De lock-down ‘light’ gaat zijn vijfde week in. De wereld staat even op pauze. Verschillende bedrijven zijn gesloten of in economische werkloosheid. De meeste bedrijven, zeker die in de maakindustrie, doen gewoon verder. Business as usual, maar dan met mondmaskers, handgels en anderhalve meter afstand. Bedrijven focussen zich op dit moment op hun kerntaken: de productie van het eindproduct of de levering van de dienst aan de klant. Ondersteunende functies werken van thuis uit. Groepsoverleg is moeilijk. Trainingen doen we even niet. Verbeterprojecten zijn uitgesteld of branden op een laag pitje. De moeilijke situatie biedt een aantal opportuniteiten. Het verplicht bedrijven om scherpere en juistere keuzes te maken. Niet alleen voor wat betreft hun kerntaken, maar zeker ook voor wat betreft verbeterprojecten. Hoe kies je nu welke verbeterprojecten je wél moet aanpakken?

Niet alle verbetering is gewenst

Op het einde van het werkjaar, als prestaties worden geëvalueerd en budgetten worden opgesteld, wordt ook beslist over de verbeteringen die het komende kalenderjaar moeten worden aangepakt. Dit mondt dan uit in een lijstje van projecten die de efficiëntie, de kwaliteit, de financiële toestand of de veiligheid zullen verbeteren. Vaak een amalgaam van ideeën. Het resultaat van een éénmalige brainstorm van het management. Of een samenraapsel van inderhaast neergepende losse gedachten. Soms een kopie van dezelfde projectlijst van het jaar daarvoor… “We moeten toch aan verbetering doen!”, hoor je dan. Maar niet alle verbetering is nodig of zelfs gewenst. Losse verbeterinitiatieven zijn af te raden en verbleken als zij niet passen in een Groter Plan. Verbeterinitiatieven kunnen elkaar dan zelfs gaan tegenwerken of niet voldoende effectief zijn.

Macro-management: werk aan een groter plan!

Het Groter Plan – dat je best éénmaal per jaar voor je bedrijf opstelt, evalueert en bijschaaft – kan je opstellen door gebruik te maken van de ‘Hoshin Kanri’ methode. Een Hoshin Kanri is een instrument om strategische plannen te vertalen naar concrete initiatieven. Je vertrekt van de missie van je bedrijf en vertaalt deze in enkele (niet teveel!) jaardoelen. Uiteindelijk bepaal je verbeterinitiatieven en wijs je resources toe. Het Groter Plan vertrekt van de kerntaken van je bedrijf. Goed gekozen verbeterprojecten focussen zich op het verbeteren van die kerntaken. Een bedrijf dat stoelen produceert zal verbeterprojecten definiëren die het productieproces van die stoelen goedkoper, veiliger of kwaliteitsvoller maken. Projecten die daar niet toe bijdragen, verdwijnen in de prullenmand.

Micro-management: ken je proces!

Om mogelijke projecten te genereren, is het belangrijk om het proces van je kerntaken goed te kennen. Het opstellen van een value stream map kan hierbij helpen. Een value stream map is een visuele map van alle activiteiten die leiden tot het eindproduct. Noodzakelijke data (doorlooptijd, procestijd, tussenvoorraad, resources) wordt ook in kaart gebracht. Door je proces op deze manier goed te doorgronden, leer je welke je bottleneck-activiteiten zijn of welke activiteiten de meeste verspilling veroorzaken. Dit zijn de activiteiten die je als eerste moet aanpakken. Projecten die niet bijdragen tot het verbeteren van de bottleneck, zijn niet de eerste prioriteit. Ze verdwijnen in de prullenmand.

Elk project heeft nood aan een business case

Voor elk project wordt er een business case opgesteld. Een business-case is een haalbaarheidsstudie waarin de zakelijke afweging om een project al dan niet op te starten beschreven staat. De kosten worden tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico’s. Een goede business case opstellen is niet eenvoudig. Het helpt wel om juiste keuzes te maken op basis van data en feiten.

De Corona-crisis beukt stevig in op ons dagelijks leven. De lessen zijn opgeschort, de restaurants zijn dicht, de meeste winkels gesloten, de straten zijn verlaten. Maar belangrijker nog: de samenleving is ongerust, ouderen zijn geïsoleerd, mede-mensen worden ziek en sterven. Plots worden we allemaal uit onze dagelijkse routine gehaald. We voelen zelf aan den lijve wat een verandering met je doet. En net hieruit vallen heel wat lessen te trekken. Hoe krijg je medewerkers mee in de visie van je bedrijf? 4 gelijkenissen met de Corona-crisis.

Creëer  een ‘burning platform’

Een burning platform is een term uit het change management. Een operator wordt ’s nachts, op volle zee wakker op een brandend olieplatform. Doordat het platform in lichterlaaie staat, heeft hij nog maar één doel: ondanks de risico’s, zo snel mogelijk van het platform springen in de veilige zee. Een burning platform is een schrikbeeld dat aangeeft waarom verandering noodzakelijk is. Het is een antwoord op de vraag: “waarom moeten we het anders aanpakken?” Hoe authentieker en dwingender dit burning platform, hoe sneller je de neuzen in dezelfde richting krijgt. In de Corona-crisis is de situatie in Noord-Italië, en de beelden en verhalen die we doorkrijgen, het ideale burning platform. “Pas op! Binnen 9 dagen is het bij ons ook zo ver, als we het niet anders aanpakken en als we de richtlijnen niet volgen!”

