Wat is een RACI-matrix?

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 29 oktober 2022. Gepost in Blog.

Ken je dat moment dat je collega’s bij een fout alle verantwoordelijkheid van zich afschuiven en wijzen naar de ander? Dat is het moment wanneer je project dreigt te mislukken, want iedereen is met elkaar bezig ener gaat dus kostbare tijd verloren om het probleem op te lossen. Dit soort situaties wil je natuurlijk tot een minimum beperken. Meer nog: de RACI-matrix kan je daarbij helpen. Dit is een nuttige tool die ervoor zorgt dat het inzetten van je personeel helder en effectief verloopt. In dit artikel maak je kennis met de RACI-matrix en kom je te weten hoe je dit model toepast.

Wat is een RACI-matrix?

De RACI-matrix is een schema dat aan elke taak of beslissing een verantwoordelijkheidsrol toewijst aan een betrokken persoon. Zo kan je op taakniveau vaststellen wie verantwoordelijk is, geraadpleegd moet worden en/of geïnformeerd moet zijn voor een taak of beslissing uitgevoerd wordt. Concreet kent de RACI-matrix vier rollen, die samengevat worden in het letterwoord ‘RACI’:

R staat voor responsible.
A staat voor accountable.
C staat voor consulted.
I staat voor informed.

De 4 RACI-rollen

Het RACI-model helpt je om structuur en duidelijkheid in het beschrijven van de rollen en stakeholders binnen een project te brengen. Ook als je project op apegapen ligt, kan de RACI-matrix je helpen om structuur te krijgen en weer oplossingsgericht te werken. Dit doe je dus door aan elke betrokkenen voor elke taak één of meerdere van de vier RACI-rollen toe te wijzen.

1. Responsible

Hier gaat het om teamleden of belanghebbenden die het werk uitvoeren. Ze hebben een concrete taak die uitgevoerd moet worden of een doelstelling die ze moeten behalen. Ze hebben vaak ook autonomie over hoe ze dit doen. Ook een team van meerdere personen kan verantwoordelijk zijn. Zeker voor grotere projecten is dit vaak het geval.

2. Accountable

De goede verstaander fronst nu misschien de wenkbrauwen, want natuurlijk betekent dit net als ‘responsible’ in de Nederlandse taal ‘verantwoordelijk’. Maar in de RACI-matrix gaan we hier toch een stap verder: het gaat immers om eindverantwoordelijkheid. De persoon die ‘accountable’ is, is de eigenaar van het werk. Die persoon behoudt steeds het helikopterperspectief over alle betrokkenen en bepaalt wanneer de taak, de doelstelling of de beslissing uitgevoerd is. Om succes te verzekeren kan er maar één persoon ‘accountable’ zijn.

3. Consulted

Hier gaat het om belanghebbenden die input moeten geven om de taak überhaupt uit te voeren of de doelstelling te behalen. Het gaat dus om stakeholders die actief deelnemen aan de taak, maar er niet verantwoordelijk voor zijn. Ze zijn ‘in the loop’ en betrokken.

4. Informed

Dit is de rol die je toewijst aan belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden over de taak, de doelstelling of de beslissing, maar geen input geven in de realisatie ervan. Ze dragen dus niet rechtstreeks bij tot de taak, maar moeten bijvoorbeeld geïnformeerd worden om hun eigen taken wel tot een goed einde te brengen.

Hoe creëer je een RACI-Matrix?

Nu je weet wat een RACI-matrix is, wat het doet en welke rollen het omvat, kan je zelf aan de slag gaan om jouw project met het RACI-model structuur te geven. Dit doe je aan de hand van deze zes stappen:

Som alle (deel)taken op die betrokken zijn bij de oplevering van het project, het behalen van het doel of het uitvoeren van de beslissing. Deze lijst je vervolgens aan de linkerkant van een tabel op.
Identificeer alle stakeholders voor de oplevering van het project, het behalen van het doel of het uitvoeren van de beslissing. Plaats deze aan de op een lijn aan de bovenkant van de tabel. Horizontaal dus.

Dit ziet er zo uit:

Vul vervolgens per rol en taak in welke rol de betrokken persoon heeft, en welke verantwoordelijk of aansprakelijkheid hij heeft. Een persoon kan meerdere rollen opnemen, maar een passieve en actieve rol zijn nooit verenigbaar.
Elke taak moet ten minste één verantwoordelijke persoon hebben (= responsible).
Per taak kan maar één iemand eindverantwoordelijk zijn (= accountable).
Bespreek het RACI-model bij de start van het project met alle stakeholders. Zo weet iedereen voor zichzelf wat de concrete verwachtingen zijn.

Een volledig ingevuld RACI-matrix ziet er dus zo uit:

Vermijd deze valkuilen

Met de RACI-matrix alleen kom je er niet. Je zal de matrix moeten conformeren met je strategie. Alleen zo kunnen er conflicten of onduidelijkheden uit de matrix geschrapt worden.

