativiteit verhogen

Door je processen te standaardiseren verhoog je de flexibiltiet en creativiteit van je medewerkers. Standaardwerk maakt het immers mogelijk om op elk moment kritisch naar de huidige werkwijze te kijken. Standaardwerk is immers geen eindpunt, maar slechts een actuele toestand. Met andere woorden: de standaardwerkinstructie kan steeds aangepast worden, wanneer er een nieuwe, innovatieve manier van werken bedacht is.

Bijkomend zorgt een standaardwerkproces dus voor efficiëntiewinsten. Zowel in tijd als middelen. Hierdoor geef je de ruimte aan je teams om creatief te zijn waar dat nodig is. Denk dan aan:

• het innoveren van processen;
• het optimaliseren van processen;
• de marketing van je product of dienst;
• …

Standaardwerk implementeren is goed voor je organisatie

Standaardwerk implementeren, biedt je organisatie alleen maar voordelen. Je krijgt immers een kader waarin op een goede manier aan kennismanagement gedaan wordt, want de taken zijn makkelijk overdraagbaar. Ook zorgen de standaardprocessen ervoor dat er duidelijke afspraken zijn. Iedereen weet hoe iets uitgevoerd wordt.

Loopt er toch iets mis? Dan wordt er niet op de man of vrouw gespeeld, maar kijkt men naar waar het is misgelopen in het proces. Vervolgens kan je als manager met je team aan de slag om te bekijken hoe de fout in de toekomst voorkomen wordt.

Standaardisatie is dus allesbehalve saai. Een goede standaardwerkinstructie beschrijft een proces van het begin tot het einde op een eenvoudige manier. Maar dit wil niet zeggen dat er geen ruimte is voor optimalisaties en innovaties. Wel integendeel, net door de standaardisatie van het werkproces heb je een voorspelbare uitkomst die voldoet aan alle minimumnormen.

Maar niets houd je tegen om het nog beter te doen. Deze standaardwerkinstructie is de basis waarop je kan optimaliseren en innoveren en tot een nieuwe actuele standaard kunt komen. The sky is the limit!

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

• typische voorbeelden van standaardwerk;
• hoe Caroline met Lego speelde in haar kindertijd;
• de definitie van standaard werk of van een standaard werk instructie;
• waarom een standaard werk een levend document is;
• dat de beste werkmethode de meest veilige, de meest kwalitatieve en de efficiëntste;
• dat standaard werk een soort foto is van de huidige werkwijze;
• de verschillende voordelen van standaard werk;
• hoe standaard werk leidt tot voorspelbare resultaten, betere kwaliteit, een makkelijkere opschaling;
• de schrik die sommige bedrijven hebben om standaard werk echt toe te passen;
• dat standaard werk zorgt voor autonomie en de betrokkenheid verhoogt;
• persoons- en procesafhankelijkheid;
• het makkelijker onboarden van nieuwe medewerkers;
• dat standaard werk voor warmte zorgt in een organisatie;
• hoe het de basis is van continu verbeteren;
• de tijd die je kan besparen door het gebruik van standaard werk.

Referenties:

• de link naar de podcast met Bert Teeuwen, waar standaard werk ook aan bod komt, vind je hier;
• de link naar het Lean leadership lab, waar je meer podcasts kan vinden, vind je hier;

Beluister de podcast via YouTube:

< Vorige

Dominic Rossi, over ‘Feedback Geven en Krijgen’