Zorg voor een krachtige en eenvoudige visie

De visie moet een oplossing of alternatief bieden aan het burning platform. De visie moet krachtig en geloofwaardige genoeg zijn om de crisis het hoofd te bieden. Bovendien moet de visie eenvoudig uit te leggen zijn, zodat iedereen ze begrijpt. De ‘flatten-the-curve’-filmpjes zijn hét voorbeeld van die eenvoudige visie: “Iedereen moet ervoor zorgen dat mensen minder snel besmet geraken. Daardoor wordt het aantal besmettingen gespreid in de tijd. Daardoor wordt de capaciteit van onze ziekenhuizen niet overbelast. Daardoor zullen minder mensen sterven.”

Vertaal visie in begrijpbare richtlijnen en maatregelen

Medewerkers willen begrijpen hoe zij zelf kunnen bijdragen aan die krachtige, eenvoudige visie. Ze willen begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Met behulp van de lean-techniek Hoshin Kanri, kan je strategische plannen vertalen naar concrete initiatieven, op een inclusieve manier. In de Corona-crisis was het daarom belangrijk dat de overheid een set van duidelijke richtlijnen en maatregelen uitvaardigde. In België moesten we tot verleden week donderdag wachten, vooraleer die maatregelen genomen werden.  Dit zorgde voor onrust en onduidelijkheid. Begrijpbare richtlijnen helpen om onduidelijkheid weg te nemen. ‘Blijf in uw kot!’ of ‘Ziek zijn betekent: thuis blijven. Gezond zijn betekent: gaan werken.’

Kies voor de juiste KPI’s

Om de resultaten van de genomen maatregelen op te volgen is een eenvoudig meetsysteem nodig. Het is belangrijk om KPI’s te meten die rechtstreeks gelinkt kunnen worden aan de visie. Want: wat je meet, groeit! Hoe transparanter dit meetsysteem, hoe groter de invloed op de prestaties.  Door de resultaten consequent op de juiste manier te communiceren, verhoog je de invloed nog meer. Het Nationaal Crisiscentrum rapporteert het aantal uitgevoerde testen, het aantal nieuwe besmettingen en het aantal sterfgevallen. Ze doen dit op een dagelijkse persconferentie om 11 uur. Ik kijk uit naar volgende week wanneer het effect van de genomen maatregelen zichtbaar zal zijn.

Toon leiderschap

Verandering kan niet zonder leiderschap. Leiderschap moet in alle lagen van de organisatie of de samenleving aanwezig zijn. Leiderschap is de minister van volksgezondheid die tijdig de juiste maatregelen neemt. Leiderschap is de verpleegkundige die in moeilijke omstandigheden een goede job doet. Leiderschap is de spoedarts die voor zijn patiënten door het vuur gaat. Leiderschap is de bedrijfsleider die beslist om op minimale bezetting verder te doen. Leiderschap is de restauranthouder die zijn zaak drie weken sluit en op zoek gaat naar alternatieven. Leiderschap ben jij die je buurman aanspreekt als hij zich niet aan de opgelegde instructies houdt.

Deze week kreeg ik een rondleiding in een klein bedrijfje. Een groothandelaar van elektronische onderdelen uit de Kempen. Het bedrijf telt 20 medewerkers. Vol trots liet de eigenaar mij zijn piekfijn georganiseerd magazijn zien. Hij vertelde mij over de introductie van zijn elektronisch orderpick-proces, dat hem een efficiëntiewinst van 20 % had opgeleverd. Hij toonde mij ook zijn nachtkluis, waardoor leveranciers ook ’s avonds en ’s nachts konden leveren. Die verbetering kostte hem minder overuren, omdat permanentie niet meer noodzakelijk was.  Hij liet mij ook de laad- en loszone zien. Van hieruit vertrekken dagelijks 7 eigen, tot het dak gevulde bestelwagens om de klanten te bevoorraden. Gemiddeld voert een bestelwagen dagelijks 2,5 ritten uit. Hij liet me met enige fierheid de ‘pitstop’-zone zien. Deze zone was zó ingericht, dat de bestelwagens snel en optimaal bevoorraad kunnen worden. Een combinatie van 5s en SMED, zeg maar. We passeerden tijdens de rondleiding ook een teambord, waar bij de start van elke werkdag het team onder leiding van de ploegbaas tien minuutjes overleg pleegt. De eigenaar liep eraan voorbij. Ik  vroeg hem waarom hij hieraan voorbij ging. In één opslag zag je immers dat ook dit proces goed functioneerde en zijn vruchten afwierp. Hij antwoordde mij dat dit bord voor hem al ‘oud nieuws’ is. Ze deden dit al meer dan 5 jaar. Het ‘teammeeting’-proces zat al in het DNA van het bedrijf. Onbewust bekwaam! Toch wilde ik er verder op ingaan. Uit de uitleg van de eigenaar haalde ik 4 direct toepasbare tips om je teammeeting nog beter te maken!

Visueel opvolgsysteem

Het teambord is dé sleutel voor een goede teammeeting. Het bord leidt het team doorheen het hele proces. Door thema’s, vragen, opvolglijstjes, planningen, enz. op een juiste manier op het bord te schikken, worden alle belangrijke punten op het juiste moment overlopen. Het bord zorgt er ook voor dat steeds dezelfde topics aan bod komen. Dat maakt de teammeeting voorspelbaar. Hierdoor moeten teamleden veel minder nadenken bij het uitvoeren van het proces en kunnen ze zich veel meer richten op de inhoud. Het bord is ook steeds aanwezig. Deelnemers kunnen daardoor ook het bord raadplegen of aanvullen op eender welk moment van de dag.

