Auteur: maarten@leanleadership.be

De A3 methode helpt bij het identificeren, aanpakken en oplossen van projecten op een beknopte en inclusieve wijze. Operationele managers worden immers voortdurend uitgedaagd om projecten efficiënt en effectief te leiden. De A3 methode identificeert zich als een krachtige bondgenoot. Maar hoe pas je de A3-methode toe?

De A3 methode ontleent zijn naam aan het A3-formaat papier (420 x 297 mm) waarop het rapport traditioneel wordt samengesteld. Dit formaat dwingt de gebruiker om informatie beknopt en overzichtelijk te presenteren, wat essentieel is voor duidelijke communicatie en effectieve besluitvorming. Het hart van de A3 methode ligt in het bevorderen van een gestructureerde probleemoplossende aanpak, die diepgaand begrip, samenwerking en continu leren binnen teams stimuleert.

Of u nu een ervaren operationeel manager bent of iemand die op zoek is naar manieren om uw projectmanagementvaardigheden te verbeteren, de A3 methode biedt waardevolle inzichten en technieken die kunnen helpen bij het stroomlijnen van processen, het verbeteren van de teamdynamiek, en het behalen van succesvolle projectuitkomsten.

Laten we deze reis beginnen met een diepe duik in de wereld van A3, en ontdekken hoe deze methodiek uw projectmanagementaanpak kan transformeren.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

De titel

Een van de meest cruciale, doch vaak onderschatte, stappen in het proces van de A3 methode is het vaststellen van de titel. Een doeltreffende titel doet veel meer dan alleen het project beschrijven; het vormt de kern van het probleem dat wordt aangepakt, en zet de toon voor de gehele probleemoplossende inspanning. Hieronder verkennen we hoe een effectieve titel kan worden geformuleerd en waarom het zo belangrijk is in het A3-proces.

1. Hoe een effectieve titel te formuleren

Het formuleren van een effectieve titel begint met het begrijpen van het centrale probleem of de doelstelling van het project. De titel moet beknopt en specifiek zijn, en idealiter de essentie van het project in een handvol woorden vatten. Een goede vuistregel is om de titel zo te formuleren dat deze direct de aandacht trekt van de betrokkenen en hen een duidelijk beeld geeft van het projectdoel.

2. De rol van de titel in het A3 proces

De titel dient als het uitgangspunt voor alle discussies en analyses binnen het A3-proces. Het helpt bij het focussen van de discussie en zorgt ervoor dat alle teamleden op één lijn zitten met betrekking tot het probleem of doel. In veel gevallen fungeert de titel ook als een herinnering aan de kern van het project, waardoor het team niet afdwaalt naar minder relevante onderwerpen.

3. Voorbeelden van sterke titels

Sterke titels zijn vaak direct en tot het punt. Bijvoorbeeld, een titel als “Verminderen van productie-uitval in Assemblagelijn X met 25% tegen Q4 2024” geeft direct inzicht in het specifieke doel en de tijdslijn van het project. Dergelijke titels helpen niet alleen bij het focussen van het team maar ook bij het communiceren van projectdoelen aan externe stakeholders.

4. Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een titel

Een veelvoorkomende fout is het formuleren van een titel die te vaag of te breed is, wat kan leiden tot verwarring of een gebrek aan focus. Een titel als “Verbetering van de productie-efficiëntie” is bijvoorbeeld te algemeen en biedt weinig richting voor het team.

5. Tips voor brainstorming sessies om tot een goede titel te komen

Het houden van een gerichte brainstormingsessie met het team kan zeer nuttig zijn bij het bepalen van de titel. Moedig teamleden aan om hun ideeën vrijuit te delen en focus op het distilleren van de essentie van het project in een paar kernwoorden. Gebruik vervolgens deze kernwoorden als basis voor de definitieve titel.

Het team

De samenstelling van het team is een cruciale factor voor het succes van elk project dat de A3 methode hanteert. Een goed samengesteld team kan de effectiviteit van het probleemoplossingsproces aanzienlijk verhogen. Hieronder verkennen we hoe je een effectief team samenstelt en wat de belangrijkste overwegingen zijn binnen het A3-proces.

1. Het kiezen van teamleden

Bij het selecteren van teamleden voor een A3-project is het belangrijk om een divers en cross-functioneel team samen te stellen. Dit betekent het kiezen van individuen met verschillende vaardigheden, ervaringen en perspectieven. Het doel is om een team te hebben dat het probleem vanuit verschillende hoeken kan benaderen, wat leidt tot meer innovatieve en effectieve oplossingen.

2. Rollen en verantwoordelijkheden binnen het A3 team

Elk teamlid moet een duidelijke rol en verantwoordelijkheid hebben binnen het project. Dit omvat niet alleen hun bijdrage aan het probleemoplossingsproces, maar ook hoe ze zullen bijdragen aan de implementatie van de oplossing. Rollen kunnen variëren van projectleider tot data-analist, en van proceseigenaar tot change manager. Het definiëren van deze rollen helpt bij het waarborgen van een gestructureerde aanpak en duidelijke communicatie.

3. Het belang van cross-functionele teams

Cross-functionele teams zijn van onschatbare waarde in het A3-proces omdat ze zorgen voor een holistisch beeld van het probleem. Door mensen uit verschillende delen van de organisatie te betrekken, krijg je toegang tot een breder scala aan kennis en ervaring. Dit bevordert een dieper begrip van hoe het probleem de organisatie als geheel beïnvloedt en vergroot de kans op het vinden van duurzame oplossingen.

4. Communicatie en samenwerking binnen het team

Effectieve communicatie en samenwerking zijn essentieel voor het succes van een A3-project. Het team moet regelmatig bijeenkomen om updates te delen, problemen te bespreken en samen te werken aan het ontwikkelen van oplossingen. Het gebruik van collaboratieve tools en technieken, zoals gezamenlijke documentatie en brainstormsessies, kan hierbij ondersteunen.

5. Het motiveren en betrekken van teamleden

Het betrekken en motiveren van teamleden is cruciaal voor het behouden van momentum gedurende het project. Dit kan worden bereikt door duidelijke doelen te stellen, regelmatige feedback te geven en successen te vieren. Het erkennen van de bijdragen van elk teamlid en het bieden van mogelijkheden voor professionele ontwikkeling kan ook helpen om het team gemotiveerd en betrokken te houden.

De achtergrond

Het begrijpen van de achtergrond van een project is essentieel voor het effectief toepassen van de A3 methode. Dit onderdeel biedt het fundament voor het probleemoplossingsproces door een duidelijk beeld te schetsen van de context en de noodzaak van het project. Hieronder bespreken we hoe je een grondige achtergrondanalyse uitvoert en welke elementen hierbij cruciaal zijn.

1. Het definiëren van de probleemstelling

De eerste stap in het opstellen van de achtergrond is het nauwkeurig definiëren van de probleemstelling. Dit vereist een duidelijk begrip van de situatie die aanleiding geeft tot het project. Het probleem moet specifiek, meetbaar en relevant zijn. Een goed gedefinieerde probleemstelling helpt het team om zich te concentreren op de kern van de kwestie en voorkomt dat men zich verliest in irrelevante details.

2. Historische data en eerdere pogingen tot oplossingen

Een grondige analyse van historische data en eerdere pogingen om het probleem aan te pakken, is cruciaal. Dit biedt waardevolle inzichten in wat wel en niet heeft gewerkt in het verleden, en helpt bij het identificeren van patronen of trends die relevant kunnen zijn voor het huidige project. Het analyseren van eerdere pogingen biedt ook een kans om te leren van fouten en succesvolle strategieën te identificeren die als basis kunnen dienen voor het huidige actieplan.

3. Belanghebbenden en hun invloed op het project

Het identificeren van belanghebbenden en het begrijpen van hun invloed op het project is een ander cruciaal element van de achtergrondanalyse. Dit omvat niet alleen de direct betrokkenen, zoals teamleden en managers, maar ook andere partijen die indirect beïnvloed kunnen worden door het project, zoals klanten, leveranciers, en de bredere organisatie. Het betrekken van belanghebbenden in de vroege stadia van het project zorgt voor buy-in en kan waardevolle feedback opleveren.

