De Pomodoro-techniek, ontwikkeld door Francesco Cirillo, biedt een bewezen methode om je focus te vergroten en je productiviteit te optimaliseren. Met behulp van deze eenvoudige en praktische techniek kun je jouw werktijd effectiever benutten en je takenlijst met vertrouwen afwerken.

Bekijk hier de podcastaflevering van “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over de Pomodoro-techniek…

Wat is de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is een time-managementmethode die is ontwikkeld door Francesco Cirillo. Het houdt in dat je je werktijd opdeelt in afgebakende intervallen, meestal 25 minuten lang, genaamd “Pomodoro’s”. Tijdens elke Pomodoro concentreer je je volledig op één taak, zonder afleidingen. Na elke Pomodoro neem je een korte pauze en na een aantal voltooide Pomodoro’s neem je een langere pauze. Deze gestructureerde aanpak helpt bij het bevorderen van focus, het verbeteren van de productiviteit en het voorkomen van burn-out.

Hoe werkt de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is een eenvoudige en gestructureerde methode om je werktijd in te delen en gefocust te blijven. Het principe is gebaseerd op het verdelen van je taken in specifieke tijdseenheden, genaamd “Pomodoro’s”, die meestal 25 minuten duren. Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe de Pomodoro-techniek werkt:

1. Kies een taak: Selecteer een taak die je wilt voltooien. Het kan zowel een kleinere taak als een groter project zijn.
2. Stel de timer in: Stel een timer in op 25 minuten, wat overeenkomt met één Pomodoro. Dit kan een kookwekker, een timer op je telefoon of een Pomodoro-app zijn.
3. Werk onafgebroken: Concentreer je volledig op de taak gedurende de hele 25 minuten. Probeer jezelf niet af te leiden door andere taken, meldingen of onderbrekingen.
4. Pauzeer: Zodra de 25 minuten voorbij zijn, neem je een korte pauze van ongeveer 5 minuten. Gebruik deze tijd om even te ontspannen, een korte wandeling te maken of iets anders te doen wat je energie geeft.
5. Herhaal en neem langere pauzes: Herhaal dit proces van het werken in Pomodoro’s (25 minuten) met gevolgd door korte pauzes (5 minuten). Na elke vier Pomodoro’s, neem je een langere pauze van ongeveer 15-30 minuten om jezelf te belonen en op te laden.

Door deze cycli van gefocuste werkperiodes en korte pauzes te herhalen, kun je je concentratievermogen verbeteren, vermoeidheid verminderen en ook productiever worden. Het is belangrijk om jezelf strikt aan de tijdslimieten te houden en je taken realistisch in te delen in Pomodoro’s, zodat je een gevoel van voldoening krijgt bij het afronden van elke sessie.

Hoe neem je de ideale pauze?

Het nemen van pauzes is een essentieel onderdeel van de Pomodoro-techniek om je energie en focus te behouden. Hier zijn enkele adviezen om de ideale pauze te nemen:

Fysieke activiteit

Maak gebruik van je pauze om je lichaam in beweging te brengen. Stretchen, een korte wandeling of een paar oefeningen doen kan helpen om je bloedsomloop te stimuleren en je energieniveau te verhogen.

Vermijd schermen

Probeer tijdens je pauze weg te blijven van elektronische schermen zoals je telefoon, computer of televisie. Geef je ogen rust en vermijd digitale prikkels die je afleiden van je werk.

Ontspanningsactiviteiten

Kies activiteiten die ontspannend en ook rustgevend zijn. Dit kan bijvoorbeeld het luisteren naar muziek, mediteren, een boek lezen, even kletsen met een collega of een kopje thee drinken zijn. Vind iets wat je helpt om je geest te verfrissen en te ontspannen.

Hydratatie en voeding

Neem de gelegenheid om wat water te drinken en gezonde snacks te eten tijdens je pauzes. Hydratatie en voeding spelen een belangrijke rol bij het behouden van je energieniveau en het stimuleren van je hersenfunctie.

Bepaal de lengte van je pauze

De standaardrichtlijn is om na elke Pomodoro een pauze van 5 minuten te nemen en na vier Pomodoro’s een langere pauze van 15-30 minuten. Experimenteer echter en pas de lengte van je pauzes aan op basis van wat voor jou het beste werkt. Sommige mensen hebben misschien behoefte aan iets langere pauzes of juist kortere pauzes.

Doe iets wat je leuk vindt

Gebruik je pauzes om iets te doen waar je van geniet en dat je motiveert. Dit kan een hobby zijn, zoals tekenen, luisteren naar je favoriete muziek, een paar minuten met huisdieren doorbrengen of iets anders waar je enthousiast van wordt. Het zal je helpen om je pauzes te waarderen en je weer op te laden voor de volgende werkperiode.

Onthoud dat de ideale pauze persoonlijk kan verschillen. Experimenteer met verschillende activiteiten en pauzetijden om te ontdekken wat het beste bij jouw behoeften past en je in staat stelt om optimaal te profiteren van de Pomodoro-techniek.

Welke voordelen biedt de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek biedt verschillende voordelen die je productiviteit en welzijn kunnen verbeteren. Enkele belangrijke voordelen zijn:

1. Verhoogde focus: Door je taken op te delen in afgebakende tijdseenheden en jezelf te verplichten om gedurende die periode volledig te concentreren, helpt de Pomodoro-techniek je om je focus te versterken. Het vermijden van afleidingen en het werken in korte, gefocuste sessies verbetert je concentratievermogen, waardoor je efficiënter kunt werken.
2. Verbeterde productiviteit: Door gebruik te maken van Pomodoro’s kun je je werk efficiënter organiseren en je taken beter beheren. Het opdelen van taken in beheersbare stukken zorgt ervoor dat je niet overweldigd raakt en helpt je om een gevoel van vooruitgang te ervaren na elke voltooide Pomodoro. Dit motiveert je om door te gaan en meer gedaan te krijgen.
3. Tegenwerken van vermoeidheid en burn-out: De Pomodoro-techniek moedigt het nemen van regelmatige pauzes aan, zowel korte pauzes tussen Pomodoro’s als langere pauzes na een aantal Pomodoro’s. Deze pauzes helpen om mentale vermoeidheid te verminderen en voorkomen dat je overbelast raakt. Door jezelf momenten van rust en ontspanning te gunnen, kun je je energieniveau behouden en voorkom je burn-out.
4. Verbeterde tijdmanagement: De Pomodoro-techniek helpt je om je tijd effectiever te beheren. Door je taken in Pomodoro’s te verdelen en jezelf te beperken tot een bepaalde tijdsduur, word je gedwongen om prioriteiten te stellen en je te concentreren op wat echt belangrijk is. Dit helpt je om je tijd beter te benutten en efficiënter te werken.
5. Verhoogde motivatie en voldoening: De Pomodoro-techniek creëert een gevoel van prestatie en voldoening bij het afronden van elke Pomodoro. Het afvinken van taken en het behalen van kleine mijlpalen geeft je een boost van motivatie en stimuleert een positieve werkhouding. Dit kan je inspireren om door te gaan en je doelen te bereiken.

Wat zijn de valkuilen bij het gebruik van deze methode?

De Pomodoro-techniek biedt verschillende voordelen die kunnen bijdragen aan een verhoogde productiviteit en efficiëntie. Hier zijn enkele specifieke voordelen van deze methode:

1. Verbeterde focus: Door je werk in afgebakende tijdseenheden op te delen, helpt de Pomodoro-techniek je om je te concentreren op één taak tegelijk. Dit bevordert diepe focus en minimaliseert afleidingen, waardoor je efficiënter kunt werken en de kwaliteit van je werk verbetert.
2. Betere tijdmanagementvaardigheden: De Pomodoro-techniek stimuleert het plannen en organiseren van je taken in overzichtelijke intervallen. Hierdoor krijg je een beter inzicht in de tijd die je aan verschillende taken besteedt en kun je prioriteiten stellen op basis van urgentie en belangrijkheid.
3. Verhoogde productiviteit: Door te werken in afgebakende Pomodoro’s word je aangemoedigd om je te concentreren op het voltooien van taken binnen een specifieke tijdslimiet. Dit vermindert uitstelgedrag en helpt je om taken sneller af te ronden, waardoor je productiviteit toeneemt.
4. Preventie van burn-out: De Pomodoro-techniek moedigt het nemen van regelmatige pauzes aan, waardoor je jezelf beschermt tegen mentale uitputting en burn-out. Door pauzes te nemen, krijg je de gelegenheid om even te ontspannen, op te laden en je energieniveau op peil te houden gedurende de dag.
5. Verhoogde motivatie: Het behalen van kleine doelen en het afvinken van taken na elke Pomodoro kan een gevoel van voldoening en motivatie geven. Dit kan je aanmoedigen om door te gaan met je werk en je doelen te bereiken.
6. Verbeterde werk-privébalans: Door een structuur aan te brengen in je werktijd en pauzes te nemen, helpt de Pomodoro-techniek je om een gezonde balans te vinden tussen werk en ontspanning. Dit draagt bij aan je algehele welzijn en helpt om stress te verminderen.

Wie bedacht de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is bedacht door Francesco Cirillo. Hij ontwikkelde deze techniek in de jaren 80 terwijl hij een student was aan de universiteit. Cirillo gebruikte een eenvoudige keukenwekker in de vorm van een tomaat (pomodoro in het Italiaans) om zijn tijd te meten en zijn studieactiviteiten te structureren. Hieruit is de Pomodoro-techniek ontstaan, een methode die inmiddels wereldwijd bekend en populair is geworden als een effectieve manier om productiviteit te verhogen en focus te verbeteren.

Referenties:

• een artikel over focus vind je hier;
• een webinar over time & priority management, vind je hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

De SWOT-analyse is een krachtig en veelgebruikt instrument. Het biedt een gestructureerde benadering om inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten van een organisatie, evenals de kansen en bedreigingen in de omgeving. In dit artikel verkennen we de stappen om een solide strategische aanpak te creëren met behulp van de SWOT-analyse.

Bekijk hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Wanneer gebruik je een SWOT-analyse?

Een SWOT-analyse helpt bij het identificeren en oplossen van verschillende problemen en uitdagingen binnen een organisatie, bedrijf, product of project.

Enkele van de problemen die je kan aanpakken zijn : 

Strategische planning

Een SWOT-analyse geeft inzicht in de huidige positie van een organisatie en helpt bij het formuleren van strategische doelstellingen en actieplannen. Het helpt bij het bepalen van de juiste richting en prioriteiten.

Concurrentievoordeel

Door de sterke punten van de organisatie te identificeren, helpt een SWOT-analyse bij het bepalen van het concurrentievoordeel. Het legt ook zwakke punten bloot die moeten worden aangepakt om de concurrentiepositie te verbeteren.

Productontwikkeling

Een SWOT-analyse helpt bij het beoordelen van de haalbaarheid en levensvatbaarheid van een nieuw product of dienst. Het helpt bij het identificeren van kansen in de markt.