Rechtopstaande meeting

Een rechtopstaande meeting is veel efficiënter. Je bent veel energieker en veel expressiever, dan als je zit. Rechtstaan op eenzelfde plaats wordt na 10 minuten fysiek onaangenaam. Dit helpt om de meeting te laten vooruitgaan en vermijdt het uitlopen ervan.

Beurtrol

De facilitator leidt de meeting. Om een opstartend teammeeting-proces vlot te trekken is het zinvol om een vaste facilitator aan te duiden. Eens het proces loopt, is dan weer een beurtrol aan te raden. Hierdoor zal elk teamlid beurtelings de teammeeting leiden. Door de teammeeting te leiden zal elk teamlid veel beter begrijpen hoe de teammeeting functioneert en sneller de finesses onder de knie krijgen. Een beurtrol verhoogt de betrokkenheid. “Morgen is het aan mij, ik zal vandaag maar extra aandachtig zijn!” Een beurtrol verhoogt ook de diversiteit. Elk teamlid zal zijn eigen accenten leggen bij het leiden van de meeting.

Meeting met inhoud

Een teammeeting moet zinvol zijn. Laat enkel relevante grafieken aan bod komen. Opvolglijstjes zonder meerwaarde zijn overbodig. Discussies die niets bijdragen, moeten worden vermeden. Praat over resultaten, oorzaken en acties. Zorg dat iedereen met “huiswerk” aan het vervolg van de dag begint!

5s, ken je dat? 5s gaat over orde en netheid op de werkplek. Die werkplek kan een productie-omgeving zijn, een labo, een logistieke omgeving of een kantoor. 5s is een methode om de werkplek te organiseren en georganiseerd te houden.

In veel bedrijven aanziet het management 5s als een eenvoudige en gemakkelijke opstap naar lean of naar een cultuur van continu verbeteren. Vol enthousiasme vat men dan het 5s-implementatie-project aan. Plichtsbewust worden de 5 stappen (scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren, standhouden) uitgerold. De medewerkers zijn enthousiast. De eerste resultaten zijn zeer goed: het verschil met ervoor is duidelijk zichtbaar. En toch… Enkele maanden later blijft er van het 5s initiatief nauwelijks nog iets over: checklijsten worden niet meer ingevuld, 5s-meetings gaan niet meer door, afgetapete zones worden niet meer gerespecteerd. En nog erger: de orde en netheid is terug verdwenen!

Waarom is het toch zo moeilijk om 5s initiatieven vol te houden? 4 bedenkingen!

Verkeerde focus

In de 5s methode worden een aantal ondersteunende technieken aangereikt.  In sommige bedrijven zie je dat de focus meer ligt op het gebruik van die technieken:

• ellenlange afvinklijsten, die niemand waarheidsgetrouw invult
• foto’s die enkel via mail worden rondgestuurd, en daardoor niemand te zien krijgt
• werkinstructies die geen meerwaarde hebben
• ingewikkelde 5s-rapporteringen, die niemand begrijpt
• foto’s van kastindelingen, die te complex zijn en hun doel voorbij schieten

De essentie van 5s wordt soms vergeten! Het ultieme doel van 5s is een werkplek die ordelijk, proper, efficiënt en veilig is. Overdrijf niet met het gebruik van de ondersteunende technieken!

Geen duidelijk leiderschap

5s kan alleen maar volgehouden worden als elke laag in het bedrijf zijn deel van het leiderschap opneemt:

• de  medewerker voert zijn 5s taken volgens afspraak uit, meldt verspillingen en denkt zelf na hoe ze kunnen worden weggewerkt
• de leidinggevende ziet toe op het correct uitvoeren van de 5s taken, coacht zijn medewerkers en volgt problemen op middellange termijn op
• het management is blijvend geïnteresseerd in 5s, is regelmatig op de vloer om het team uit te dagen en grote obstakels voor hen weg te nemen

Door bij de implementatie elke laag van het bedrijf te betrekken, zal het voor iedereen makkelijker zijn om het juiste leiderschap op te nemen.

Nut niet aangetoond

Het is een inspanning om 5s vol te houden. Het kost energie om standaarden en afspraken steeds opnieuw te volgen. Het nut van 5s moet daarom voor de uitvoerder, maar eigenlijk voor iedereen in het bedrijf, duidelijk zijn. “Waarom doen we dit?” “Wat hebben wij er zelf bij te winnen?” “Wat heeft onze klant er bij te winnen?” Het bedrijf moet op zoek naar de juiste antwoorden op deze vragen. Het nut moet regelmatig herhaald worden (tijdens evaluaties, teammeetings, town hall meetings, via posters, …).

Niet in de planning

Sommige managers denken dat ze 5s “er effen kunnen bijdoen”. Er wordt dan ook geen tijd voor ingepland in de dagelijkse planning. “We moeten dat maar plannen tijdens het normale werk.”, hoor je dan. Maar dat klopt meestal niet. Voor de 5s activiteiten moet tijd worden vrijgemaakt. Wat niet in de planning staat, wordt niet uitgevoerd! Of toch niet lang…

Administratie is “kantoorwerk in de breedste zin van het woord”. Hierbij denk je spontaan aan orderbehandeling, personeelszaken, facturatie, kleine bestellingen, goedkeuringen, verlofregistratie, klantenadministratie, kostprijsberekening, projectadministratie, … Kortom, een amalgaam van ondersteunende taken. Ze behoren niet meteen tot de waardeketen van het bedrijf, maar zijn wel erg belangrijk. Je moet eens in kaart brengen hoeveel tijd, geld en energie verloren gaan bij het uitvoeren van deze taken. Je zal merken hoe moeizaam sommige van die klussen lopen, hoeveel tijd wordt verspild en hoeveel slechte kwaliteit geleverd wordt. Niet zelden heeft dit een rechtstreekse invloed op de klant.  Je zal verschieten hoeveel opportuniteiten zomaar voor het oprapen liggen. Een paar tips!