4. Het vaststellen van projectgrenzen

Een duidelijke afbakening van de scope en de grenzen van het project is essentieel om focus te behouden en te voorkomen dat het project te breed of te complex wordt. Dit omvat het definiëren van wat wel en niet binnen het bereik van het project valt, en het vaststellen van specifieke doelstellingen die bereikt moeten worden. Het bepalen van deze grenzen helpt bij het managen van verwachtingen en het stellen van realistische doelen.

5. Het verzamelen en analyseren van relevante data

Tot slot is het verzamelen en analyseren van relevante data een fundamentele stap in het begrijpen van de achtergrond van het project. Dit kan kwantitatieve data omvatten, zoals verkoopcijfers of productiefouten, of kwalitatieve data, zoals medewerkersfeedback of klanttevredenheidsscores. Het gebruik van data-analyse tools en technieken kan helpen om inzichten te verkrijgen die de basis vormen voor het probleemoplossingsproces.

De huidige situatie

eren van de kernproblemen die aanleiding geven tot het project. Een accurate diagnose van de huidige situatie is essentieel voor het ontwikkelen van effectieve oplossingen. Hieronder verkennen we hoe je de huidige situatie kunt analyseren en welke elementen hierbij van cruciaal belang zijn.

1. Tools en methoden voor huidige staat analyse

Er zijn diverse tools en methoden beschikbaar voor het analyseren van de huidige situatie, waaronder SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), Pareto-analyse, en oorzaak-en-gevolg diagrammen (ook bekend als visgraatdiagrammen). Deze tools helpen bij het systematisch identificeren van de belangrijkste factoren die de huidige staat beïnvloeden en het onderscheiden van de symptomen van de onderliggende oorzaken.

2. Identificatie van verspillingen en inefficiënties

Een kerncomponent van het analyseren van de huidige situatie binnen het kader van Lean en de A3 methode is het identificeren van verspillingen en inefficiënties. Dit omvat het onderzoeken van processen om gebieden te vinden waar tijd, middelen of inspanningen niet optimaal worden benut. Het identificeren van deze verspillingen is cruciaal voor het formuleren van doelgerichte verbeteringen.

3. Het gebruik van visuele hulpmiddelen zoals stroomdiagrammen

Visuele hulpmiddelen, zoals stroomdiagrammen en proceskaarten, zijn uiterst nuttig bij het analyseren van de huidige situatie. Ze bieden een helder beeld van de processen en de interacties tussen verschillende processtappen. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten, redundanties en mogelijkheden voor procesverbetering.

4. Het verzamelen van feedback van teamleden en stakeholders

Feedback verzamelen van zowel teamleden als stakeholders is een waardevolle bron van inzicht in de huidige situatie. Deze feedback kan perspectieven en ervaringen onthullen die niet direct zichtbaar zijn door alleen naar procesgegevens te kijken. Het betrekken van een breed scala aan belanghebbenden zorgt voor een vollediger beeld van de huidige staat.

5. Het vaststellen van de grootste uitdagingen en kansen

Op basis van de analyse is het belangrijk om de grootste uitdagingen en kansen binnen de huidige situatie te identificeren. Deze stap helpt bij het prioriteren van inspanningen en het richten van het probleemoplossingsproces op de gebieden die de grootste impact zullen hebben op het verbeteren van de situatie.

De doelstelling

Een heldere en meetbare doelstelling vormt de basis voor het ontwikkelen van een actieplan en biedt een referentiepunt voor het meten van de voortgang en het succes van het project. Hieronder bespreken we de belangrijke aspecten van het definiëren van de doelstelling binnen het A3-proces.

1. Het SMART-principe toepassen op doelstellingen

Doelstellingen moeten SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dit principe helpt bij het formuleren van doelstellingen die duidelijk, haalbaar en gemakkelijk te evalueren zijn. Door doelstellingen SMART te maken, kunnen teams gerichte inspanningen leveren en hun voortgang effectief monitoren.

2. Afstemming van projectdoelen op organisatiedoelstellingen

Het is essentieel dat de doelstellingen van het A3-project in lijn zijn met de bredere doelstellingen van de organisatie. Dit zorgt voor coherentie in de inspanningen en verhoogt de kans op steun van het management en andere belanghebbenden. Het afstemmen van projectdoelen met organisatiedoelstellingen benadrukt ook het belang van het project binnen de grotere context van de organisatie.

3. Het belang van duidelijke doelen voor teammotivatie

Duidelijke en haalbare doelen zijn van cruciaal belang voor het motiveren van het team. Ze bieden een duidelijke richting en een gevoel van doel, waardoor teamleden zich meer betrokken en gemotiveerd voelen om bij te dragen aan het succes van het project. Het vieren van het bereiken van mijlpalen en doelen kan ook de teamgeest en motivatie verder versterken.

De toekomstige situatie

Deze fase helpt bij het bepalen van de richting van het actieplan en het motiveren van het team door een duidelijk doel voor ogen te houden.

1. Het gebruik van scenario-planning en forecasting

Scenario-planning en forecasting zijn waardevolle tools voor het visualiseren van de toekomstige situatie. Deze methoden stellen teams in staat om verschillende mogelijke uitkomsten te overwegen op basis van de huidige trends en mogelijke veranderingen in de omgeving. Door meerdere scenario’s te ontwikkelen, kunnen teams beter voorbereid zijn op onvoorziene omstandigheden en flexibel blijven in hun planning.

2. Het ontwerpen van een toekomstige staat stroomdiagram

Een toekomstige staat stroomdiagram is een visueel hulpmiddel dat de gewenste processen en uitkomsten van het project illustreert. Dit diagram helpt bij het identificeren van de nodige stappen en veranderingen die moeten worden doorgevoerd om de doelstellingen te bereiken. Het biedt een duidelijk pad voorwaarts en helpt bij het communiceren van de visie aan het team en andere belanghebbenden.

3. Het betrekken van stakeholders bij het definiëren van succes

Het succes van een project wordt niet alleen bepaald door het bereiken van de gestelde doelen, maar ook door de mate waarin het voldoet aan de behoeften en verwachtingen van de stakeholders. Het betrekken van stakeholders bij het definiëren van de toekomstige situatie zorgt ervoor dat hun inzichten en verwachtingen worden meegenomen in de planning. Dit vergroot de kans op acceptatie en steun voor het project.

4. De impact van de toekomstige situatie op de organisatie

Het is belangrijk om na te denken over hoe de toekomstige situatie de organisatie als geheel zal beïnvloeden. Dit omvat het overwegen van de potentiële voordelen, zoals verbeterde efficiëntie of klanttevredenheid, maar ook mogelijke uitdagingen of weerstanden die kunnen ontstaan. Door deze impact van tevoren te beoordelen, kunnen teams proactief plannen voor verandermanagement en ondersteuning.

5. Het creëren van een inspirerend visioen voor het team

Een inspirerend visioen van de toekomstige situatie kan een krachtige motivator zijn voor het team. Het helpt bij het bouwen van een gedeeld gevoel van doel en richting, en moedigt teamleden aan om zich in te zetten voor het bereiken van de projectdoelen. Het visioen moet duidelijk, haalbaar en boeiend zijn, zodat het team zich er volledig achter kan scharen.

Het actieplan of het plan van aanpak

Het actieplan dient als een routekaart voor het project, waarin de specifieke acties, verantwoordelijkheden en tijdschema’s worden vastgesteld.

1. Het definiëren van acties, verantwoordelijkheden, en deadlines

Een effectief actieplan bevat duidelijke, concrete acties die moeten worden ondernomen om de doelstellingen te bereiken. Voor elke actie moet worden gespecificeerd wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan en binnen welke termijn. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en helpt bij het opsporen van de voortgang van het project.

2. Het gebruik van projectmanagement tools en technieken

Het toepassen van projectmanagement tools en technieken, zoals Gantt-charts, Kanban-borden, en projectmanagement software, kan helpen bij het organiseren en volgen van de acties en mijlpalen. Deze tools bieden een visueel overzicht van het project en stellen teams in staat om de voortgang in real-time te monitoren en bij te sturen waar nodig.

3. Het prioriteren van acties op basis van impact en haalbaarheid

Niet alle acties dragen in gelijke mate bij aan het bereiken van de projectdoelen. Het is belangrijk om acties te prioriteren op basis van hun impact op de doelstellingen en hun haalbaarheid. Dit zorgt ervoor dat middelen worden toegewezen aan de meest kritieke en uitvoerbare taken, wat de efficiëntie van het project ten goede komt.