Probleemoplossing

Door de zwakke punten en bedreigingen te identificeren, helpt een SWOT-analyse bij het begrijpen van problemen binnen de organisatie en het vinden van oplossingen. Het biedt een basis voor het nemen van gerichte maatregelen om de problemen aan te pakken.

Besluitvorming

Een SWOT-analyse is een nuttig hulpmiddel bij het nemen van belangrijke beslissingen. Door de interne en externe factoren in kaart te brengen, realiseert het management een beter geïnformeerde besluitvorming.

Hoe werkt een SWOT-analyse?

Een SWOT-analyse is een strategisch hulpmiddel dat wordt gebruikt om de interne sterke punten en zwakke punten van een organisatie, bedrijf, product of project te identificeren, evenals de externe kansen en bedreigingen waarmee ze worden geconfronteerd.

De term “SWOT” staat voor:

• Sterktes (Strengths): Dit verwijst naar de positieve interne kenmerken of capaciteiten van een entiteit. Het kunnen bijvoorbeeld unieke vaardigheden, middelen, ervaringen of andere positieve aspecten zijn die een organisatie onderscheiden van anderen.
• Zwaktes (Weaknesses): Dit zijn de interne aspecten die een organisatie beperken of verzwakken. Zwaktes kunnen bijvoorbeeld gebrek aan middelen, beperkte expertise of technologische achterstand omvatten.
• Kansen (Opportunities): Dit verwijst naar externe factoren of omstandigheden die gunstig zijn voor de organisatie en waarvan ze kunnen profiteren. Het kunnen bijvoorbeeld veranderingen in de markttrends, nieuwe technologieën of zakelijke kansen zijn.
• Bedreigingen (Threats): Dit zijn externe factoren of omstandigheden die de prestaties van de organisatie kunnen belemmeren of schaden. Bedreigingen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit concurrentie, veranderende regelgeving, economische onzekerheid of andere uitdagingen.

Wat is een voorbeeld van een SWOT-analyse?

Hier is een voorbeeld van hoe een SWOT-analyse voor een plaatselijke bakkerij eruit zou kunnen zien:

Sterktes (Strengths):

• Kwaliteit van producten: De bakkerij biedt hoogwaardige, ambachtelijk bereide producten met verse ingrediënten.
• Unieke specialiteiten: De bakkerij staat bekend om zijn unieke broodsoorten, gebakjes of andere speciale lekkernijen.
• Klantenservice: De bakkerij heeft een vriendelijk en attent personeel dat uitstekende klantenservice biedt.
• Lokale betrokkenheid: De bakkerij heeft een sterke band met de lokale gemeenschap en geniet van een trouwe klantenkring.

Zwaktes (Weaknesses):

• Beperkte openingstijden: De bakkerij is alleen geopend tijdens beperkte uren, wat potentiële klanten kan belemmeren.
• Beperkt assortiment: De bakkerij biedt mogelijk een beperkt assortiment aan producten, waardoor klanten met specifieke dieetvoorkeuren mogelijk niet worden bediend.
• Beperkte zichtbaarheid: De bakkerij heeft momenteel beperkte marketing- en reclame-inspanningen, waardoor de bekendheid kan worden beperkt.

Kansen (Opportunities):

• Toenemende vraag naar ambachtelijke producten: Er is een groeiende trend onder consumenten om hoogwaardige, ambachtelijk bereide producten te verkiezen boven massaproductie.
• Samenwerking met lokale restaurants of cafés: De bakkerij kan partnerships aangaan met lokale eetgelegenheden om hun producten te leveren, waardoor de afzetmarkt wordt vergroot.
• Online verkoop: Het opzetten van een online winkel kan nieuwe klanten aantrekken en de verkoop buiten de fysieke locatie uitbreiden.

Bedreigingen (Threats):

• Concurrentie van grote supermarktketens: Grote supermarkten bieden vaak ook bakkerijproducten aan, waardoor de concurrentie toeneemt.
• Veranderende dieetvoorkeuren: Consumenten kunnen kiezen voor gezondere of specifieke dieetopties, zoals glutenvrij of veganistisch, waardoor de bakkerij mogelijk een deel van de markt misloopt.

Wat zijn tips bij het gebruik van een SWOT-analyse?

Eerlijke en objectieve evaluatie

Wees eerlijk en objectief bij het beoordelen van de interne sterke punten en zwakke punten van de organisatie, evenals de externe kansen en bedreigingen. Vermijd overmatige subjectiviteit of bevooroordeelde percepties.

Betrek verschillende perspectieven

Zorg voor betrokkenheid van verschillende belanghebbenden en teamleden bij het opstellen van de SWOT-analyse. Verschillende perspectieven kunnen een breder inzicht bieden en een meer uitgebalanceerde evaluatie mogelijk maken.

Gebruik betrouwbare gegevens en informatie

Baseer de SWOT-analyse op betrouwbare en nauwkeurige gegevens en informatie. Vertrouw op interne rapporten, marktonderzoek, concurrentieanalyses en andere relevante bronnen om de juistheid van de analyse te waarborgen.

Focus op de belangrijkste punten

Richt u op de belangrijkste sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen die het meest relevant zijn voor de organisatie. Identificeer de punten die het grootste potentieel hebben voor impact en waardecreatie.

Actiegericht

Een SWOT-analyse is het meest waardevol wanneer het wordt gevolgd door actie. Gebruik de resultaten om strategieën en actieplannen te ontwikkelen die de sterke punten benutten, zwakke punten aanpakken, kansen grijpen en bedreigingen verminderen. Zorg ervoor dat de SWOT-analyse leidt tot concrete acties en verbeteringen.

Referenties naar SWOT-analyse

• een artikel over Kaizen en Kaikaku, vind je hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Opstarten na je verlof: vind je dat makkelijk of niet? Na een ontspannende vakantie kan het een uitdaging zijn om weer terug te keren naar de werkomgeving. Het goede nieuws is dat er strategieën zijn om de overgang naar je professionele routine na je verlof soepel te laten verlopen. In dit artikel bespreken we enkele praktische tips om je te helpen terug op te starten op het werk na je verlof.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

5 tips voor het opstarten na je verlof

Plan je terugkeer vooruit

Voordat je met verlof gaat, is het essentieel om je terugkeer naar het werk zorgvuldig te plannen. Probeer je vakantie niet tot de laatste minuut te rekken, zodat je voldoende tijd hebt om jezelf weer in het werkritme te krijgen. Zorg ervoor dat je een paar dagen hebt tussen je terugkeer en je eerste werkdag, zodat je kunt wennen aan het idee van weer aan het werk te gaan.

Organiseer je werkplek

Een opgeruimde en georganiseerde werkplek kan je helpen om gemakkelijker terug in het werkritme te komen. Ruim je bureau op, sorteert je e-mails en maak een to-do lijst voordat je met verlof gaat. Dit zal je helpen om bij je terugkeer snel weer in de juiste mindset te komen en je prioriteiten te bepalen.

Begin rustig

Het is verleidelijk om meteen weer vol gas te geven na je verlof, maar dit kan overweldigend zijn. Begin rustig en neem de tijd om jezelf opnieuw vertrouwd te maken met je taken en verantwoordelijkheden. Plan geen belangrijke vergaderingen of deadlines op je eerste dag terug. Geef jezelf de ruimte om weer in het werkritme te komen en je concentratie op te bouwen.

Communiceer met je collega’s

Breng je collega’s op de hoogte van je terugkeer en plan eventueel een kort overleg om de stand van zaken te bespreken. Vraag naar belangrijke updates en projecten waar je mogelijk aan moet bijdragen. Door open te communiceren, kun je gemakkelijker weer aansluiting vinden bij het team en eventuele gemiste informatie inhalen.

Houd vast aan je gezonde gewoonten

Tijdens je vakantie heb je misschien genoten van een ander slaapschema, meer vrije tijd en ontspanning. Probeer deze gezonde gewoonten zoveel mogelijk vast te houden wanneer je terugkeert naar het werk. Zorg voor voldoende slaap, blijf actief en neem regelmatig pauzes om je energieniveau op peil te houden.

Mails behandelen bij het opstarten na je verlof

Terugkeren naar het werk na een verlofperiode kan overweldigend zijn, vooral als je wordt geconfronteerd met een overvolle inbox. Het effectief behandelen van je e-mails is essentieel om weer op de rails te komen en je productiviteit te behouden. In dit artikel delen we enkele praktische tips om je te helpen op een georganiseerde en efficiënte manier met je e-mails om te gaan bij het opstarten na je verlof.

Begin met een overzicht

Voordat je je in je inbox stort, neem je even de tijd om een overzicht te krijgen van wat er is gebeurd tijdens je afwezigheid. Scan snel de onderwerpregels en afzenders om belangrijke e-mails te identificeren. Markeer of label deze e-mails, zodat je er later gericht op kunt reageren.

Sorteer op prioriteit

Nu je een idee hebt van de belangrijkste e-mails, is het tijd om je inbox te ordenen op basis van prioriteit. Gebruik de functies van je e-mailclient om e-mails te markeren als urgent, belangrijk of minder dringend. Hierdoor kun je je aandacht richten op de meest kritieke zaken en voorkom je dat je verdwaalt in een zee van e-mails.

Gebruik slimme filters en mappen

Maak gebruik van de filter- en mappenfuncties van je e-mailprogramma om je inbox beter te organiseren. Stel filters in op basis van afzender, onderwerp of trefwoorden om e-mails automatisch naar de juiste map te laten verplaatsen. Op deze manier kun je e-mails gemakkelijker categoriseren en snel de relevante informatie vinden.

Stel een tijdslimiet in

Het beheren van je e-mails kan veel tijd in beslag nemen als je er onbeperkt aan besteedt. Stel daarom een tijdslimiet in voor het afhandelen van je inbox. Bepaal bijvoorbeeld dat je de eerste 30 minuten van je werkdag aan het behandelen van e-mails besteedt. Op die manier voorkom je dat je te lang vastzit in je inbox en kun je je aandacht richten op andere taken.

Pas de 4D-methode toe

De 4D-methode (Delete, Delegate, Do, Defer) is een handige strategie om snel met je e-mails om te gaan. Ga voor elke e-mail na of je deze kunt verwijderen, delegeren aan een collega, direct kunt beantwoorden of dat je de actie kunt uitstellen voor later. Op deze manier kun je efficiënter prioriteiten stellen en voorkom je dat e-mails zich opstapelen.

Communiceer met collega’s

Als je veel e-mails hebt ontvangen tijdens je afwezigheid, is het raadzaam om te communiceren met je collega’s om eventuele belangrijke informatie te verzamelen. Plan indien nodig korte overleggen om de stand van zaken te bespreken en eventuele gemiste informatie in te halen. Dit helpt je om beter geïnformeerd te zijn en je werk naadloos op te pakken.