Leg verantwoordelijkheden vast

In sommige bedrijven worden administratieve taken jarenlang door éénzelfde medewerker uitgevoerd. En die medewerker doet dat goed. Hij of zij heeft die taken in de vingers, kent ze uit het blote hoofd. Maar wat gebeurt er als deze persoon langdurig of definitief wegvalt? Er ontstaat een onduidelijke situatie. Samen met de medewerker is ook de verantwoordelijkheid vertrokken. Zeker als taken niet éénduidig werden toegewezen aan een functie of een afdeling. Er ontstaat een vacuüm, waarbij het voor het bedrijf niet duidelijk is wie die rol moet opnemen. “Die van de boekhouding deed dat vroeger!” “Maar eigenlijk is dat een taak voor de Productie Support!” “Waarom moet ik dat doen? Ik ben niet opgeleid om die taak uit te voeren.” Je herkent deze discussies wel! Leg daarom van elke taak duidelijk vast wie (= welke rol of welke functie) verantwoordelijk is.

Schrijf werkinstructies

Samen met de vertrekkende medewerker is ook de kennis van de uitvoer van de taak verdwenen. Plots weet niemand in het bedrijf hoe die kritische taak moet worden uitgevoerd. Misschien is de kennis wel nog “ongeveer” aanwezig. Maar zeker voor taken waarmee je rechtstreeks in contact staat met de klant, is “ongeveer” niet genoeg. Snel zal je bedrijf als amateuristisch overkomen. Maak daarom werk van werkinstructies! Een werkinstructie is een document dat de beste werkmethode van het moment beschrijft. Werkinstructies komen van pas bij het opleiden van nieuwe medewerkers. Ze kunnen ook worden gebruikt als een medewerker moet invallen voor iemand die er even niet is. Ze zorgen voor opheldering bij discussies. Ze zijn de start van continu verbeteren: hoe kan je de taak steeds weer een stapje beter (efficiënter, kwalitatiever, veiliger, goedkoper, …) maken?

Overdrijf niet met het schrijven van werkinstructies

Ik wil hierbij alvast oproepen om niet te overdrijven met het schrijven van werkinstructies. In heel veel bedrijven verdwijnen werkinstructies in de kast of in de folder, om nooit meer bekeken te worden. Om dit reële probleem te vermijden, bepaal je best met je medewerkers welke taken echt kritisch zijn. Enkel kritische taken verdienen een werkinstructie! Denk daarbij aan taken die complex zijn of uit veel verschillende stappen bestaan. Of taken die cross-functioneel zijn, waarbij veel verschillende medewerkers betrokken zijn. Of taken die een grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Of taken waarbij de uitvoerders een groot verloop kennen en waarin je dus dikwijls nieuwe medewerkers moet opleiden.

Bedenk een prioriteiten-systeem

Een goede werkinstructie zal de efficiëntie en de kwaliteit van de administratieve taken verhogen. Maar daarnaast heb je best ook aandacht voor het beheren van prioriteiten. Een administratieve medewerker krijgt zijn of haar taken toegespeeld vanuit verschillende opdrachtgevers. Bovendien behoren de administratieve taken niet meteen tot de waardeketen van het bedrijf. Dat maakt het voor de administratieve medewerker erg moeilijk om steeds de juiste prioriteiten te leggen. Elke opdrachtgever zal zijn eigen taak het belangrijkste vinden. Je roept dus best een systeem in het leven dat de administratieve medewerker hierin kan helpen. Deze info kan je als richtlijn aan de werkinstructie toevoegen.

Verhoog de kennis van de administratieve taken bij de rest van de organisatie

De administratieve medewerkers kennen de inhoud van hun taken meestal zeer goed. Zij zijn vaak afhankelijk van de voorbereiding of de input van hun opdrachtgevers. Heel veel efficiëntie gaat er verloren doordat deze opdrachtgevers onvoldoende op de hoogte zijn van hoe die administratieve taken werken. Het gevolg is dat inputgegevens verkeerd of onvolledig worden aangeleverd. Het kan ook gebeuren dat taken worden doorgegeven aan de verkeerde medewerker. Soms schat de opdrachtgever de doorlooptijd van een bepaalde taak totaal verkeerd in. Organiseer daarom best ‘trainingssessies’ waarbij je de grote lijnen van bepaalde taken aan de rest van de organisatie uit de doeken doet. In menig bedrijf is ‘opfrissing administratieve taken’ een terugkerende rubriek in de maandelijkse teammeeting.

