Als je op zoek bent naar een relaxte maar inzichtelijke leeservaring in management, dan is Ken Blanchard’s ‘Gung Ho’ zeker iets voor jou. Dit boek is een interessante mix van dierlijke metaforen en slimme managementprincipes. Het is ideaal voor managers en leiders die graag ideeën opdoen over hoe ze hun teams kunnen inspireren en leiden.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
‘Gung Ho’ is toegankelijk, praktisch en biedt strategieën die zowel nuchter als effectief zijn. Kortom, het is een prettige toevoeging aan je boekenplank voor iedereen die betrokken is bij management en leiderschap, maar die de voorkeur geeft aan een ongecompliceerde en directe benadering.
De drijfveer van de eekhoorn
Blanchard introduceert de ‘drijfveer van de eekhoorn’ als een metafoor voor het belang van betekenisvol werk. Net als eekhoorns verzamelen wat essentieel is voor overleving, benadrukt dit principe het belang van medewerkers die de waarde en het doel van hun werk begrijpen. Dit creëert een diepere verbinding met hun taken en bevordert een hogere motivatie en betrokkenheid.
De werkwijze van de bever
De ‘werkwijze van de bever’ staat voor autonomie in de uitvoering van taken. Blanchard suggereert dat, net als bevers die instinctief weten hoe ze dammen moeten bouwen, werknemers het beste presteren wanneer ze controle hebben over hun werkomgeving en -methoden. Deze benadering bevordert creativiteit en innovatie en leidt tot betere resultaten.
De gave van de gans
Ten slotte benadrukt de ‘gave van de gans’ het belang van onderlinge aanmoediging. Net zoals ganzen elkaar aanmoedigen tijdens lange vluchten, suggereert Blanchard dat een steunende werkomgeving cruciaal is voor het succes van een organisatie. Het erkennen van prestaties en het vieren van successen bouwt een positieve bedrijfscultuur op, wat essentieel is voor langdurige groei en succes.
Over Ken Blanchard
Ken Blanchard, een gerenommeerde managementexpert, staat bekend om zijn toegankelijke en inspirerende schrijfstijl. Zijn werk, waaronder ‘Gung Ho’, is niet alleen populair in managementkringen maar ook daarbuiten. Zijn benadering van leiderschap en organisatieontwikkeling is geworteld in eenvoud, praktische wijsheid en een diep begrip van menselijk gedrag.
Persoonlijke reflectie
‘Gung Ho’ biedt verhelderende inzichten en praktische adviezen die bijzonder relevant zijn voor managers die streven naar positieve veranderingen in hun organisaties. De metaforen van Blanchard zijn niet alleen boeiend, maar bieden ook een frisse kijk op hoe werknemers gemotiveerd en betrokken kunnen worden. Dit boek is een must-read voor iedereen die geïnteresseerd is in het verbeteren van bedrijfsprestaties door middel van mensgericht management.
Teamoverleg is binnen een goed draaiend bedrijf een onontbeerlijk proces. Teamleden komen dan samen om te communiceren, beslissingen te nemen en samen te werken aan gemeenschappelijke doelen. Maar wat zijn de ingrediënten van een succesvol teamoverleg?
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Een teamoverleg is een geplande bijeenkomst waarin leden van een team samenkomen om informatie uit te wisselen, discussies te voeren, beslissingen te nemen en samen te werken aan gemeenschappelijke doelen.
Het nut van teamoverleg
Een van de primaire functies van teamoverleg is het bevorderen van open en transparante communicatie binnen het team. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de lopende projecten, doelstellingen, prioriteiten en behaalde resultaten, wat leidt tot een beter begrip van de taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid.
Een ander cruciaal aspect is de coördinatie en afstemming van taken en activiteiten. In een teamoverleg kunnen teamleden hun werkzaamheden op elkaar afstemmen, wat bijdraagt aan het verminderen van conflicten en ervoor zorgt dat individuele inspanningen de overkoepelende doelstellingen van het team en de organisatie ondersteunen. Dit is vooral belangrijk in complexe projecten waar verschillende vaardigheden en taken op een gecoördineerde manier moeten samenvloeien.
Probleemoplossing is nog een belangrijke functie van teamoverleg. Tijdens deze bijeenkomsten worden uitdagingen en obstakels geïdentificeerd en besproken, waarbij teamleden verschillende perspectieven en mogelijke oplossingen aandragen. Door samen te werken en van elkaar te leren, vinden teams vaak innovatieve en effectieve manieren om problemen aan te pakken.
Een ander belangrijk aspect van teamoverleg is de besluitvorming. Teamoverleg biedt een platform waar beslissingen kunnen worden genomen op een inclusieve manier, waarbij rekening wordt gehouden met verschillende perspectieven en gestreefd wordt naar consensus. Dit zorgt voor weloverwogen en breed gedragen besluiten.
Een gestructureerd teamoverleg is een eerste stap om naar een pro-actieve organisatie te evolueren.
Maarten
Teamoverleg gaat verder…
De motivatie en betrokkenheid van teamleden worden ook sterk beïnvloed door teamoverleg. Door het delen van successen en de erkenning van prestaties neemt de motivatie van individuele teamleden toe. Dit leidt tot een hogere productiviteit en een grotere betrokkenheid bij de doelstellingen van het team en de organisatie.
Verder speelt teamoverleg een vitale rol in de ontwikkeling van het team. Het stimuleert samenwerking, vertrouwen en de ontwikkeling van een sterke teamidentiteit. Overleg biedt kansen voor het leren kennen van elkaars sterke punten en zwaktes, en het ontwikkelen van een gezamenlijke visie. Dit bevordert de cohesie en effectiviteit van het team op lange termijn.