4. Het plannen van mijlpalen en evaluatiemomenten

Het opnemen van mijlpalen en regelmatige evaluatiemomenten in het actieplan maakt het mogelijk om de voortgang te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Deze momenten bieden de gelegenheid om het plan te herzien, successen te vieren en te reflecteren op de geleerde lessen, wat bijdraagt aan continue verbetering gedurende het project.

5. Het aanpassen van het plan op basis van voortgang en feedback

Flexibiliteit is een sleutelcomponent van het A3-proces. Het actieplan moet dynamisch zijn en aangepast kunnen worden op basis van de voortgang van het project en de feedback van teamleden en stakeholders. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat het project relevant en gericht blijft, ongeacht veranderingen in de omstandigheden of nieuwe inzichten.

Voordelen van de A3-methode

De A3-methode biedt talrijke voordelen voor teams en organisaties die streven naar continue verbetering en efficiëntie.

1. Verbetering van de probleemoplossende vaardigheden van het team

De A3 methode moedigt een gestructureerde aanpak van probleemoplossing aan, waarbij teamleden worden aangespoord om diep in de problemen te duiken, de onderliggende oorzaken te identificeren, en doordachte oplossingen te ontwikkelen. Deze aanpak helpt bij het verbeteren van de analytische en kritische denkvaardigheden van het team, wat essentieel is voor de effectiviteit op lange termijn.

2. Verhoging van de transparantie en communicatie binnen projecten

Door zijn beknopte formaat en focus op visuele hulpmiddelen bevordert de A3 methode transparantie en duidelijke communicatie binnen het team en met stakeholders. Het A3-rapport fungeert als een centraal communicatiemiddel dat alle belangrijke projectinformatie op een overzichtelijke en toegankelijke manier presenteert.

3. Versnelling van het besluitvormingsproces

De duidelijkheid en gestructureerde aard van de A3 methode kunnen het besluitvormingsproces versnellen. Door alle relevante informatie en de rationale achter beslissingen te documenteren, kunnen teams sneller consensus bereiken en actie ondernemen. Dit vermindert de tijd die nodig is voor overleg en vergaderingen, waardoor het project sneller vooruitgang kan boeken.

4. Verhoging van de betrokkenheid en eigenaarschap bij teamleden

Het A3-proces betrekt teamleden actief bij elke fase van het probleemoplossingsproces, van de analyse van de huidige situatie tot het ontwikkelen van het actieplan. Deze inclusieve benadering verhoogt het gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij het project, wat leidt tot meer motivatie en toewijding om de projectdoelen te bereiken.

5. Duurzame verbeteringen en leerervaringen voor de organisatie

De A3 methode is niet alleen gericht op het oplossen van individuele problemen, maar ook op het creëren van een cultuur van continue verbetering binnen de organisatie. Door te leren van elk project en deze lessen toe te passen op toekomstige uitdagingen, kunnen organisaties duurzame verbeteringen realiseren en hun operationele efficiëntie op lange termijn verhogen.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Stel je een bedrijf voor waar elk idee telt, waar elke stem gehoord wordt, en waar het management en de medewerkers naadloos samenwerken als één dynamisch team. Dit is geen utopie, maar een haalbare realiteit voor organisaties die de kracht van verbinding tussen het management en de werkvloer erkennen en omarmen. Aan de andere kant, bedrijven die deze cruciale verbinding negeren, riskeren alles te verliezen: van talentvolle medewerkers tot hun concurrentiepositie op de markt.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Het belang van verbinding tussen management en de werkvloer

De connectie tussen het managementteam en de werkvloer vormt de basis van succes. Het versterken en onderhouden van deze verbinding is cruciaal voor een organisatie.

Het draait om het bouwen aan een fundament van wederzijds vertrouwen,

respect en begrip. Meer voeling met de werkvloer.

Sleutelaspecten van een sterke verbinding

Een effectieve communicatie en medewerkersbetrokkenheid zijn de pijlers van deze verbinding.

Door open dialoog en transparantie verbetert de communicatie in beide richtingen, wat leidt tot een verhoogde betrokkenheid en motivatie van medewerkers.

Dit heeft een direct positief effect op de productiviteit en verlaagt het personeelsverloop.

Bovendien maakt een goede verbinding betere besluitvorming mogelijk, bouwt het vertrouwen en geloofwaardigheid op, en draagt het bij aan een efficiënte probleemoplossing.

Het versterken van de verbinding

Het is essentieel om te weten of deze verbinding aanwezig is. Heeft het managementteam voeling met de werkvloer?

Kijk naar de communicatie binnen je organisatie, de medewerkerstevredenheid, de betrokkenheid bij besluitvorming, de zichtbaarheid van management en de snelheid van respons op problemen. Dit zijn allemaal indicatoren van een sterke verbinding.

Teambuildingactiviteiten en jaarlijkse evenementen spelen een belangrijke rol in het versterken van deze banden. Ze bieden een unieke kans om de bedrijfscultuur te versterken, relaties te verdiepen, en successen te vieren.

Communicatie en betrokkenheid vergroten

Voor effectieve communicatie is een duidelijke strategie nodig, gebruikmakend van diverse kanalen om iedereen te bereiken.

Regelmatige updates, tweerichtingscommunicatie, feedbackloops en toegankelijk management zijn sleutelcomponenten.

Daarnaast is het belangrijk dat het management een actieve rol speelt door feedback aan te moedigen, ondersteuning te bieden en prestaties te erkennen.

MBWA

De managementstijl Management by Walking Around (MBWA) benadrukt het belang van persoonlijke interactie en begrip.

Door actief betrokken te zijn bij de dagelijkse activiteiten en uitdagingen van medewerkers, bouw je aan sterke relaties die de basis vormen voor een succesvolle en positieve werkomgeving.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Het einde van het jaar biedt een unieke kans om niet alleen je fysieke werkplek, maar ook je digitale omgeving te reorganiseren en te optimaliseren. De 5s methode, oorspronkelijk bedacht voor de productiesector, kan verrassend effectief zijn voor de digitale organisatie van je computer.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

5s toepassen op je PC: hoe doe je dat?

De methode bestaat uit 5 stappen, die allemaal met een S beginnen: Scheiden – Schikken – Schoonmaken – Standaardiseren – Standhouden.

1. Scheiden (Seiri)

Het doel van ‘Scheiden’ is het elimineren van onnodige digitale rommel.

Begin met het doorlichten van je bestanden en programma’s. Vraag jezelf af of je bepaalde items het afgelopen jaar hebt gebruikt. Zo niet, dan is het wellicht tijd om ze te verwijderen.

Dit omvat niet alleen oude documenten en ongebruikte programma’s, maar ook je e-mailinbox en digitale notities.

Gebruik schijfanalyse software om grote en oude bestanden te vinden die veel ruimte innemen.

Verwijder dubbele bestanden met gespecialiseerde software en zorg ervoor dat je inbox overzichtelijk en georganiseerd blijft door oude en onbelangrijke e-mails te verwijderen.

2. Schikken (Seiton)

Na het scheiden, is het tijd om alles wat overblijft logisch te organiseren.

Dit betekent het creëren van een intuïtieve mappenstructuur en het consistent benoemen van bestanden en mappen.

Optimaliseer je taakbalk en bureaublad door alleen de meest essentiële snelkoppelingen te behouden.

Denk na over het gebruik van cloudopslag voor belangrijke documenten voor zowel betere toegankelijkheid als beveiliging.

Overweeg ook het gebruik van desktop-organisatie-software (zoals Groups of Fences) om verschillende werkruimtes voor verschillende taken of projecten te creëren.

3. Schoonmaken (Seiso)

‘Schoonmaken’ in de context van 5S gaat over het onderhouden van je digitale omgeving.

Voer regelmatig volledige systeemscans uit om je computer vrij te houden van virussen en malware.

Zorg ervoor dat je besturingssysteem en alle applicaties up-to-date zijn voor de beste prestaties en beveiliging.

Vergeet niet de fysieke reiniging van je computerapparatuur, zoals het toetsenbord en het scherm, die vaak over het hoofd wordt gezien maar essentieel is voor een gezonde werkomgeving.

4. Standaardiseren (Seiketsu)

Standaardisatie is de sleutel tot het onderhouden van de orde op lange termijn.