Analyseer de verantwoordelijkheden per stakeholder:

Zijn er te veel R’s (responsible) voor één bepaalde stakeholder? Dan dien je dit aan te passen. Het kan zijn dat deze stakeholder nu te veel op zijn bord heeft.
Maar ook: zijn er niet te veel C’s (consulted)? Niet iedereen hoeft geraadpleegd te worden voor elke deeltaak. Overweeg goed wie slechts geïnformeerd moet zijn.
Geen lege cellen: elke stakeholder heeft bij elke taak een rol om het project succesvol tot een einde te kunnen brengen.
Overleg vooraf met elke stakeholder de RACI-matrix. Zien zij fouten? Zijn ze het ermee eens?

Analyseer de verantwoordelijkheden per deeltaak

Een deeltaak heeft geen R (responsible)? Dan is er iets mis, want elke taak moet op zijn minst uitgevoerd worden …
Staan er veel R’s? Dat is ook niet goed, want dit kan blokkeren. Zorg dat iedereen voldoende autonomie heeft.
Er kan maar één iemand eindverantwoordelijk zijn. Dus per deeltaak mag er maar één A (accountable) staan. Maar géén A is geen optie. Iemand moet eindverantwoordelijk zijn.

Veel succes met je toekomstige projecten. Het RACI-model zal je alvast helpen om deze te structureren en de informatiestromen en verantwoordelijkheid correct toe te wijzen.

Webinar #4 – Vergaderen is tijdverlies!

Geschreven door Maarten Bossers op 26 oktober 2022. Gepost in Blog, Webinar.

Beste bezoeker,

Op 21 oktober 2022 hielden we een webinar over “Vergaderen is tijdverlies!”.
Tijdens dit webinar lichtten we de ingrediënten toe van een ideale meeting.

We hopen dat je het leuk vond en dat je iets hebt bijgeleerd.

Op deze pagina vind je de volgende extra informatie:

je kan de opname van het webinar bekijken;
we groepeerden alle links en referenties die tijdens het webinar aan bod kwamen;
je kan je hier inschrijven voor het volgende webinar (‘Delegeren kan je leren!‘).

Veel plezier!

Maarten en Caroline

Bekijk hier de opname!

Bekijk hier de opname van de webinar van Lean Leadership over ‘Vergaderen is tijdverlies!’.

Webinar – 21 oktober 2022 – Vergaderen is tijdverlies!

Referenties:

een podcastaflevering over hoe je de piramide van Lencioni kan toepassen op vergaderingen, vind je hier;
een samenvatting van het boek ‘Vergaderen is tijdverlies!’, vind je hier;
een artikel over vergaderen op de werkvloer, vind je hier;
een artikel over hoe je kan vermijden dat je teammeeting een energievreter wordt, vind je hier;
een link naar de app Meeting Abacus om de vergadertijd en -kost te meten, vind je hier.

Lean Leadership organiseert maandelijks een gratis webinar. Op deze manier willen we zoveel mogelijk mensen op een laagdrempelige manier laten kennismaken met LEAN en LEIDERSCHAP. Wij geloven dat ook jij het verschil kan maken. Voor jezelf. Voor je team of je omgeving.

Bottom-up of Top-down?

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 22 oktober 2022. Gepost in Blog, Podcasts.

Beluister hier de podcast van Lean Leadership over Bottom-Up of Top-Down?

Over Bottom-up of Top-down?

Er wordt gesproken van een top-down-benadering van management wanneer bedrijfsbrede beslissingen uitsluitend worden genomen door de leidinggevenden aan de top. Bij de bottom-up-benadering krijgen daarentegen alle teams een stem in dit soort beslissingen.

Bij de top-down-benadering van management neemt een team- of projectmanager beslissingen, die vervolgens via een hiërarchische structuur naar beneden filteren. Managers verzamelen kennis, analyseren die, en trekken uitvoerbare conclusies. Vervolgens ontwikkelen ze processen die naar de rest van het team worden gecommuniceerd en door de teamleden worden geïmplementeerd. Deze stijl van leidinggeven wordt ook wel ‘command and control’ of ‘autocratisch leiderschap’ genoemd.

Wanneer doelstellingen van onderaf worden benaderd, werken alle niveaus van een team samen om te bepalen welke stappen er moeten worden genomen om de overkoepelende doelen te bereiken. Deze bottom-up-benadering is nieuwer en flexibeler dan de formele top-down-strategie. Dit is de reden dat deze vaker wordt aangetroffen in sectoren waar disruptie en innovatie een prioriteit zijn.

Een pure top-down benadering creëert op korte termijn snelheid, maar op lange termijn weerstand.
Maarten en Caroline

Beluister de podcast-aflevering via ons YouTube-kanaal:

Lean & Leadership – Bottom-up of Top-down?

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

de onenigheid of het constructief conflict dat Maarten en Caroline onlangs hadden;
de definitie van een Bottom-Up of Top-Down?;
dat Caroline eerder gelooft in een top-down benadering;
dat Maarten dan weer gelooft in een bottom-up benadering;
hoe een bottom-up benadering op zijn limieten kan botsen;
hoe een top-down benadering snelheid creëert en voor duidelijkheid zorgt;
dat een bottom-up benaderingen democratischer zijn;
dat een bottom-up aanpak tot verwarring kan leiden;
het belang van een betrokken werkvloer;
de conclusie dat Bottom-Up of Top-Down hand in hand moeten samen gaan.

Referenties:

een link naar de open opleiding, vind je hier.

Met een FMEA minimaliseer je je risico’s

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 15 oktober 2022. Gepost in Blog.

