Het succes van een organisatie is sterk afhankelijk van de mate waarin afspraken en regels worden nageleefd op de werkvloer.Het naleven van afspraken is van essentieel belang voor een gezonde werkomgeving en het bereiken van gestelde doelen. Toch is het afdwingen van deze afspraken vaak een uitdaging waar veel organisaties mee te maken hebben.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Over het laten naleven afspraken…
Wat is het ABC-model?
Het ABC-model is een nuttig psychologisch model dat kan worden toegepast om gedrag en de oorzaken ervan te analyseren. Het model bestaat uit drie componenten: A (Antecedent), B (Behavior) en C (Consequence). Door het toepassen van het ABC-model kunnen organisaties ook inzicht krijgen in de triggers, motivaties en reacties die het gedrag beïnvloeden. Dit inzicht kan leiden tot effectieve interventies en strategieën voor naleving.
De letters ‘A’, ‘B’ en ‘C’ in het model staan voor de volgende componenten:
A staat voor ‘Antecedent’ (antecedent): Dit verwijst naar de gebeurtenissen of omstandigheden die voorafgaan aan het vertoonde gedrag. Het kunnen externe prikkels, interne gedachten of emoties zijn die het gedrag beïnvloeden.
B staat voor ‘Behavior’ (gedrag): Dit vertegenwoordigt het waargenomen gedrag zelf, de acties of reacties die een persoon tentoonspreidt.
C staat voor ‘Consequence’ (gevolg): Dit verwijst naar de reacties, zowel positief als negatief, die volgen op het vertoonde gedrag. Consequenties kunnen het gedrag versterken of verzwakken.
Het ABC-model suggereert dat gedrag niet alleen wordt beïnvloed door externe omstandigheden (antecedenten), maar ook door de gevolgen die volgen op dat gedrag. Door het analyseren van het ABC van een bepaald gedrag kan men inzicht krijgen in de triggers, motiverende factoren en reacties die het gedrag beïnvloeden, en zo mogelijk veranderingen aanbrengen om gewenst gedrag te bevorderen of ongewenst gedrag te verminderen.
Wat zijn antecedenten?
Om naleving van afspraken te bevorderen, is het ook essentieel om de antecedenten te begrijpen die het gedrag beïnvloeden. Enkele belangrijke antecedenten kunnen zijn:
Communicatie en duidelijkheid: Zorg voor heldere en effectieve communicatie over afspraken en verwachtingen. Geef medewerkers de nodige informatie en middelen om de afspraken te begrijpen en na te leven.
Planning en structuur: Zorg voor een duidelijke planning van activiteiten en deadlines, en creëer een gestructureerde werkomgeving waarin medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
Ondersteuning en middelen: Zorg ervoor dat medewerkers de nodige middelen, training en ondersteuning hebben om de afspraken succesvol na te kunnen leven.
Wat zijn consequenties?
Het handhaven van afspraken vereist het stimuleren van gewenst gedrag en het creëren van positieve consequenties die naleving bevorderen. Enkele strategieën die effectief kunnen zijn, zijn onder andere:
Positieve versterking: Beloon en erken medewerkers die afspraken naleven. Dit kan variëren van eenvoudige verbale waardering tot tastbare beloningen of incentives. Het benadrukken van het belang en de voordelen van naleving kan medewerkers motiveren om consistent te handelen.
Sociale normen en groepsdruk: Creëer een cultuur waarin naleving van afspraken de norm is. Mensen hebben de neiging om zich aan te passen aan de gedragingen van anderen. Door het tonen en benadrukken van voorbeeldgedrag van leiders en collega’s, kan positieve groepsdruk worden gecreëerd, waardoor medewerkers meer geneigd zijn om afspraken na te leven.
Heldere consequenties: Maak consequenties voor het niet naleven van afspraken duidelijk en zorg ervoor dat ze worden toegepast op een consistente en eerlijke manier. Dit kan variëren van informele gesprekken en waarschuwingen tot formelere maatregelen, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Het tonen van consequenties geeft aan dat naleving serieus wordt genomen en helpt bij het instandhouden van een cultuur van naleving.
Het ABC-model toegepast
We passen het ABC-model toe voor iemand die niet op tijd aanwezig is bij een vergadering.