Stel automatische processen in voor back-ups, updates en regelmatige schoonmaak. Maak richtlijnen voor het opslaan en beheren van nieuwe bestanden. Houd je aan een consistent schema voor het bijwerken van je systeem en het uitvoeren van onderhoudstaken.

Blijf op de hoogte van nieuwe digitale organisatietechnieken en software-oplossingen om je systemen continu te verbeteren.

5. Standhouden (Shitsuke)

De laatste stap, ‘Standhouden’, draait om het behouden van de nieuwe orde door discipline en routine.

Plan regelmatige sessies om je systeem te controleren en bij te werken. Sta open voor feedback en nieuwe ideeën om je systemen te verbeteren.

Maak van organisatie en efficiëntie een vast onderdeel van je dagelijkse routine.

Meer dan alleen productiviteitswinst!

Een van de grootste voordelen van een goed georganiseerde digitale omgeving is de verbetering van de productiviteit. Door bestanden en programma’s gemakkelijk vindbaar en toegankelijk te maken, bespaar je waardevolle tijd die anders besteed zou worden aan het zoeken naar informatie of het navigeren door een rommelige desktop.

Een opgeruimde digitale werkplek helpt ook om mentale helderheid en focus te verbeteren. Het elimineren van digitale rommel helpt om afleidingen te verminderen, wat leidt tot een meer geconcentreerde en minder stressvolle werkervaring.

Het regelmatig opruimen van ongebruikte bestanden en het updaten van software kan de prestaties van je computer verbeteren. Dit kan resulteren in snellere opstarttijden, betere respons van applicaties en een efficiënter gebruik van opslagruimte.

Een goed onderhouden en geüpdatet systeem is minder vatbaar voor crashes en beveiligingsproblemen. Regelmatige back-ups en updates zorgen voor een betrouwbare werkomgeving en verminderen het risico op dataverlies door malware of hardware-falen.

Door het standaardiseren van processen en het handhaven van orde creëer je een duurzame werkomgeving. Dit maakt het gemakkelijker om goede gewoontes te onderhouden en voorkomt dat je terugvalt in chaotische en ongeorganiseerde patronen.

Het implementeren van 5S helpt niet alleen bij het organiseren van je digitale omgeving, maar ontwikkelt ook persoonlijke vaardigheden zoals discipline, aandacht voor detail, en efficiëntie. Deze vaardigheden zijn waardevol in zowel je persoonlijke als professionele leven.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Als je op zoek bent naar een relaxte maar inzichtelijke leeservaring in management, dan is Ken Blanchard’s ‘Gung Ho’ zeker iets voor jou. Dit boek is een interessante mix van dierlijke metaforen en slimme managementprincipes. Het is ideaal voor managers en leiders die graag ideeën opdoen over hoe ze hun teams kunnen inspireren en leiden.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

‘Gung Ho’ is toegankelijk, praktisch en biedt strategieën die zowel nuchter als effectief zijn. Kortom, het is een prettige toevoeging aan je boekenplank voor iedereen die betrokken is bij management en leiderschap, maar die de voorkeur geeft aan een ongecompliceerde en directe benadering.

De drijfveer van de eekhoorn

Blanchard introduceert de ‘drijfveer van de eekhoorn’ als een metafoor voor het belang van betekenisvol werk. Net als eekhoorns verzamelen wat essentieel is voor overleving, benadrukt dit principe het belang van medewerkers die de waarde en het doel van hun werk begrijpen. Dit creëert een diepere verbinding met hun taken en bevordert een hogere motivatie en betrokkenheid.

De werkwijze van de bever

De ‘werkwijze van de bever’ staat voor autonomie in de uitvoering van taken. Blanchard suggereert dat, net als bevers die instinctief weten hoe ze dammen moeten bouwen, werknemers het beste presteren wanneer ze controle hebben over hun werkomgeving en -methoden. Deze benadering bevordert creativiteit en innovatie en leidt tot betere resultaten.

De gave van de gans

Ten slotte benadrukt de ‘gave van de gans’ het belang van onderlinge aanmoediging. Net zoals ganzen elkaar aanmoedigen tijdens lange vluchten, suggereert Blanchard dat een steunende werkomgeving cruciaal is voor het succes van een organisatie. Het erkennen van prestaties en het vieren van successen bouwt een positieve bedrijfscultuur op, wat essentieel is voor langdurige groei en succes.

Over Ken Blanchard

Ken Blanchard, een gerenommeerde managementexpert, staat bekend om zijn toegankelijke en inspirerende schrijfstijl. Zijn werk, waaronder ‘Gung Ho’, is niet alleen populair in managementkringen maar ook daarbuiten. Zijn benadering van leiderschap en organisatieontwikkeling is geworteld in eenvoud, praktische wijsheid en een diep begrip van menselijk gedrag.

Persoonlijke reflectie

‘Gung Ho’ biedt verhelderende inzichten en praktische adviezen die bijzonder relevant zijn voor managers die streven naar positieve veranderingen in hun organisaties. De metaforen van Blanchard zijn niet alleen boeiend, maar bieden ook een frisse kijk op hoe werknemers gemotiveerd en betrokken kunnen worden. Dit boek is een must-read voor iedereen die geïnteresseerd is in het verbeteren van bedrijfsprestaties door middel van mensgericht management.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Teamoverleg is binnen een goed draaiend bedrijf een onontbeerlijk proces. Teamleden komen dan samen om te communiceren, beslissingen te nemen en samen te werken aan gemeenschappelijke doelen. Maar wat zijn de ingrediënten van een succesvol teamoverleg?

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Een teamoverleg is een geplande bijeenkomst waarin leden van een team samenkomen om informatie uit te wisselen, discussies te voeren, beslissingen te nemen en samen te werken aan gemeenschappelijke doelen.

Het nut van teamoverleg

Een van de primaire functies van teamoverleg is het bevorderen van open en transparante communicatie binnen het team. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de lopende projecten, doelstellingen, prioriteiten en behaalde resultaten, wat leidt tot een beter begrip van de taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid.

Een ander cruciaal aspect is de coördinatie en afstemming van taken en activiteiten. In een teamoverleg kunnen teamleden hun werkzaamheden op elkaar afstemmen, wat bijdraagt aan het verminderen van conflicten en ervoor zorgt dat individuele inspanningen de overkoepelende doelstellingen van het team en de organisatie ondersteunen. Dit is vooral belangrijk in complexe projecten waar verschillende vaardigheden en taken op een gecoördineerde manier moeten samenvloeien.

Probleemoplossing is nog een belangrijke functie van teamoverleg. Tijdens deze bijeenkomsten worden uitdagingen en obstakels geïdentificeerd en besproken, waarbij teamleden verschillende perspectieven en mogelijke oplossingen aandragen. Door samen te werken en van elkaar te leren, vinden teams vaak innovatieve en effectieve manieren om problemen aan te pakken.

Een ander belangrijk aspect van teamoverleg is de besluitvorming. Teamoverleg biedt een platform waar beslissingen kunnen worden genomen op een inclusieve manier, waarbij rekening wordt gehouden met verschillende perspectieven en gestreefd wordt naar consensus. Dit zorgt voor weloverwogen en breed gedragen besluiten.

Een gestructureerd teamoverleg is een eerste stap om naar een pro-actieve organisatie te evolueren.

Maarten

Teamoverleg gaat verder…

De motivatie en betrokkenheid van teamleden worden ook sterk beïnvloed door teamoverleg. Door het delen van successen en de erkenning van prestaties neemt de motivatie van individuele teamleden toe. Dit leidt tot een hogere productiviteit en een grotere betrokkenheid bij de doelstellingen van het team en de organisatie.

Verder speelt teamoverleg een vitale rol in de ontwikkeling van het team. Het stimuleert samenwerking, vertrouwen en de ontwikkeling van een sterke teamidentiteit. Overleg biedt kansen voor het leren kennen van elkaars sterke punten en zwaktes, en het ontwikkelen van een gezamenlijke visie. Dit bevordert de cohesie en effectiviteit van het team op lange termijn.

Ten slotte ondersteunt teamoverleg een cultuur van continu leren en verbetering. Teamleden hebben de mogelijkheid om ervaringen te delen en feedback te geven en te ontvangen. Dit bevordert niet alleen de persoonlijke groei van de teamleden, maar ook de continue verbetering van de team- en organisatieprestaties.