Ten slotte ondersteunt teamoverleg een cultuur van continu leren en verbetering. Teamleden hebben de mogelijkheid om ervaringen te delen en feedback te geven en te ontvangen. Dit bevordert niet alleen de persoonlijke groei van de teamleden, maar ook de continue verbetering van de team- en organisatieprestaties.
Teamoverleg: operationeel, tactisch of strategisch?
Teamoverleg is een cruciale component van effectieve bedrijfsvoering en kan plaatsvinden op drie verschillende niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Elk niveau heeft zijn eigen kenmerken, doelen, betrokken personen en ideale frequentie.
Operationeel niveau
Op het operationele niveau richten teamoverleggen zich op de dagelijkse activiteiten en taken binnen een organisatie. Het primaire doel van deze overleggen is om de dagelijkse werkzaamheden te coördineren, onmiddellijke problemen aan te pakken en te zorgen voor een soepele workflow. Betrokkenen zijn meestal de medewerkers die direct betrokken zijn bij de uitvoering van deze taken, zoals teamleden en hun directe supervisors of managers. De frequentie van operationele overleggen is vaak hoog, variërend van dagelijks (zoals in dagstarts of stand-ups) tot wekelijks, afhankelijk van de behoeften van het project of de afdeling. Dit zorgt voor een constante stroom van communicatie en snelle probleemoplossing.
Tactisch niveau
Tactische teamoverleggen gaan een stap verder en richten zich op de middellange termijn planning en coördinatie van projecten en activiteiten. Het doel hier is om de voortgang van projecten te evalueren, toekomstige taken te plannen, en de uitvoering van strategieën te bespreken. Deze bijeenkomsten zijn essentieel voor het waarborgen dat de operationele activiteiten in lijn zijn met de bredere doelstellingen van de organisatie. Betrokkenen bij tactische overleggen zijn meestal projectmanagers, afdelingshoofden en soms hoger management, afhankelijk van de omvang van de projecten. De frequentie van tactische overleggen is over het algemeen wekelijks of maandelijks, wat een evenwicht biedt tussen regelmatige updates en voldoende tijd voor de uitvoering van taken.
Strategisch niveau
Op het strategische niveau draait het teamoverleg om de langetermijnvisie en -doelen van de organisatie. Deze overleggen zijn gericht op het bepalen van de organisatorische richting, het bespreken van grote initiatieven en het evalueren van de organisatieprestaties tegenover de vastgestelde doelstellingen. De betrokkenen zijn meestal leden van het hoger management, zoals directeuren, executives en soms afdelingshoofden. De frequentie van strategische overleggen is minder frequent, vaak variërend van maandelijks tot zelfs halfjaarlijks of jaarlijks. Deze lagere frequentie weerspiegelt de langetermijnaard van de besproken onderwerpen en geeft tijd voor het uitvoeren en beoordelen van grote strategische initiatieven.
Eén tip om zelf te starten met teamoverleg
ALs je wil starten met teamoverleg is het essentieel om de focus te leggen op de regelmaat en consistentie van deze bijeenkomsten. Dit creëert een ritme en zorgt voor een kader waarbinnen teamleden kunnen wennen aan het idee van regelmatig samen te komen en te communiceren.
Een eenvoudige, goed gestructureerde agenda die de belangrijkste punten omvat, helpt om de bijeenkomsten beknopt en doelgericht te houden. Dit zorgt ervoor dat teamleden het gevoel hebben dat hun tijd effectief wordt gebruikt, wat bijdraagt aan een hogere betrokkenheid en een sterkere aanwezigheid bij toekomstige overleggen.
Naarmate het team groeit in zijn routine en comfort met deze overleggen, kunnen meer complexe elementen worden geïntroduceerd.
Echter, de sleutel tot succesvolle implementatie ligt in het vasthouden aan een consistent schema en het handhaven van discipline, zelfs wanneer de inhoud van de bijeenkomsten eenvoudig begint.
Wat kan je doen als het middle-management niet in staat blijkt te zijn om de nieuwe strategie te omarmen en uit te voeren? Dit artikel duikt in de cruciale rol van het middle-management binnen organisaties en onderzoekt de oplossingen wanneer deze sleutelspeler niet in lijn is met de strategische koers van een bedrijf.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Het adequaat omgaan met strategische veranderingen is van vitaal belang voor het succes van je bedrijf.
Een sleutelspeler in dit proces is het middle-management, dat fungeert als de schakel tussen de strategische visie van het hogere leiderschap en de dagelijkse operaties op de werkvloer.
Echter, wat gebeurt er als dit cruciale niveau binnen de organisatie niet in staat blijkt te zijn om de nieuwe strategie te omarmen en uit te voeren?
Dit artikel werpt een kritische blik op de gevolgen van ineffectief middle-management en biedt inzicht in praktische oplossingen om deze uitdagingen te overwinnen.
De gevolgen van ineffectief middle-management
Wanneer het middle-management niet in staat is om de nieuwe strategie effectief te integreren, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn.
Eén van de meest prominente effecten is een verminderde cohesie en betrokkenheid binnen de teams. Het gebrek aan heldere richtlijnen en leiderschap op dit niveau kan resulteren in een gevoel van verwarring en frustratie onder medewerkers, wat de algehele productiviteit en motivatie negatief beïnvloedt.
Een ander potentieel gevolg is een verstoorde communicatie, zowel verticaal als horizontaal. Als het middle-management niet op één lijn zit met de strategische doelen, ontstaan er communicatiekloven tussen de verschillende niveaus van het bedrijf. Hierdoor kan waardevolle informatie verloren gaan en worden beslissingen mogelijk gebaseerd op onvolledige gegevens, wat de organisatorische efficiëntie ondermijnt.