Stel automatische antwoorden in

Om verwachtingen te managen en mensen op de hoogte te stellen van je afwezigheid, is het handig om automatische antwoorden in te stellen. Laat mensen weten dat je terug bent en dat je zo snel mogelijk op hun e-mails zult reageren. Hierdoor geef je jezelf wat ademruimte om je inbox onder controle te krijgen zonder dat anderen zich zorgen maken over onbeantwoorde berichten.

Plan regelmatige e-mailtijd in

Om te voorkomen dat je weer in een overvolle inbox terechtkomt, is het belangrijk om regelmatig tijd in te plannen om je e-mails af te handelen. Blokkeer bijvoorbeeld enkele vaste momenten gedurende de dag waarop je je volledig richt op je inbox. Hierdoor blijf je up-to-date en voorkom je dat e-mails zich opstapelen.

Opstarten na je verlof – het evaluatiemoment

De verlofperiode van de manager biedt het team een uitgelezen kans om de autonomie binnen de groep te evalueren. Het is een waardevol moment om te beoordelen in hoeverre het team in staat is om zelfstandig beslissingen te nemen, initiatief te tonen en verantwoordelijkheid te dragen. In dit artikel bespreken we enkele manieren waarop het team zijn eigen autonomie kan evalueren tijdens het verlof van hun manager.

Verantwoordelijkheid en besluitvorming

Tijdens de verlofperiode van de manager kan het team de gelegenheid aangrijpen om te zien hoe goed het in staat is om verantwoordelijkheid te nemen en beslissingen te nemen zonder directe supervisie. Het team kan reflecteren op de beslissingen die ze hebben genomen en de resultaten die ze hebben behaald. Ze kunnen beoordelen of ze de juiste beslissingen hebben genomen en of ze de gewenste resultaten hebben bereikt.

Probleemoplossend vermogen

Het vermogen van het team om problemen zelfstandig op te lossen, is een belangrijke indicator van autonomie. Tijdens de verlofperiode van de manager kan het team situaties identificeren waarin ze geconfronteerd werden met uitdagingen of obstakels en hoe ze deze hebben aangepakt. Ze kunnen beoordelen of ze effectieve oplossingen hebben gevonden en of ze in staat waren om problemen zonder de directe betrokkenheid van de manager op te lossen.

Communicatie en samenwerking

De mate waarin het team effectief communiceert en samenwerkt, is een cruciaal aspect van autonomie. Tijdens het verlof van de manager kan het team reflecteren op de kwaliteit van hun communicatie en samenwerking. Ze kunnen beoordelen of ze in staat waren om informatie te delen, te overleggen en taken effectief te verdelen zonder dat de manager aanwezig was. Het team kan ook nadenken over manieren om de communicatie en samenwerking verder te verbeteren.

Doelgerichtheid en resultaatgerichtheid

Het vermogen van het team om doelen te stellen en resultaatgericht te werken, is een teken van autonomie. Tijdens de verlofperiode van de manager kan het team reflecteren op de doelen die ze voor zichzelf hebben gesteld en of ze deze hebben bereikt. Ze kunnen beoordelen of ze hun werk effectief hebben georganiseerd en of ze in staat waren om de beoogde resultaten te behalen zonder directe begeleiding.

Feedback en zelfevaluatie

Een essentieel onderdeel van het evalueren van teamautonomie is het verzamelen van feedback en het uitvoeren van zelfevaluatie. Het team kan bij elkaar komen om openlijk te praten over hun ervaringen tijdens het verlof van de manager. Ze kunnen hun successen, uitdagingen en groeimogelijkheden bespreken. Het is belangrijk om constructieve feedback te geven en te ontvangen, zodat het team kan leren en groeien in hun autonomie.

Je ziet: opstarten na je verlof is geen sinecure!

Referenties:

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

In onze moderne samenleving, waarin technologie altijd binnen handbereik is, kan het moeilijk zijn om volledig te deconnecteren tijdens je verlof. Het constant ontvangen van e-mails, meldingen en berichten kan ervoor zorgen dat je nooit echt rust vindt. Daarom is het essentieel om te leren hoe je het best kunt deconnecteren tijdens je verlof, zodat je optimaal kunt genieten van je vrije tijd en volledig kunt ontspannen. Hier zijn enkele waardevolle tips om je te helpen bij het bereiken van deze broodnodige digitale detox.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Deconnecteren tijdens je verlof: leisure sickness of vrijetijdsziekte

Leisure sickness of vrijetijdsziekte is een fenomeen waarbij mensen ziek worden tijdens hun vrije dagen of vakanties. Het treedt op wanneer mensen die normaal gesproken gezond zijn, symptomen van ziekte ervaren zodra ze zich ontspannen en rust nemen. Het helpt niet om te deconnecteren tijdens je verlof.

De term “leisure sickness” werd geïntroduceerd door de Nederlandse psycholoog Ad Vingerhoets in 2004. Hoewel het geen officiële medische diagnose is, hebben veel mensen over de hele wereld gemeld dat ze symptomen van leisure sickness ervaren. Deze symptomen kunnen variëren van milde klachten zoals hoofdpijn, vermoeidheid en spierpijn tot ernstigere aandoeningen zoals griepachtige symptomen, maagklachten en hoge bloeddruk.

Oorzaken van vrijetijdsziekte

Hoewel de exacte oorzaken van leisure sickness nog niet volledig begrepen zijn, zijn er verschillende mogelijke factoren die een rol kunnen spelen:

1. Stressniveau: Sommige experts suggereren dat leisure sickness wordt veroorzaakt door een plotselinge daling van het stressniveau. Wanneer mensen zich ontspannen en hun dagelijkse stressfactoren wegvallen, kan dit leiden tot ontregeling van het lichaam en symptomen van ziekte veroorzaken.
2. Onderdrukking van emoties: Mensen kunnen hun emoties en stress tijdens hun drukke werkweken onderdrukken. Wanneer ze zich ontspannen, kunnen deze onderdrukte emoties en stressreacties naar boven komen, wat kan leiden tot fysieke symptomen.
3. Verandering in levensstijl: Tijdens vakanties en vrije dagen kunnen mensen hun dagelijkse routines en levensstijl veranderen. Veranderingen in slaappatronen, voedingsgewoonten en lichaamsbeweging kunnen van invloed zijn op het welzijn en de gezondheid.
4. Verzwakt immuunsysteem: Langdurige perioden van stress en vermoeidheid kunnen het immuunsysteem verzwakken, waardoor mensen vatbaarder worden voor infecties en ziekten zodra ze ontspannen.

De vrijetijdsziekte voorkomen

Hoewel leisure sickness frustrerend kan zijn, zijn er manieren om ermee om te gaan en het te voorkomen:

1. Geleidelijke overgang: Probeer een geleidelijke overgang te maken van werk naar vrije tijd door enkele dagen voor je vakantie je taken af te bouwen en stress te verminderen.
2. Zorg voor ontspanning in je dagelijks leven: Plan regelmatig ontspannende activiteiten in je dagelijkse routine, zelfs als je niet met vakantie bent. Dit kan helpen om een gezonde balans te behouden en de schok van ontspanning te verminderen.
3. Ondersteuning zoeken: Praat met een professional, zoals een psycholoog of therapeut, als je merkt dat leisure sickness regelmatig voorkomt en je dagelijks functioneren beïnvloedt. Ze kunnen je helpen om gezonde copingmechanismen te ontwikkelen.

Deconnecteren tijdens je verlof – de einde-verlof blues

De “einde-verlof blues” is een term die wordt gebruikt om de gevoelens van melancholie, stress of een lichte depressie te beschrijven die sommige mensen ervaren wanneer hun vakantie ten einde loopt en ze weer terugkeren naar hun normale dagelijkse routine. Het kan gepaard gaan met gevoelens van ontmoediging, vermoeidheid en een gebrek aan motivatie om weer aan het werk te gaan.

Er zijn verschillende redenen waarom mensen de “einde-verlof blues” kunnen ervaren:

1. Contrast: Het contrast tussen de ontspanning, vrijheid en plezier van de vakantie en de verplichtingen en verantwoordelijkheden van het dagelijks leven kan overweldigend zijn. Terugkeren naar de routine kan een gevoel van teleurstelling of frustratie veroorzaken.
2. Stress: Het vooruitzicht van het hervatten van het werk kan stress veroorzaken, vooral als er uitdagende projecten of deadlines wachten. Dit kan resulteren in angstgevoelens en een negatieve gemoedstoestand.
3. Verandering in ritme: Tijdens de vakantie hebben mensen vaak een ander dagelijks ritme, met meer vrije tijd, flexibiliteit en mogelijkheden voor plezier. Terugkeren naar de normale routine kan moeilijk zijn en gevoelens van beperking of een gebrek aan vrijheid veroorzaken.

10 tips om te deconnecteren tijdens je verlof

Hier volgen 10 tips om te deconnecteren tijdens je verlof:

Geef jezelf toestemming

Sta jezelf toe om los te koppelen en realiseer je dat je recht hebt op rust en ontspanning. Wees niet te streng voor jezelf als je af en toe toch de drang voelt om je telefoon te checken.

Stel duidelijke grenzen

Communiceer met je collega’s, klanten en teamleden over je afwezigheid en stel duidelijke grenzen. Laat hen weten dat je niet beschikbaar bent tijdens je verlof en geef aan wie ze kunnen benaderen in geval van dringende zaken.

Zet meldingen uit

Minimaliseer de afleiding door meldingen van je telefoon, tablet en computer uit te schakelen. Schakel meldingen uit voor e-mails, sociale media en andere apps die je normaal gesproken veel gebruikt.

Laat je werkplek achter

Creëer fysieke afstand tussen jezelf en je werk. Laat je laptop en werkgerelateerde spullen achter op kantoor of berg ze op een plek op waar je er tijdens je verlof niet gemakkelijk bij kunt.

Plan digitale pauzes in

Als je moeite hebt om volledig los te koppelen, plan dan specifieke momenten op de dag in om je e-mails en berichten te checken. Beperk deze tijd en vermijd het inchecken buiten deze geplande pauzes.

Geniet van de natuur

Ga de natuur in en geniet van de rust en stilte. Maak wandelingen, ga picknicken of breng tijd door aan het strand. Het contact met de natuur kan helpen om je geest te kalmeren en je te helpen ontspannen.

Beoefen mindfulness

Neem de tijd om te mediteren, diep adem te halen en je bewust te worden van het huidige moment. Mindfulness-oefeningen kunnen helpen om je gedachten los te laten en je aandacht te richten op het hier en nu.

Beperk social media

Verminder je gebruik van sociale media tijdens je verlof. Het vergelijken van jezelf met anderen en het constant scrollen door feeds kan stress veroorzaken en je in de digitale wereld houden.

Lees boeken of tijdschriften

Verlies jezelf in een goed boek of tijdschrift. Lezen is een geweldige manier om jezelf af te leiden van digitale apparaten en je te laten ontspannen in een andere wereld.