Teamoverleg: operationeel, tactisch of strategisch?

Teamoverleg is een cruciale component van effectieve bedrijfsvoering en kan plaatsvinden op drie verschillende niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Elk niveau heeft zijn eigen kenmerken, doelen, betrokken personen en ideale frequentie.

Operationeel niveau

Op het operationele niveau richten teamoverleggen zich op de dagelijkse activiteiten en taken binnen een organisatie. Het primaire doel van deze overleggen is om de dagelijkse werkzaamheden te coördineren, onmiddellijke problemen aan te pakken en te zorgen voor een soepele workflow. Betrokkenen zijn meestal de medewerkers die direct betrokken zijn bij de uitvoering van deze taken, zoals teamleden en hun directe supervisors of managers. De frequentie van operationele overleggen is vaak hoog, variërend van dagelijks (zoals in dagstarts of stand-ups) tot wekelijks, afhankelijk van de behoeften van het project of de afdeling. Dit zorgt voor een constante stroom van communicatie en snelle probleemoplossing.

Tactisch niveau

Tactische teamoverleggen gaan een stap verder en richten zich op de middellange termijn planning en coördinatie van projecten en activiteiten. Het doel hier is om de voortgang van projecten te evalueren, toekomstige taken te plannen, en de uitvoering van strategieën te bespreken. Deze bijeenkomsten zijn essentieel voor het waarborgen dat de operationele activiteiten in lijn zijn met de bredere doelstellingen van de organisatie. Betrokkenen bij tactische overleggen zijn meestal projectmanagers, afdelingshoofden en soms hoger management, afhankelijk van de omvang van de projecten. De frequentie van tactische overleggen is over het algemeen wekelijks of maandelijks, wat een evenwicht biedt tussen regelmatige updates en voldoende tijd voor de uitvoering van taken.

Strategisch niveau

Op het strategische niveau draait het teamoverleg om de langetermijnvisie en -doelen van de organisatie. Deze overleggen zijn gericht op het bepalen van de organisatorische richting, het bespreken van grote initiatieven en het evalueren van de organisatieprestaties tegenover de vastgestelde doelstellingen. De betrokkenen zijn meestal leden van het hoger management, zoals directeuren, executives en soms afdelingshoofden. De frequentie van strategische overleggen is minder frequent, vaak variërend van maandelijks tot zelfs halfjaarlijks of jaarlijks. Deze lagere frequentie weerspiegelt de langetermijnaard van de besproken onderwerpen en geeft tijd voor het uitvoeren en beoordelen van grote strategische initiatieven.

Eén tip om zelf te starten met teamoverleg

ALs je wil starten met teamoverleg is het essentieel om de focus te leggen op de regelmaat en consistentie van deze bijeenkomsten. Dit creëert een ritme en zorgt voor een kader waarbinnen teamleden kunnen wennen aan het idee van regelmatig samen te komen en te communiceren.

Een eenvoudige, goed gestructureerde agenda die de belangrijkste punten omvat, helpt om de bijeenkomsten beknopt en doelgericht te houden. Dit zorgt ervoor dat teamleden het gevoel hebben dat hun tijd effectief wordt gebruikt, wat bijdraagt aan een hogere betrokkenheid en een sterkere aanwezigheid bij toekomstige overleggen.

Naarmate het team groeit in zijn routine en comfort met deze overleggen, kunnen meer complexe elementen worden geïntroduceerd.

Echter, de sleutel tot succesvolle implementatie ligt in het vasthouden aan een consistent schema en het handhaven van discipline, zelfs wanneer de inhoud van de bijeenkomsten eenvoudig begint.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• een artikel over de Piramide van Lencioni, toegepast op teamoverleg, vind je hier;
• een interview met Bert Teeuwen, die een boek over teamoverleg schreef, vind je hier;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Wat kan je doen als het middle-management niet in staat blijkt te zijn om de nieuwe strategie te omarmen en uit te voeren? Dit artikel duikt in de cruciale rol van het middle-management binnen organisaties en onderzoekt de oplossingen wanneer deze sleutelspeler niet in lijn is met de strategische koers van een bedrijf.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Het adequaat omgaan met strategische veranderingen is van vitaal belang voor het succes van je bedrijf.

Een sleutelspeler in dit proces is het middle-management, dat fungeert als de schakel tussen de strategische visie van het hogere leiderschap en de dagelijkse operaties op de werkvloer.

Echter, wat gebeurt er als dit cruciale niveau binnen de organisatie niet in staat blijkt te zijn om de nieuwe strategie te omarmen en uit te voeren?

Dit artikel werpt een kritische blik op de gevolgen van ineffectief middle-management en biedt inzicht in praktische oplossingen om deze uitdagingen te overwinnen.

De gevolgen van ineffectief middle-management

Wanneer het middle-management niet in staat is om de nieuwe strategie effectief te integreren, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn.

Eén van de meest prominente effecten is een verminderde cohesie en betrokkenheid binnen de teams. Het gebrek aan heldere richtlijnen en leiderschap op dit niveau kan resulteren in een gevoel van verwarring en frustratie onder medewerkers, wat de algehele productiviteit en motivatie negatief beïnvloedt.

Een ander potentieel gevolg is een verstoorde communicatie, zowel verticaal als horizontaal. Als het middle-management niet op één lijn zit met de strategische doelen, ontstaan er communicatiekloven tussen de verschillende niveaus van het bedrijf. Hierdoor kan waardevolle informatie verloren gaan en worden beslissingen mogelijk gebaseerd op onvolledige gegevens, wat de organisatorische efficiëntie ondermijnt.

Bovendien kan het falen van het middle-management om de nieuwe strategie te omarmen resulteren in vertragingen in de strategische implementatie en zelfs leiden tot het volledig mislukken van de strategische inspanning. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor de concurrentiepositie van de organisatie en haar vermogen om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.

Mogelijke oplossingen

Om effectief om te gaan met deze uitdagingen en de impact van ineffectief middle-management te verminderen, kunnen organisaties verschillende strategieën implementeren.

Grondige analyse van potentieel

Door een gedegen analyse van het potentieel binnen het middle-management kunnen organisaties de juiste personen identificeren die de nieuwe strategie effectief kunnen omarmen.

Ontwikkelen van een trainingsplan

Voor medewerkers met potentieel kunnen gerichte trainingsplannen de benodigde vaardigheden en kennis verschaffen om de strategische veranderingen succesvol door te voeren.

Exit-strategie voor ongeschikte medewerkers

Een duidelijke exit-strategie helpt bij het respectvol en efficiënt beheren van medewerkers die niet in staat zijn om mee te gaan met de strategische koers.

Geleidelijke verandering stap-voor-stap

Het implementeren van veranderingen op een geleidelijke en stapsgewijze manier biedt het middle-management de tijd en ruimte om zich aan te passen aan de nieuwe strategie, waardoor weerstand wordt verminderd.

Door deze oplossingen te integreren, kunnen organisaties niet alleen de negatieve gevolgen van ineffectief middle-management verminderen, maar ook een veerkrachtige basis creëren voor het succesvol navigeren door strategische veranderingen.

Het vinden van de juiste balans tussen het identificeren en ontwikkelen van potentieel, het respectvol beheren van ongeschikte medewerkers en het implementeren van veranderingen op een geleidelijke manier, is van essentieel belang voor een duurzaam en succesvol strategisch traject.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

In aflevering 50 van de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)”, spreken Maarten en Caroline over de toekomst van hun onderneming, Lean Leadership.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

De missie en visie van Lean Leadership

De missie van Lean Leadership is medewerkers met passie laten presteren! 

We geloven in het ontdekken van ieders potentieel. Wij dromen ervan elkeen te inspireren om in beweging te komen. 

Wat wij het liefst doen is mensen uitdagen en hen bewust maken van hun eigen mogelijkheden.

Onze visie is het begeleiden van bedrijven naar de ideale werkplek. Een werkplek waar medewerkers hun beste werk leveren en duurzame resultaten behalen. Door te focussen op slimme processen en sterk leiderschap, transformeren we organisaties en hebben we een positieve impact op individuen, bedrijven en de wereld als geheel.

Slimme processen en sterk leiderschap vergroten het welzijn van medewerkers, verhogen de kwaliteit, verbeteren de efficiëntie, drukken de kosten en maximaliseren de veiligheid.  

