De Balanced Scorecard biedt een overzichtelijk dashboard waarmee je je organisatie naar toekomstig succes kan leiden.

Waarom was er nood aan verandering?

Vroeger keken leidinggevenden (op regelmatige basis) hoofdzakelijk naar de financiële resultaten van het bedrijf: omzet, winst, marge, ROI, …

Echter, dit terugkijken naar resultaten uit het verleden bleek onvoldoende om ook in de toekomst competitief het hoofd te kunnen bieden aan de veranderende markten.

Hiervoor moesten ze ook andere parameters bewaken. Enkel zo konden ze de toekomst van het bedrijf verzekeren door continue verbeteringen en innovaties . Op basis van deze bekommernissen werd in 1992 door Robert Kaplan en David Norton, samen met een selecte groep ondernemers, de “Balanced Scorecard” ontwikkeld.

Wat is een “Balanced Scorecard”?

Een Balanced Scorecard (BSC) geeft je alle informatie nodig om je bedrijf succesvol te maken. Hiervoor bewaakt de BSC de performantiecriteria van een bedrijf vanuit 4 perspectieven:

• Het financiële perspectief – Hoe kijken de aandeelhouders naar ons?
• Het klantenperspectief – Hoe zien klanten ons?
• Het interne perspectief – Waarin moeten we excellent zijn?
• Het perspectief van innovatie en kennis – Kunnen we blijven verbeteren en waarde opbouwen?

Voor elk van deze perspectieven formuleer je een zeer beperkt aantal (meetbare) doelstellingen. En natuurlijk zorg je ervoor dat deze in lijn liggen met de visie en de strategie van de organisatie.

Vervolgens “scoor” je de resultaten van deze doelstellingen. En daar waar het onvoldoende blijk, moet je de nodige actie ondernemen.

Het is evident dat de hele organisatie de BSC onderschrijft en uitdraagt. Elkeen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Elkeen draagt bij tot het realiseren van de doelstellingen.

Waarom is dit een “balanced” scorecard?

Dit spreekt voor zich. De BSC bewaakt de balans tussen:

• Korte- en langetermijn objectieven
• Financiële en niet-financiële gegevens
• Verleden en toekomst (lagging en leading indicators)
• Interne en externe performance perspectieven

Welke voordelen biedt een Balanced Scorecard?

Aan de hand van de BSC kan je gerichte actieplannen opstellen. Hiermee kunnen de nodige verbeteringen en aanpassingen gebeuren om tekortkomingen in de verschillende domeinen aan te pakken. Denk bijvoorbeeld aan een adequaat trainingsplan om de kennis op peil te brengen en te houden.

En omdat iedereen op de hoogte is van de doelstellingen en éénzelfde taal gebruikt, verbetert de communicatie zowel intern als extern.

Dit leidt uiteindelijk tot een betere bedrijfsvoering en garanties voor een succesvolle toekomst.

Iedereen maakt het wel eens mee. Je hebt het gevoel dat je al een hele dag hard gewerkt hebt, maar als je ’s avonds terugkijkt naar je werkdag zakt de moed je in de schoenen, want plots bekruipt het idee je dat je toch maar erg weinig gedaan hebt. Deze situatie maakt meteen duidelijk dat er een verschil is tussen effectiviteit en efficiëntie. Beide concepten botsen immers op elkaar.

Na het lezen van dit artikel:

• Weet je wat effectiviteit is
• Weet je wat efficiëntie is

De woorden verschillen subtiel, maar door goed te weten waarvoor ze precies staan, zal jouw leven helemaal veranderen.

Gevolg: je zal minder in bovenstaande situatie terechtkomen. Lees dus gauw verder.

‘Effectiviteit’ en ‘efficiëntie’ zijn géén synoniemen

Veel mensen denken dat ‘effectief zijn’ en ‘efficiënt zijn’ hetzelfde betekent. Hoewel er zeker raakvlakken zijn tussen beide concepten, zijn ze geen synoniem voor elkaar.