Investeer in quality time

Besteed waardevolle tijd met je dierbaren en geniet van betekenisvolle interacties. Organiseer leuke activiteiten samen, ga op avontuur of praat gewoon met elkaar. Dit zal je helpen om te focussen op de mensen om je heen en je minder te richten op digitale afleiding.

Referenties:

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Om zonder zorgen op verlof te vertrekken, zijn er verschillende stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je werklast is verminderd en dat je je geestelijk en lichamelijk kunt ontspannen.

Bekijk hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Belemmerende gedachten om uitgerust op verlof te gaan

Veel mensen kijken reikhalzend uit naar hun welverdiende vakantie, een tijd om te ontspannen, te genieten en nieuwe energie op te doen. Ze willen uitgerust op verlof! Toch kunnen belemmerende gedachten soms opduiken en ons ervan weerhouden om daadwerkelijk op verlof te gaan. Deze gedachten kunnen variëren van gevoelens van schuld of angst tot zorgen over werkachterstand en de angst om los te laten. Het is belangrijk om deze belemmerende gedachten te herkennen en te overwinnen, zodat je volop kunt genieten van je vakantie.

Een veelvoorkomende belemmerende gedachte is schuldgevoel. Mensen voelen zich soms schuldig om weg te zijn van het werk, alsof ze anderen tot last zijn of dat het werk zonder hen zal instorten. Het is echter belangrijk om te onthouden dat verlof een recht is dat je hebt verdiend. Door goed voor jezelf te zorgen en te ontspannen, kun je uiteindelijk productiever en effectiever zijn wanneer je weer aan het werk gaat.

Angst is een andere belemmerende factor die mensen kan weerhouden om op vakantie te gaan. Angst om iets te missen, angst voor onverwachte gebeurtenissen of angst voor het onbekende kunnen allemaal een rol spelen. Het is begrijpelijk om enige angst te voelen, maar het is belangrijk om te realiseren dat je niet altijd alles kunt controleren. Vertrouw op je collega’s en je vermogen om uitdagingen aan te gaan wanneer je terugkomt. Laat de angst je niet weerhouden van het genieten van je vakantie-ervaring.

Zorgen over werkachterstand en de angst om los te laten kunnen ook belemmerende gedachten zijn. Het idee om je werk even helemaal los te laten kan angstig zijn, maar het is belangrijk om jezelf toestemming te geven om te ontspannen.

Plan vooruit en ga uitgerust op verlof

Het plannen van je verlof is essentieel om een soepele overgang mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat je collega’s en leidinggevenden op de hoogte zijn van je afwezigheid. Om je te helpen bij het plannen van je verlof, zijn hier 10 regels:

1. Plan je verlof ruim van tevoren, bij voorkeur enkele maanden van tevoren. Dit geeft iedereen voldoende tijd om zich voor te bereiden op je afwezigheid.
2. Communiceer duidelijk over de data van je verlof, inclusief de begin- en einddatum. Zorg ervoor dat je collega’s en leidinggevenden op de hoogte zijn van deze data.
3. Zorg ervoor dat je alle noodzakelijke toestemming en goedkeuring hebt gekregen voordat je definitieve regelingen treft.
4. Overleg met je directe collega’s en teamleden om ervoor te zorgen dat de werklast goed verdeeld is tijdens je afwezigheid.
5. Informeer je leidinggevenden over je verlofplannen en zorg ervoor dat zij op de hoogte zijn van je afwezigheid.
6. Vermijd het plannen van je verlof tijdens drukke periodes en deadlines, indien mogelijk. Dit vermindert de belasting van je collega’s tijdens je afwezigheid.
7. Geef je afwezigheid tijdig door aan externe contacten, klanten of belangrijke stakeholders met wie je normaal gesproken samenwerkt. Geef alternatieve contactpersonen door, indien nodig.
8. Werk aan het voltooien van lopende taken, projecten en deadlines voordat je met verlof gaat. Probeer zo min mogelijk openstaande zaken achter te laten.
9. Plan een overdrachtsvergadering of -gesprek met je collega’s om belangrijke informatie over te dragen en ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van lopende zaken.
10. Documenteer eventuele specifieke instructies of procedures die van belang zijn tijdens je afwezigheid, zodat je collega’s toegang hebben tot de benodigde informatie.

Regel een goede overdracht

Een goede overdracht is essentieel om ervoor te zorgen dat je uitgerust op verlof kan en je collega’s op de hoogte zijn van lopende zaken en taken tijdens je afwezigheid. Hier zijn enkele stappen om een effectieve overdracht te regelen:

1. Identificeer je belangrijkste taken en projecten: Maak een lijst van de belangrijkste taken en projecten waar je aan werkt en bepaal welke informatie essentieel is voor je collega’s om te weten tijdens je afwezigheid.
2. Documenteer instructies en procedures: Schrijf duidelijke instructies en procedures op voor je taken, zodat je collega’s weten hoe ze ze moeten uitvoeren. Verstrek gedetailleerde informatie, zoals deadlines, prioriteiten, contactgegevens en eventuele speciale instructies.
3. Communiceer met je collega’s: Plan een overdrachtsvergadering of -gesprek met je collega’s om de belangrijkste informatie persoonlijk te bespreken. Leg uit wat er van hen wordt verwacht tijdens je afwezigheid en beantwoord eventuele vragen die ze kunnen hebben.
4. Delegeer taken en verantwoordelijkheden: Identificeer geschikte collega’s die taken en verantwoordelijkheden tijdens je afwezigheid kunnen overnemen. Bespreek met hen wat er van hen wordt verwacht en zorg ervoor dat ze zich comfortabel voelen bij het uitvoeren van deze taken.
5. Wijs alternatieve contactpersonen aan: Geef duidelijk aan wie je collega’s kunnen benaderen voor vragen of in geval van dringende zaken tijdens je afwezigheid. Zorg ervoor dat ze de contactgegevens hebben van de juiste personen die hen kunnen helpen.
6. Maak een overdrachtsdocument: Stel een overdrachtsdocument op waarin je de belangrijkste informatie en instructies samenvat. Zorg ervoor dat dit document gemakkelijk toegankelijk is voor je collega’s, bijvoorbeeld via een gedeelde map of e-mails.
7. Blijf beschikbaar voor vragen: Hoewel je met verlof bent, kun je aanbieden om beschikbaar te zijn voor dringende vragen of noodgevallen. Geef duidelijk aan hoe je bereikbaar bent en onder welke omstandigheden ze contact met je kunnen opnemen.
8. Test de overdracht: Voordat je daadwerkelijk met verlof gaat, kun je een testperiode plannen waarin je collega’s de taken en verantwoordelijkheden overnemen. Dit geeft hen de kans om eventuele vragen te stellen of onduidelijkheden op te lossen voordat je echt weg bent.

Hoe stel je je out-of-office in?

Het instellen van een Out of Office-melding voordat je uitgerust op verlof gaat, is een goede manier om mensen te laten weten dat je afwezig bent en wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Hier zijn de stappen om een Out of Office-melding in te stellen:

1. Open je e-mailprogramma of webmailinterface.
2. Zoek naar de instellingen voor je e-mailaccount. Dit kan meestal worden gevonden onder het menu “Instellingen” of “Voorkeuren”.
3. Zoek naar de optie “Automatische antwoorden” of “Out of Office”.
4. Schakel de automatische antwoordfunctie in.
5. Stel de datum en tijd in waarop je afwezigheid begint en eindigt. Dit is de periode waarin de Out of Office-melding actief zal zijn.
6. Schrijf een gepaste en informatieve tekst voor je Out of Office-melding. Vermeld de data waarop je afwezig bent, leg uit dat je geen directe toegang hebt tot je e-mails en geef aan wanneer mensen een reactie kunnen verwachten. Je kunt ook aangeven wie ze kunnen benaderen voor dringende zaken tijdens je afwezigheid.
7. Als je wilt, kun je ook specifieke regels instellen, zoals het alleen verzenden van automatische antwoorden naar interne contacten of het beperken van de frequentie van de antwoorden.
8. Controleer de tekst van je Out of Office-melding zorgvuldig op eventuele typfouten of onduidelijkheden.
9. Sla de wijzigingen op en activeer de Out of Office-melding.
10. Test de Out of Office-melding door een e-mail naar jezelf te sturen of vraag een collega om een testbericht te sturen om te controleren of de automatische antwoorden correct worden verzonden.

Referenties:

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

In de complexe dynamiek van een moderne bedrijfscontext spelen rollen, taken en verantwoordelijkheden een cruciale rol. Het effectief verdelen en begrijpen van deze aspecten vormt de ruggengraat van een goed functionerende organisatie. In dit artikel verkennen we de essentie van rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen een bedrijfsomgeving en laten we zien hoe ze bijdragen aan de algehele productiviteit en het succes van een onderneming.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over rollen, taken en verantwoordelijkheden…

Wat zijn rollen?

Rollen verwijzen naar de specifieke posities, functies of titels die binnen een organisatie worden toegewezen aan individuen. Elke rol heeft zijn eigen doel en verantwoordelijkheden en wordt meestal gekenmerkt door specifieke taken en bevoegdheden. Rollen kunnen variëren van managementposities zoals CEO, teamleider of projectmanager tot operationele functies zoals verkoopmedewerker, administratief assistent of technicus.

Wat zijn taken?

Taken zijn de specifieke activiteiten of acties die een persoon moet uitvoeren als onderdeel van zijn of haar rol. Ze zijn vaak gericht op het behalen van specifieke doelstellingen of het leveren van bepaalde resultaten. Taken kunnen variëren van routinematige taken, zoals het beantwoorden van e-mails of het bijhouden van de boekhouding, tot meer complexe taken, zoals het ontwikkelen van een marketingstrategie of het leiden van een teamvergadering.

Wat zijn verantwoordelijkheden?

Verantwoordelijkheden verwijzen naar de plichten, verplichtingen of verantwoordelijkheden die een persoon heeft binnen zijn of haar rol. Dit omvat zowel de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de toegewezen taken als de verantwoordelijkheid voor het nemen van beslissingen, het oplossen van problemen en het leveren van resultaten. Verantwoordelijkheden kunnen betrekking hebben op verschillende aspecten, zoals het behalen van doelstellingen, het waarborgen van kwaliteit, het beheren van middelen, het handhaven van deadlines, het stimuleren van samenwerking, enzovoort.

Een voorbeeld: de boekhouder

Rol: Boekhouder

De rol van een boekhouder is om de financiële transacties en gegevens van een organisatie nauwkeurig bij te houden en te beheren. Ze spelen een cruciale rol bij het handhaven van de financiële integriteit van een bedrijf en het verstrekken van relevante financiële informatie aan het management en andere belanghebbenden.