We geloven in een gestructureerde en concrete aanpak. Deze bestaat uit observatie, analyse, implementatie en evaluatie. We zijn de kritische metgezel die uitdaagt, confronteert en bij de les houdt, en die helpt om uit de dagelijkse routine te stappen. 

We geloven in samenwerking en het opbouwen van langdurige partnerships. Als objectieve sparringpartner helpen we bij het identificeren van de oorzaken van problemen en zoeken we mee naar oplossingen. 

Met onze jarenlange praktijkervaring in zowel procesoptimalisatie als leiderschap, spreken we zowel de taal van de werkvloer als die van de directiekamer. We volgen het ritme van de klant, waarbij we de dagelijkse realiteit niet uit het oog verliezen. 

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Sta je weleens op en vraag je je af: “Waarvoor kom ik eigenlijk elke ochtend mijn bed uit? Wat is mijn Ikigai?” Het gevoel van betekenis en voldoening in ons dagelijks leven is iets wat velen van ons nastreven, maar niet altijd gemakkelijk te vinden is. Dit is waar “Ikigai” binnenkomt, een boeiend Japans concept dat draait om het ontdekken van je levensdoel, je passies omarmen, en in harmonie leven met jezelf en anderen.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Wat betekent Ikigai?

In een wereld waarin we constant op zoek zijn naar betekenis en vervulling, is het begrip “Ikigai” een inspirerende leidraad.

Het woord “Ikigai” (生き甲斐) komt voort uit twee Japanse termen: “iki” (leven) en “gai” (waarde, effect). Samen vormen ze een diepgaand concept dat verwijst naar het vinden van het doel van je leven, een reden om ’s ochtends op te staan en te floreren.

Oorspronkelijk geworteld in de Okinawa-regio van Japan, waar mensen bekendstaan om hun lange levensduur en welzijn, heeft het begrip Ikigai de wereld veroverd als een krachtig instrument voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Het concept van Ikigai gaat terug tot de oudheid in Japan en heeft diepe wortels in de Japanse cultuur. Het is meer dan alleen een idee; het is een levenswijze die generatie op generatie is doorgegeven.

Bestaat er een boek over Ikigai?

Je hebt misschien gehoord van het boek “Ikigai: De Japanse geheimen voor een lang en gelukkig leven” van Héctor García en Francesc Miralles. Dit boek heeft de filosofie van Ikigai naar een wereldwijd publiek gebracht en zet je aan het denken over hoe je meer betekenis en tevredenheid in jouw leven kunt vinden.

Dit boek onderzoekt diepgaand hoe mensen in Okinawa, Japan, bekend om hun hoge levensverwachting, gezondheid en welzijn, hun leven benaderen. Het belicht de principes en praktijken die hen in staat stellen om betekenisvolle, vreugdevolle levens te leiden.

Waaruit bestaat het Ikigai model?

Het Ikigai-model biedt jou een visuele weergave van hoe je jouw levensdoel kunt ontdekken.

Het bestaat uit vier elementen:

1. Dat waar je van houdt: Dit verwijst naar jouw passies en interesses, de dingen die je intrinsiek motiveren. Het kan variëren van kunst en creativiteit tot sport, reizen en alles daartussenin.
2. Dat waar je goed in bent: Hier gaat het om jouw talenten, vaardigheden en expertise. Het zijn de dingen waar je natuurlijk goed in bent, of die je met toewijding hebt ontwikkeld.
3. Dat wat de wereld nodig heeft: Dit houdt verband met de behoeften van de samenleving, de dingen waar de wereld om vraagt en waar jij een bijdrage aan kunt leveren. Dit aspect benadrukt het belang van dienstbaarheid en betrokkenheid bij anderen.
4. Waarvoor je betaald kunt worden: Dit element is gerelateerd aan jouw carrière en inkomen, wat je in staat stelt om in je levensonderhoud te voorzien.

Het overlappen van deze vier elementen leidt tot jouw persoonlijke Ikigai, jouw unieke sweet spot van betekenis en voldoening.

Waarvoor kan je Ikigai toepassen?

Je kunt Ikigai toepassen in verschillende aspecten van je leven. Het kan dienen als een kompas om richting te geven aan je loopbaan, relaties, hobby’s en persoonlijke ontwikkeling. Het biedt jou een kader om keuzes te maken die meer in lijn zijn met jouw diepste verlangens en waarden.

In je persoonlijke leven kan het je helpen betekenisvolle relaties op te bouwen, nieuwe passies te ontdekken en een gevoel van tevredenheid te vinden in jouw dagelijkse activiteiten.

In jouw professionele leven kan het toepassen van het Ikigai-model je helpen om een carrière te kiezen die niet alleen financieel lonend is, maar ook vervullend op persoonlijk en sociaal niveau.

Hoe kan je Ikigai toepassen in jouw organisatie?

Ook organisaties beginnen steeds meer de waarde van Ikigai te begrijpen als het gaat om strategiebepaling. Het helpt hen om een duidelijk doel en richting te definiëren. Ze richten zich daarbij op wat ze goed kunnen, wat de markt nodig heeft en waar hun passie ligt.

Het toepassen van Ikigai op strategiebepaling houdt in dat organisaties hun kerncompetenties en waarden identificeren en deze afstemmen op de behoeften van hun klanten en de maatschappij als geheel. Het moedigt bedrijven aan om verder te gaan dan winstmaximalisatie en te streven naar duurzame waardecreatie.

Welke uitdagingen kom je tegen?

Hoewel het concept van Ikigai krachtig is, zijn er uitdagingen bij het toepassen ervan op strategiebepaling.

Een van de belangrijkste uitdagingen is het vinden van de juiste balans tussen winstgevendheid en betekenis. Het kan soms moeilijk zijn om een winstgevende onderneming te creëren die ook volledig in lijn is met jouw persoonlijke Ikigai. Deze spanning vereist zorgvuldige afweging en planning.

Referenties

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Conflicten zijn een onvermijdelijk onderdeel van het menselijk bestaan, of het nu gaat om persoonlijke relaties, professionele omgevingen of zelfs wereldwijde geopolitiek. In dergelijke situaties is de rol van een sterke leider van cruciaal belang bij het oplossen van conflicten en het bevorderen van harmonie en samenwerking. Maar wat maakt een leider echt “sterk” als het gaat om conflictoplossing? En welke strategieën en eigenschappen maken hen effectief in het aanpakken van uitdagingen en het bereiken van duurzame oplossingen?

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Hoe los je conflicten op?

Stap 1: Erkenning en bewustwording

Identificeer het conflict en erken dat er een probleem is dat moet worden aangepakt. Breng beide medewerkers samen en zorg ervoor dat ze zich bewust zijn van de noodzaak om het conflict op te lossen.

Stap 2: Privégesprekken

Voer individuele gesprekken met elke medewerker afzonderlijk om hun perspectieven, gevoelens en zorgen over het conflict te begrijpen. Moedig hen aan om open en eerlijk te communiceren zonder onderbrekingen.

Stap 3: Identificeer gemeenschappelijke grond

Organiseer een gezamenlijk gesprek waarbij beide medewerkers aanwezig zijn. Help hen om gemeenschappelijke doelen, waarden of interesses te identificeren die als basis kunnen dienen voor een oplossing. Benadruk het belang van samenwerking en het bereiken van een win-win situatie.

Stap 4: Actieve luisteren en empathie

Moedig beide medewerkers aan om actief naar elkaar te luisteren en empathie te tonen voor elkaars standpunten. Dit helpt bij het opbouwen van begrip en het verminderen van defensieve reacties.

Stap 5: Identificeer de kernproblemen

Identificeer de specifieke problemen en kwesties die hebben bijgedragen aan het conflict. Vraag beide medewerkers om hun perspectieven te delen en de oorzaken van het conflict te benoemen. Dit helpt bij het creëren van een gedeeld begrip van de onderliggende problemen.

Stap 6: Zoek naar oplossingen

Brainstorm samen met de medewerkers verschillende mogelijke oplossingen. Moedig creativiteit aan en moedig aan om buiten de gebaande paden te denken. Focus op win-win oplossingen die tegemoetkomen aan de behoeften van beide partijen.

Stap 7: Onderhandeling en compromis

Faciliteer een onderhandelingsproces waarbij beide medewerkers betrokken zijn. Help hen om compromissen te sluiten en consensus te bereiken over de best mogelijke oplossing. Moedig hen aan om rekening te houden met elkaars standpunten en belangen.