Als je goed het verschil kent tussen ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’, zal je deze kennis ook in je dagelijkse werkleven kunnen toepassen.

Met andere woorden, je zal niet alleen het gevoel hebben dat je hard hebt gewerkt, maar ook dat je veel werk hebt verzet.

Wat is ‘effectiviteit’?

Effectiviteit heeft te maken met het resultaat. De centrale vraag bij het uitvoeren van een taak is: brengt dit je dichter bij je doel? Is het antwoord daarop ja, dan ben je effectief.

Kortom, de actie die je uitvoert is gericht en specifiek. Ze past mee in het plan om je doel te bereiken. Er is dus een duidelijke uitkomst of een resultaat.

Wat is ‘efficiënt’?

Efficiëntie heeft te maken met hoe je praktisch een taak uitvoert. Doe je dit op de meest handige manier, dan ben je efficiënt.

Let op: er wordt bij efficiëntie dus niet gekeken of de taak zinvol is of niet. Wel over hoe snel en kwalitatief je de specifieke taak uitvoert.

Kortom, het is niet omdat je efficiënt werkt, dat je doelgericht, dus effectief bent.

Het verschil tussen ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’

Het verschil is dus duidelijk:

• Bij effectiviteit vraag je je af of de taak doelgericht is. Past deze taak in mijn plan om doel X te behalen?
• Bij efficiëntie vraag je je af of je een specifieke taak op de meest praktische, kwaliteitsvolle en snelle manier uitvoert.

Effectiviteit heeft dus met doelgerichtheid te maken, maar niet met de praktische invulling ervan. En efficiëntie heeft dus met de praktische uitwerking van een taak te maken, maar niet met de doelgerichtheid ervan.

Kortom, je kan ‘effectief inefficiënt’ zijn en ‘efficiënt ineffectief’. ? Maar natuurlijk willen we allemaal ‘efficiënt effectief’ zijn. Want dat bespaart ons héél véél tijd.

Hoe kan ik ‘efficiënt effectief’ zijn?

Nu je weet wat het verschil is tussen ‘efficiëntie’ en ‘effectiviteit’ wil je natuurlijk weten hoe je deze concepten het makkelijkst kunt toepassen.

Om ‘efficiënt effectief’ te zijn, kan je best twee stellingen in het achterhoofd houden. Deze:

1. Het goed uitvoeren van een onbelangrijke taak, maakt deze taak nooit belangrijk.
2. Een taak wordt belangrijk omdat deze bijdraagt aan het doel, niet omdat er veel tijd aan gespendeerd wordt.

Wat leren we hieruit? Wat je doet is belangrijker dan hoe je het doet.

We zien dus een hiërarchie in de concepten ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’. Die laatste is belangrijk, maar in vele gevallen waardeloos als je niet ‘effectief’ bent.

Concrete tips voor effectief werken

Ja, dat klinkt allemaal goed. Maar kan het nog iets concreter? Met plezier! In wat volgt geven we je 5 tips voor effectief werken:

1. Wat is voor jou belangrijk?
2. Maak een plan.
3. Stel je prioriteiten.
4. Durf ‘nee’ te zeggen.
5. Maak dingen af.

Tip 1: wat is voor jou belangrijk?

Als je effectief wil werken, is er maar één ding van belang. Weet wat belangrijk is voor jou. Wat zijn je waarden? Wat wil je bereiken? Tegen wanneer? Dit zijn de grote doelstellingen. Maak deze helder. Wat wil jij bereiken over een jaar?

Tip 2: maak een plan

Nu je weet wat belangrijk is en wat je wil bereiken. Moet je jezelf de vraag stellen hoe je dat moet doen. Welke (tussen)stappen moet je ondernemen? Lijst deze op en plak er een periode op. Zo weet je hoeveel tijd je nodig hebt. Vervolgens plan je deze tijd in je agenda.