Taken (5):

• Het invoeren en controleren van financiële gegevens: De boekhouder is verantwoordelijk voor het invoeren van financiële gegevens in het boekhoudsysteem, zoals facturen, bonnen, bankafschriften en andere relevante documenten. Ze moeten de nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens controleren en eventuele discrepanties of fouten oplossen.
• Het voorbereiden en indienen van belastingaangiften: De boekhouder moet de nodige documenten verzamelen en de belastingaangiften voorbereiden, zoals de omzetbelasting, vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. Ze moeten op de hoogte blijven van de relevante belastingwetten en voorschriften om ervoor te zorgen dat de organisatie aan haar fiscale verplichtingen voldoet.
• Het opstellen van financiële overzichten: De boekhouder is verantwoordelijk voor het opstellen van financiële overzichten, zoals de winst- en verliesrekening, de balans en de kasstroomoverzichten. Deze overzichten geven een samenvattend beeld van de financiële situatie van de organisatie en worden gebruikt voor rapportage aan het management en externe belanghebbenden.
• Het beheren van crediteuren en debiteuren: De boekhouder moet ervoor zorgen dat de betalingen aan leveranciers tijdig worden gedaan en dat openstaande facturen van klanten worden gevolgd en geïncasseerd. Ze moeten de boekhouding bijhouden van zowel de crediteuren als debiteuren en eventuele disputen of achterstanden oplossen.
• Het assisteren bij audits en controles: De boekhouder speelt een belangrijke rol bij interne en externe audits en controles. Ze moeten financiële gegevens en documentatie verstrekken, samenwerken met auditors en eventuele bevindingen of aanbevelingen implementeren om de naleving van de financiële procedures en voorschriften te waarborgen.

Verantwoordelijkheden:

• Nauwkeurige en tijdige verwerking van financiële gegevens.
• Zorgen voor de integriteit en volledigheid van de boekhouding.
• Voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.
• Rapporteren van financiële resultaten aan het management.
• Bijdragen aan de financiële controle en naleving van de organisatie.

Waarom is het belangrijk om rollen, taken en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren?

1. Onduidelijkheid en verwarring: Als mensen niet precies weten wat er van hen wordt verwacht, kan dit leiden tot onduidelijkheid en verwarring. Ze kunnen niet effectief prioriteiten stellen, weten niet welke taken ze moeten uitvoeren en hebben mogelijk een gebrek aan richting. Dit kan leiden tot inefficiëntie en verminderde productiviteit.
2. Overlapping of hiaten in verantwoordelijkheden: Als verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn afgebakend, kan er overlapping of hiaten ontstaan tussen verschillende rollen of teamleden. Dit kan leiden tot dubbel werk, conflicten tussen teamleden en een gebrek aan verantwoordelijkheid voor bepaalde taken. Het kan ook leiden tot een gebrek aan aansprakelijkheid als niemand specifiek verantwoordelijk is gesteld voor een bepaalde taak of resultaat.
3. Slechte samenwerking en communicatie: Wanneer rollen, taken en verantwoordelijkheden niet goed zijn gedefinieerd, kan dit leiden tot gebrekkige samenwerking en communicatie binnen een team of organisatie. Teamleden kunnen niet effectief samenwerken, omdat ze niet weten wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van het werk. Dit kan leiden tot misverstanden, conflicten en een gebrek aan coördinatie.
4. Gemiste doelstellingen en resultaten: Als de rollen, taken en verantwoordelijkheden niet goed zijn afgestemd op de doelstellingen van de organisatie, kunnen belangrijke taken worden verwaarloosd of over het hoofd worden gezien. Dit kan leiden tot het missen van deadlines, het niet behalen van doelen en het leveren van suboptimale resultaten.
5. Gebrek aan motivatie en betrokkenheid: Als mensen niet duidelijk weten wat er van hen wordt verwacht en hoe hun bijdrage past binnen het grotere geheel, kan dit leiden tot een gebrek aan motivatie en betrokkenheid. Medewerkers kunnen zich gedemotiveerd voelen omdat ze het gevoel hebben dat ze niet effectief kunnen bijdragen of dat hun werk niet wordt gewaardeerd.

Welke tools of hulpmiddelen zijn er?

Organogram:

Een organogram is een visuele weergave van de hiërarchie en relaties binnen een organisatie. Het toont de verschillende rollen en hoe ze met elkaar verbonden zijn. Het organogram kan helpen bij het definiëren van de overkoepelende structuur van de organisatie en de plaatsing van specifieke rollen.

Functiebeschrijvingen:

Functiebeschrijvingen zijn documenten waarin de verantwoordelijkheden, taken, vereiste vaardigheden en competenties van elke rol worden beschreven. Ze bieden gedetailleerde informatie over wat er van elke medewerker wordt verwacht en hoe hun bijdrage past binnen het grotere geheel.

RACI-matrix:

De RACI-matrix is een model dat helpt bij het definiëren van verantwoordelijkheden en betrokkenheid bij specifieke taken. RACI staat voor Responsible (Verantwoordelijk), Accountable (Aansprakelijk), Consulted (Geraadpleegd) en Informed (Geïnformeerd). Met behulp van dit model kun je bepalen wie verantwoordelijk is voor een taak, wie erbij betrokken moet worden, wie geraadpleegd moet worden en wie op de hoogte moet worden gehouden.

Competentiematrix:

Een competentiematrix is een hulpmiddel om de vereiste competenties en vaardigheden voor elke rol in kaart te brengen. Het identificeert de specifieke kennis, ervaring, opleiding en vaardigheden die nodig zijn om elke taak succesvol uit te voeren. Dit helpt bij het afstemmen van rollen op de juiste medewerkers en het identificeren van eventuele hiaten in competenties.

Projectmanagementtools:

Projectmanagementtools zoals Gantt-charts, Kanban-borden of takenbeheertools kunnen nuttig zijn bij het visualiseren van taken, toewijzing van verantwoordelijkheden en het bijhouden van de voortgang. Ze kunnen helpen bij het organiseren van taken, het prioriteren van werk en het delen van informatie tussen teamleden.

Overleg en feedbacksessies:

Het betrekken van medewerkers bij het proces door middel van vergaderingen, workshops en individuele gesprekken kan waardevolle inzichten opleveren. Deze interacties kunnen helpen bij het identificeren van taken, verantwoordelijkheden en mogelijke uitdagingen die in overweging moeten worden genomen bij het bepalen van rollen.

In de podcast komen de volgende items aan bod:

• hoe ook Caroline rollen, taken en verantwoordelijkheden door elkaar gooit
• hoe Maarten weer een mooie definitie klaar heeft liggen
• hoe de voorzitter van het feestcomité eerder een rol is dan een functie
• wat een taak nu precies is
• hoe Caroline een verantwoordelijkheid ziet
• boekhouden en wat dat allemaal inhoudt
• hoe graag Maarten met excel werkt
• welke andere rollen een boekhouder kan innemen in de organisatie
• het nut van duidelijkheid te creëren rond rollen, taken en verantwoordelijkheden
• hoe teveel van het goede ook niet goed werkt
• hoe duidelijkheid veiligheid creëert
• mensen die in gaten duiken
• hoe je hiermee moet rekening houden in kleine organisaties
• verschillende tools en modellen die je kunnen op weg helpen
• het verschil tussen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid…of toch niet
• een relevante, actuele ervaring van Maarten met rollen, taken en verantwoordelijkheden
• hoe zowel een bottom-up als een top-down benadering kan werken
• hoeveel positieve dynamiek tot stand komt
• hoe Caroline eens niets heeft toe te voegen
• Hoe Maarten paal en perk gaat stellen aan de rollen, taken en verantwoordelijkheden van Caroline

Referenties:

• een link naar een artikel over rollen en verantwoordelijkheden binnen 5s, vind je hier;
• een link naar een artikel over de RACI-matrix, vind je hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

In moderne organisaties is het waarborgen van de productiviteit en efficiëntie van werknemers een topprioriteit. De aanwezigheid van werknemers speelt hierbij een cruciale rol. Wanneer werknemers herhaaldelijk afwezig zijn, kan dit een negatieve invloed hebben op de bedrijfsresultaten en de algehele werkomgeving. Maar hoe kunnen organisaties het verband tussen afwezigheid en de impact ervan op de productiviteit beter begrijpen?

Bekijk hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over absenteïsme…

Wat is absenteïsme?

Absenteïsme verwijst naar de situatie waarin werknemers afwezig zijn van het werk omwille van ziekte, verlof of andere legitieme verplichtingen. Het kan worden onderverdeeld in twee categorieën: gepland en ongepland absenteïsme. Gepland absenteïsme omvat bijvoorbeeld geplande vakanties of verlofaanvragen, terwijl ongepland absenteïsme verwijst naar onverwachte afwezigheid door ziekte of andere onvoorziene omstandigheden.

De impact van absenteïsme op een bedrijf kan aanzienlijk zijn, zowel op financieel als operationeel vlak. Hier zijn enkele belangrijke effecten:

1. Verminderde productiviteit: Wanneer werknemers afwezig zijn, moeten anderen hun taken mogelijk overnemen of wordt het werk verdeeld onder een kleiner team. Dit kan leiden tot een verminderde productiviteit en een verhoogde werkdruk voor de aanwezige werknemers.
2. Verhoogde kosten: Afwezigheid resulteert in directe kosten voor het bedrijf, zoals verloond verlof of extra uitgaven om tijdelijke vervangers in te huren. Daarnaast kunnen er indirecte kosten zijn, zoals verlies aan productiviteit en mogelijke vertragingen in projecten of leveringen.
3. Lagere moraal en motivatie: Een hoog niveau van absenteïsme kan een negatieve invloed hebben op de algehele moraal en motivatie van de werknemers. Het kan resulteren in gevoelens van ontevredenheid en onrechtvaardigheid onder degenen die regelmatig aanwezig zijn, wat de betrokkenheid en het enthousiasme voor het werk kan verminderen.
4. Verstoring van de workflow: Wanneer werknemers herhaaldelijk afwezig zijn, kan dit de normale workflow en planning verstoren. Projecten kunnen vertraging oplopen, deadlines kunnen in gevaar komen en de samenwerking binnen teams kan worden beïnvloed.
5. Klantenservice en kwaliteit: Als gevolg van absenteïsme kunnen bedrijven moeite hebben om een consistente klantenservice te bieden. Onvoldoende personeel kan leiden tot langere wachttijden, verminderde responsiviteit en mogelijk lagere kwaliteit van dienstverlening.

Wat is de Bradford-factor?

De Bradford-factor is een wiskundige formule die wordt gebruikt om het afwezigheidspatroon van werknemers te analyseren en de impact ervan op de werkomgeving te meten. Het is vernoemd naar Bradford University School of Management in het Verenigd Koninkrijk, waar het voor het eerst werd ontwikkeld.