Als je vertrouwd bent met Lean Six Sigma dan ben je de Failure Mode and Effects Analysis vast al tegengekomen. Vaak wordt de afkorting FMEA gebruikt.

FMEA vindt zijn oorsprong in de lucht- en ruimtevaart. Het doel is om alle risico’s op falen te verzamelen, zodat de juiste acties ondernomen kunnen worden om de risico’s op tijd te ontdekken of zelfs te elimineren. Zo kan iedereen veilig gebruik maken van het product of de dienstverlening. Vandaag komt FMEA in veel meer sectoren voor dan alleen de lucht- en ruimtevaart.

In de Lean Six Sigma methode wordt een FMEA vooral (maar niet uitsluitend) gebruikt in de ‘improve’-fase van het ontwerpen en verbeteren van processen.

In dit artikel lees je wat een FMEA is en hoe jij het in je organisatie kunt toepassen. Aan het einde van dit artikel leggen we je het maken van een FMEA stap voor stap uit aan de hand van een concreet voorbeeld.

Wat is een FMEA?

Een FMEA wordt gebruikt als hulpmiddel om oorzaken en zwakke plekken van een product, dienst of een proces(stap) te detecteren. Hierdoor kan je het risico voor zowel je klanten als je organisatie inschatten. Vervolgens ken je prioriteiten toe voor verdere analyse die uiteindelijk uitmondt in maatregelen om het risico zoveel als mogelijk te beperken.

Maak kennis met de 3 variabelen van FMEA

Om een goede FMEA uit te voeren moet je de drie cruciale elementen van fouten of zwakke plekken goed begrijpen. Deze parameters zijn:

De ernst van de fout
De frequentie dat de fout kan voorkomen
De detectiegraad of de kans dat de fout wordt opgemerkt

De ernst x de frequentie x de detectiegraad = het Risk Priority Number (RPN)

In een FMEA geef je elk van deze drie parameters een cijfer op een schaal van 1 tot 10. Hoe hoger het cijfer, hoe meer gewicht de fout heeft voor deze parameter. Vervolgens vermenigvuldig je de drie parameters met elkaar. Zo kom je het risk priority number (RPN) te weten.

Kort gezegd: het RPN helpt je bepalen welke processtappen het grootste risico hebben en welke dus als eerste aangepakt moeten worden. Het is belangrijk om maatregelen te nemen wanneer het RPN hoger is dan 125. Onderstaande richtlijn helpt je om elke fout deze juiste prioriteit te geven:

Een fout of zwakke plek met een RPN die hoger is dan 300 beschouw je als kritisch. Het is dus belangrijk dat je deze fout zo snel mogelijk aanpakt, zodat deze niet of heel weinig voorkomt.
Een fout of zwakke plek met een RPN tussen 125 en 300 beschouw je als waakzaam. Actie ondernemen is wenselijk, omdat je de risico’s voor je klanten en je organisatie beperkt. Maar behandel eerst de kritische fouten.
Een fout of zwakke plek met een RPN die lager is dan 125 beschouw je als minimaal. Hier hoef je niet onmiddellijk op te reageren.

Wanneer gebruik je een FMEA?

Je gebruikt een FMEA als:

je een nieuw proces of product ontwikkelt;
een bestaand product of proces grondig wijzigt;
om de mogelijke risico’s van een project beter te begrijpen;
om de implementatie van risico beperkende maatregelen beter te begrijpen;
in de verbeterfase, zodat je de effectiviteit van je controleplan goed kunt inschatten.

Hoe voer je een FMEA uit?

In wat volgt, voeren we een FMEA uit aan de hand van een concreet voorbeeld. De centrale vraag van de FMEA is: hoe kan een Aziatisch restaurant ervoor zorgen dat het bezorgingsproces feilloos verloopt?

De mogelijke fouten

Het is handig dat je deze FMEA start met een brainstormsessie. Voor deze brainstorm doe je er goed aan iedereen uit te nodigen die bij het te onderzoeken proces betrokken is. In het voorbeeld van het Aziatisch restaurant kan je denken aan:

het keukenpersoneel;
de bezorger;
de manager van het restaurant;
eventueel ook klanten.

Je stelt aan deze mensen de vraag: wat kan er allemaal fout gaan bij het bezorgen van onze maaltijden?

Of deze: waar zou een klant ontevreden mee zijn in onze huidige delivery-service?

Tijdens de brainstorm noteer je alle fouten (of risico’s) die vermeld worden:

De bezorger meldt dat de sleutel van de scooter niet op de juiste plek hangt.
De manager geeft aan dat het bezorgadres regelmatig niet te lezen is.
De bezorger geeft aan dat de verpakking onderweg soms stukgaat.
…

Het effect voor de klant

Per fout ga je dan op zoek naar de eventuele het effect voor de klant. In het geval van de sleutel die niet op zijn plek hangt, wordt de klant te laat beleverd, want de bezorger heeft naar de sleutel moeten zoeken. In het geval dat het bezorgadres niet te lezen is, is het effect dat de klant zijn maaltijden niet ontvangen heeft.

Elk effect geef je een waarde van 1 tot 10, waarbij geldt dat hoe hoger de waarde is, hoe zwaarder het effect is voor de klant. In het geval van de sleutel die niet op zijn plek hangt, kennen we de waarde 5 toe. Het niet te lezen bezorgadres krijgt de waarde 9.