Een projectmanager moet veel hindernissen overwinnen. Het begint bij het vastleggen van de scope van het project, waarbij elke stakeholder wel zijn eigen invulling heeft. Daarna moet hij of zij op zoek naar een budget. De financiële directeur is het vaak oneens met de rest van het management. Het is zijn taak om het juiste midden te vinden. De project manager probeert daarna projecttijd en projectresources vast te krijgen van de operationele managers. Waarna een geduw en getrek begint om de gemaakte afspraken te laten nakomen. Ondertussen was hij bezig met de voorbereidingen van het project. En eens dat allemaal mooi op papier staat, komt de rest van de organisatie zich met de details moeien. “Ze komen allemaal één voor één hun kakje doen”, noemde een projectmanager het ooit. Eén van de beste waar ik ooit mee samenwerkte. Maar dit alles is nog klein bier vergeleken met de volgende hindernis: weerstand! Een deel van de toekomstige uitvoerders, jouw teamleden, is niet overtuigd van het nieuwe project. Ze zullen zich kranig weren. Bij de oprichting van een nieuwe bedrijfshal, de in dienst name van een nieuwe verpakkingsmachine, de optimalisatie van een administratief proces, de uitrol van een 5s oefening of de introductie van kanban op de werkvloer… Het maakt niet uit welk project. Het maakt niet uit hoe goed het projectteam wel is. Steeds zullen er enkele teamleden zijn die hun hakken in het zand zetten. Hoe ga jij hier, als goede teammanager en behoeder van je team, mee om? Enkele tips!

Geen paniek

Een team gedijt het beste in een stabiele en voorspelbare omgeving. Elk nieuw project kondigt een verandering aan. Het is niet meer dan normaal dat dit voor enige deining zorgt. Als manager van het team houd je er best rekening mee dat slechts 20 % van je teamleden de verandering zal toejuichen. 60 % zal eerder afwachtend zijn. 20 % zal negatief staan tegenover de verandering. Mogelijk tegenwerken. Misschien zelfs saboteren.  Als je team bestaat uit 10 teamleden, betekent dit dat je er 2 aan je kant hebt en 2 zullen tegenwerken. Wat de 6 anderen doen? Dat hangt ervan af. Die zijn nog onbeslist.

Betrek teamleden zo vroeg mogelijk bij het project

Het zo vroeg mogelijk betrekken van teamleden bij een project heeft alleen maar voordelen. Eerst en vooral zullen die teamleden door hun praktische en uitvoerende ervaring een positieve invloed hebben op de praktische uitwerking van het project. Daarnaast zullen zij beter geïnformeerd zijn en gedurende de voortgang van het project de verandering stap voor stap kunnen verwerken. Bij voorkeur zitten er naast jezelf – de team manager – ook één of twee medewerkers mee in het projectteam. Zij worden rechtstreeks geïnformeerd door de projectmanager en de rest van het projectteam. Zij worden de ideale ambassadeurs van het project.

Ken je team

Tijdens de duur van het project, zal je goed moeten inschatten wie van je teamleden de believers en welke de non-believers zijn. Je zal al je voelsprieten moeten gebruiken. De believers kunnen je daarbij helpen. Maar pak dit discreet aan. Het helpt om deze inschatting op papier te zetten. Wees waakzaam, want tijdens het project kunnen teamleden van kamp veranderen.

Beheer verwachtingen

Om meer teamleden in het believer-kamp te krijgen, is het van belang om de verandering draaglijk te maken. Leg daarom goed aan je teamleden uit wat ze van de verandering mogen verwachten. Betrek de projectmanager hierbij. Geef je team voldoende informatie. Leg hen uit wat de effecten van de verandering zullen zijn. Wat levert het project hén op? Maar ook: wat zal het hén kosten (een nieuwe manier van werken, een extra inspanning, …). Probeer een zo eerlijk mogelijk plaatje te schetsen. Een goed-nieuws-show werkt niet. Medewerkers doorprikken dat en werpen nog meer barricades op.

Luisteren, luisteren, luisteren!

Zelfs als het hoe, het wat en het waarom van het project duidelijk zijn, zullen medewerkers met bijkomende vragen zitten. Je voorziet op dat moment tijd om te luisteren. Dat kan individueel. Je kan daarna de bekommernissen met de projectmanager bespreken. Dit kan zelfs nog leiden tot een bijsturing van het project. Je kan ook een groepsgesprek organiseren. Dit heeft het voordeel dat medewerkers elkaar kunnen overtuigen. Let op! Voer dit groepsgesprek pas als je zeker weet dat er genoeg positieve draagkracht is voor het project. Anders zullen de negativo’s de anderen overtuigen en meesleuren.

Hoe vaak hoor je dit als het over teammeetings gaat? “Onze teammeeting is tijdverlies.” “Er wordt nooit iets beslist!” “Waarom moet ik er eigenlijk bij zijn?” “Ik begrijp de grafieken niet die er in ons overlegmoment gebruikt worden!” “Weer een uur naar de monoloog van onze baas luisteren!” “Wat is er beslist?” “Wie neemt er nu actie?” “Naar mij wordt er nooit geluisterd tijdens een teammeeting!” Als je veel van dit soort reacties hoort, is het tijd om de organisatie en de inhoud van je teammeeting grondig op te smukken. Een teammeeting hoort energie te geven aan jezelf en aan je team. Een teammeeting mag geen energievreter zijn. Enkele tips!

Glasheldere organisatie

Een team gedijt het best in een stabiele en voorspelbare omgeving. De organisatie van de teammeeting is best zo helder mogelijk. En zo uniform mogelijk. Kies voor een vaste frequentie, een vast tijdstip, een vaste locatie en een vaste duur. Leg ook vast wie er aanwezig moet zijn. Doe dit in overleg met je team. Leg de afspraken vast op papier! Hang ze uit, zodat iedereen ze kan zien. Een eenvoudig proces Maak van je teammeeting een eenvoudig proces. Een proces dat je team elke keer opnieuw kan herhalen. Bijvoorbeeld: overloop eerst de openstaande acties, bekijk daarna de resultaten, formuleer de pijnpunten, bepaal als laatste de acties, doe daarna een rondvraag. Leg ook dit eenvoudig proces vast op papier, en pas het consequent toe. Je kan een bord gebruiken om het proces te ondersteunen. Op dit bord kan je de resultaten uithangen, acties noteren en voortgang zichtbaar maken. Hoe eenvoudiger het proces, hoe sneller teamleden zich kunnen focussen op de inhoud. Hoe sneller ook anderen het proces kunnen faciliteren.