De Bradford-factor wordt berekend door het aantal afwezigheidsincidenten van een werknemer te vermenigvuldigen met zichzelf, waarna het totaal wordt vermenigvuldigd met het totale aantal dagen afwezigheid. De formule ziet er als volgt uit:

Bradford-factor = (Aantal afwezigheidsincidenten)² x (Totaal aantal afwezigheidsdagen)

Hier zijn enkele voorbeelden om de berekening van de Bradford-factor te verduidelijken:

Voorbeeld 1: Werknemer A heeft in een jaar tijd 3 afwezigheidsincidenten gehad, waarbij hij/zij in totaal 5 dagen afwezig was. Bradford-factor = (3)² x (5) = 45

Voorbeeld 2: Werknemer B heeft in dezelfde periode 5 afwezigheidsincidenten gehad, met in totaal 10 dagen afwezigheid. Bradford-factor = (5)² x (10) = 250

Voorbeeld 3: Werknemer C had 2 afwezigheidsincidenten, elk met 1 dag afwezigheid. Bradford-factor = (2)² x (2) = 8

Uit deze voorbeelden kunnen we zien dat de Bradford-factor hoger wordt naarmate het aantal afwezigheidsincidenten en de totale afwezigheidsduur toenemen. Een hogere Bradford-factor duidt op een grotere impact van de afwezigheid op de werkomgeving en kan als waarschuwingssignaal dienen voor het management om het afwezigheidspatroon van een werknemer nader te onderzoeken en passende maatregelen te nemen.

Het gebruik van de Bradford-factor stelt organisaties in staat om afwezigheidspatronen te identificeren die mogelijk een negatieve invloed hebben op de productiviteit en werkomgeving. Het kan hen helpen bij het nemen van proactieve maatregelen, zoals het bieden van ondersteuning aan werknemers met frequente afwezigheid, het implementeren van gezondheids- en welzijnsprogramma’s, of het inzetten van vervangende werknemers wanneer nodig, om de impact van afwezigheid te verminderen en de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren.

Hoe kan je de Bradford-factor toepassen?

Het gebruik van de Bradford-factor in een slim proces kan helpen bij het verbeteren van het absenteïsme binnen een organisatie. Hier zijn enkele stappen om de Bradford-factor effectief toe te passen en het absenteïsme aan te pakken:

1. Verzamelen van gegevens: Verzamel gedetailleerde en nauwkeurige gegevens over de afwezigheid van werknemers, waaronder de duur en frequentie van afwezigheidsincidenten. Dit kan worden gedaan via tijdregistratiesystemen, verlofregistraties, of HR-informatiesystemen.
2. Bereken de Bradford-factor: Gebruik de gegevens om de Bradford-factor voor elke werknemer te berekenen. Identificeer werknemers met een hoge Bradford-factor, wat duidt op een patroon van herhaalde afwezigheid.
3. Analyse en identificatie van patronen: Analyseer de resultaten om patronen en trends in het absenteïsme te identificeren. Kijk naar afdelingen, teams of specifieke werknemersgroepen waar het absenteïsme een groter probleem lijkt te zijn.
4. Oorzaken identificeren: Onderzoek de mogelijke oorzaken van het absenteïsme. Dit kan variëren van gezondheidsproblemen en werkdruk tot gebrek aan betrokkenheid of ontevredenheid. Voer enquêtes uit, houd individuele gesprekken of organiseer groepsdiscussies om inzicht te krijgen in de achterliggende redenen.
5. Implementeer maatregelen: Ontwikkel maatregelen en interventies om het absenteïsme aan te pakken. Dit kan onder meer het bevorderen van gezondheids- en welzijnsprogramma’s, het bieden van flexibele werktijden, het aanpakken van werkdruk, het verbeteren van de werk-privébalans, en het creëren van een positieve en ondersteunende werkomgeving omvatten.
6. Communicatie en bewustwording: Communiceer duidelijk met werknemers over het belang van aanwezigheid en de gevolgen van excessief absenteïsme. Creëer bewustwording over de impact ervan op het team en de organisatie als geheel.
7. Monitoring en evaluatie: Houd het absenteïsme nauwlettend in de gaten en evalueer regelmatig de effectiviteit van de genomen maatregelen. Pas indien nodig de interventies aan of voer nieuwe strategieën in om de resultaten te verbeteren.

Het gebruik van de Bradford-factor als onderdeel van een slim proces stelt organisaties in staat om data-gedreven beslissingen te nemen en gerichte acties te ondernemen om het absenteïsme te verminderen. Het kan helpen bij het creëren van een gezonde en betrokken werkomgeving, waarin werknemers gemotiveerd zijn om aanwezig te zijn en bij te dragen aan de organisatiedoelen.

Wat zijn valkuilen bij het toepassen van de Bradford-factor?

Bij het toepassen van de Bradford-factor zijn er enkele valkuilen en aandachtspunten waar organisaties rekening mee moeten houden. Deze omvatten:

1. Eenzijdige focus op cijfers: De Bradford-factor is een kwantitatieve maatstaf die zich richt op het aantal afwezigheidsincidenten en -dagen. Het is belangrijk om te onthouden dat afwezigheid complexe oorzaken kan hebben, zoals gezondheidsproblemen of persoonlijke omstandigheden. Het is essentieel om een evenwicht te vinden tussen het gebruik van de Bradford-factor en het begrijpen van de onderliggende redenen voor afwezigheid.
2. Gebrek aan context: De Bradford-factor geeft geen inzicht in de specifieke redenen achter afwezigheid, zoals ziekte of persoonlijke verplichtingen. Het kan resulteren in een algemene beoordeling van afwezigheid zonder de context van individuele situaties. Het is belangrijk om open communicatie te bevorderen, waar werknemers hun redenen voor afwezigheid kunnen delen, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen.
3. Privacy en ethische overwegingen: Het verzamelen en analyseren van gegevens met betrekking tot afwezigheid kan gevoelige informatie bevatten. Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze de privacy van werknemers respecteren en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Het is raadzaam om transparantie te bieden en werknemers op de hoogte te stellen van het gebruik en de beveiliging van de gegevens.
4. Cultuur van wantrouwen: Als de Bradford-factor wordt gebruikt op een manier die de werknemers het gevoel geeft dat ze voortdurend worden gecontroleerd en bestraft voor afwezigheid, kan dit leiden tot een cultuur van wantrouwen en demotivatie. Het is belangrijk om de nadruk te leggen op het ondersteunen en helpen van werknemers bij het verbeteren van hun welzijn en betrokkenheid, in plaats van hen te bestraffen.
5. Beperkte rekening houden met individuele omstandigheden: De Bradford-factor houdt geen rekening met individuele omstandigheden van werknemers, zoals chronische ziekte of andere persoonlijke uitdagingen. Het is belangrijk om flexibiliteit en maatwerk toe te passen bij het ontwikkelen van maatregelen om afwezigheid aan te pakken.

Om de valkuilen te vermijden, is het raadzaam om de Bradford-factor als een onderdeel van een breder en evenwichtig beheersysteem voor afwezigheid te gebruiken. Dit moet rekening houden met zowel kwantitatieve gegevens als kwalitatieve factoren, zoals open communicatie, welzijnsprogramma’s en een ondersteunende werkomgeving. Het doel moet zijn om afwezigheid te verminderen door begrip, ondersteuning en passende maatregelen, in plaats van alleen te focussen op het toepassen van een cijfermatige formule.

In de podcast komen de volgende items aan bod:

• verzuimpercentages en waarom het interessant is om hierover na te denken
• de nare gevolgen van afwezigheden
• vrijdag- en maandagzieken 
• hoe we ook de brug maken als we afwezig zijn
• de impact van korte afwezigheden op het team, de organisatie en de collega’s
• hoe wij toch gaan zoeken naar een rode draad
• hoe ons buikgevoel ons soms in de verkeerde richting leidt
• het belang van objectieve gegevens
• meten is weten
• hoe je de Bradford-factor berekent 
• hoe Maarten niet zonder zijn laptop kan rekenen
• de betekenis van een rollend jaar
• hoe veel korte afwezigheden meteen voor een heel hoge Bradford-score zorgen
• het belang van het begrijpen van deze kortdurende afwezigheden
• hoe “ziek zijn” niet enkel fysiek is maar ook veel andere redenen kan hebben
• onze blik op afwezigheden toch wel veranderd is
• de kanarie in de koolmijn
• hoe ook bij ons het licht soms uitgaat
• hoe Maarten daardoor zijn draad kwijt raakt
• slimme processen en sterk leiderschap
• het belang van een logisch, transparant plan rond absenteïsme
• Informele en formele gesprekken
• de mogelijkheden die je hebt als leidinggevende en organisatie om hier op in te spelen
• de afspraken die kunnen gemaakt worden
• hoe je een A3 kan gebruiken om dit slim proces op te stellen en te delen met alle medewerkers
• waarom je het over het hele bedrijf moet uittekenen
• een stappenplan voor beginners
• hoe belangrijk het is om de mens achter de cijfers te blijven zien
• een goed absenteïsemebeleid bijdraagt aan de veiligheid in de organisatie. 

Referenties over absenteïsme:

• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Het succes van een organisatie is sterk afhankelijk van de mate waarin afspraken en regels worden nageleefd op de werkvloer. Het naleven van afspraken is van essentieel belang voor een gezonde werkomgeving en het bereiken van gestelde doelen. Toch is het afdwingen van deze afspraken vaak een uitdaging waar veel organisaties mee te maken hebben.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over het laten naleven afspraken…

Wat is het ABC-model?

Het ABC-model is een nuttig psychologisch model dat kan worden toegepast om gedrag en de oorzaken ervan te analyseren. Het model bestaat uit drie componenten: A (Antecedent), B (Behavior) en C (Consequence). Door het toepassen van het ABC-model kunnen organisaties ook inzicht krijgen in de triggers, motivaties en reacties die het gedrag beïnvloeden. Dit inzicht kan leiden tot effectieve interventies en strategieën voor naleving.

De letters ‘A’, ‘B’ en ‘C’ in het model staan voor de volgende componenten:

• A staat voor ‘Antecedent’ (antecedent): Dit verwijst naar de gebeurtenissen of omstandigheden die voorafgaan aan het vertoonde gedrag. Het kunnen externe prikkels, interne gedachten of emoties zijn die het gedrag beïnvloeden.
• B staat voor ‘Behavior’ (gedrag): Dit vertegenwoordigt het waargenomen gedrag zelf, de acties of reacties die een persoon tentoonspreidt.
• C staat voor ‘Consequence’ (gevolg): Dit verwijst naar de reacties, zowel positief als negatief, die volgen op het vertoonde gedrag. Consequenties kunnen het gedrag versterken of verzwakken.

Het ABC-model suggereert dat gedrag niet alleen wordt beïnvloed door externe omstandigheden (antecedenten), maar ook door de gevolgen die volgen op dat gedrag. Door het analyseren van het ABC van een bepaald gedrag kan men inzicht krijgen in de triggers, motiverende factoren en reacties die het gedrag beïnvloeden, en zo mogelijk veranderingen aanbrengen om gewenst gedrag te bevorderen of ongewenst gedrag te verminderen.