De oorzaken en hun frequentie

Vervolgens ga je per fout op zoek naar de oorza(a)k(en) ervan. Dat kan je bijvoorbeeld doen met behulp van een visgraatdiagram.

Terug naar het voorbeeld: wat zijn de oorzaken voor ‘de sleutel die niet op de juiste plek hangt’?

De bezorger vergeet de sleutel bij terugkomst op de juiste plek te hangen.
De sleutel valt van het haakje.
Een andere bezorger neemt de verkeerde sleutel mee.

Elke oorzaak geef je een cijfer. Hoe hoger het cijfer hoe hoger de frequentie ervan is:

De bezorger vergeet de sleutel bij terugkomst op de juiste plek te hangen = 6.
De sleutel valt van het haakje = 8.
Een andere bezorger neemt de verkeerde sleutel mee = 1.

De detectiegraad

In een laatste stap evalueer je hoe de fout gedetecteerd wordt. Per detectiemiddel (of de afwezigheid ervan) geef je een score van 1 tot 10. Hoe hoger de score hoe moeilijker de fout op dit moment gedetecteerd wordt. In het geval dat de sleutel niet aan het haakje hangt, merken we op dat niemand de fout kan detecteren. De score is dus 10.

Het risk priority number

Nu je de ernst, de frequentie en de (afwezigheid van) detectie voor elke fout kent, kan je het risk priority number berekenen door de drie cijfers te vermenigvuldigen. In ons concreet voorbeeld is dit dus:

Ernstwaarde 5 voor de sleutel die niet op zijn plek hangt.
Frequentiewaarde 8, want de sleutel valt erg makkelijk van het haakje.
Detectiewaarde 10, want niemand merkt de fout tijdig op.
Het risk priority number bedraagt dus 400 (= 5 x 10 x 8) en is dus kritisch.

Je moeten een maatregel nemen voor de sleutel die steeds van het haakje valt. Je kan bijvoorbeeld een nieuw haakje voorzien, omdat het huidige haakje kapot is … Door de actie uit te voeren zal de frequentie dat de sleutel van het haakje valt verlagen. Daardoor zal ook het RPN zakken.

Veel succes!

Lien Vandyck, over veerkracht en leiderschap

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 2 oktober 2022. Gepost in Blog, Podcasts.

Lien Vandyck is oprichtster van Backpackr. Haar missie: organisaties begeleiden bij het creëren van een “goede” werkomgeving waarin medewerkers gedijen en zo het beste van zichzelf kunnen geven.

Beluister hier de podcast “De Werkvloer” met Lien Vandyck, onderneemster en organisatiecoach

Podcast De Werkvloer – Lien Vandyck, Insights Practitioner en organisatiecoach

Over Lien…

Lien heeft haar sporen verdiend in de sociaal-publieke sector. Gedurende 12 jaar heeft zij zich , samen met haar team, ingespannen om anderstalige nieuwkomers in ons land aan een plek te helpen. Een plek om te wonen, een plek om te werken, een plek om te leren. Kortom, dag in dag stond zij paraat om andere mensen een nieuwe thuis te bieden.

Ik ga ervan uit dat iedereen met de beste intenties zijn job doet.

Lien Vandyck, Insight Practitioner en organisatiecoach

In 2021 heeft ze echter het roer omgegooid. Van ambtenaar naar ondernemer! De nood aan meer vrijheid, meer impact en meer persoonlijke ontwikkeling waren de belangrijkste drijfveren om deze stap te zetten.

Vandaag gaat Lien in zee met organisaties die echt durven inzetten op werkgeluk. De enige manier om medewerkers duurzaam en succesvol te verbinden met de organisatie. Hiervoor zet ze vooral in op de ontwikkeling van soft skills, en het verbeteren van zelfinzicht en inzicht in anderen.

Lien gelooft in veerkracht, humor en besluitvaardigheid.

In de podcast vertelt Lien over:

de redenen achter haar overstap naar het ondernemerschap;
de uitdagingen waarmee zij in haar carrière bij het OCMW geconfronteerd werd;
de drijvende kracht van intrinsieke motivatie;
hoe zij zich niet bewust was van de rijkdom van haar eerdere werkervaring;
wat een team nodig heeft om veerkrachtig te zijn;
het begrenzen van empathie;
dat een team leiden ook vaak gedoe is;
haar visie op de ingrediënten van goed leiderschap;
de gedeelde verantwoordelijkheid tussen team en leidinggevende;
niet op alles een antwoord hebben;
wat succes voor haar betekent;
over positieve psychologie en onze focus op wat niet werkt;
het belang van terugkijken en verdwijnen;
over valkuilen en beperkende overtuigingen;
haar trip naar Australië en wat ze daar heeft geleerd;
spontaan aperitieven op een weekdag;
wat zij jou toewenst.

Referenties:

de website naar het LinkedIn-profiel van Lien Vandyck, vind je hier;
de website van Backpackr, het bedrijf van Lien, vind je hier.

Getting Things Done

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 24 september 2022. Gepost in Blog, Podcasts.

Beluister hier de podcast van Lean Leadership over Getting Things Done, het boek van David Allen!

Over Getting Things Done!