Tip 3: stel je prioriteiten

Om je doelen niet uit het oog te verliezen wanneer je met de waan van de dag bezig bent, is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Welke taken zijn voor jou het allerbelangrijkst? Wat moet je zeker vandaag of deze week doen? Dit zijn de taken die bovenaan op je to do-lijst moeten prijken.

Extra tip: de Eisenhowermatrix helpt je prioriteiten te stellen.

Tip 4: durf ‘nee’ te zeggen

Natuurlijk moet je afwegen waarop je ‘nee’ zegt. ‘Ja’ zeggen maakt je immers populair, want je komt behulpzaam over. Dat waarderen anderen. Echt.

Maar … Kijk voor je ‘ja’ zegt altijd naar je prioriteiten.

Stel je deze vraag: ‘als ik deze nieuwe taak opneem, kan ik dan mijn belangrijkste taken nog op tijd uitvoeren?’ Is het antwoord nee, dan zeg je beter op deze nieuwe taak ook ‘nee’. Laat je niet ondersneeuwen. Doe wat nu belangrijk is.

Tip 5: maak dingen af

Durf dingen af te maken voor je iets nieuws begint. Zet de e-mailmeldingen uit en durf je mobiel op stil te zetten. Concentreer je even en maak de taak af. Zo heb je het gevoel dat je iets afrondt. Nadien kan je checken of er meldingen zijn binnengekomen die je onmiddellijk moet beantwoorden.

Veel succes om de meer effectieve versie van jezelf te ontdekken!

De betrokkenheid van de medewerkers in je bedrijf en je organisatiesucces gaan hand in hand. Want …

Hoe meer betrokken je personeel is hoe meer succesvol je bedrijf zal zijn. Hoe minder betrokken je medewerkers zijn hoe minder succesvol je bedrijf zal zijn.

Dit is precies de reden waarom bedrijven steeds meer in willen zetten op de betrokkenheid van hun medewerkers.

Daarom kom je na het lezen van dit artikel dit te weten:

• Wat is betrokkenheid?
• Hoe verhoog je de betrokkenheid van het personeel in je organisatie.

Dit is belangrijke kennis, want zo weet jij hoe je jouw team zo succesvol mogelijk georganiseerd krijgt.

Wat is betrokkenheid?

Betrokkenheid of ‘commitment’ betekent dat een medewerker

• zich verbonden voelt met de organisatie
• en het werk met plezier doet.

Kortom, de medewerker houdt van de job én het bedrijf. De doelen van de organisatie zijn de doelen van de medewerker. De persoon zal er dus alles aan doen om die doelen te behalen.

Wat zijn betrokken medewerkers?

Betrokkenheid bij je personeel kan zich op verschillende manieren uiten. Maar je kan het wel merken aan het gedrag van je medewerkers. De betrokken medewerker …

• is een ambassadeur voor je organisatie.
• is niet alleen vastberaden, maar ondersteunt ook proactief en is kwaliteitsbewust.
• zit er niets mee in om eens overuren te maken.
• is trots op het bedrijf en draagt dit ook in de vrije tijd uit.
• draagt bij aan de goede werksfeer en behandelt collega’s met respect.
• helpt anderen.
• is kritisch.
• meldt zich niet vaak ziek.

Betrokkenheid toont verbinding met je organisatie. In tijden waarin veel jobs niet ingevuld geraken, is het zeer belangrijk om je personeel zo goed mogelijk aan je organisatie te verbinden. Betrokkenheid is daarbij een belangrijke graadmeter.

Maak een betrokkenheidsanalyse

Betrokkenheid uit zich op verschillende niveaus. Ook zijn er verschillende onderliggende motieven die de betrokkenheid van een medewerker aanwakkeren. Opgelet: niet al deze motieven zijn positief en duurzaam.