Wat zijn antecedenten?

Om naleving van afspraken te bevorderen, is het ook essentieel om de antecedenten te begrijpen die het gedrag beïnvloeden. Enkele belangrijke antecedenten kunnen zijn:

1. Communicatie en duidelijkheid: Zorg voor heldere en effectieve communicatie over afspraken en verwachtingen. Geef medewerkers de nodige informatie en middelen om de afspraken te begrijpen en na te leven.
2. Planning en structuur: Zorg voor een duidelijke planning van activiteiten en deadlines, en creëer een gestructureerde werkomgeving waarin medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
3. Ondersteuning en middelen: Zorg ervoor dat medewerkers de nodige middelen, training en ondersteuning hebben om de afspraken succesvol na te kunnen leven.

Wat zijn consequenties?

Het handhaven van afspraken vereist het stimuleren van gewenst gedrag en het creëren van positieve consequenties die naleving bevorderen. Enkele strategieën die effectief kunnen zijn, zijn onder andere:

1. Positieve versterking: Beloon en erken medewerkers die afspraken naleven. Dit kan variëren van eenvoudige verbale waardering tot tastbare beloningen of incentives. Het benadrukken van het belang en de voordelen van naleving kan medewerkers motiveren om consistent te handelen.
2. Sociale normen en groepsdruk: Creëer een cultuur waarin naleving van afspraken de norm is. Mensen hebben de neiging om zich aan te passen aan de gedragingen van anderen. Door het tonen en benadrukken van voorbeeldgedrag van leiders en collega’s, kan positieve groepsdruk worden gecreëerd, waardoor medewerkers meer geneigd zijn om afspraken na te leven.
3. Heldere consequenties: Maak consequenties voor het niet naleven van afspraken duidelijk en zorg ervoor dat ze worden toegepast op een consistente en eerlijke manier. Dit kan variëren van informele gesprekken en waarschuwingen tot formelere maatregelen, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Het tonen van consequenties geeft aan dat naleving serieus wordt genomen en helpt bij het instandhouden van een cultuur van naleving.

Het ABC-model toegepast

We passen het ABC-model toe voor iemand die niet op tijd aanwezig is bij een vergadering.

A (Antecedent):

• Tijdige communicatie over de vergadering
• Goede planning of gebrek aan prioriteit stellen aan de vergadering
• Duidelijke herinneringen of meldingen voorafgaand aan de vergadering

B (Behavior):

• Het niet op tijd aanwezig zijn bij de vergadering

C (Consequence):

• Vertraging van de vergadering en verstoring van de planning voor andere deelnemers
• Verminderd vertrouwen en professionele reputatie
• Mogelijk gemiste informatie of kansen om actief deel te nemen aan de vergadering
• Feedback van leidinggevende

Door het ABC-model toe te passen, kunnen we de antecedenten identificeren die het gedrag van te laat komen beïnvloeden. We kunnen ook de consequenties analyseren om te begrijpen welke reacties het gedrag versterken of verzwakken. Op basis van deze analyse kunnen vervolgens interventies of aanpassingen worden gedaan, zoals het verbeteren van de communicatie over vergaderingen, het stellen van duidelijke verwachtingen, het bieden van consequenties voor te laat komen, enzovoort, om de kans op naleving van het gewenste gedrag (op tijd komen) te vergroten.

Consequent feedback geven

Het consequent geven van feedback speelt een cruciale rol bij het handhaven van afspraken op de werkvloer. Feedback biedt een waardevol mechanisme om medewerkers te begeleiden, te motiveren en verantwoordelijkheid te laten nemen voor hun gedrag en prestaties. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van feedback en de rol ervan in het bevorderen van naleving:

1. Bevestiging van naleving: Het geven van positieve feedback wanneer medewerkers afspraken consequent naleven, is een krachtig middel om gewenst gedrag te versterken. Door waardering uit te spreken en specifiek te benoemen welke aspecten van de afspraken goed worden nageleefd, voelen medewerkers zich erkend en gemotiveerd om dit gedrag voort te zetten.
2. Correctieve feedback: Als medewerkers afspraken niet naleven, is het belangrijk om constructieve, correctieve feedback te geven. Bespreek duidelijk welke verwachtingen er niet zijn nagekomen en welke gevolgen dit heeft. Zorg ervoor dat de feedback specifiek, eerlijk en constructief is, gericht op het verbeteren van toekomstig gedrag. Bied ondersteuning en suggesties om de naleving te verbeteren en geef aan hoe het gedrag zich verhoudt tot de doelen van de organisatie.
3. Regelmatige communicatie: Feedback moet een regelmatig en doorlopend proces zijn. Plan regelmatige een-op-een-gesprekken, prestatiebeoordelingen of teamvergaderingen waarin feedback kan worden gegeven en besproken. Dit helpt om de voortgang te volgen, te zorgen voor consistentie in het naleven van afspraken en eventuele knelpunten of uitdagingen tijdig aan te pakken.
4. Individualisering van feedback: Erken ook dat verschillende medewerkers verschillende benaderingen nodig hebben als het gaat om feedback. Sommige medewerkers hebben misschien behoefte aan meer begeleiding en ondersteuning, terwijl anderen juist baat hebben bij meer autonomie en verantwoordelijkheid. Pas de feedback aan op individuele behoeften en leerstijlen om de effectiviteit ervan te vergroten.

In de podcast komen de volgende items aan bod:

• het voorbeeld bij uitstek: te laat komen in vergaderingen
• hoe normaal we het zijn gaan vinden dat we niet op tijd komen in vergaderingen
• de link met de bedrijfscultuur
• mensen die te vroeg komen en ons ook ongemakkelijk maken
• charters die overal uithangen en nooit nageleefd worden
• de verschillende soorten afspraken in organisaties;
• hoe Maarten ook onder de indruk is van modellen;
• het ABC-model: Antecedent, Behavior, Consequence
• Maarten die graag start met de B – het gewenste gedrag
• hoe belangrijk de Antecedenten zijn
• Caroline die Gent en Antwerpen verwart
• het duidelijk maken van de Consequenties
• positieve en negatieve Consequenties
• waarom het team van Maarten ook hoopte dat iedereen te laat kwam
• Caroline die “J’aime le vie” zingt 
• de frivole werkomgeving van Maarten
• de 80-20 verdeling
• hoe moeilijk het ook is om gedragsverandering te realiseren
• het belang van feedback om gedragsverandering af te dwingen
• het belang consistentie en consequentie bij recidivisten
• de obstakels van het ABC-model
• hoe je het model zo effectief mogelijk kan gebruiken
• hoe “lead by example” ook hier cruciaal is 
• hoe snel een cultuur kan verwateren
• eerdere afleveringen rond feedback

Referenties over het ABC-model:

• een artikel over het ABC model, vind je ook hier;
• een artikel over feedback geven, vind je hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.

Kaizen richt zich op het stapsgewijs en voortdurend verbeteren van processen en producten, met als doel om de kwaliteit te verhogen, verspilling te verminderen en efficiëntie te verbeteren. Het is een filosofie die inmiddels wereldwijd bekendheid geniet en toegepast wordt in verschillende sectoren, van productie tot zorg en dienstverlening.

Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.

Over de Kaizen-methode…

Wat is de link tussen Kaizen en hoogspringen?

Kaizen en Kaikaku zijn twee Japanse termen die worden gebruikt in de context van continue verbetering in bedrijfs- en productieprocessen.

Kaizen verwijst naar een geleidelijk en continu verbeteringsproces dat het maken van kleine, incrementele veranderingen in bestaande processen omvat om na verloop van tijd betere resultaten te bereiken. Het omvat een cultuur van continue verbetering die iedereen in de organisatie omvat, van topmanagement tot werknemers op de werkvloer.

Kaikaku verwijst daarentegen naar radicale of doorbraakverbeteringen die ingrijpende veranderingen in bestaande processen inhouden. Het is een meer ontwrichtende benadering van verbetering die dramatische resultaten kan opleveren, maar ook meer risico’s met zich meebrengt en meer middelen kan vereisen.

Nu, wat betreft Dick Fosbury, hij was een Olympische hoogspringer die de sport revolutioneerde door een nieuwe techniek te introduceren die bekend staat als de “Fosbury Flop”. Voor Fosbury gebruikten de meeste hoogspringers een techniek die bekend staat als de “schaarsprong”, waarbij ze over de lat sprongen met het gezicht naar beneden en de benen eerst. Fosbury’s techniek omvatte over de lat springen met het hoofd naar voren en naar achteren, waardoor hij hogere hoogtes kon halen.

De link tussen deze concepten is dat de aanpak van Fosbury voor hoogspringen een doorbraakinnovatie of Kaikaku was die de traditionele manier van werken verstoort. Het vereiste aanzienlijke inspanningen en middelen om zijn nieuwe techniek aan te nemen, maar het leidde uiteindelijk tot betere resultaten. Op dezelfde manier vereisen Kaikaku-benaderingen van procesverbetering aanzienlijke veranderingen in bestaande processen, maar ze hebben het potentieel om dramatische verbeteringen in de prestaties te bieden. Aan de andere kant omvat het het maken van kleine, incrementele veranderingen in de tijd om geleidelijke verbeteringen te bereiken, net zoals de geleidelijke verfijningen die Fosbury in de loop van de tijd in zijn techniek aanbracht.

Wanneer is kaizen ontstaan?

Kaizen is ontstaan in Japan na de Tweede Wereldoorlog, toen het land in een periode van wederopbouw en economische groei verkeerde. Het concept ontstond in de jaren 50 in Japan als onderdeel van de Japanse productiemethoden en kwaliteitscontrolepraktijken. In de jaren 80 werd de filosofie en methodologie van Kaizen verder ontwikkeld en gepopulariseerd door Masaaki Imai, die de term als een concept voor continue verbetering heeft geïntroduceerd in zijn boek “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success”. Sindsdien heeft het zich verspreid over de hele wereld en wordt het toegepast in verschillende sectoren en organisaties.

Wat is een kaizen event?

Een Kaizen-event is een geplande en gestructureerde workshop of bijeenkomst die is ontworpen om een specifiek probleem of proces te verbeteren door middel van de toepassing van Kaizen-principes en -methoden. Tijdens een event komen een team van medewerkers, managers en andere belanghebbenden samen om gezamenlijk aan een specifiek probleem te werken en verbeteringen door te voeren.

Een event kan variëren in duur van enkele uren tot meerdere dagen, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het probleem dat moet worden opgelost. Tijdens het evenement worden de deelnemers begeleid door een facilitator die de principes van Kaizen toepast om de deelnemers te helpen bij het identificeren van het probleem, het begrijpen van de huidige situatie, het ontwikkelen van mogelijke oplossingen en het implementeren van verbeteringen.