In Getting Things Done beschrijft David Allen de sleutel van een productief leven: leven met ‘gedachten als water’, een metafoor uit de karate. Wanneer er iets in een plas water gegooid wordt, ontstaan er kringen in het water, maar de plas wordt altijd weer rustig. Zo zouden onze gedachten ook moeten reageren wanneer er een prikkel van buitenaf op ons af komt. In realiteit houden de meeste mensen zich echter veel te vaak bezig met allemaal zaken die ze nog zouden moeten of willen doen, waardoor hun gedachten continu ‘gerimpeld’ zijn. Deze mensen hebben dus geen gedachten als water.

Het systeem baseert zich op het volgende principe: elke actie wordt in een betrouwbaar systeem opgenomen.

Dat betrouwbaar systeem bestaat uit 5 stappen:

verzamelen,
verwerken,
organiseren,
herzien en
uitvoeren.

Eén systeem

Een systeem waarin al je persoonlijke acties zijn opgenomen, waar je zelf op kan vertrouwen , geeft je rust. Wanneer je werkelijk erop vertrouwt dat het goed komt met een specifieke actie, zal ook je onderbewustzijn dat thema loslaten en kun je je ontspannen.

Deze redenering is de basis voor alle lijstjes-theorieën. Zowel op het werk om te beslissen wat je gaat doen die dag of week, maar ook thuis voor het slapen gaan als je niet in slaap kunt vallen. In dit geval betekent dit ook, dat je wanneer je ontspannen bent, je beter kunt focussen op 1 bepaalde taak, zonder dat je onderbewustzijn je regelmatig aan een bepaalde taak herinnert waardoor je productiviteit stijgt.

Verzamelen

De eerste stap van Allen’s systeem is verzamelen. Dit betekent dat je eerst een overzicht maakt van alle losse eindjes waarvan je denkt dat er iets mee gedaan moet worden. Dit kan de vorm aannemen van een fysieke doos of een lade met spullen erin die je tegenkomt in de ruimte, of post-it’s waar een taak op staat. Pas als je echt alle taken die je kunt bedenken hebt verzameld en opgeschreven is het tijd voor stap twee.

Verwerken

Verwerken betekent dat je de doos of lade leeg maakt en voor alle taken de eerstvolgende actie definieert. Wat productiviteit bij veel mensen ogenschijnlijk moeilijk maakt is dat ze niet direct weten hoe de taak uitgevoerd kan worden. Hierdoor blijft de taak slechts een abstract idee en zal het in de loop van de tijd steeds weer opnieuw in je gedachten opkomen.

De eerst volgende actie is een duidelijk omschreven actie je uit voert om de taak af te ronden. Wanneer je de actie gedefinieerd hebt, heb je als het ware het denkwerk al gedaan en hoeft de taak alleen nog uitgevoerd te worden. $

Een voorbeeld: je schrijft niet op ´boodschappen voor avondeten kopen´, maar ‘ingrediënten voor Pasta bolognese kopen’, of zelfs alle ingrediënten die in de pasta zitten. Het denkwerk (in dit geval: wat ga ik kopen), is dan al gedaan en dat geeft rust.

Organiseren

De derde stap is het organiseren van de acties. Hiermee begin je pas nadat alle acties gedefinieerd zijn.

Hierover beschrijft Allen het ‘Do it, Delegate it, or Defer it’ principe. Wanneer de gedefinieerde actie minder dan 2 minuten kost, voer je hem meteen uit. De actie is zo eenvoudig dat het geen zin heeft deze op te volgen in een systeem.

Delegeer de taak als je denkt dat deze meer geschikt is voor iemand anders om uit te voeren.

De derde optie is het organiseren van de overgebleven taken. Het organiseren van taken gebeurt in Allen’s systeem op basis van lijstjes of stapels post-its in verschillende categorieën. Zo ontstaat er een lijst met acties van mensen die je moet e-mailen of bellen, van boodschappen die je moet doen en bijvoorbeeld een lijst met uit te werken projecten. Taken die tijdgebonden zijn plan je direct in je agenda in.

Herzien

Herzien is de stap die nodig is om een tevreden gevoel te houden over je systeem, voor jezelf te bevestigen dat je de juiste taken hebt gedefinieerd en te bevestigen dat je ook alle taken in het systeem hebt opgenomen.

Dit herzien kan dagelijks in 1 a 2 minuten, en/of iets uitvoeriger in 10 min wekelijks.

Uitvoeren

Hoe beslis je welke taken je op dit moment gaat uitvoeren? Op basis van context, beschikbare tijd, energieniveau en prioriteit. De context bepaald welke taken je op dit moment kan uitvoeren.

Zit je bijvoorbeeld achter je bureau, dan kun je telefoneren en e-mailen. Ben je in de stad, kun je inkopen doen.

Beschikbare tijd is ook een factor. Wanneer je 5 minuten tussen twee meetings over hebt is het geen goed moment om een actie van een uur te starten, maar een mailtje sturen kan wellicht wel.

De beschikbare energie is ook een belangrijke factor. Sommige acties vragen hoge concentratie en kunnen niet op elk moment van de dag worden uitgevoerd. Een tip is om altijd een lijst met gedefinieerde acties te hebben voor de momenten waarop je weinig energie hebt op de dag, zodat je daar op dat moment ook niet over na hoeft te denken.