Net daarom is het belangrijk om de betrokkenheid van je personeel te meten. Je zal merken dat er 4 groepen bestaan:

1. De toppers zijn betrokken bij je organisatie én bevlogen bij het dagelijks werk.
2. De ideologen zijn betrokken bij je organisatie, maar niet bevlogen in het dagelijks werk.
3. De harde werkers zijn niet betrokken bij je organisatie, maar wel bevlogen in het dagelijks werk.
4. De loontrekkers zijn niet betrokken bij je organisatie én niet bevlogen bij het dagelijks werk.

Bovenstaande toont dat er groepen medewerkers zijn die meer of minder betrokken en bevlogen zijn binnen je organisatie.

Maar er zijn ook verschillende vormen van betrokkenheid. Hieronder lees je welke dat zijn.

3 vormen van betrokkenheid

Er zijn drie vormen van betrokkenheid. Deze noemen we:

1. Toegenegen betrokkenheid;
2. Morele betrokkenheid;
3. Noodzakelijke betrokkenheid.

Wat is toegenegen betrokkenheid?

In andere teksten wordt dit ook affectieve betrokkenheid genoemd. Het gaat hier om een medewerker die:

• Zich identificeert met het bedrijf waarvoor hij/zij/die werkt;
• Geloof of vertrouwen heeft in de organisatie en haar doelen;
• Voelt bewust een ‘fit’ tussen zichzelf en de organisatie waarvoor hij/zij/die werkt;
• Hij/zij/die ervaart bewust het gevoel nog lang voor de organisatie te willen werken.

Kortom, de medewerker schaart zich achter de missie en visie van je organisatie. Hij/zij/die voelt zich bovendien ook gewaardeerd.

Aandachtspunten voor de leidinggevende:

• Waardeer de werknemer regelmatig om zijn/haar/diens werk;
• Laat de werknemer voelen dat het gedane werk zinvol is én bijdraagt tot het succes van de organisatie.

Wat is morele betrokkenheid?

Dit wordt ook wel normatieve betrokkenheid genoemd. Het gaat hier om een medewerker die:

• Vindt dat eenmaal aangenomen hij/zij/die ook bij de organisatie hoort te blijven;
• Ervaart morele verplichting om goed te presteren;
• Zou zich schuldig voelen als hij/zij/die de organisatie zou verlaten.

Kortom, deze medewerker is vooral blij dat hij een job heeft en zal deze ook niet zomaar opgeven. Deze vorm van betrokkenheid is wel minder kwalitatief dan de hierboven uitgelegde toegenegen betrokkenheid.

Aandachtspunten voor de leidinggevende:

• Waardeer de werknemer regelmatig om zijn/haar/diens werk;
• Laat de werknemer voelen dat het gedane werk zinvol is én bijdraagt tot het succes van de organisatie.
• Pols naar de waarden van de werknemer en kijk hoe deze zouden kunnen matchen met de missie en visie van de organisatie. Wijs daar op een constructieve manier op. Zo kan je van de morele betrokkenheid omvormen naar meer affectieve betrokkenheid.

Wat is noodzakelijke betrokkenheid?

Dit wordt ook wel continuerende betrokkenheid genoemd. Het gaat hier om een medewerker die:

• Waarvoor het verlaten van de organisatie nadelig zal zijn;
• Afhankelijk is van het loon of de goede arbeidsvoorwaarden;
• Niet zo makkelijk een nieuwe job zal vinden.

Deze medewerkers blijven dus vooral uit noodzaak voor de organisatie werken.

Aandachtspunten voor de leidinggevende:

• Deze medewerkers kunnen erg ontevreden zijn en staan regelmatig weigerachtig ten opzichte van verandering.
• Lokaliseer deze medewerkers en beoordeel de kwaliteit van hun werk.
• Waardeer de medewerker om het gedane werk, maar durf ook waarschuwingen uit te delen en richting een exitgesprek te gaan wanneer het nodig is voor het bedrijf.