Bovendien kan het falen van het middle-management om de nieuwe strategie te omarmen resulteren in vertragingen in de strategische implementatie en zelfs leiden tot het volledig mislukken van de strategische inspanning. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor de concurrentiepositie van de organisatie en haar vermogen om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.
Mogelijke oplossingen
Om effectief om te gaan met deze uitdagingen en de impact van ineffectief middle-management te verminderen, kunnen organisaties verschillende strategieën implementeren.
Grondige analyse van potentieel
Door een gedegen analyse van het potentieel binnen het middle-management kunnen organisaties de juiste personen identificeren die de nieuwe strategie effectief kunnen omarmen.
Ontwikkelen van een trainingsplan
Voor medewerkers met potentieel kunnen gerichte trainingsplannen de benodigde vaardigheden en kennis verschaffen om de strategische veranderingen succesvol door te voeren.
Exit-strategie voor ongeschikte medewerkers
Een duidelijke exit-strategie helpt bij het respectvol en efficiënt beheren van medewerkers die niet in staat zijn om mee te gaan met de strategische koers.
Geleidelijke verandering stap-voor-stap
Het implementeren van veranderingen op een geleidelijke en stapsgewijze manier biedt het middle-management de tijd en ruimte om zich aan te passen aan de nieuwe strategie, waardoor weerstand wordt verminderd.
Door deze oplossingen te integreren, kunnen organisaties niet alleen de negatieve gevolgen van ineffectief middle-management verminderen, maar ook een veerkrachtige basis creëren voor het succesvol navigeren door strategische veranderingen.
Het vinden van de juiste balans tussen het identificeren en ontwikkelen van potentieel, het respectvol beheren van ongeschikte medewerkers en het implementeren van veranderingen op een geleidelijke manier, is van essentieel belang voor een duurzaam en succesvol strategisch traject.
Het inschakelen van een consultant wordt een steeds belangrijkere overweging voor bedrijven die streven naar succes en duurzaamheid. Maar wanneer is het nu eigenlijk écht interessant om een consultant in te schakelen?
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Laten we dieper ingaan op de voordelen, gevaren en opportuniteiten die gepaard gaan met het betrekken van een consultant.
De voordelen van het inschakelen van een consultant
De kern van het raadplegen van een consultant ligt in de overdracht van expertise en deskundigheid. Deze professionals brengen niet alleen een schat aan kennis met zich mee, maar ook een verfrissende kijk op complexe zakelijke vraagstukken.
Wat consultants onderscheidt, is hun ervaring in het aanpakken van diverse bedrijfssituaties. Ze hebben vaak soortgelijke uitdagingen aangepakt, waardoor ze snel inzicht krijgen in uw specifieke context en effectieve oplossingen kunnen bieden.
Een ander voordeel van het werken met consultants is hun gerichtheid op de lange termijn. Ze streven niet alleen naar het oplossen van huidige problemen, maar ook naar het ontwikkelen van duurzame strategieën voor blijvend succes.
Het inschakelen van een consultant geeft uw interne team de mogelijkheid om zich te concentreren op dagelijkse activiteiten, terwijl de consultant zich richt op het ontwerpen en implementeren van de nodige structuren.
De aanwezigheid van een consultant fungeert vaak als een stimulans voor actie. De wetenschap dat externe expertise meekijkt, creëert een gevoel van verantwoordelijkheid en bevordert daadwerkelijke vooruitgang.
Consultants dienen niet alleen als adviseurs, maar kunnen ook als rolmodellen fungeren door te demonstreren hoe zaken moeten worden aangepakt. Deze praktische benadering kan van onschatbare waarde zijn voor de ontwikkeling van het interne team.
Gevaren bij het werken met een consultant
Een aandachtspunt bij het samenwerken met consultants is het ontwikkelen van een duidelijke exit-strategie. Het is van essentieel belang te weten hoe en wanneer de consultantrol geleidelijk kan worden afgebouwd.
Een potentieel gevaar is te sterk leunen op consultants, wat kan leiden tot een gebrek aan interne capaciteitsopbouw. Het is cruciaal om een evenwicht te vinden tussen externe expertise en het ontwikkelen van interne vaardigheden.
Opportuniteiten
Het inschakelen van een consultant is niet slechts een kostenpost; het is een investering die aanzienlijke verbeteringen in bedrijfsresultaten, efficiëntie en winstgevendheid kan opleveren.
Consultants streven vaak naar meer dan alleen een adviserende rol; ze streven naar diepgaande samenwerking. Dit streven naar ‘customer intimacy’ kan leiden tot waardevolle partnerships tussen de consultant en de klant.
De 5S-aanpak heeft een aantal duidelijk zichtbare voordelen, zoals een nette werkomgeving, verbeterde kwaliteit en efficiëntie. Maar er is meer aan de hand dan wat op het eerste gezicht te zien is. Achter de schermen, onder het wateroppervlak van de ijsberg, schuilen enkele van de meest waardevolle en vaak over het hoofd geziene voordelen van de 5S-methode.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Ik werk regelmatig met diverse bedrijven om hun operationele processen te optimaliseren en hun efficiëntie te verhogen.
Een van de meest waardevolle tools die ik daarbij gebruik, is de 5S-methode. De 5S-aanpak, gebaseerd op Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden, heeft een aantal duidelijk zichtbare voordelen, zoals een nette werkomgeving, verbeterde kwaliteit en efficiëntie.
Maar er is meer aan de hand dan wat op het eerste gezicht te zien is.
Achter de schermen, onder het wateroppervlak van de ijsberg, schuilen enkele van de meest waardevolle en vaak over het hoofd geziene voordelen van de 5S-methode.