Een interactief proces

Steek in het proces voldoende elementen die voor interactiviteit zorgen. Laat de medewerkers zoveel mogelijk zelf aan het woord. Laat ze zelf de resultaten meebrengen en communiceren. Laat ze zelf acties bepalen en verantwoordelijken toewijzen.

Rolverdeling

In een teammeeting kunnen verschillende rollen opgenomen worden. Een facilitator is diegene die de meeting leidt. Een note-keeper is diegene die de notities neemt en achteraf verdeelt. Een time-keeper is iemand die het tijdsverloop in de gaten houdt. Volwassen teams maken gebruik van een behaviour-keeper. Dit is iemand die tijdens de teammeeting het gedrag van de teamleden monstert en daar achteraf aan het team feedback over geeft. Zorg dat elk teamlid regelmatig een andere rol op zich neemt. Zo raken ze meer vertrouwd met het proces en worden ze ook beter betrokken. Maak die rolverdeling zichtbaar door ze uit te hangen.

Voorbereiding

Een efficiënte teammeeting staat of valt met een goede voorbereiding. Als er naast het standaardproces nog extra punten op de agenda komen, worden die best op voorhand gemeld. Zo kan elk teamlid zich voorbereiden. Zorg ervoor dat je jezelf goed voorbereidt als je een punt naar voren brengt op een teammeeting. Stimuleer dit gedrag ook bij andere teamleden.

Werken aan gedrag

Welke “straf” leg je op voor iemand die te laat is bij de start van de teammeeting? Hoe reageer je als iemand met een probleem zit, maar het niet durft aan te brengen? Wat als iemand consequent de afgesproken acties niet uitvoert? Wat doe je met iemand die zijn collega niet laat uitspreken? Tijdens een teammeeting zal je het gedrag van je teamleden makkelijk kunnen observeren. Je leert je team beter kennen. Je voelt snel wat er leeft. Als manager kan je dan pas echt aan de slag om dat gedrag te verbeteren!

Verleden maand was ik op bezoek bij een plantmanager van een kleine onderneming. Ik kende hem van op het voetbal. Hij had mij uitgenodigd voor een gesprek omdat zijn supervisors klaagden over hun werklast. Ze hadden veel teveel taken te doen. Ze slaagden er niet in die allemaal rond te krijgen. Hun motivatie ebde weg. Van de 10 supervisors waren er ook nog eens 2 onlangs vertrokken. Een supervisor lag al maanden uit door ziekte. De plantmanager leidde mij rond in het bedrijf. We hielden halt bij het KPI-bord. Met de nodige interesse, bekeek ik de resultaten. Ze waren niet up-to-date. De laatste twee maanden ontbraken. Maar een trend was wel duidelijk: een toenemende backlog zorgde voor dalende financiële resultaten. In het magazijn kwamen we één van de supervisors tegen. Hij bevestigde het verhaal van de plantmanager. Teveel eigen werk. Amper tijd om op de vloer te zijn. Nauwelijks tijd om met zijn medewerkers bezig te zijn. Ik vroeg door. De supervisor besteedde heel wat tijd aan administratie: het ingeven van werkbonnen, het registreren van shiftresultaten, het registreren van de defecten, het uitvoeren van SAP-bewerkingen, het aanvragen van grondstoffen, het opmaken van de week- en dagplanning, de communicatie met HR, het controleren van de werkposten op het einde van de shift … Daarnaast voerde hij ook elke shift zelf een aantal kwaliteitscontroles uit. De rondleiding ging verder. Ik zag medewerkers aan het werk. Ik zag bij die medewerkers niet de gejaagdheid, die ik voelde bij de supervisor. Her en der zat er zelfs iemand op een stoeltje. “Het proces aan het monitoren. Zeer belangrijk!”, zie de plantmanager. Het acute probleem, dat de plantmanager mij schetste, erkende ik in ieder geval niet in het gedrag van de medewerkers. Ik observeerde enigszins een gezapigheid op de werkvloer. Verder merkte ik geen visueel management in het bedrijf. Resultaten werden niet zichtbaar gemaakt. Ook werkinstructies leken te ontbreken. Er leek geen plaats te zijn voorzien voor het houden van een teammeeting. De rondleiding eindigde. De plantmanager vroeg mij hoe hij de situatie van zijn shiftsupervisors kon verbeteren. Ik vertelde hem dat eerst en vooral een grondige analyse van de situatie nodig was. Maar ik deelde hem ook mijn observaties. Ik had nu eenmaal een discrepantie gezien tussen de workload van de shiftsupervisors en deze van zijn medewerkers. Ik legde hem uit hoe de introductie van een aantal lean-technieken hierbij zouden kunnen helpen. Een greep uit de voorstellen…

A3-methode

Eerst en vooral is het goed om via een A3 methode de huidige situatie in kaart te brengen. Wat zijn de taken die de supervisors op dit moment uitvoeren en hoeveel tijd neemt dat in beslag? Samen met de plantmanager wordt gezocht naar het juiste takenpakket van een supervisor. De visie van de plantmanager is hier belangrijk. Het eindresultaat is een een future state of een gewenste situatie.