6 praktische tips om de betrokkenheid van je personeel te verhogen

1. Communiceer een aansprekend doel, dat geeft energie en motivatie aan je werknemers. Het zorgt er ook voor dat werknemers beter weten wat de organisatie van hen verwacht.
2. Betrek medewerkers op tijd bij beslissingen. Communiceer niet uitsluitend top-down wat er staat te gebeuren. Zeker bij belangrijke beslissingen is het goed om draagvlak te creëren. Betrek medewerkers uit de verschillende diensten van het bedrijf en leg hen het probleem uit. Hoe zouden zij het oplossen?
3. Laat medewerkers hun eigen job invullen. Hoe denken zij dat zij zelf de organisatie het beste kunnen helpen?
4. Deel het succes van het bedrijf regelmatig. Ook kleine successen. Zo krijgen de medewerkers het gevoel dat hun werk zinvol is en resultaat boekt. Dit is de ideale drijfveer om het nog beter te doen.
5. Geef ruimte. Niets doodt de bevlogenheid en betrokkenheid van een medewerker meer als het gevoel dat er heel de tijd op de vingers gekeken wordt. Controleer niet overmatig. Maar geef vertrouwen aan de medewerker. Je hebt de persoon immers aangeworven omdat je ervan overtuigd bent dat hij/zij/die een aanwinst is voor het bedrijf.
6. Geef voldoende feedback. En doe dat niet eenmaal per jaar, maar systematisch. Coach je medewerkers en vertel onmiddellijk wat je vindt van de resultaten die ze behalen. Blijf wel constructief.

Ken je dat moment dat je collega’s bij een fout alle verantwoordelijkheid van zich afschuiven en wijzen naar de ander? Dat is het moment wanneer je project dreigt te mislukken, want iedereen is met elkaar bezig ener gaat dus kostbare tijd verloren om het probleem op te lossen. Dit soort situaties wil je natuurlijk tot een minimum beperken. Meer nog: de RACI-matrix kan je daarbij helpen. Dit is een nuttige tool die ervoor zorgt dat het inzetten van je personeel helder en effectief verloopt. In dit artikel maak je kennis met de RACI-matrix en kom je te weten hoe je dit model toepast.

Wat is een RACI-matrix?

De RACI-matrix is een schema dat aan elke taak of beslissing een verantwoordelijkheidsrol toewijst aan een betrokken persoon. Zo kan je op taakniveau vaststellen wie verantwoordelijk is, geraadpleegd moet worden en/of geïnformeerd moet zijn voor een taak of beslissing uitgevoerd wordt. Concreet kent de RACI-matrix vier rollen, die samengevat worden in het letterwoord ‘RACI’:

• R staat voor responsible.
• A staat voor accountable.
• C staat voor consulted.
• I staat voor informed.

De 4 RACI-rollen

Het RACI-model helpt je om structuur en duidelijkheid in het beschrijven van de rollen en stakeholders binnen een project te brengen. Ook als je project op apegapen ligt, kan de RACI-matrix je helpen om structuur te krijgen en weer oplossingsgericht te werken. Dit doe je dus door aan elke betrokkenen voor elke taak één of meerdere van de vier RACI-rollen toe te wijzen.

1. Responsible

Hier gaat het om teamleden of belanghebbenden die het werk uitvoeren. Ze hebben een concrete taak die uitgevoerd moet worden of een doelstelling die ze moeten behalen. Ze hebben vaak ook autonomie over hoe ze dit doen. Ook een team van meerdere personen kan verantwoordelijk zijn. Zeker voor grotere projecten is dit vaak het geval.

2. Accountable

De goede verstaander fronst nu misschien de wenkbrauwen, want natuurlijk betekent dit net als ‘responsible’ in de Nederlandse taal ‘verantwoordelijk’. Maar in de RACI-matrix gaan we hier toch een stap verder: het gaat immers om eindverantwoordelijkheid. De persoon die ‘accountable’ is, is de eigenaar van het werk. Die persoon behoudt steeds het helikopterperspectief over alle betrokkenen en bepaalt wanneer de taak, de doelstelling of de beslissing uitgevoerd is. Om succes te verzekeren kan er maar één persoon ‘accountable’ zijn.