Het 5 stappen systeem van Getting things done is relatief eenvoudig, maar helpt mensen hun productiviteit en – wellicht nog belangrijker- hun eigen perceptie van productiviteit, te verbeteren. Het continu definiëren van de volgende concrete actie zorgt ervoor mensen nadenken over dingen, in plaats van aan dingen. De juiste prioriteit van taken bepalen leidt ertoe dat je altijd tevreden kunt zijn met de taken die je uitvoert, zelfs al kun je niet alle acties uitvoeren die je gedefinieerd hebt, omdat je weet dat je je tijd effectief besteed hebt. Deze inzichten maken dat dit boek van David Allen de moeite waard om te lezen.

Caroline: “Als ik op zaterdagmorgen wakker word, vind ik het heerlijk om niet te weten wat ik ga doen.”
Maarten:”Ik vind het net zalig te weten wat er tijdens het weekend op het programma staat. Dat geeft mij zoveel vrijheid.”
Maarten en Caroline

Beluister de podcast-aflevering via ons YouTube-kanaal:

Lean & Leadership – Getting Things Done

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

waarom Caroline het boek nooit gelezen heeft en waarom zij rebels werd tijdens een opleiding over GTD;
het trauma dat Caroline opliep tijdens haar job in een contactcenter;
persoonlijke effectiviteit en zelf-organisatie;
waarom het boek een draak is;
hoe Maarten Caroline als proefkonijn inzet;
de analogie tussen 5s en GTD;
het verschil tussen de zaterdagochtend van Maarten en van Caroline;
dat GTD geen onderscheid maakt tussen privé en werkgerelateerde taken.

Referenties:

een link naar het boek van David Allen, vind je hier;
een link naar een gratis online opleiding, vind je hier;
een link naar de open opleiding, vind je hier.

Webinar #3 – Word Meester Van Je Takenlijst

Geschreven door Maarten Bossers op 22 september 2022. Gepost in Blog, Webinar.

Beste bezoeker,

Op 22 september 2022 hielden we een webinar over “Word meester over je takenlijst”.
Tijdens dit webinar lichtten we enkele methodieken en technieken toe om je persoonlijke effectiviteit en efficiëntie te verhogen.

We hopen dat je het leuk vond en dat je iets hebt bijgeleerd.

Op deze pagina vind je de volgende extra informatie:

je kan de opname van het webinar bekijken;
we groepeerden alle links en referenties die tijdens het webinar aan bod kwamen;
je kan je hier inschrijven voor een gratis online traject ‘Hoe word ik meester van mijn tijd?’;
je kan je hier inschrijven voor het volgende webinar (‘Vergaderen is tijdverlies!‘).

Veel plezier!

Maarten en Caroline

Bekijk hier de opname!

Bekijk hier de opname van de webinar van Lean Leadership over ‘Word meester over je takenlijst!’.

Webinar – 22 september 2022 – Word meester van je takenlijst

Referenties:

Een podcastaflevering met Johan Dhaeseleer, expert persoonlijke efficiëntie, vind je hier.
Een eerder webinar over De Eisenhower Matrix, over prioriteiten stellen, vind je hier.
ClickUp, een applicatie om je takenlijst te organiseren, vind je hier.
Trello, een applicatie om je takenlijst te organiseren, vind je hier.
OneNote, een applicatie om je takenlijst te organiseren, vind je hier.

Johan Dhaeseleer over persoonlijke effectiviteit

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 18 september 2022. Gepost in Blog, Podcasts.

Johan Dhaeseleer is eigenaar van Team Fixers. Hij is expert in persoonlijke effectiviteit en contentement.

Beluister hier de podcast “De Werkvloer” met Johan Dhaeseleer over werkvereenvoudiging voor kenniswerkers.

Podcast De Werkvloer – Johan Dhaeseleer over persoonlijke effectiviteit

Over Johan…

Met Team Fixers helpt Johan kenniswerkers om hun schaarse tijd zo effectief mogelijk in te vullen. Team Fixers is de opvolger van Johans Extra Tijd, Johans vorige onderneming. Het team bestaat uit een zevental freelancers. Ze willen mensen helpen, die het gevoel hebben dat ze de controle over hun tijd kwijt zijn. De onderneming focust zich op effectiviteit en contentement van kenniswerkers.

De meeste mensen werken harder en langer. En op korte termijn is dit een perfecte strategie. Maar op lange termijn leidt dat tot opbranden en ontevredenheid. Johan ervaarde dit zelf. Hij volgde workshops, trainingen en coachings in persoonlijke efficientie. Met wisselend succes. Voor hem kwam de echte doorbraak toen hij naar zijn eigen processen keek zoals een werkvereenvoudiger, zoals een ingenieur kijkt naar fysieke processen in een bedrijf. Dat inzicht was de start van de T.E.A.M.- Fixers.

Je kan Johan contacteren als je teamleden meer productiviteit nodig hebben. Team Fixers leert individuen hoe ze hun beperkte middelen kunnen optimaliseren. Ze doen ook interventies op team- en organisatieniveau. Zij helpen bij het vinden en oplossen van persoonlijke bottlenecks om zo beter te worden.