De Zichtbare Voordelen
Bedrijven die de 5S-methode correct implementeren, creëren een ordelijke en nette werkomgeving. Dit bevordert niet alleen de fysieke veiligheid van medewerkers, maar draagt ook bij aan een gevoel van trots en betrokkenheid bij het werk. Werkplekken worden georganiseerd en opgeruimd, wat bijdraagt aan een visueel aantrekkelijke omgeving.
De toegenomen kwaliteit en efficiëntie resulteren in minder verspilling van tijd en middelen, wat op zijn beurt de winstgevendheid van het bedrijf ten goede komt. Werkprocessen worden gestroomlijnd, waardoor er minder fouten en herstelwerk nodig zijn. Dit vertaalt zich direct in kostenbesparingen en hogere klanttevredenheid.
Bovendien leidt de 5S-methode tot een duidelijke structuur en organisatie. Medewerkers weten waar alles te vinden is en wat er van hen verwacht wordt.
Deze voordelen zijn cruciaal en worden vaak snel opgemerkt wanneer de 5S-methode wordt geïmplementeerd. Bedrijven zien verbeteringen in hun dagelijkse operaties en zijn enthousiast over de directe resultaten die ze boeken.
Echter, wat de meeste bedrijven niet meteen herkennen, zijn de verborgen voordelen die onder het oppervlak liggen.
De Onzichtbare Voordelen
De toegenomen kennis onder medewerkers is één van deze onzichtbare voordelen. Wanneer mensen betrokken zijn bij het 5S-proces, leren ze niet alleen hoe ze hun werkplek moeten organiseren, maar ze ontwikkelen ook een dieper begrip van de processen en systemen waarmee ze werken. Deze verbeterde kennis leidt tot meer initiatief, omdat medewerkers beter in staat zijn om problemen te identificeren en oplossingen voor te stellen. Ze voelen zich meer betrokken bij het bedrijf en zijn gemotiveerd om bij te dragen aan verbeteringen.
Bovendien bevordert de 5S-methode verbeterde samenwerking en overleg. Wanneer medewerkers gezamenlijk werken aan het organiseren van hun werkplek, ontstaat er een gevoel van teamwork en gedeelde verantwoordelijkheid. Dit resulteert vaak in een meer open communicatiecultuur binnen het bedrijf, wat de samenwerking tussen teams en afdelingen verbetert. Medewerkers voelen zich gehoord en gewaardeerd, wat bijdraagt aan een positieve bedrijfscultuur.
Een ander cruciaal onzichtbaar voordeel is de ontwikkeling van leiderschap. Medewerkers die bij het 5S-proces betrokken zijn, leren vaardigheden zoals delegeren, instructies geven, feedback geven, coachen en luisteren. Ze groeien als leiders, zelfs als ze geen formele leidinggevende posities bekleden. Dit bevordert groei en ontwikkeling op alle niveaus van de organisatie. Medewerkers voelen zich empowered en zijn beter in staat om verantwoordelijkheid te nemen voor hun taken en beslissingen.
Misschien wel het meest waardevolle onzichtbare voordeel van de 5S-methode is de creatie van een psychologisch veilige werkomgeving. Medewerkers voelen zich meer betrokken en gewaardeerd wanneer ze betrokken zijn bij het verbeteren van hun werkplek. Ze durven problemen te bespreken en ideeën voor verbetering voor te stellen, wat de innovatie en continue verbetering stimuleert. Deze open cultuur van vertrouwen en respect draagt bij aan een gezonde werkomgeving waar medewerkers zich kunnen ontplooien en bloeien.
In conclusie is de 5S-methode als een ijsberg: de zichtbare resultaten vormen slechts het topje van de ijsberg, terwijl de waardevolle onzichtbare voordelen zich diep onder het oppervlak bevinden. Het is van vitaal belang dat bedrijven deze diepgaande voordelen erkennen en waarderen bij het implementeren van de 5S-methode, omdat ze de sleutel vormen tot duurzaam succes en groei in de moderne industriële wereld. Door zowel de zichtbare als onzichtbare aspecten van de 5S-ijsberg te omarmen, kunnen organisaties hun potentieel volledig benutten en blijvende positieve veranderingen realiseren.
Referenties
een interview met Bert Teeuwen over 5s, vind je hier;
Hoshin Kanri?Het ontwikkelen en uitvoeren van een strategie die niet alleen de kortetermijndoelstellingen aanpakt, maar ook de langetermijnvisie ondersteunt, is een uitdaging waar veel bedrijven mee te maken hebben. In dit artikel gaan we dieper in op de fascinerende wereld van ‘Hoshin Kanri’, een Japanse managementbenadering die bekend staat om zijn vermogen om organisaties te helpen hun strategische doelen te realiseren.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Wat is Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri is een Japanse term die verwijst naar een strategische managementmethode die wordt gebruikt om de visie, doelen en strategieën van een organisatie te ontwikkelen, te communiceren en uit te voeren.
Het doel van Hoshin Kanri is om ervoor te zorgen dat alle niveaus binnen een organisatie nauwkeurig afgestemd zijn op de overkoepelende strategische doelen, en dat alle inspanningen gericht zijn op het bereiken van deze doelen.
De term “Hoshin” kan worden vertaald als “kompasnaald”, en “Kanri” betekent “management” of “beheer”.
Hoshin Kanri wordt soms ook aangeduid als “Hoshin Planning”, “Policy Deployment” of “Strategy Deployment”.
Het Hoshin Kanri-proces omvat meerdere stappen: het formuleren van strategische doelen, het cascaderen van die doelen, een periodieke evaluatie en aanpassing en continu verbeteren.
Formuleren van strategische doelen
De hoogste leidinggevenden van de organisatie identificeren en formuleren de belangrijkste strategische doelen en initiatieven die nodig zijn om de visie van de organisatie te realiseren.
