Met een FMEA minimaliseer je je risico’s
Als je vertrouwd bent met Lean Six Sigma dan ben je de Failure Mode and Effects Analysis vast al tegengekomen. Vaak wordt de afkorting FMEA gebruikt.
FMEA vindt zijn oorsprong in de lucht- en ruimtevaart. Het doel is om alle risico’s op falen te verzamelen, zodat de juiste acties ondernomen kunnen worden om de risico’s op tijd te ontdekken of zelfs te elimineren. Zo kan iedereen veilig gebruik maken van het product of de dienstverlening. Vandaag komt FMEA in veel meer sectoren voor dan alleen de lucht- en ruimtevaart.
In de Lean Six Sigma methode wordt een FMEA vooral (maar niet uitsluitend) gebruikt in de ‘improve’-fase van het ontwerpen en verbeteren van processen.
In dit artikel lees je wat een FMEA is en hoe jij het in je organisatie kunt toepassen. Aan het einde van dit artikel leggen we je het maken van een FMEA stap voor stap uit aan de hand van een concreet voorbeeld.
Wat is een FMEA?
Een FMEA wordt gebruikt als hulpmiddel om oorzaken en zwakke plekken van een product, dienst of een proces(stap) te detecteren. Hierdoor kan je het risico voor zowel je klanten als je organisatie inschatten. Vervolgens ken je prioriteiten toe voor verdere analyse die uiteindelijk uitmondt in maatregelen om het risico zoveel als mogelijk te beperken.
Maak kennis met de 3 variabelen van FMEA
Om een goede FMEA uit te voeren moet je de drie cruciale elementen van fouten of zwakke plekken goed begrijpen. Deze parameters zijn:
- De ernst van de fout
- De frequentie dat de fout kan voorkomen
- De detectiegraad of de kans dat de fout wordt opgemerkt
De ernst x de frequentie x de detectiegraad = het Risk Priority Number (RPN)
In een FMEA geef je elk van deze drie parameters een cijfer op een schaal van 1 tot 10. Hoe hoger het cijfer, hoe meer gewicht de fout heeft voor deze parameter. Vervolgens vermenigvuldig je de drie parameters met elkaar. Zo kom je het risk priority number (RPN) te weten.
Kort gezegd: het RPN helpt je bepalen welke processtappen het grootste risico hebben en welke dus als eerste aangepakt moeten worden. Het is belangrijk om maatregelen te nemen wanneer het RPN hoger is dan 125. Onderstaande richtlijn helpt je om elke fout deze juiste prioriteit te geven:
- Een fout of zwakke plek met een RPN die hoger is dan 300 beschouw je als kritisch. Het is dus belangrijk dat je deze fout zo snel mogelijk aanpakt, zodat deze niet of heel weinig voorkomt.
- Een fout of zwakke plek met een RPN tussen 125 en 300 beschouw je als waakzaam. Actie ondernemen is wenselijk, omdat je de risico’s voor je klanten en je organisatie beperkt. Maar behandel eerst de kritische fouten.
- Een fout of zwakke plek met een RPN die lager is dan 125 beschouw je als minimaal. Hier hoef je niet onmiddellijk op te reageren.
Wanneer gebruik je een FMEA?
Je gebruikt een FMEA als:
- je een nieuw proces of product ontwikkelt;
- een bestaand product of proces grondig wijzigt;
- om de mogelijke risico’s van een project beter te begrijpen;
- om de implementatie van risico beperkende maatregelen beter te begrijpen;
- in de verbeterfase, zodat je de effectiviteit van je controleplan goed kunt inschatten.
Hoe voer je een FMEA uit?
In wat volgt, voeren we een FMEA uit aan de hand van een concreet voorbeeld. De centrale vraag van de FMEA is: hoe kan een Aziatisch restaurant ervoor zorgen dat het bezorgingsproces feilloos verloopt?
De mogelijke fouten
Het is handig dat je deze FMEA start met een brainstormsessie. Voor deze brainstorm doe je er goed aan iedereen uit te nodigen die bij het te onderzoeken proces betrokken is. In het voorbeeld van het Aziatisch restaurant kan je denken aan:
- het keukenpersoneel;
- de bezorger;
- de manager van het restaurant;
- eventueel ook klanten.
Je stelt aan deze mensen de vraag: wat kan er allemaal fout gaan bij het bezorgen van onze maaltijden?
Of deze: waar zou een klant ontevreden mee zijn in onze huidige delivery-service?
Tijdens de brainstorm noteer je alle fouten (of risico’s) die vermeld worden:
- De bezorger meldt dat de sleutel van de scooter niet op de juiste plek hangt.
- De manager geeft aan dat het bezorgadres regelmatig niet te lezen is.
- De bezorger geeft aan dat de verpakking onderweg soms stukgaat.
- …
Het effect voor de klant
Per fout ga je dan op zoek naar de eventuele het effect voor de klant. In het geval van de sleutel die niet op zijn plek hangt, wordt de klant te laat beleverd, want de bezorger heeft naar de sleutel moeten zoeken. In het geval dat het bezorgadres niet te lezen is, is het effect dat de klant zijn maaltijden niet ontvangen heeft.
Elk effect geef je een waarde van 1 tot 10, waarbij geldt dat hoe hoger de waarde is, hoe zwaarder het effect is voor de klant. In het geval van de sleutel die niet op zijn plek hangt, kennen we de waarde 5 toe. Het niet te lezen bezorgadres krijgt de waarde 9.
De oorzaken en hun frequentie
Vervolgens ga je per fout op zoek naar de oorza(a)k(en) ervan. Dat kan je bijvoorbeeld doen met behulp van een visgraatdiagram.
Terug naar het voorbeeld: wat zijn de oorzaken voor ‘de sleutel die niet op de juiste plek hangt’?
- De bezorger vergeet de sleutel bij terugkomst op de juiste plek te hangen.
- De sleutel valt van het haakje.
- Een andere bezorger neemt de verkeerde sleutel mee.
Elke oorzaak geef je een cijfer. Hoe hoger het cijfer hoe hoger de frequentie ervan is:
- De bezorger vergeet de sleutel bij terugkomst op de juiste plek te hangen = 6.
- De sleutel valt van het haakje = 8.
- Een andere bezorger neemt de verkeerde sleutel mee = 1.
De detectiegraad
In een laatste stap evalueer je hoe de fout gedetecteerd wordt. Per detectiemiddel (of de afwezigheid ervan) geef je een score van 1 tot 10. Hoe hoger de score hoe moeilijker de fout op dit moment gedetecteerd wordt. In het geval dat de sleutel niet aan het haakje hangt, merken we op dat niemand de fout kan detecteren. De score is dus 10.
Het risk priority number
Nu je de ernst, de frequentie en de (afwezigheid van) detectie voor elke fout kent, kan je het risk priority number berekenen door de drie cijfers te vermenigvuldigen. In ons concreet voorbeeld is dit dus:
- Ernstwaarde 5 voor de sleutel die niet op zijn plek hangt.
- Frequentiewaarde 8, want de sleutel valt erg makkelijk van het haakje.
- Detectiewaarde 10, want niemand merkt de fout tijdig op.
- Het risk priority number bedraagt dus 400 (= 5 x 10 x 8) en is dus kritisch.
Je moeten een maatregel nemen voor de sleutel die steeds van het haakje valt. Je kan bijvoorbeeld een nieuw haakje voorzien, omdat het huidige haakje kapot is … Door de actie uit te voeren zal de frequentie dat de sleutel van het haakje valt verlagen. Daardoor zal ook het RPN zakken.
Veel succes!