Over persoonlijke werkprocessen heb je zelf maximale controle. Je kan dan niet de schuld aan de ander of de organisatie geven.
Johan Dhaeseleer, expert persoonlijke effectiviteit

In de podcast vertelt Johan over:

wat hij als Chief Fixer van Team Fixers juist doet;
hoe hij met zijn bedrijf effectiviteit en contentement wil combineren;
dat hij toch wel veel ontevreden individuen tegenkomt;
hoe hij startte als werkvereenvoudiger bij Colruyt en wat die job juist inhield;
dat hij oog heeft voor het zien van verspillingen;
waarom hij zich stelselmatig toelegde op individuen;
hoe hij dankzij David Allen zijn eerste stappen als ondernemer zette;
wat Getting Things Done juist inhoudt en wat Linda daarmee te maken heeft;
hoe het komt dat deze methode niet vanzelf wordt volgehouden;
het verschil tussen push en pull en wat podcast en radio daarmee te maken hebben;
hoe je je gedrag kunt veranderen;
waarom hij de dingen doet die hij doet en of hij daar als kind ook al mee bezig was;
wat een experiment precies is en waarom experimenteren zo belangrijk is;
hoe een typische dag er uit ziet;
wat zijn ambities zijn;
waar hij energie van krijgt, over zijn afkeer van guilty pleasures en over schaamte.

Referenties:

de website naar het LinkedIn-profiel van Johan Dhaeseleer, vind je hier;
de website van de podcast van Ryan Holiday, vind je hier;
de website van Team Fixers, het bedrijf van Johan vind je hier;
een link naar meer informatie over persoonlijke effectiviteit, vind je hier;
een link naar een leuk artikel over energie en focus, vind je hier.

Hoe pas je de piramide van Lencioni toe?

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 10 september 2022. Gepost in Blog, Podcasts.

Beluister hier de podcast van Lean Leadership over Waarom sommige teams falen en ander succesvol zijn! (deel 2)

Over de succesvolle en falende teams…

Bedrijven en organisaties slagen er niet in om echt teamwerk van de grond te krijgen, omdat deze teams ongemerkt slachtoffer worden van een vijftal voor de hand liggende, maar gevaarlijke valkuilen. Deze vijf frustraties vormen een onderling verbonden geheel. Het geheel wordt voorgesteld als de piramide van Lencioni.

Dit model kan je ook positief benaderen. Bedenk hoe leden van echt samenhangende teams zich opstellen:

vertrouwen in elkaar
openlijk de strijd aangaan over ideeën
besluiten en actieplannen steunen
elkaar aanspreken op het realiseren van overeengekomen activiteiten
zich concentreren op het bereiken van collectieve resultaten

Waarom sommige teams falen en andere succesvol zijn

Over succesvol teamoverleg…

De volgende elementen zijn essentieel bij een succesvol teamoverleg:

een agenda;
de voorbereiding;
de juiste organisatie: tijdstip – duurtijd – locatie;
een facilitator of procesbegeleider;
een check-in;
de openstaande actie-lijst;
de constructieve confrontatie;
een beslissingen-lijst;
de actie-lijst met een duidelijke actienemer en een duidelijke due-date;
de check-out.

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

hoe het model er ook al weer uitziet;
waarom Maarten tijdens zijn vakantie heel vaak aan Caroline heeft moeten denken;
de link tussen het model van Patrik Lencioni en de Belgische politiek;
de federale regering, die zeker geen succesvol team is;
het gebrek aan samenwerken in de politiek en wat dat doet voor de bevolking;
hoe we de theorie van Lencioni behapbaar kunnen maken;
wat een teamoverleg juist is en hoe dit steeds volgens dezelfde standaard lopen;
welke elementen nodig zijn voor een succesvol teamoverleg.

Beluister hier de aflevering via YouTube:

Podcast Lean & Leadership – Waarom sommige teams falen en andere succesvol zijn? (deel 2)

Referenties:

de link naar een uitgebreid artikel over de Piramide van Lencioni, vind je hier;
een link naar een eerdere podcast over “Waarom sommige teams falen en andere succesvol zijn”, vind je hier;
het boek van Patrick Lencioni, vind je hier.

Bart Lowette, lean expert in de supply chain

Geschreven door maarten@leanleadership.be op 19 augustus 2022. Gepost in Blog, Podcasts.

Bart Lowette is eigenaar van Prozes, waarmee hij bedrijven en hun medewerkers helpt bij het realiseren van hun doelstellingen. Hij heeft jaren ervaring in de supply chain en is black belt Lean en Six Sigma.

Beluister hier de podcast “De Werkvloer” met Bart Lowette, lean expert in de supply chain.

Podcast De Werkvloer – Bart Lowette, Lean expert in de supply chain

Over Bart…

Bart begon zijn carrière in een job binnen de logistiek. Hij werkte op jonge leeftijd als plant manager in een distributiecenter. Hij raakte gebeten door supply chain en leerde er het klappen van de zweep. Onderweg ontdekte hij de Lean en Six Sigma technieken.

It’s good enough. Je moet weten wanneer het goed genoeg is. Je moet niet te ver willen gaan. Dat kost energie, geld en zorgt voor stress.
Bart Lowette, lean expert binnen de supply chain

Een paar jaar geleden richtte Bart zijn eigen bedrijf op. Met Prozes wil hij andere bedrijven en hun medewerkers helpen om hun doelstellingen te bereiken.