Vertaling naar operationele doelen
Deze strategische doelen worden vervolgens vertaald naar concrete, meetbare doelen op lagere niveaus van de organisatie, zodat elk team en elke afdeling begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan de overkoepelende doelen.
Cascade van doelen
De doelen worden “gecascadestijl” doorgegeven aan verschillende lagen van de organisatie, waarbij elke laag specifieke doelen afleidt van de bovenliggende doelen en zich committeert aan het bereiken ervan.
Periodieke evaluatie en aanpassing
Tijdens regelmatige reviews en meetings wordt de voortgang van doelen geëvalueerd, en indien nodig worden aanpassingen gemaakt aan de strategie of de uitvoering ervan.
Continu verbeteren
Hoshin Kanri bevordert een cultuur van voortdurende verbetering, waarbij teams en individuen worden aangemoedigd om hun processen en resultaten te verbeteren om effectiever bij te dragen aan de strategische doelen.
Welke problemen los je op met Hoshin Kanri?
Enkele van de problemen die Hoshin Kanri kan helpen oplossen zijn:
Gebrek aan focus en richting: Organisaties zonder een gestructureerde strategische aanpak worstelen met een gebrek aan duidelijke richting en focus. Hoshin Kanri helpt bij het definiëren van duidelijke strategische doelen en het uitlijnen van alle activiteiten op die doelen.
Slechte communicatie: Zonder een formele strategische planning en implementatiemethode is communicatie vaak fragmentarisch. Hoshin Kanri bevordert communicatie op alle niveaus, waardoor alle medewerkers begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de bredere organisatiedoelen.
Onvoldoende betrokkenheid: Medewerkers voelen zich gedesillusioneerd als ze niet zien hoe hun werk van invloed is op het grotere geheel. Hoshin Kanri moedigt betrokkenheid aan door duidelijk te maken hoe individuele bijdragen de organisatiedoelen ondersteunen.
Suboptimale resourceallocatie: Zonder een gestructureerde planning worden middelen verspreid over verschillende initiatieven zonder duidelijk prioriteitsniveau. Hoshin Kanri helpt bij het prioriteren van projecten en middelen om de strategische doelen te bereiken.
Gebrek aan flexibiliteit: Organisaties die niet gericht zijn op een duidelijke strategie hebben moeite om snel te reageren op veranderingen in de markt of interne omstandigheden. Hoshin Kanri bevordert een cultuur van continue verbetering en aanpassing.
Onvoldoende meting en monitoring: Het ontbreken van een gestructureerd proces voor het volgen van doelen leidt tot een gebrek aan verantwoording en inzicht in de voortgang. Hoshin Kanri vereist periodieke evaluaties en aanpassingen om ervoor te zorgen dat de organisatie op koers blijft.
Gebrek aan samenhang: Zonder een duidelijke strategische planning kunnen verschillende afdelingen of teams mogelijk onafhankelijk opereren, waardoor de samenhang van de organisatie in gevaar komt. Het zorgt voor een gecoördineerde aanpak over de hele organisatie.
Hoe starten met Hoshin Kanri?
Enkele tips:
Begin met de Visie
Zorg ervoor dat je duidelijk begrijpt wat de langetermijnvisie van de organisatie is. Dit zal dienen als het kompas dat alle strategische doelen en acties zal leiden.
Betrek Alle Niveaus
Hoshin Kanri moet top-down en bottom-up betrokkenheid bevorderen. Leiderschapsteams moeten de strategische doelen formuleren en communiceren, terwijl individuele medewerkers input en betrokkenheid moeten hebben bij het stellen van metrische doelen en actieplannen.
Focus op Relevantie
Zorg ervoor dat elk strategisch doel en elke actieplan relevant is voor het bereiken van de visie. Vermijd overbodige doelen die niet direct bijdragen aan de grotere doelstellingen.
Meetbare Doelen
Zorg ervoor dat alle doelen, zowel strategische als metrische, meetbaar en specifiek zijn. Dit vergemakkelijkt het volgen van de voortgang en het evalueren van succes.
Prioriteiten Stellen
Stel prioriteiten voor de doelen en initiatieven. Niet alle doelen kunnen evenveel aandacht en middelen krijgen, dus bepaal welke het meest impactvol zijn en begin daarmee.
Houd Het Eenvoudig
Het moet begrijpelijk zijn voor alle medewerkers. Vermijd te veel complexiteit in de doelstellingen en actieplannen, zodat iedereen het kan begrijpen en erbij betrokken kan zijn.
Duidelijke Verantwoordelijkheid
Wijs specifieke individuen of teams aan die verantwoordelijk zijn voor elk doel en actieplan. Dit zorgt voor verantwoordingsplicht en eigenaarschap.
Regelmatige Evaluatie
Plan regelmatige beoordelingen om de voortgang van de doelen en actieplannen te bekijken. Dit geeft de mogelijkheid om aanpassingen aan te brengen als dat nodig is.
Flexibiliteit Behouden
Hoewel HK gericht is op lange termijn, moet het proces flexibel genoeg zijn om te kunnen reageren op veranderende marktomstandigheden en interne uitdagingen.
Cultuur van Verbetering
Zorg ervoor dat Hoshin Kanri wordt geïntegreerd in een bredere cultuur van voortdurende verbetering. Het doel is niet alleen om doelen te bereiken, maar ook om processen en resultaten voortdurend te verbeteren.
Houd Het Visueel
Gebruik visuele hulpmiddelen zoals de X-matrix om de strategische doelen en hun relaties op een overzichtelijke manier weer te geven. Dit maakt het gemakkelijker voor iedereen om te begrijpen.