A (Antecedent):
Tijdige communicatie over de vergadering
Goede planning of gebrek aan prioriteit stellen aan de vergadering
Duidelijke herinneringen of meldingen voorafgaand aan de vergadering
B (Behavior):
Het niet op tijd aanwezig zijn bij de vergadering
C (Consequence):
Vertraging van de vergadering en verstoring van de planning voor andere deelnemers
Verminderd vertrouwen en professionele reputatie
Mogelijk gemiste informatie of kansen om actief deel te nemen aan de vergadering
Feedback van leidinggevende
Door het ABC-model toe te passen, kunnen we de antecedenten identificeren die het gedrag van te laat komen beïnvloeden. We kunnen ook de consequenties analyseren om te begrijpen welke reacties het gedrag versterken of verzwakken. Op basis van deze analyse kunnen vervolgens interventies of aanpassingen worden gedaan, zoals het verbeteren van de communicatie over vergaderingen, het stellen van duidelijke verwachtingen, het bieden van consequenties voor te laat komen, enzovoort, om de kans op naleving van het gewenste gedrag (op tijd komen) te vergroten.
Consequent feedback geven
Het consequent geven van feedback speelt een cruciale rol bij het handhaven van afspraken op de werkvloer. Feedback biedt een waardevol mechanisme om medewerkers te begeleiden, te motiveren en verantwoordelijkheid te laten nemen voor hun gedrag en prestaties. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van feedback en de rol ervan in het bevorderen van naleving:
Bevestiging van naleving: Het geven van positieve feedback wanneer medewerkers afspraken consequent naleven, is een krachtig middel om gewenst gedrag te versterken. Door waardering uit te spreken en specifiek te benoemen welke aspecten van de afspraken goed worden nageleefd, voelen medewerkers zich erkend en gemotiveerd om dit gedrag voort te zetten.
Correctieve feedback: Als medewerkers afspraken niet naleven, is het belangrijk om constructieve, correctieve feedback te geven. Bespreek duidelijk welke verwachtingen er niet zijn nagekomen en welke gevolgen dit heeft. Zorg ervoor dat de feedback specifiek, eerlijk en constructief is, gericht op het verbeteren van toekomstig gedrag. Bied ondersteuning en suggesties om de naleving te verbeteren en geef aan hoe het gedrag zich verhoudt tot de doelen van de organisatie.
Regelmatige communicatie: Feedback moet een regelmatig en doorlopend proces zijn. Plan regelmatige een-op-een-gesprekken, prestatiebeoordelingen of teamvergaderingen waarin feedback kan worden gegeven en besproken. Dit helpt om de voortgang te volgen, te zorgen voor consistentie in het naleven van afspraken en eventuele knelpunten of uitdagingen tijdig aan te pakken.
Individualisering van feedback: Erken ook dat verschillende medewerkers verschillende benaderingen nodig hebben als het gaat om feedback. Sommige medewerkers hebben misschien behoefte aan meer begeleiding en ondersteuning, terwijl anderen juist baat hebben bij meer autonomie en verantwoordelijkheid. Pas de feedback aan op individuele behoeften en leerstijlen om de effectiviteit ervan te vergroten.
In de podcast komen de volgende items aan bod:
het voorbeeld bij uitstek: te laat komen in vergaderingen
hoe normaal we het zijn gaan vinden dat we niet op tijd komen in vergaderingen
de link met de bedrijfscultuur
mensen die te vroeg komen en ons ook ongemakkelijk maken
charters die overal uithangen en nooit nageleefd worden
de verschillende soorten afspraken in organisaties;
hoe Maarten ook onder de indruk is van modellen;
het ABC-model: Antecedent, Behavior, Consequence
Maarten die graag start met de B – het gewenste gedrag
hoe belangrijk de Antecedenten zijn
Caroline die Gent en Antwerpen verwart
het duidelijk maken van de Consequenties
positieve en negatieve Consequenties
waarom het team van Maarten ook hoopte dat iedereen te laat kwam
Caroline die “J’aime le vie” zingt
de frivole werkomgeving van Maarten
de 80-20 verdeling
hoe moeilijk het ook is om gedragsverandering te realiseren
het belang van feedback om gedragsverandering af te dwingen
het belang consistentie en consequentie bij recidivisten
de obstakels van het ABC-model
hoe je het model zo effectief mogelijk kan gebruiken