Standaard agenda

Een standaard agenda helpt de supervisor om terugkerende taken beter te plannen. Het helpt ook om taken over verschillende supervisors te verdelen. Bovendien geeft een transparante agenda de plantmanager de kans om de taken mee op te volgen en eventueel bij te sturen waar nodig.

Werkinstructies

Een aantal taken van de supervisors kan makkelijk verschoven worden naar zijn medewerkers. Het opstellen van werkinstructies is een eerste stap om die taken over te dragen.

Teammeeting

Door het houden van een dagelijkse teammeeting, wordt informatie veel sneller en consequenter gedeeld. De supervisor heeft de kans om zijn volledig team in één keer in te lichten over bijvoorbeeld het komende bedrijfsfeest of een projectverslag. Ook het team krijgt de kans om elkaar te informeren. Bijvoorbeeld over een gewijzigde machinehandeling of een hardnekkige kwaliteitsfout die in de gaten moet worden gehouden. De teammeeting kan ook gebruikt worden om problemen te signaleren, taken te verdelen en op te volgen.

5s of werkplekorganisatie

5s zorgt voor een georganiseerde werkplek en levert methodes om die werkplek georganiseerd te houden. Bovendien legt 5s (en dat geldt voor alle lean-technieken) de verantwoordelijk zo laag (én zo juist) mogelijk in de organisatie. Hierdoor nemen medewerkers uitvoerende taken over van de supervisor.

OEE

OEE (overall equipment efficiency) volgt machineprestaties op, waarbij stilstanden en kwaliteitsverliezen in kaart worden gebracht. OEE kan automatisch of manueel gelogd worden.  De medewerker voert de opvolging zelf uit. Resultaten zijn data-driven en stellen de supervisor in staat om de juiste prioriteiten te stellen op korte en lange termijn.

Het is niet altijd evident om je management of je directie aan te tonen waarom een 5s-oefening interessant kan zijn voor het bedrijf. Het is moeilijk managers te overtuigen, die focussen op techniek of op cijfertjes. Managers die de 5s methode niet kennen, krijg je moeilijk mee. 5s is een manier om de werkplek te organiseren en georganiseerd te houden. 5s bestaat enerzijds uit een techniek, een methode, een procedure, een aanpak. Dit zijn de 5 bekende stappen: scheiden – schikken – schoonmaken – standaardiseren en standhouden. Daarnaast bestaat 5s ook uit een aantal gedragingen. Het plichtsbewust uitvoeren van de 5s-afspraken, bijvoorbeeld. Of nog: het signaleren van een olielek tijdens het schoonmaken én het zelf op zoek gaan naar een oorzaak. Of nog beter: het op een correcte manier geven van feedback aan een collega die zijn 5s taken verwaarloost. Het resultaat van een 5s implementatie kan zeer breed zijn. Het ene bedrijf zal genoegen nemen met de wekelijkse kuislijst. Het andere bedrijf zal 5s gebruiken als laagdrempelig opstapje naar het invoeren van een heuse verbeter-cultuur. De 5s methode leent zich tot beide. Het toepassen van 5s kost het bedrijf geld. Denk maar aan de opleiding die moet worden voorzien of de workshopsessies die moeten worden gehouden. Mogelijk zal de productielijn wekelijks een tijdje worden stilgelegd om de schoonmaakactiviteiten uit te kunnen voeren. Investeringen in kuismateriaal, opbergkasten, schaduwborden en dergelijke zijn ook niet uit te sluiten. Wat brengt 5s dan op? En hoe breng je dit in kaart? Enkele tips.

Meer tijd

Eerst en vooral levert een georganiseerde werkplek je medewerkers tijd op. Overbodige materialen zijn immers verwijderd en liggen dus niet meer in de weg. Materialen, gereedschap en hulpmiddelen zijn makkelijker bereikbaar doordat ze op de juiste manier zijn gestockeerd. De zoektijd is minimaal. Je kan de tijdwinst het beste inschatten door op voorhand een observatie op de werkplek uit te voeren. Hoeveel nutteloze afstand legt een medewerker op zijn werkplek af? Hoeveel tijd verliest hij als hij gereedschap bij de onderhoudsdienst moet gaan halen? Wat is het risico dat hij de verkeerde kwaliteitstool gebruikt? Hoeveel tijd verliest hij doordat voorraden niet tijdig zijn aangevuld? Hoe dikwijls moet hij wachten op het aanleveren van nieuwe grondstoffen? En wat is de impact van dit alles op de efficiëntie van de productielijn? Al deze verliezen en risico’s kan je in kaart brengen en je kan hier euro’s tegenover zetten.

Minder voorraad

Een georganiseerde werkplek is een werkplek waar de voorraad onder controle is. De stockniveaus van de materialen zijn berekend en gekend. Bovendien zijn alle overbodige materialen (dead stock) verwijderd. Dit levert het bedrijf vaak een aanzienlijke voorraadwinst op.

Verhoogde veiligheid

Door de werkplek te organiseren én regelmatig schoon te maken, verminder je het risico op ongevallen. Bovendien worden op die manier de medewerkers mee verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. Dit verhoogt de betrokkenheid. Pluis eens alle ongevallen of bijna-ongevallen uit! Er zijn zeker heel wat situaties die je kan linken aan orde en netheid. Ook dit kan je uitdrukken in euro’s!

Eenvoudige shiftoverdracht

Een shiftoverdracht is altijd iets speciaals. Een heerlijk moment om te observeren. Het zegt iets over de maturiteit in je organisatie. Vaak zie je dat na een shiftwissel de werkplek een metamorfose ondergaat. Paletten verschuiven van plaats, ander gereedschap wordt tevoorschijn getoverd, extra materiaal wordt bijgehaald en procesparameters worden aangepast. Als alles goed staat, wordt er eindelijk met de productie gestart. Ook dit verlies kan je weer kwantificeren! 5s zorgt voor gemeenschappelijke afspraken die bovenstaande praktijken vermijden.