Bij de start van een opdracht maakt Prozes steeds een grondige analyse van de actuele situatie. Daarvoor luistert Bart in de eerste plaats naar de medewerkers. Hun verhaal vindt hij erg belangrijk. Daarnaast duikt Bart in de aanwezige data.

Deze analyse vertaalt hij in duidelijke doelstellingen. Dit doet Bart steeds in overleg met de opdrachtgever en met het team.

Bij het uitwerken van de projecten, die voornamelijk uit procesverbeteringen bestaan, maakt Bart gebruik van Lean en Six Sigma methodieken.

Bart is gebeten door data. Hij is een echte excel-fanaat.

SIPOC

Een SIPOC is een procesmap of een schematische weergave van een bedrijfsproces. Het geeft een high level overzicht. De methode is vrij eenvoudig en laat toe om zeer snel een goed inzicht te krijgen in het proces.

In het volgende artikel vind je een uitgebreide uitleg over deze methode: lees hier.

Hoshin Kanri

Een Hoshin Kanri is een instrument om strategische plannen te vertalen naar concrete initiatieven. Je vertrekt van de missie van je bedrijf (of afdeling) en je vertaalt deze naar meetbare acties.

De methode laat je toe om alle medewerkers te betrekken, zodat zij op het einde van de oefening perfect weten voor welke acties zij verantwoordelijk zijn én hoe zij zelf kunnen bijdragen tot de lange termijn doelstellingen van het bedrijf. De medewerkers nemen deel aan het opstellen van de X-matrix. Hun input is van groot belang. Zij weten beter dan wie ook welke initiatieven nodig zijn om bepaalde doelstellingen te halen. Bovendien zullen zij zelf ook hun steentje moeten bijdragen bij het realiseren ervan.

Je kan via Hoshin Kanri de voortgang van de initiatieven éénvoudig opvolgen en bijsturen.

In het volgende artikel vind je een uitgebreide uitleg over deze methode: lees hier.

X-zoeken in Excel

Je kan de functie X.ZOEKEN gebruiken om items in een tabel of bereik per rij te zoeken. Met X.ZOEKEN kunt u in één kolom zoeken naar een zoekterm en een resultaat uit dezelfde rij in een andere kolom retourneren, ongeacht aan welke kant de retourkolom zich bevindt.

In het volgende artikel vind je een uitgebreide uitleg over deze methode: lees hier.

Beluister de podcast-aflevering via ons YouTube-kanaal:

In de podcast vertelt Bart over:

hoe Bart en Maarten elkaar leerden kennen tijdens een opleiding Lean Six Sigma;
dat hij als consultant, die extra mijl wil gaan;
hoe hij zijn eerste stappen zetten binnen de supply chain;
zijn huidige opdracht als lean expert en hoe hij die heeft aangepakt;
het belang van focus bij het aanpakken van problemen en hoe hoshin kanri daarbij kan helpen;
dat verandering altijd pijn moet doen en daardoor steeds moeilijk is;
de SIPOC methode, wat staat voor Supplier-Input-Process-Output-Customer;
interne en externe klanten, verwachtingen, en moeilijkheden hiermee;
hoe hij de Hoshin Kanri methode toepaste en welke leerpunten hij hieruit trok;
zijn passie voor excel;
de stocktelling-app, die hij zelf in elkaar stak;
hoe hij zijn energie uit de catch-phrase van ‘The A-Team’ haalt;
zijn ochtendroutine en hoe hij omgaat met stress-momenten;
zijn microbe om altijd te willen verder leren;
de zoektocht van zelfstandige naar ondernemer.

Referenties:

de website naar het LinkedIn-profiel van Bart Lowette, vind je hier;
de website van Prozes, het bedrijf van Bart, vind je hier.

Wat is een RACI-matrix?

De 4 RACI-rollen

1. Responsible

2. Accountable

3. Consulted

4. Informed

Hoe creëer je een RACI-Matrix?

Vermijd deze valkuilen

Bekijk hier de opname!

Referenties:

Over Bottom-up of Top-down?

Beluister de podcast-aflevering via ons YouTube-kanaal:

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

Referenties:

Wat is een FMEA?

Maak kennis met de 3 variabelen van FMEA

De ernst x de frequentie x de detectiegraad = het Risk Priority Number (RPN)

Wanneer gebruik je een FMEA?

Hoe voer je een FMEA uit?

De mogelijke fouten

Het effect voor de klant

De oorzaken en hun frequentie

De detectiegraad

Het risk priority number

Over Lien…

In de podcast vertelt Lien over:

Referenties:

Over Getting Things Done!

Eén systeem

Verzamelen

Verwerken

Organiseren

Herzien

Uitvoeren

Beluister de podcast-aflevering via ons YouTube-kanaal:

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

Referenties:

Bekijk hier de opname!

Referenties:

Over Johan…

In de podcast vertelt Johan over:

Referenties:

Over de succesvolle en falende teams…

Over succesvol teamoverleg…

Maarten en Caroline spreken in de podcast over:

Beluister hier de aflevering via YouTube:

Referenties:

Over Bart…

SIPOC

Hoshin Kanri

X-zoeken in Excel

Beluister de podcast-aflevering via ons YouTube-kanaal:

In de podcast vertelt Bart over:

Referenties:

Maak kennis met Lean Leadership