Stap 8: Implementatie en follow-up

Zorg ervoor dat de overeengekomen oplossing daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Volg de voortgang op en bied ondersteuning indien nodig. Houd regelmatig follow-upgesprekken om ervoor te zorgen dat het conflict opgelost blijft en er geen nieuwe spanningen ontstaan.

Stap 9: Teambegeleiding en communicatie

Als het conflict invloed heeft op het team, zorg dan voor duidelijke communicatie en begeleiding naar de andere teamleden. Benadruk het belang van respect, open communicatie en samenwerking binnen het team.

Moet je als leidinggevende alle conflicten oplossen?

Als leidinggevende is het niet altijd noodzakelijk of praktisch om alle conflicten op te lossen. Conflicten kunnen op verschillende niveaus en in verschillende contexten voorkomen, en het is belangrijk om te beoordelen welke conflicten directe betrokkenheid van een leidinggevende vereisen en welke beter op andere manieren kunnen worden aangepakt. Hier zijn enkele overwegingen:

1. Impact op productiviteit en werkklimaat: Conflicten die de productiviteit van het team belemmeren of een negatieve invloed hebben op het werkklimaat, verdienen de aandacht van een leidinggevende. Als het conflict de samenwerking, communicatie en efficiëntie verstoort, kan het nodig zijn om in te grijpen.
2. Machtsonevenwicht: Conflicten waarbij er sprake is van een duidelijk machtsverschil, zoals intimidatie, pesten of discriminatie, vereisen de actieve betrokkenheid van een leidinggevende. Het is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende om ervoor te zorgen dat de werkomgeving veilig en respectvol is voor alle medewerkers.
3. Teamdynamiek: Als het conflict de samenwerking binnen het team verstoort of de onderlinge relaties negatief beïnvloedt, kan een leidinggevende helpen om de communicatie te vergemakkelijken en het conflict op te lossen. Dit kan bijdragen aan een gezonde en productieve werkomgeving.
4. Capaciteit en expertise: Soms kan het oplossen van complexe conflicten specifieke vaardigheden en expertise vereisen die een leidinggevende mogelijk niet bezit. In dergelijke gevallen kan het raadplegen van een HR-professional, een mediator of andere experts in conflictoplossing nuttig zijn.
5. Leer- en groeimogelijkheden: Conflicten kunnen ook leer- en groeimogelijkheden bieden voor individuen en teams. In sommige gevallen kan het bevorderen van conflictvaardigheden en zelfoplossend vermogen bij medewerkers de voorkeur hebben boven directe interventie van een leidinggevende. Hierdoor kunnen medewerkers leren hoe ze conflicten op een constructieve manier kunnen aanpakken en oplossen.

Welke valkuilen zijn er bij het oplossen van conflicten?

Bij het oplossen van conflicten kunnen verschillende valkuilen optreden. Het is belangrijk om zich bewust te zijn van deze valkuilen om effectieve conflictoplossing te bevorderen. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:

Vermijding of negeren van het conflict

Het vermijden of negeren van een conflict kan op korte termijn gemakkelijk lijken, maar het kan leiden tot onderdrukte emoties, opbouwende spanningen en een verergering van het conflict op de lange termijn. Het is belangrijk om conflicten niet te bagatelliseren en actief aan te pakken.

Win-lose mentaliteit

Het vasthouden aan een win-lose mentaliteit, waarbij een van de partijen als de “winnaar” en de andere partij als de “verliezer” wordt beschouwd, kan destructief zijn. Conflicten kunnen vaak het beste worden opgelost door samen te werken aan een win-win oplossing die tegemoetkomt aan de belangen van alle betrokken partijen.

Gebrek aan communicatie en luisteren

Effectieve communicatie is essentieel bij conflictoplossing. Het is belangrijk om actief te luisteren naar de standpunten en zorgen van alle betrokken partijen. Een gebrek aan communicatie en luisteren kan leiden tot misverstanden en verdere escalatie van het conflict.

Stereotypering en generalisatie

Het maken van stereotypen en generalisaties over de andere partij kan de situatie verergeren en de mogelijkheid tot het vinden van gemeenschappelijke grond belemmeren. Het is belangrijk om open te staan voor verschillende perspectieven en individuen te zien als unieke personen met eigen belangen en zorgen.

Geen ruimte voor emoties

Emoties spelen vaak een grote rol in conflicten. Het negeren of bagatelliseren van emoties kan de effectieve oplossing van een conflict bemoeilijken. Het is belangrijk om ruimte te bieden voor het uiten en begrijpen van emoties en deze op een constructieve manier te kanaliseren.

Gebrek aan compromis

Conflictoplossing vereist vaak compromissen van beide partijen. Een rigide standpunt innemen zonder bereidheid tot compromis kan leiden tot een impasse. Het is belangrijk om flexibel te zijn en open te staan voor onderhandelingen en compromissen die een gezamenlijke oplossing mogelijk maken.

Geen follow-up

Nadat een conflict is opgelost, is het belangrijk om de situatie op de lange termijn te monitoren en follow-upgesprekken te voeren om ervoor te zorgen dat de oplossing duurzaam is. Een gebrek aan follow-up kan leiden tot terugval in oude patronen en het opnieuw ontstaan van het conflict.

Wat als het niet lukt om de conflicten op te lossen?

• Heroverwegen van de aanpak: Reflecteer op de gebruikte aanpak en beoordeel of er aspecten zijn die mogelijk hebben bijgedragen aan het mislukken van de conflictoplossing. Identificeer waar er verbeteringen kunnen worden aangebracht en pas de aanpak dienovereenkomstig aan.
• Betrek een hoger managementniveau: Als interne middelen en bemiddeling niet voldoende zijn, kan het nuttig zijn om een hoger managementniveau te betrekken. Dit kan een leidinggevende boven de betrokken partijen zijn of een HR-manager die meer ervaring heeft met conflictoplossing.
• Externe hulp inschakelen: Overweeg het inschakelen van externe hulp, zoals een professionele mediator of een conflictcoach. Deze onafhankelijke derde partij kan helpen om het proces van conflictoplossing nieuw leven in te blazen en nieuwe perspectieven te bieden.
• Arbitrage of formele klachtenprocedure: Als het conflict niet op informele wijze kan worden opgelost, kunnen er formele maatregelen worden genomen, zoals arbitrage of het volgen van de interne klachtenprocedure van de organisatie. Dit kan een meer gestructureerde aanpak bieden om tot een oplossing te komen.
• Heroverweging van de samenwerking: Als het conflict blijft voortduren en de samenwerking tussen de medewerkers onhoudbaar wordt, kan het nodig zijn om de optie van herplaatsing of overplaatsing van een van de betrokken medewerkers te overwegen. Dit kan helpen om verdere spanningen en conflicten te verminderen

Referenties:

• lees een artikel over conflicten binnen teams hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

De Pomodoro-techniek, ontwikkeld door Francesco Cirillo, biedt een bewezen methode om je focus te vergroten en je productiviteit te optimaliseren. Met behulp van deze eenvoudige en praktische techniek kun je jouw werktijd effectiever benutten en je takenlijst met vertrouwen afwerken.

Bekijk hier de podcastaflevering van “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over de Pomodoro-techniek…

Wat is de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is een time-managementmethode die is ontwikkeld door Francesco Cirillo. Het houdt in dat je je werktijd opdeelt in afgebakende intervallen, meestal 25 minuten lang, genaamd “Pomodoro’s”. Tijdens elke Pomodoro concentreer je je volledig op één taak, zonder afleidingen. Na elke Pomodoro neem je een korte pauze en na een aantal voltooide Pomodoro’s neem je een langere pauze. Deze gestructureerde aanpak helpt bij het bevorderen van focus, het verbeteren van de productiviteit en het voorkomen van burn-out.