Winst in gedrag

5s faciliteert ook een aantal gedragingen. Het is moeilijker om deze gedragingen financieel uit te drukken. Toch kan je ook hier een aantal voorbeelden uitwerken. Ik berekende ooit hoeveel efficiëntiewinst het bedrijf had doordat machines minder stilvielen, omdat medewerkers veel pro-actiever waren bij het melden en zelf oplossen van problemen. Als je de downtime-statistieken van je werkplek in de gaten houdt, zal je na de 5s-oefening een positieve trend zien.

Niet alles is in geld uit te drukken

Een georganiseerde werkplek heeft ook een positieve invloed op het moraal van de medewerkers. Zeker als ze maximaal betrokken worden bij de 5s-oefening. Orde en netheid is bovendien zeer belangrijk voor de perceptie in een bedrijf. Dat moet je aan het management niet uitleggen! Want zij zijn het die rondleidingen door het fabriek geven. Aan klanten, leveranciers, auditors en leden van de raad van bestuur. Zij begrijpen zeer goed dat dit vlotter gaat in een opgeruimde en veilige omgeving, die getuigt van professionalisme.

Onlangs kreeg ik, samen met een groep collega’s, een rondleiding in een groot distributiecentrum. Dit distributiecentrum stockeert en verdeelt kunststof gebruiksvoorwerpen van één bepaalde winkelketen. 25 winkels uit België, uit het zuiden van Nederland en uit Luxemburg worden van hieruit bevoorraad.  De winkelketen werkt met verschillende leveranciers. Die leveren allemaal aan dat ene distributiecentrum. Sommige producten worden enkel omgepakt en nog dezelfde dag verstuurd. Andere producten verblijven er enkele maanden. Tijdens de rondleiding legde de directeur de werking van het proces uit. Hij vertelde over het inbound-proces en het outbound-proces en liet ook de twee opslagzones zien. De eerste opslagzone was eerder een traditioneel magazijn, waarbij de producten op paletten door een reach truck chauffeur in een rek worden geplaatst. De tweede opslagzone was een volledig automatisch magazijn. Een lift-machine verzorgt automatisch de in- en uitslag van de producten in magazijnstellingen. De directeur vertelde fier dat ze dit automatisch magazijn 5 jaar geleden, onder zijn leiding, hadden in dienst genomen. Hierdoor was de efficiëntie van het proces maar liefst met 20 % gestegen. Iemand stelde op dat moment de vraag: “Hoelang ligt het oudste product al op schap in je automatisch magazijn? En over welke volume gaat dat?”. Daar kon de directeur niet meteen op antwoorden. “Een goede vraag.”, zei hij, “Ik laat dat uitzoeken.” De rondleiding ging verder en de directeur gidste ons langs een 5s project. Het project had zo’n 6 maanden geduurd en zowat zijn hele team had eraan meegeholpen. Hij was tevreden van het resultaat. Hij glom dan ook toen hij de nieuwe kasten, de mooi afgelijnde stockeerplaatsen voor reach trucks, het 5s-teambord en het kanban-systeem voor grijpmateriaal liet zien. Hier hadden ze echt werk van gemaakt.  De directeur vertelde ook dat ze het principe van traaglopers en snellopers hadden geïntroduceerd. De snellopers werden gestockeerd in het snelle, automatische magazijn. Dit zou hen zeker nog een extra efficiëntiewinst kunnen opbrengen. Een mooie prestatie. Op het einde van de rondleiding, kreeg de directeur plots een blad met cijfers toegestopt. Een MB51-uitprint uit SAP, gegroepeerd op materiaalcode, gesorteerd op datum. Zoiets. Op het blad stond een overzicht van alle producten die actueel in het automatisch magazijn gestockeerd zijn. Met de datum waarop zij in het magazijn zijn geplaatst. De directeur was verbaasd, maar deelde zijn bevindingen eerlijk met zijn publiek. “30 % van het gestockeerde volume had al meer dan twee en een half jaar niet meer bewogen.” Dode stock. “Daar zit nog wat extra efficiëntiewinst in voor 2020, dan!”, zei iemand uit de groep. Iedereen lachte. Hoe kon de directeur dit over het hoofd zien? Er was nog niet zo lang geleden een 5s oefening afgerond. De eerste stap in 5s is “scheiden”. Hierbij worden alle zaken die niet meer nodig zijn op de werkvloer of in het magazijn verwijderd, verkocht of vernietigd. Tijdens een goede 5s aanpak, waren die 30 % dode stock zeker naar boven gekomen. Dan was er extra ruimte vrijgekomen in het snelle magazijn en konden klanten nog sneller bevoorraad worden. De directeur vertelde mij achteraf dat ze de volgorde van de 5 s’en (scheiden – schikken – schoonmaken – standaardiseren – standhouden) niet hadden gerespecteerd. Het idee leefde al lang om een opsplitsing te maken tussen snellopers en traaglopers. Deze aanpak hoort bij het “schikken”. Daar waren ze dan ook meteen mee van start gegaan. De “scheiden” stap werd in feite overgeslagen. Bovendien werd er bij de categorisering enkel rekening gehouden met de toekomstige planning, waardoor de dode stock niet werd opgemerkt. En jij? “Hoelang ligt het oudste product al op schap in jouw magazijn?”