Het doel van een Kaizen-event is om snel en effectief verbeteringen aan te brengen in een specifiek proces of gebied, terwijl tegelijkertijd teamwerk, communicatie en betrokkenheid van medewerkers worden gestimuleerd. Kaizen-events kunnen worden gebruikt in verschillende sectoren, zoals productie, gezondheidszorg, onderwijs en dienstverlening.

Hoe bereid je een Kaizen-event voor?

Het voorbereiden van een event vereist een gestructureerde en doelgerichte aanpak. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een event effectief voor te bereiden:

Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een Kaizen-event effectief voor te bereiden:

1. Identificeer het probleem: Het eerste wat je moet doen is het probleem identificeren dat je wilt oplossen. Het probleem moet meetbaar zijn, dus je kunt bepalen of de oplossing succesvol is of niet.
2. Stel het doel vast: Stel het doel vast van het event, wat je wilt bereiken en waarom. Het doel moet specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn.
3. Stel het team samen: Stel een team samen van medewerkers die het probleem goed begrijpen en betrokken zijn bij het proces. Zorg ervoor dat het team divers is en verschillende perspectieven en vaardigheden heeft.
4. Plan de agenda: Plan de agenda van het event met duidelijke doelen, tijdschema’s en taken. Zorg ervoor dat je voldoende tijd besteedt aan elke stap van het proces.
5. Verzamel gegevens: Verzamel gegevens over het probleem en het proces dat je wilt verbeteren. Analyseer de gegevens om de oorzaken van het probleem te identificeren.
6. Selecteer de Kaizen-tools: Selecteer de geschikte Kaizen-tools die je nodig hebt om het probleem op te lossen, zoals procesmapping, visueel beheer, 5S of Kanban.
7. Train het team: Zorg ervoor dat het team goed getraind is in de Kaizen-methodologie en de tools die je hebt geselecteerd.
8. Communiceer met alle belanghebbenden: Communiceer met alle belanghebbenden over het Kaizen-event, het doel en de resultaten die je verwacht te bereiken.
9. Zorg voor de benodigde middelen: Zorg ervoor dat je alle benodigde middelen hebt, zoals apparatuur, hulpmiddelen, materialen en ruimte om het Kaizen-event te kunnen uitvoeren.

Wat gebeurt er tijdens een kaizen-event?

Tijdens een Kaizen-event werken een team van medewerkers en belanghebbenden samen om een specifiek probleem of proces te verbeteren met behulp van Kaizen-methodologie. Hier zijn de stappen die doorgaans tijdens een Kaizen-event worden gevolgd:

1. Definieer het probleem en stel het doel vast: Het team bespreekt en definieert het probleem dat moet worden opgelost en stelt het doel vast dat ze willen bereiken.
2. Analyseer de huidige situatie: Het team analyseert de huidige situatie en verzamelt gegevens om het probleem en de oorzaken te begrijpen. Het team gebruikt hiervoor verschillende tools, zoals procesmapping, 5S of Value Stream Mapping.
3. Ontwikkel mogelijke oplossingen: Het team ontwikkelt mogelijke oplossingen om het probleem op te lossen en bespreekt de voor- en nadelen van elke oplossing.
4. Implementeer de beste oplossing: Het team selecteert de beste oplossing en implementeert deze. Het team gebruikt daarbij verschillende tools, zoals visueel beheer, standaardisatie of Poka Yoke.
5. Test de oplossing en meet de resultaten: Het team test de oplossing om te zien of deze werkt en meet de resultaten om te bepalen of het doel is bereikt. Het team maakt daarbij gebruik van verschillende tools, zoals het bijhouden van prestatie-indicatoren en het uitvoeren van statistische analyses.
6. Stel nieuwe standaarden vast: Als de oplossing werkt, stelt het team nieuwe standaarden vast en documenteert ze om ervoor te zorgen dat de verbetering wordt gehandhaafd.

Tijdens het event begeleid een facilitator het team. De facilitator past de Kaizen-methodologie toe en zorgt ervoor dat het proces gestructureerd en effectief verloopt. Het doel van het event is om snel en effectief verbeteringen aan te brengen in een specifiek proces of gebied, terwijl teamwerk, communicatie en betrokkenheid van medewerkers worden gestimuleerd.

Hoe ziet de agenda van een kaizen-event er uit?

Een voorbeeld van een agenda voor een Kaizen-event om de reinigingsfrequentie van bedrijfslokalen te optimaliseren:

Dag 1:

• 9:00-9:30: Welkom en introductie
• 9:30-10:00: Definieer het probleem en het doel van het Kaizen-event
• 10:00-11:00: Analyseer de huidige situatie en verzamel gegevens over het reinigingsproces
• 11:00-11:15: Korte pauze
• 11:15-12:00: Identificeer de oorzaken van het probleem en ontwikkel mogelijke oplossingen
• 12:00-13:00: Lunchpauze
• 13:00-14:30: Selecteer de beste oplossing en ontwikkel een implementatieplan
• 14:30-15:00: Test de oplossing en meet de resultaten

Dag 2:

• 9:00-9:30: Bespreek de resultaten van de test en analyseer de feedback van medewerkers
• 9:30-10:30: Stel nieuwe standaarden vast en documenteer ze
• 10:30-11:00: Korte pauze
• 11:00-12:00: Ontwikkel een plan voor continue verbetering en borging van de nieuwe standaarden
• 12:00-13:00: Lunchpauze
• 13:00-14:00: Train het personeel in de nieuwe standaarden en procedures
• 14:00-15:00: Presenteer de resultaten van het Kaizen-event en sluit af met een discussie over de ervaring en de lessen die zijn geleerd

Tijdens dit Kaizen-event wordt een team samengesteld dat bestaat uit medewerkers van de schoonmaakafdeling, facilitair management en andere belanghebbenden. De facilitator van het Kaizen-event begeleidt het team bij elke stap van het proces en zorgt ervoor dat de doelen van het evenement worden bereikt. Het doel van dit evenement is om de reinigingsfrequentie van bedrijfslokalen te optimaliseren en de kwaliteit van de reiniging te verbeteren.

Waarmee moet je rekening houden als je een kaizen-event organiseert?

Bij het organiseren van een kaizen-event zijn er een aantal mogelijke adviezen waar je rekening mee moet houden, zoals:

1. Onvoldoende betrokkenheid van het management: Het is belangrijk dat het management actief betrokken is bij het Kaizen-event en de benodigde ondersteuning biedt. Als het management niet betrokken is, kan het moeilijk zijn om veranderingen te implementeren en te borgen.
2. Te weinig tijd: Het is belangrijk om voldoende tijd te plannen voor het evenement en de bijbehorende activiteiten. Als er te weinig tijd beschikbaar is, kan dit leiden tot haastige beslissingen en onvolledige oplossingen.
3. Onvoldoende focus: Het is belangrijk om het doel en de scope van het evenement duidelijk te definiëren en te communiceren. Als er te veel aandacht wordt besteed aan bijzaken, kan dit leiden tot een gebrek aan focus op het doel van het evenement.
4. Geen actieplan: Het is belangrijk om een duidelijk actieplan te ontwikkelen dat beschrijft hoe de verbeteringen na het evenement zullen worden geïmplementeerd. Zonder een actieplan kan het moeilijk zijn om de voorgestelde verbeteringen te borgen en de gewenste resultaten te bereiken.
5. Onvoldoende training: Het is belangrijk om voldoende tijd te besteden aan het trainen van de medewerkers die betrokken zijn bij de verbeteringen. Als de medewerkers niet goed worden getraind, kan dit leiden tot fouten en onvolledige implementatie van de verbeteringen.

Welk boek kan ik lezen over Kaizen?

Bert Teeuwen schreef het boek “Kaizen en Continu Verbeteren”. Bert is een Nederlandse schrijver en expert op het gebied van Kaizen en continu verbeteren. Hij heeft verschillende boeken geschreven over dit onderwerp, waaronder “Kaizen en Continu Verbeteren: Hoe pak je dat aan?”.

Het boek “Kaizen en Continu Verbeteren” is een praktische handleiding voor organisaties die hun processen willen verbeteren door middel van Kaizen. Kaizen is een Japanse filosofie die zich richt op het continu verbeteren van processen door kleine, stapsgewijze veranderingen aan te brengen.

In het boek legt Teeuwen uit wat Kaizen precies inhoudt en hoe je deze filosofie kunt toepassen in je organisatie. Hij beschrijft de verschillende stappen die je kunt nemen om Kaizen te implementeren en legt uit hoe je de voortgang kunt meten en evalueren.

Teeuwen is een ervaren consultant en trainer op het gebied van Kaizen en continu verbeteren. Hij heeft vele organisaties geholpen bij het implementeren van Kaizen en het verbeteren van hun processen. In zijn boek deelt hij zijn kennis en ervaringen, zodat ook andere organisaties kunnen profiteren van de voordelen van Kaizen.

Het boek van Bert Teeuwen is een waardevolle bron van informatie voor iedereen die geïnteresseerd is in Kaizen en continu verbeteren. Het biedt praktische tips en adviezen voor organisaties die hun processen willen verbeteren en hun prestaties willen verhogen. Met dit boek als leidraad kan elke organisatie een cultuur van continu verbeteren creëren en zo haar concurrentiepositie versterken.

In de podcast komen de volgende items aan bod:

• de link tussen atletiek en lean
• de nietigheid van Maarten in 1968
• de Olympische Spelen en de gouden Medaille van Dick Fosbury
• hoe Caroline heeft leren hoogspringen
• de Fosbury Flop, een revolutionaire verbetering
• Kaikaku, een revolutionaire ommezwaai
• Kaizen, een methode om continu te verbeteren
• het streven naar perfectie op een heel geleidelijke manier
• een kleine zijsprong naar Toyota na WOII en hoe Lean eigenlijk ook Kaikaku is
• wat een Kaizen-event is
• het feit dat het zeker geen hei-sessie is 
• het extreme belang van een goede voorbereiding
• het kiezen van het juiste Kaizen-team en een 
• hoe de juiste opvolging het verschil kan maken
• Hoe Caroline eindelijk Kaizen begrijpt
• hoe Kaizen niet “just do it” is
• Maarten die in de farma heeft gewerkt (mocht je dat nog niet weten)
• hoe graag Maarten “reinigt” 
• hoe geschikt Kaizen is om verspilling op te sporen en te verminderen
• hoe je eerst droog en dan nat moet kuisen
• hoe nuttig het kan zijn om je in het begin te laten begeleiden door een Kaizen-specialist
• het boek van Bert Teeuwen “Kaizen en Continu Verbeteren”

Referenties over Kaizen:

• het boek van Bert Teeuwen, vind je hier;
• een artikel over Kaizen, vind je hier;
• een artikel over Kaizen en Kaikaku, vind je hier;
• de podcast ‘Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)’, vind je op Spotify, iTunes en Google Podcasts;
• het YouTube-kanaal van Lean Leadership, vind je hier.