Hoe werkt de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is een eenvoudige en gestructureerde methode om je werktijd in te delen en gefocust te blijven. Het principe is gebaseerd op het verdelen van je taken in specifieke tijdseenheden, genaamd “Pomodoro’s”, die meestal 25 minuten duren. Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe de Pomodoro-techniek werkt:

1. Kies een taak: Selecteer een taak die je wilt voltooien. Het kan zowel een kleinere taak als een groter project zijn.
2. Stel de timer in: Stel een timer in op 25 minuten, wat overeenkomt met één Pomodoro. Dit kan een kookwekker, een timer op je telefoon of een Pomodoro-app zijn.
3. Werk onafgebroken: Concentreer je volledig op de taak gedurende de hele 25 minuten. Probeer jezelf niet af te leiden door andere taken, meldingen of onderbrekingen.
4. Pauzeer: Zodra de 25 minuten voorbij zijn, neem je een korte pauze van ongeveer 5 minuten. Gebruik deze tijd om even te ontspannen, een korte wandeling te maken of iets anders te doen wat je energie geeft.
5. Herhaal en neem langere pauzes: Herhaal dit proces van het werken in Pomodoro’s (25 minuten) met gevolgd door korte pauzes (5 minuten). Na elke vier Pomodoro’s, neem je een langere pauze van ongeveer 15-30 minuten om jezelf te belonen en op te laden.

Door deze cycli van gefocuste werkperiodes en korte pauzes te herhalen, kun je je concentratievermogen verbeteren, vermoeidheid verminderen en ook productiever worden. Het is belangrijk om jezelf strikt aan de tijdslimieten te houden en je taken realistisch in te delen in Pomodoro’s, zodat je een gevoel van voldoening krijgt bij het afronden van elke sessie.

Hoe neem je de ideale pauze?

Het nemen van pauzes is een essentieel onderdeel van de Pomodoro-techniek om je energie en focus te behouden. Hier zijn enkele adviezen om de ideale pauze te nemen:

Fysieke activiteit

Maak gebruik van je pauze om je lichaam in beweging te brengen. Stretchen, een korte wandeling of een paar oefeningen doen kan helpen om je bloedsomloop te stimuleren en je energieniveau te verhogen.

Vermijd schermen

Probeer tijdens je pauze weg te blijven van elektronische schermen zoals je telefoon, computer of televisie. Geef je ogen rust en vermijd digitale prikkels die je afleiden van je werk.

Ontspanningsactiviteiten

Kies activiteiten die ontspannend en ook rustgevend zijn. Dit kan bijvoorbeeld het luisteren naar muziek, mediteren, een boek lezen, even kletsen met een collega of een kopje thee drinken zijn. Vind iets wat je helpt om je geest te verfrissen en te ontspannen.

Hydratatie en voeding

Neem de gelegenheid om wat water te drinken en gezonde snacks te eten tijdens je pauzes. Hydratatie en voeding spelen een belangrijke rol bij het behouden van je energieniveau en het stimuleren van je hersenfunctie.

Bepaal de lengte van je pauze

De standaardrichtlijn is om na elke Pomodoro een pauze van 5 minuten te nemen en na vier Pomodoro’s een langere pauze van 15-30 minuten. Experimenteer echter en pas de lengte van je pauzes aan op basis van wat voor jou het beste werkt. Sommige mensen hebben misschien behoefte aan iets langere pauzes of juist kortere pauzes.

Doe iets wat je leuk vindt

Gebruik je pauzes om iets te doen waar je van geniet en dat je motiveert. Dit kan een hobby zijn, zoals tekenen, luisteren naar je favoriete muziek, een paar minuten met huisdieren doorbrengen of iets anders waar je enthousiast van wordt. Het zal je helpen om je pauzes te waarderen en je weer op te laden voor de volgende werkperiode.

Onthoud dat de ideale pauze persoonlijk kan verschillen. Experimenteer met verschillende activiteiten en pauzetijden om te ontdekken wat het beste bij jouw behoeften past en je in staat stelt om optimaal te profiteren van de Pomodoro-techniek.

Welke voordelen biedt de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek biedt verschillende voordelen die je productiviteit en welzijn kunnen verbeteren. Enkele belangrijke voordelen zijn:

1. Verhoogde focus: Door je taken op te delen in afgebakende tijdseenheden en jezelf te verplichten om gedurende die periode volledig te concentreren, helpt de Pomodoro-techniek je om je focus te versterken. Het vermijden van afleidingen en het werken in korte, gefocuste sessies verbetert je concentratievermogen, waardoor je efficiënter kunt werken.
2. Verbeterde productiviteit: Door gebruik te maken van Pomodoro’s kun je je werk efficiënter organiseren en je taken beter beheren. Het opdelen van taken in beheersbare stukken zorgt ervoor dat je niet overweldigd raakt en helpt je om een gevoel van vooruitgang te ervaren na elke voltooide Pomodoro. Dit motiveert je om door te gaan en meer gedaan te krijgen.
3. Tegenwerken van vermoeidheid en burn-out: De Pomodoro-techniek moedigt het nemen van regelmatige pauzes aan, zowel korte pauzes tussen Pomodoro’s als langere pauzes na een aantal Pomodoro’s. Deze pauzes helpen om mentale vermoeidheid te verminderen en voorkomen dat je overbelast raakt. Door jezelf momenten van rust en ontspanning te gunnen, kun je je energieniveau behouden en voorkom je burn-out.
4. Verbeterde tijdmanagement: De Pomodoro-techniek helpt je om je tijd effectiever te beheren. Door je taken in Pomodoro’s te verdelen en jezelf te beperken tot een bepaalde tijdsduur, word je gedwongen om prioriteiten te stellen en je te concentreren op wat echt belangrijk is. Dit helpt je om je tijd beter te benutten en efficiënter te werken.
5. Verhoogde motivatie en voldoening: De Pomodoro-techniek creëert een gevoel van prestatie en voldoening bij het afronden van elke Pomodoro. Het afvinken van taken en het behalen van kleine mijlpalen geeft je een boost van motivatie en stimuleert een positieve werkhouding. Dit kan je inspireren om door te gaan en je doelen te bereiken.

Wat zijn de valkuilen bij het gebruik van deze methode?

De Pomodoro-techniek biedt verschillende voordelen die kunnen bijdragen aan een verhoogde productiviteit en efficiëntie. Hier zijn enkele specifieke voordelen van deze methode:

1. Verbeterde focus: Door je werk in afgebakende tijdseenheden op te delen, helpt de Pomodoro-techniek je om je te concentreren op één taak tegelijk. Dit bevordert diepe focus en minimaliseert afleidingen, waardoor je efficiënter kunt werken en de kwaliteit van je werk verbetert.
2. Betere tijdmanagementvaardigheden: De Pomodoro-techniek stimuleert het plannen en organiseren van je taken in overzichtelijke intervallen. Hierdoor krijg je een beter inzicht in de tijd die je aan verschillende taken besteedt en kun je prioriteiten stellen op basis van urgentie en belangrijkheid.
3. Verhoogde productiviteit: Door te werken in afgebakende Pomodoro’s word je aangemoedigd om je te concentreren op het voltooien van taken binnen een specifieke tijdslimiet. Dit vermindert uitstelgedrag en helpt je om taken sneller af te ronden, waardoor je productiviteit toeneemt.
4. Preventie van burn-out: De Pomodoro-techniek moedigt het nemen van regelmatige pauzes aan, waardoor je jezelf beschermt tegen mentale uitputting en burn-out. Door pauzes te nemen, krijg je de gelegenheid om even te ontspannen, op te laden en je energieniveau op peil te houden gedurende de dag.
5. Verhoogde motivatie: Het behalen van kleine doelen en het afvinken van taken na elke Pomodoro kan een gevoel van voldoening en motivatie geven. Dit kan je aanmoedigen om door te gaan met je werk en je doelen te bereiken.
6. Verbeterde werk-privébalans: Door een structuur aan te brengen in je werktijd en pauzes te nemen, helpt de Pomodoro-techniek je om een gezonde balans te vinden tussen werk en ontspanning. Dit draagt bij aan je algehele welzijn en helpt om stress te verminderen.

Wie bedacht de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is bedacht door Francesco Cirillo. Hij ontwikkelde deze techniek in de jaren 80 terwijl hij een student was aan de universiteit. Cirillo gebruikte een eenvoudige keukenwekker in de vorm van een tomaat (pomodoro in het Italiaans) om zijn tijd te meten en zijn studieactiviteiten te structureren. Hieruit is de Pomodoro-techniek ontstaan, een methode die inmiddels wereldwijd bekend en populair is geworden als een effectieve manier om productiviteit te verhogen en focus te verbeteren.

Referenties:

• een artikel over focus vind je hier;
• een webinar over time & priority management, vind je hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.