Communicatie en Betrokkenheid
Besteed voldoende aandacht aan communicatie. Zorg ervoor dat alle medewerkers begrijpen waarom bepaalde doelen belangrijk zijn en hoe ze bijdragen aan het grotere geheel.
Referenties
een interview met Marc Van Mierlo over Hoshin Kanri, vind je hier;
een webinar over Hoshin Kanri in actie, vind je hier;
In aflevering 50 van de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)”, spreken Maarten en Caroline over de toekomst van hun onderneming, Lean Leadership.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
De missie en visie van Lean Leadership
De missie van Lean Leadership is medewerkers met passie laten presteren!
We geloven in het ontdekken van ieders potentieel. Wij dromen ervan elkeen te inspireren om in beweging te komen.
Wat wij het liefst doen is mensen uitdagen en hen bewust maken van hun eigen mogelijkheden.
Onze visie is het begeleiden van bedrijven naar de ideale werkplek. Een werkplek waar medewerkers hun beste werk leveren en duurzame resultaten behalen. Door te focussen op slimme processen en sterk leiderschap, transformeren we organisaties en hebben we een positieve impact op individuen, bedrijven en de wereld als geheel.
Slimme processen en sterk leiderschap vergroten het welzijn van medewerkers, verhogen de kwaliteit, verbeteren de efficiëntie, drukken de kosten en maximaliseren de veiligheid.
We geloven in een gestructureerde en concrete aanpak. Deze bestaat uit observatie, analyse, implementatie en evaluatie. We zijn de kritische metgezel die uitdaagt, confronteert en bij de les houdt, en die helpt om uit de dagelijkse routine te stappen.
We geloven in samenwerking en het opbouwen van langdurige partnerships. Als objectieve sparringpartner helpen we bij het identificeren van de oorzaken van problemen en zoeken we mee naar oplossingen.
Met onze jarenlange praktijkervaring in zowel procesoptimalisatie als leiderschap, spreken we zowel de taal van de werkvloer als die van de directiekamer. We volgen het ritme van de klant, waarbij we de dagelijkse realiteit niet uit het oog verliezen.
Lean Leadership organiseert twee-maandelijks een gratis webinar. Op deze manier willen we zoveel mogelijk mensen op een laagdrempelige manier laten kennismaken met LEAN en LEIDERSCHAP. Wij geloven dat ook jij het verschil kan maken. Voor jezelf. Voor je team of je omgeving.
Sta je weleens op en vraag je je af: “Waarvoor kom ik eigenlijk elke ochtend mijn bed uit? Wat is mijn Ikigai?” Het gevoel van betekenis en voldoening in ons dagelijks leven is iets wat velen van ons nastreven, maar niet altijd gemakkelijk te vinden is. Dit is waar “Ikigai” binnenkomt, een boeiend Japans concept dat draait om het ontdekken van je levensdoel, je passies omarmen, en in harmonie leven met jezelf en anderen.
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Wat betekent Ikigai?
In een wereld waarin we constant op zoek zijn naar betekenis en vervulling, is het begrip “Ikigai” een inspirerende leidraad.
Het woord “Ikigai” (生き甲斐) komt voort uit twee Japanse termen: “iki” (leven) en “gai” (waarde, effect). Samen vormen ze een diepgaand concept dat verwijst naar het vinden van het doel van je leven, een reden om ’s ochtends op te staan en te floreren.
Oorspronkelijk geworteld in de Okinawa-regio van Japan, waar mensen bekendstaan om hun lange levensduur en welzijn, heeft het begrip Ikigai de wereld veroverd als een krachtig instrument voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
Het concept van Ikigai gaat terug tot de oudheid in Japan en heeft diepe wortels in de Japanse cultuur. Het is meer dan alleen een idee; het is een levenswijze die generatie op generatie is doorgegeven.
Bestaat er een boek over Ikigai?
Je hebt misschien gehoord van het boek “Ikigai: De Japanse geheimen voor een lang en gelukkig leven” van Héctor García en Francesc Miralles. Dit boek heeft de filosofie van Ikigai naar een wereldwijd publiek gebracht en zet je aan het denken over hoe je meer betekenis en tevredenheid in jouw leven kunt vinden.
Dit boek onderzoekt diepgaand hoe mensen in Okinawa, Japan, bekend om hun hoge levensverwachting, gezondheid en welzijn, hun leven benaderen. Het belicht de principes en praktijken die hen in staat stellen om betekenisvolle, vreugdevolle levens te leiden.
Waaruit bestaat het Ikigai model?
Het Ikigai-model biedt jou een visuele weergave van hoe je jouw levensdoel kunt ontdekken.
Het bestaat uit vier elementen:
Dat waar je van houdt: Dit verwijst naar jouw passies en interesses, de dingen die je intrinsiek motiveren. Het kan variëren van kunst en creativiteit tot sport, reizen en alles daartussenin.
Dat waar je goed in bent: Hier gaat het om jouw talenten, vaardigheden en expertise. Het zijn de dingen waar je natuurlijk goed in bent, of die je met toewijding hebt ontwikkeld.
Dat wat de wereld nodig heeft: Dit houdt verband met de behoeften van de samenleving, de dingen waar de wereld om vraagt en waar jij een bijdrage aan kunt leveren. Dit aspect benadrukt het belang van dienstbaarheid en betrokkenheid bij anderen.
Waarvoor je betaald kunt worden: Dit element is gerelateerd aan jouw carrière en inkomen, wat je in staat stelt om in je levensonderhoud te voorzien.
Het overlappen van deze vier elementen leidt tot jouw persoonlijke Ikigai, jouw unieke sweet spot van betekenis en voldoening.
Waarvoor kan je Ikigai toepassen?