3. Consulted

Hier gaat het om belanghebbenden die input moeten geven om de taak überhaupt uit te voeren of de doelstelling te behalen. Het gaat dus om stakeholders die actief deelnemen aan de taak, maar er niet verantwoordelijk voor zijn. Ze zijn ‘in the loop’ en betrokken.

4. Informed

Dit is de rol die je toewijst aan belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden over de taak, de doelstelling of de beslissing, maar geen input geven in de realisatie ervan. Ze dragen dus niet rechtstreeks bij tot de taak, maar moeten bijvoorbeeld geïnformeerd worden om hun eigen taken wel tot een goed einde te brengen.

Hoe creëer je een RACI-Matrix?

Nu je weet wat een RACI-matrix is, wat het doet en welke rollen het omvat, kan je zelf aan de slag gaan om jouw project met het RACI-model structuur te geven. Dit doe je aan de hand van deze zes stappen:

1. Som alle (deel)taken op die betrokken zijn bij de oplevering van het project, het behalen van het doel of het uitvoeren van de beslissing. Deze lijst je vervolgens aan de linkerkant van een tabel op.
2. Identificeer alle stakeholders voor de oplevering van het project, het behalen van het doel of het uitvoeren van de beslissing. Plaats deze aan de op een lijn aan de bovenkant van de tabel. Horizontaal dus.

Dit ziet er zo uit:

1. Vul vervolgens per rol en taak in welke rol de betrokken persoon heeft, en welke verantwoordelijk of aansprakelijkheid hij heeft. Een persoon kan meerdere rollen opnemen, maar een passieve en actieve rol zijn nooit verenigbaar.
2. Elke taak moet ten minste één verantwoordelijke persoon hebben (= responsible).
3. Per taak kan maar één iemand eindverantwoordelijk zijn (= accountable).
4. Bespreek het RACI-model bij de start van het project met alle stakeholders. Zo weet iedereen voor zichzelf wat de concrete verwachtingen zijn.

Een volledig ingevuld RACI-matrix ziet er dus zo uit:

Vermijd deze valkuilen

Met de RACI-matrix alleen kom je er niet. Je zal de matrix moeten conformeren met je strategie. Alleen zo kunnen er conflicten of onduidelijkheden uit de matrix geschrapt worden.

Analyseer de verantwoordelijkheden per stakeholder:

• Zijn er te veel R’s (responsible) voor één bepaalde stakeholder? Dan dien je dit aan te passen. Het kan zijn dat deze stakeholder nu te veel op zijn bord heeft.
• Maar ook: zijn er niet te veel C’s (consulted)? Niet iedereen hoeft geraadpleegd te worden voor elke deeltaak. Overweeg goed wie slechts geïnformeerd moet zijn.
• Geen lege cellen: elke stakeholder heeft bij elke taak een rol om het project succesvol tot een einde te kunnen brengen.
• Overleg vooraf met elke stakeholder de RACI-matrix. Zien zij fouten? Zijn ze het ermee eens?

Analyseer de verantwoordelijkheden per deeltaak

• Een deeltaak heeft geen R (responsible)? Dan is er iets mis, want elke taak moet op zijn minst uitgevoerd worden …
• Staan er veel R’s? Dat is ook niet goed, want dit kan blokkeren. Zorg dat iedereen voldoende autonomie heeft.
• Er kan maar één iemand eindverantwoordelijk zijn. Dus per deeltaak mag er maar één A (accountable) staan. Maar géén A is geen optie. Iemand moet eindverantwoordelijk zijn.

Veel succes met je toekomstige projecten. Het RACI-model zal je alvast helpen om deze te structureren en de informatiestromen en verantwoordelijkheid correct toe te wijzen.