Je kunt Ikigai toepassen in verschillende aspecten van je leven. Het kan dienen als een kompas om richting te geven aan je loopbaan, relaties, hobby’s en persoonlijke ontwikkeling. Het biedt jou een kader om keuzes te maken die meer in lijn zijn met jouw diepste verlangens en waarden.
In je persoonlijke leven kan het je helpen betekenisvolle relaties op te bouwen, nieuwe passies te ontdekken en een gevoel van tevredenheid te vinden in jouw dagelijkse activiteiten.
In jouw professionele leven kan het toepassen van het Ikigai-model je helpen om een carrière te kiezen die niet alleen financieel lonend is, maar ook vervullend op persoonlijk en sociaal niveau.
Hoe kan je Ikigai toepassen in jouw organisatie?
Ook organisaties beginnen steeds meer de waarde van Ikigai te begrijpen als het gaat om strategiebepaling. Het helpt hen om een duidelijk doel en richting te definiëren. Ze richten zich daarbij op wat ze goed kunnen, wat de markt nodig heeft en waar hun passie ligt.
Het toepassen van Ikigai op strategiebepaling houdt in dat organisaties hun kerncompetenties en waarden identificeren en deze afstemmen op de behoeften van hun klanten en de maatschappij als geheel. Het moedigt bedrijven aan om verder te gaan dan winstmaximalisatie en te streven naar duurzame waardecreatie.
Welke uitdagingen kom je tegen?
Hoewel het concept van Ikigai krachtig is, zijn er uitdagingen bij het toepassen ervan op strategiebepaling.
Een van de belangrijkste uitdagingen is het vinden van de juiste balans tussen winstgevendheid en betekenis. Het kan soms moeilijk zijn om een winstgevende onderneming te creëren die ook volledig in lijn is met jouw persoonlijke Ikigai. Deze spanning vereist zorgvuldige afweging en planning.
Conflicten zijn een onvermijdelijk onderdeel van het menselijk bestaan, of het nu gaat om persoonlijke relaties, professionele omgevingen of zelfs wereldwijde geopolitiek. In dergelijke situaties is de rol van een sterke leider van cruciaal belang bij het oplossen van conflicten en het bevorderen van harmonie en samenwerking. Maar wat maakt een leider echt “sterk” als het gaat om conflictoplossing? En welke strategieën en eigenschappen maken hen effectief in het aanpakken van uitdagingen en het bereiken van duurzame oplossingen?
Beluister hier de podcast “Lean & Leadership (in minder dan 22 minuten)” met Maarten en Caroline.
Hoe los je conflicten op?
Stap 1: Erkenning en bewustwording
Identificeer het conflict en erken dat er een probleem is dat moet worden aangepakt. Breng beide medewerkers samen en zorg ervoor dat ze zich bewust zijn van de noodzaak om het conflict op te lossen.
Stap 2: Privégesprekken
Voer individuele gesprekken met elke medewerker afzonderlijk om hun perspectieven, gevoelens en zorgen over het conflict te begrijpen. Moedig hen aan om open en eerlijk te communiceren zonder onderbrekingen.
Stap 3: Identificeer gemeenschappelijke grond
Organiseer een gezamenlijk gesprek waarbij beide medewerkers aanwezig zijn. Help hen om gemeenschappelijke doelen, waarden of interesses te identificeren die als basis kunnen dienen voor een oplossing. Benadruk het belang van samenwerking en het bereiken van een win-win situatie.
Stap 4: Actieve luisteren en empathie
Moedig beide medewerkers aan om actief naar elkaar te luisteren en empathie te tonen voor elkaars standpunten. Dit helpt bij het opbouwen van begrip en het verminderen van defensieve reacties.
Stap 5: Identificeer de kernproblemen
Identificeer de specifieke problemen en kwesties die hebben bijgedragen aan het conflict. Vraag beide medewerkers om hun perspectieven te delen en de oorzaken van het conflict te benoemen. Dit helpt bij het creëren van een gedeeld begrip van de onderliggende problemen.
Stap 6: Zoek naar oplossingen
Brainstorm samen met de medewerkers verschillende mogelijke oplossingen. Moedig creativiteit aan en moedig aan om buiten de gebaande paden te denken. Focus op win-win oplossingen die tegemoetkomen aan de behoeften van beide partijen.
Stap 7: Onderhandeling en compromis
Faciliteer een onderhandelingsproces waarbij beide medewerkers betrokken zijn. Help hen om compromissen te sluiten en consensus te bereiken over de best mogelijke oplossing. Moedig hen aan om rekening te houden met elkaars standpunten en belangen.
Stap 8: Implementatie en follow-up
Zorg ervoor dat de overeengekomen oplossing daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Volg de voortgang op en bied ondersteuning indien nodig. Houd regelmatig follow-upgesprekken om ervoor te zorgen dat het conflict opgelost blijft en er geen nieuwe spanningen ontstaan.
Stap 9: Teambegeleiding en communicatie
Als het conflict invloed heeft op het team, zorg dan voor duidelijke communicatie en begeleiding naar de andere teamleden. Benadruk het belang van respect, open communicatie en samenwerking binnen het team.
Moet je als leidinggevende alle conflicten oplossen?
Als leidinggevende is het niet altijd noodzakelijk of praktisch om alle conflicten op te lossen. Conflicten kunnen op verschillende niveaus en in verschillende contexten voorkomen, en het is belangrijk om te beoordelen welke conflicten directe betrokkenheid van een leidinggevende vereisen en welke beter op andere manieren kunnen worden aangepakt. Hier zijn enkele overwegingen:
Impact op productiviteit en werkklimaat: Conflicten die de productiviteit van het team belemmeren of een negatieve invloed hebben op het werkklimaat, verdienen de aandacht van een leidinggevende. Als het conflict de samenwerking, communicatie en efficiëntie verstoort, kan het nodig zijn om in te grijpen.
Machtsonevenwicht: Conflicten waarbij er sprake is van een duidelijk machtsverschil, zoals intimidatie, pesten of discriminatie, vereisen de actieve betrokkenheid van een leidinggevende. Het is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende om ervoor te zorgen dat de werkomgeving veilig en respectvol is voor alle medewerkers.
Teamdynamiek: Als het conflict de samenwerking binnen het team verstoort of de onderlinge relaties negatief beïnvloedt, kan een leidinggevende helpen om de communicatie te vergemakkelijken en het conflict op te lossen. Dit kan bijdragen aan een gezonde en productieve werkomgeving.
Capaciteit en expertise: Soms kan het oplossen van complexe conflicten specifieke vaardigheden en expertise vereisen die een leidinggevende mogelijk niet bezit. In dergelijke gevallen kan het raadplegen van een HR-professional, een mediator of andere experts in conflictoplossing nuttig zijn.
Leer- en groeimogelijkheden: Conflicten kunnen ook leer- en groeimogelijkheden bieden voor individuen en teams. In sommige gevallen kan het bevorderen van conflictvaardigheden en zelfoplossend vermogen bij medewerkers de voorkeur hebben boven directe interventie van een leidinggevende. Hierdoor kunnen medewerkers leren hoe ze conflicten op een constructieve manier kunnen aanpakken en oplossen.
Welke valkuilen zijn er bij het oplossen van conflicten?
Bij het oplossen van conflicten kunnen verschillende valkuilen optreden. Het is belangrijk om zich bewust te zijn van deze valkuilen om effectieve conflictoplossing te bevorderen. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:
Vermijding of negeren van het conflict
Het vermijden of negeren van een conflict kan op korte termijn gemakkelijk lijken, maar het kan leiden tot onderdrukte emoties, opbouwende spanningen en een verergering van het conflict op de lange termijn. Het is belangrijk om conflicten niet te bagatelliseren en actief aan te pakken.
Win-lose mentaliteit
Het vasthouden aan een win-lose mentaliteit, waarbij een van de partijen als de “winnaar” en de andere partij als de “verliezer” wordt beschouwd, kan destructief zijn. Conflicten kunnen vaak het beste worden opgelost door samen te werken aan een win-win oplossing die tegemoetkomt aan de belangen van alle betrokken partijen.
Gebrek aan communicatie en luisteren
Effectieve communicatie is essentieel bij conflictoplossing. Het is belangrijk om actief te luisteren naar de standpunten en zorgen van alle betrokken partijen. Een gebrek aan communicatie en luisteren kan leiden tot misverstanden en verdere escalatie van het conflict.
Stereotypering en generalisatie
Het maken van stereotypen en generalisaties over de andere partij kan de situatie verergeren en de mogelijkheid tot het vinden van gemeenschappelijke grond belemmeren. Het is belangrijk om open te staan voor verschillende perspectieven en individuen te zien als unieke personen met eigen belangen en zorgen.
Geen ruimte voor emoties
Emoties spelen vaak een grote rol in conflicten. Het negeren of bagatelliseren van emoties kan de effectieve oplossing van een conflict bemoeilijken. Het is belangrijk om ruimte te bieden voor het uiten en begrijpen van emoties en deze op een constructieve manier te kanaliseren.
Gebrek aan compromis
Conflictoplossing vereist vaak compromissen van beide partijen. Een rigide standpunt innemen zonder bereidheid tot compromis kan leiden tot een impasse. Het is belangrijk om flexibel te zijn en open te staan voor onderhandelingen en compromissen die een gezamenlijke oplossing mogelijk maken.
Geen follow-up
Nadat een conflict is opgelost, is het belangrijk om de situatie op de lange termijn te monitoren en follow-upgesprekken te voeren om ervoor te zorgen dat de oplossing duurzaam is. Een gebrek aan follow-up kan leiden tot terugval in oude patronen en het opnieuw ontstaan van het conflict.
Wat als het niet lukt om de conflicten op te lossen?
Heroverwegen van de aanpak: Reflecteer op de gebruikte aanpak en beoordeel of er aspecten zijn die mogelijk hebben bijgedragen aan het mislukken van de conflictoplossing. Identificeer waar er verbeteringen kunnen worden aangebracht en pas de aanpak dienovereenkomstig aan.
Betrek een hoger managementniveau: Als interne middelen en bemiddeling niet voldoende zijn, kan het nuttig zijn om een hoger managementniveau te betrekken. Dit kan een leidinggevende boven de betrokken partijen zijn of een HR-manager die meer ervaring heeft met conflictoplossing.
Externe hulp inschakelen: Overweeg het inschakelen van externe hulp, zoals een professionele mediator of een conflictcoach. Deze onafhankelijke derde partij kan helpen om het proces van conflictoplossing nieuw leven in te blazen en nieuwe perspectieven te bieden.
Arbitrage of formele klachtenprocedure: Als het conflict niet op informele wijze kan worden opgelost, kunnen er formele maatregelen worden genomen, zoals arbitrage of het volgen van de interne klachtenprocedure van de organisatie. Dit kan een meer gestructureerde aanpak bieden om tot een oplossing te komen.
Heroverweging van de samenwerking: Als het conflict blijft voortduren en de samenwerking tussen de medewerkers onhoudbaar wordt, kan het nodig zijn om de optie van herplaatsing of overplaatsing van een van de betrokken medewerkers te overwegen. Dit kan helpen om verdere spanningen en conflicten te verminderen
Referenties:
lees een artikel over conflicten binnen teams hier;
